Oktober 18, 2021

Cara Efektif Mengelola Inventory dan Gudang FMCG

Postingan kali ini akan membahas tentang cara efektif mengelola inventory dan gudang Fast Moving Consumer Goods (FMCG).

Kalau Anda saat ini sedang berusaha membuat operasi gudang FMCG Anda lebih efektif, Anda harus membaca artikel ini sampai habis.

Sebelum kita masuk ke bahasan penting ini, pastikan juga Anda sudah tergabung dengan scmguide telegram channel karena bakal banyak lagi artikel-artikel bermanfaat lainnya seputar supply chain management dari blog ini. Jadi, pastikan Anda ngga ketinggalan update-nya.

Praktik manajemen inventory yang efektif untuk Fast Moving Consumer Goods (FMCG)

Bicara tentang operasi gudang, tentu kita juga akan banyak berbicara tentang manajemen inventory.

Semua manajer gudang tahu kalau ngga pernah ada yang namanya “bebas” dari masalah dalam mengelola operasi untuk fasilitas gudang. Dan pekerjaan ini ngga pernah sesederhana membalikkan telapak tangan.

Manajer operasi gudang perlu memastikan aliran produk yang masuk dan keluar dari fasilitas berjalan secara efisien, mengoptimalkan tata letak bangunan, memastikan pesanan terpenuhi, dan produk ngga kelebihan stok.

Di atas semua tanggung jawab itu, manajer operasi gudang juga perlu memastikan profitabilitas dan meminimalkan biaya tenaga kerja.

Ngga heran kalau ada banyak artikel dan sumber daya yang menjelaskan praktik terbaik operasi gudang, karena memang ada banyak faktor yang harus Anda seimbangkan, pertimbangan untuk Anda pertimbangkan dalam setiap keputusan, tekanan dari pemangku kepentingan untuk lebih produktif, meminimalkan pengeluaran, dan menjaga kelancaran supply chain supaya tetap mengalir dengan smooth.

Praktik terbaik manajemen inventory untuk FMCG

Berikut ini adalah beberapa best practice yang bisa Anda lakukan terkait dengan manajemen inventory untuk FMCG.

Perlakukan cycle count sebagai tes jaminan kualitas

Untuk memastikan catatan inventory yang akurat, penting untuk Anda menjaga pelacakan transaksi masuk dan keluar dengan sangat hati-hati.

Cycle count memainkan peran penting untuk memastikan kalau Anda sudah melakukan proses pelacakan inventory secara memadai, terlepas dari apakah transaksi ini Anda lakukan dengan sistem atau manual.

cara mengelola inventory gudang FMCG

Program cycle count yang Anda jalankan dengan baik, memberikan biaya operasi yang lebih rendah, tingkat layanan yang lebih baik, akurasi pengiriman, dan tingkat inventory yang lebih rendah.

Ada banyak alasan untuk melakukan penghitungan inventory fisik secara rutin:

  • Mempertahankan tingkat akurasi inventory yang lebih tinggi sepanjang tahun. Selama peak season, ngga akan ada yang namanya skenario kehabisan stok, yang pada akhirnya berdampak pada penjualan atau merusak reputasi organisasi.
  • Identifikasi perbedaan antara data stok dan fisik memungkinkan Anda mengidentifikasi dan mengeliminasi akar penyebab masalah.
  • Penghapusan menghasilkan akurasi inventory yang lebih tinggi daripada penghitungan tahunan.
  • Menghilangkan persyaratan untuk menghentikan sementara seluruh operasi gudang untuk melakukan inventory fisik secara keseluruhan. Untuk melakukan penghitungan inventory fisik secara total, perlu untuk mengorbankan waktu dan tenaga, plus mengganggu jalannya operasi, jadi akan menimbulkan inefisiensi.

Ada beberapa pendorong utama yang akan membantu Anda dalam mencapai pengurangan biaya dan peningkatan tingkat layanan.

  • Penghapusan atau pengurangan penanganan yang terjadi ketika terjadi ketidaksesuaian antara data stok dan fisik.
  • Penghapusan biaya dan gangguan layanan akibat ketidakakuratan inventory fisik.
  • Penghapusan kehilangan penjualan karena kekurangan stok atau lokasi penyimpanan yang salah, atau situasi kehabisan stok ketika sistem menunjukkan stok tersedia tapi secara fisik ngga.
  • Memastikan produk identik dipesan dan dikirim ke customer.
  • Memungkinkan tingkat safety stock yang rendah, pengurangan inventory, dan biaya penyimpanan inventory yang lebih rendah di pusat distribusi.

Ketika Anda menemukan kesalahan, selidiki perbedaannya

Pertama, periksa kesalahan perhitungan.

Kedua, pastikan stok ngga salah untuk produk sejenis.

Ketiga, lakukan penghitungan stok kembali untuk konfirmasi ulang.

Keempat, periksa produk yang salah tempat, terutama ketika produk dan kemasannya sangat mirip satu sama lain. Dalam kondisi seperti itu, kemungkinan salah tempat sangat tinggi. Kemudian, pastikan kalau unit pengukuran yang Anda gunakan konsisten.

Terakhir, verifikasi pesanan outstanding yang sudah ditagih tapi belum diambil oleh customer.

Biasanya, sesudah semua pemeriksaan ini, seharusnya ngga ada lagi perbedaan yang tersisa.

Anda juga pasti suka:

Menjaga tingkat stok rendah

Mencapai profitabilitas adalah tujuan akhir dari setiap bisnis.

Bisnis meningkatkan profitabilitas dengan meningkatkan pendapatan atau menurunkan biaya dari penyimpanan inventory.

cara mengelola inventory gudang FMCG

Menjaga inventory tetap rendah bisa punya beberapa dampak positif dan negatif.

Salah satu biaya utama yang umum di sebagian besar organisasi adalah biaya penyimpanan barang sebelum bisnis menjual barang tersebut.

Menjaga tingkat inventory tetap rendah, bisa mengurangi ruang penyimpanan, yang juga berarti mengurangi biaya terkait penyimpanan.

Biaya lain yang terkait dengan penyimpanan inventory adalah potensi aging dan kerusakan (kedaluwarsa) yang tinggi, yang itu bisa menghancurkan inventory dan menyebabkan inventory tersebut terdepresiasi.

Misal, menyimpan inventory yang sudah melewati tanggal kedaluwarsa mereka, berarti Anda menyimpan inventory yang berlebihan.

Tapi, tingkat inventory yang rendah juga bisa menyebabkan biaya pengiriman yang tinggi dan biaya organisasi lainnya.

Misalnya, kalau sebuah perusahaan kehabisan produk yang punya permintaan tinggi, mereka mungkin harus membayar biaya premium untuk pengiriman lebih cepat untuk memenuhi permintaan customer dan konsumen akhir.

Jadi, pastikan Anda menjaga tingkat inventory serendah mungkin, tapi masih bisa memenuhi permintaan customer dengan tepat waktu.

Menerapkan kontrol kualitas

Banyak organisasi melihat pengenalan proses kontrol kualitas sebagai perubahan yang ngga mereka inginkan.

Mengatasi perubahan yang ngga diinginkan ini akan butuh komunikasi yang konsisten, dan pandangan yang konstan pada gambaran besar bisnis.

Beberapa poin untuk meredakan keengganan ini adalah sebagai berikut:

  • Selalu pantau dengan cermat risiko yang mungkin terjadi dari pengembangan proyek Anda.
  • Percaya pada target Anda dan fokus pada manfaat yang akan organisasi Anda dapatkan.
  • Selalu mencari sponsor atau ahli di perusahaan Anda. Cobalah untuk mengurangi kerugian pada anggaran perusahaan sebanyak mungkin.
  • Selalu bersikap rasional dan tenang saat menghadapi tantangan. Bentuk kelompok gugus tugas untuk mendiskusikan dan mengatasi tantangan.
  • Pecah rintangan menjadi langkah-langkah yang bisa Anda kelola dan pertahankan semuanya tetap dalam perspektif yang tepat.

Melakukan perubahan prosedur manajemen gudang

Dengan meminimalkan langkah-langkah dalam proses, operasi gudang akan punya pergerakan yang lebih cepat dan lancar melalui gudang dan proses pengiriman.

Perkenalkan dan gunakan sistem manajemen transportasi untuk aliran yang lebih efisien di sekitar gudang.

cara mengelola inventory gudang FMCG

Implementasi teknologi seperti ERP atau WMS penting dalam hal fasilitas dan solusi penyimpanan.

Tingkatkan akurasi hingga mendekati kesempurnaan

Dengan meningkatkan akurasi sampai mendekati 100%, gudang bisa berjalan secara efisien. Tujuan untuk punya inventory minimum bisa Anda penuhi.

Begitu juga dengan tujuan untuk memenuhi permintaan customer dengan cepat dan ngga ada yang namanya kelebihan inventory. Karena Anda tahu kan inventory itu bisa sangat mahal biayanya? Jadi, Anda ngga perlu menyimpannya secara berlebih.

Ini juga bisa mencegah organisasi dari masalah perputaran arus kas, karena inventory yang ngga perlu, juga berarti barang yang ngga terjual.

Integrasikan sistem ASRS dan WMS

Dengan integrasi ASRS dan WMS, memungkinkan gudang untuk meningkatkan kapasitas penyimpanan dan untuk mengotomatisasi bagian dari persiapan (pre-staging) untuk pengiriman.

Jumlah waktu pre-staging yang gudang otomatis lakukan, kira-kira cuma sepertiga sampai dua per tiga dari waktu yang gudang konvensional gunakan.

Manajemen bisa memanfaatkan sisa waktu dan tenaga ini untuk tugas-tugas lain guna meningkatkan produktivitas.

Strategi pengoptimalan

Organisasi perlu merangkul personalisasi dan pengoptimalan untuk meningkatkan konversi, retensi, dan pembelanjaan customer rata-rata.

Dengan mengintegrasikan optimasi lebih erat ke dalam strategi bisnis, organisasi akan mengubah pengalaman customer dan memberikan pendapatan tambahan untuk bisnis.

Cara meningkatkan volume dan throughput gudang FMCG Anda

Begitu banyak kerumitan, dan begitu sedikit waktu! Betul kan?

Kalau Anda ngga bisa mengelola permintaan dan harapan konsumen yang meningkat, maka secara otomatis customer Anda, profitabilitas, pertumbuhan, dan layanan customer akan turun.

Menemukan peningkatan produktivitas

Kurangi kesalahan dan optimalkan tenaga kerja dengan menyederhanakan proses.

Bawa barang Anda ke lantai toko atau konsumen lebih cepat dari sebelumnya dengan operasi RF yang bekerja dengan handheld device, voice picking, atau smart-glass technology.

Terapkan manajemen KPI individual untuk memahami dan menyesuaikan tenaga kerja Anda, membantu Anda mengoptimalkan produktivitas operasi Anda.

Anda juga pasti suka:

Visibilitas operasional adalah kuncinya

Produktivitas ngga bisa Anda tingkatkan tanpa visibilitas operasional yang lengkap.

cara mengelola inventory gudang FMCG

Dengan melacak aktivitas pemenuhan pesanan dan kinerja secara detail, perusahaan FMCG bisa lebih memahami kemampuan pemenuhan mereka dan meningkatkan layanan customer.

Dapatkan hasil maksimal dari tenaga kerja Anda

Anda ngga bisa mendapatkan hasil maksimal dari tenaga kerja dan operasi Anda tanpa visibilitas lengkap gerakan dan kinerja di gudang.

Manajemen KPI individual membantu Anda memahami dan menyesuaikan tenaga kerja Anda, membantu Anda mengoptimalkan produktivitas operasi Anda.

Dorong penurunan pengeluaran transportasi Anda

Kembangkan profil pengiriman yang paling efisien. Nilailah provider untuk metode pengiriman dan waktu transit yang paling hemat biaya di antara banyak penyedia transportasi, termasuk operator parsel, kurir, operator khusus, atau armada Anda sendiri.

Pertahankan visibilitas lengkap dan keterlacakan pesanan dalam perjalanan dengan menggunakan fungsionalitas yang sederhana dan lacak untuk mengurangi jumlah pengiriman yang Anda perlukan dan tentu saja dampaknya, biaya tenaga kerja.

Menambahkan “suara” ke gudang FMCG

Sebagai tambahan, dengan Fast Moving Consumer Goods (FMCG) menjadi bisnis dengan margin rendah dan sangat kompetitif, sangat penting untuk produk mencapai konsumen dengan cara yang hemat biaya dan efisien. Ini akan menjaga margin keuntungan dan supply chain bergerak.

Meskipun sudah menjadi rahasia umum kalau supply chain itu cuma sekuat mata rantai terlemahnya, sulit untuk menentukan satu area untuk mendapatkan perhatian khusus di sektor di mana pasar terdiri dari banyak kategori, masing-masing dengan masalah dan kebutuhan yang unik.

Salah satu area paling penting untuk distribusi yang efisien adalah di dalam gudang, di mana tingkat akurasi dan produktivitas punya dampak langsung pada margin keuntungan organisasi.

Selain itu, gudang modern sekarang lebih dari sekadar tempat untuk mengumpulkan dan menyimpan inventory.

Gudang modern sudah menjadi pusat distribusi dan pemenuhan multi-faceted. Betul, itu menguntungkan operasi, tapi juga meningkatkan kompleksitas operasinya.

Memperkenalkan distribusi voice-directed

Ketika mempertimbangkan banyak masalah seputar FMCG, aplikasi yang tepat bisa menjadi penyelamat supply chain.

Sifat mendesak dari FMCG menuntut distribusi yang cepat dan akurat, dan teknologi suara adalah solusi yang bila Anda terapkan ke gudang, bisa secara signifikan membantu semua aspek manajemen inventory.

Gudang FMCG itu kompleks. Terdiri dari banyak area seperti bagian produk beku atau segar, area barang yang bergerak cepat dan lebih lambat, dengan kondisi penanganan yang berbeda, jadi sangat penting bagi operator untuk menerima instruksi yang akurat dan spesifik.

Dengan sistem voice-directed, operator cuma membutuhkan terminal kecil dan headset ringan untuk berkomunikasi secara real-time dengan sistem manajemen gudang (WMS).

Solusi ini mengalirkan perintah dari WMS langsung ke terminal picker, mengarahkannya ke pick berikutnya.

Saat mencapai tujuan, operator juga bisa mengkonfirmasi produk dengan sistem, memastikan kalau item yang benar yang mereka ambil.

Dengan menjaga jalur komunikasi tetap terbuka, suara juga memungkinkan aliran informasi status pick up-to-date, yang mengarah ke pengiriman yang lebih andal.

Ready replenishment

Pemilihan pesanan menggunakan teknologi suara hanyalah permulaan.

Meskipun lead time yang lebih pendek dan tingkat supply yang lebih baik, kehabisan stok masih sering terjadi, tapi suara punya peran untuk membantu menguranginya.

Karena produk berpindah dari rak dengan cepat, mereka membutuhkan pengisian ulang yang konstan, dan waktu peak season sering kali menunjukkan organisasi berjuang untuk memenuhi permintaan konsumen.

Suara juga mampu melakukan aplikasi alternatif seperti penerimaan, putaway, transfer inventory, line-loading, dan bahkan replenishment dan penghitungan siklus.

Interaksi real-time suara memungkinkan pengisian slot pengambilan segera sesudah menjadi kosong, dan pemeriksaan stok bisa dikombinasikan ke dalam tugas pengambilan, meningkatkan akurasi pencatatan stok dan pada dasarnya, efisiensi.

Dengan menjaga jalur komunikasi tetap terbuka, suara juga memungkinkan aliran informasi status pick up-to-date, yang mengarah ke pengiriman yang lebih andal.

Anda juga pasti suka:

Semuanya ada pada waktunya

Selain kontrol stok, salah satu masalah paling mendesak untuk pasar FMCG mana pun adalah waktu.

FMCG membutuhkan fokus yang konstan pada penanganan barang yang cepat dan oleh karena itu, cross-docking dan first-in, first-out adalah prinsip penting.

Banyak organisasi menekankan pada periode penyimpanan dan data “best before“.

Dalam situasi ini, suara biasanya meningkatkan produktivitas sampai 50 persen, mengurangi waktu pelatihan sampai 50 persen, dan memungkinkan kolaborasi yang lebih besar dengan supplier.

Semuanya merupakan pertimbangan waktu yang penting dalam suasana yang menuntut seperti itu.

Melihat berbagai atribut suara dalam sektor ini, jelas kalau teknologi ini meningkatkan operasi, mulai dari meningkatkan akurasi dan produktivitas hingga memastikan keselamatan.

Permintaan yang selalu berubah

Karena organisasi FMCG sering membeli dan menjual merek, produk terus diperkenalkan dan dihentikan.

Persyaratan customer yang berubah-ubah, jadwal yang selalu berubah, dan waktu produksi yang lebih pendek juga berdampak pada operasi, yang mengharuskan penggunaan solusi distribusi seperti suara.

Biaya adalah kuncinya

Inventory yang tinggi mungkin masuk dalam agenda Anda, tapi biaya adalah fokus konstan untuk organisasi FMCG, karena margin-nya yang tipis.

Ini adalah industri yang merayakan penghematan seperseratus sen per unit; oleh karena itu, setiap organisasi berusaha untuk menjadi pemimpin berbiaya rendah.

Perang harga ini menekankan perlunya mengendalikan kerugian, meminimalkan kesalahan pengambilan, dan memastikan pengiriman cepat ke lantai toko.

Dengan sistem suara terimplementasi, akurasi biasanya meningkat menjadi 99,99 persen, terutama dengan menghindari salah ketik, terkait dengan handheld computer atau sistem berbasis kertas.

Pekerja juga bisa berkonsentrasi hands-free dan eyes-free pada tugas yang ada, mengkonfirmasi setiap item saat mereka memilih.

Selain menghindari salah pilih, organisasi bisa mengharapkan pengembalian investasi yang cepat, dengan sebagian besar kasus menampilkan ROI dalam waktu satu tahun.

Dengan menggunakan teknologi suara, pengguna lebih gampang bisa mempertahankan pandangan holistik tentang operasi gudang dan siklus hidup produk termasuk penilaian tingkat stok, rotasi stok, dan rasio picking pekerja.

Safety first

Beranjak dari produk itu sendiri, kesehatan pekerja ngga boleh Anda abaikan.

Di gudang di mana terdapat area dengan suhu berbeda dan berbagai jenis produk yang memerlukan berbagai metode pengambilan, ada gangguan yang jelas, termasuk berbagai jenis peralatan material handling; oleh karena itu keselamatan harus menjadi prioritas.

Pendekatan suara, hands-free, eyes-free bisa mengatasi masalah ini dengan meningkatkan konsentrasi pada tugas yang ada dan meningkatkan kesadaran akan lingkungan pekerja.

Menaikkan taruhan

Melihat berbagai atribut suara dalam sektor ini, jelas kalau teknologi ini meningkatkan operasi, mulai dari meningkatkan akurasi dan produktivitas, sampai memastikan keselamatan.

Dengan menggunakan teknologi suara, pengguna lebih gampang bisa mempertahankan pandangan holistik tentang operasi gudang dan siklus hidup produk termasuk penilaian tingkat stok, rotasi stok, dan rasio picking pekerja.

Fleksibilitasnya berarti bisa Anda terapkan ke sebagian besar situasi gudang, dan dengan memahami bahasa, dialek, atau aksen apa pun, ia punya potensi di seluruh dunia.

Suara terus berkembang untuk memenuhi tuntutan baru dan meluas ke berbagai aplikasi di dunia FMCG.

Satu hal yang tetap pasti: ketika pekerjaan Anda berbicara untuk dirinya sendiri, jangan menyela.

Kesimpulan

Profitabilitas adalah tujuan bisnis mana pun. Dan terkait dengan FMCG, di mana margin-nya tipis, efektifitas biaya menjadi lebih penting.

Dan salah satu cara menekan pengeluaran biaya yang ngga perlu adalah melalui manajemen inventory dan gudang yang efektif.

Ada banyak cara yang bisa Anda gunakan seperti yang sudah saya sampaikan di atas.

Plus, di luar cara mendasar yang bisa Anda terapkan, Anda juga bisa memanfaatkan teknologi seperti voice-directed system dengan segala keunggulannya.

Semua kembali pada skala dan kebutuhan bisnis Anda saat ini.

Semoga bermanfaat!

“Bagikan artikel ini pada tim atau rekan Anda supaya mereka juga bisa mendapatkan manfaatnya. Pastikan juga Anda bergabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel-artikel penting seputar supply chain management lainnya karena bakal banyak lagi yang akan saya bagikan di channel tersebut. Semoga bermanfaat!”

Dicky Saputra

Supply chain practitioner with 16 years of working experience. I help companies improve their end to end supply chain performance. You can contact me on: Email: dicky.scmguide@gmail.com Linkedin: https://www.linkedin.com/in/dickysaputra

View all posts by Dicky Saputra →

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

%d blogger menyukai ini: