Desember 9, 2021

13 Best Practice Dalam Inventory Cycle Count dan Physical Stocktaking

Anda tahu kan kalau hasil cycle count dan stocktaking inventory anda ngga akurat, itu bakal menjadi masalah?

Kalau anda punya terlalu banyak stock, yang terjadi adalah modal anda akan terikat secara berlebihan dalam bentuk inventory. Padahal, modal tersebut bisa anda pakai untuk mendanai area bisnis anda yang lain atau membayar hutang perusahaan kalau saja ngga terikat dalam bentuk inventory tadi.

Sebaliknya, kalau anda punya stock yang terlalus sedikit, anda bisa kehabisan stock dan mengganggu jalannya penjualan produk anda.

Inventory yang akurat adalah kunci untuk proses forecasting, warehouse management (manajemen gudang), logistik, dan returns management.

Hal tersebut mempengaruhi hampir semua aspek operasional anda, mulai dari operasional gudang, biaya penyimpanan, sampai kemampuan anda memenuhi pesanan customer dengan benar dan tepat waktu.

Dan ketidakakuratan inventory ini punya efek yang bahkan bisa berlangsung selama bertahun-tahun untuk bisnis anda.

Apa itu cycle count dan physical stocktaking?

Anda bisa memilih prosedur penghitungan inventory yang perlu anda gunakan.

Anda bisa melakukan physical inventory counting atau anda kenal dengan stocktaking, cycle counts berkala, atau keduanya.

Cycle count

Cycle count adalah salah satu prosedur penghitungan inventory yang paling populer.

Berdasarkan prosedur ini, anda ngga menghitung semua inventory yang anda punya dalam satu waktu. Anda hanya akan menghitung sejumlah item yang ada di gudang saja.

Cycle count bisa dibilang adalah teknik pengambilan sampel secara statistik. Penghitungan barang tertentu digunakan sebagai referensi untuk memperkirakan akurasi stock untuk item lainnya.

Cara kerjanya mirip dengan cara kerja perusahaan polling.

Mereka mengambil sampel yang mewakili pendapat sebagian orang tentang topik tertentu untuk mengukur sikap orang dalam jumlah yang lebih banyak.

Cycle count pun sama. Prosedur ini mengambil sampel beberapa item dari lokasi tertentu dan menghitungnya.

Dari hasil penghitungan tersebut, anda akan bisa menentukan apakah data inventory anda akurat baik yang ada di lokasi penghitungan ataupun di warehouse (gudang) secara keseluruhan.

cycle count

Kalau cycle count menemukan data inventory anda ngga akurat, kemungkinan besar anda akan menemukan ketidakakuratan yang sama di area lainnya.

Demikian juga sebaliknya, kalau hasil cycle count menunjukkan inventory anda akurat, kemungkinan besar anda punya akurasi yang sama untuk item lainnya di gudang anda.

Menariknya, anda bisa melakukan cycle count sebagai bagian dari alur kerja harian anda tanpa harus menghentikan operasional seluruh gudang.

Dan seiring waktu, anda akan bisa menelusuri semua area inventory di gudang anda.

Supaya anda mendapatkan manfaat maksimal dari cycle count dan mengurangi beban pada saat stocktaking besar, paling ngga anda harus melakukan empat cycle count penuh dalam satu tahunnya.

Penghitungan inventory secara fisik (stocktaking)

Penghitungan inventory secara fisik, atau physical inventory counts, atau stocktaking, apapun sebutan anda, dilakukan dengan menghitung setiap item yang ada di dalam stock anda.

Hasil penghitungan ini akan digunakan untuk mencocokkan data inventory di pencatatan anda dengan stock fisik yang tersedia. Tujuannya tentu saja untuk memastikan akurasi stock anda. Ini adalah proses yang akan memakan waktu dan tenaga kerja anda.

Apakah bisa dilakukan tanpa menghentikan operasional?

Bisa saja. Tapi akan sulit dilakukan dengan akurat karena mungkin saja akan ada inventory baru yang masuk atau keluar selama proses penghitungan.

Mengapa penghitungan inventory penting?

Anda perlu melakukan prosedur penghitungan inventory untuk mengidentifikasi perbedaan antara jumlah yang harus anda miliki menurut pencatatan anda dan jumlah yang harus ada secara fisik di dalam gudang anda.

Apalagi kalau anda bergerak di bisnis eCommerce. Prosedur ini menjadi lebih penting lagi.

Kenapa?

Karena kalau jumlah inventory yang secara fisik anda punya ngga sinkron dengan data stock yang tersedia di pasar online, bagaimana mungkin anda bisa memenuhi pesanan kan?

Untuk penjual multi-channel yang ngga punya inventory management system terintegrasi, gampang banget untuk mendapatkan data stock yang salah saat anda menjual produk di beberapa platform yang punya sistem pelaporan masing-masing secara terpisah.

Kebanyakan bisnis punya masalah penghitungan inventory

Berapa rata-rata akurasi inventory anda?

Apakah 100%? 70%? Atau, malah lebih rendah dari itu?

Akurasi inventory yang rendah bisa menjadi salah satu penyebab kehilangan pendapatan yang besar.

cycle count

Inventory yang ngga akurat bisa mengakibatkan anda melakukan penjualan berlebih dan ujung-ujungnya kehabisan stock.

Saya yakin, anda pasti pernah mengalami situasi di mana anda menjual produk yang anda kira tersedia di dalam stock anda tapi ternyata anda ngga bisa menemukan fisiknya di gudang anda.

Bagaimana rasanya?

Saya yakin anda ngga ingin mengulanginya lagi. Dan customer pun ikut menjadi korban di sini karena mereka berpikir akan mendapatkan produk yang mereka pesan tepat waktu.

Anda juga pasti suka:

Inventory yang akurat meningkatkan margin

Anda hanya bisa meningkatkan profit anda kalau anda mengelola inventory anda secara akurat.

Mengurangi kejadian kekurangan atau kelebihan stock bisa menurunkan biaya inventory sebesar 10% secara keseluruhan. Tentu ini tergantung dari jenis bisnis anda juga.

Bagaimana melakukan penghitungan stock

Sebagian besar bisnis mengharuskan dilakukannya penghitungan inventory.

Untuk apa?

Melakukan penghitungan fisik inventory akan memberikan catatan yang akurat untuk otoritas perpajakan atau untuk memastikan buku bisnis akuntansi anda mencerminkan nilai inventory yang anda punya saat ini.

Baik anda melakukan cycle count, physical inventory counts, atau kombinasi keduanya, sebaiknya anda melakukan siklus penghitungan di bawah ini.

Siklus penghitungan inventory

  1. Ases status akurasi inventory anda saat ini dan set target akurasi yang ingin anda capai.
  2. Lakukan penghitungan inventory.
  3. Identifikasi selisih antara hasil penghitungan dan data yang anda punya, kemudian investigasi akar penyebabnya.
  4. Lakukan tindakan untuk meningkatkan akurasi inventory.
  5. Bandingkan akurasi inventory saat ini dan targetkan tingkat akurasi yang ingin dicapai.

Lima langkah di atas menjadi sebuah siklus karena ketika anda menyelesaikan langkah 5, itu berarti waktunya anda kembali lagi ke langkah 1.

cycle count

Pertanyaan pentingnya, bagaimana cara melakukan penghitungan inventory?

Berikut ini adalah beberapa best practice mengenai prosedur penghitungan inventory yang bisa menjadi referensi anda, baik untuk melakukan stocktaking atau cycle count.

Tapi sebelum itu, saya mau ingatkan anda juga untuk bergabung dengan scmguide telegram channel karena bakal banyak lagi artikel-artikel bermanfaat seputar inventory dari blog ini. Jadi, pastikan anda selalu mendapatkan update-nya.

Best practice untuk inventory cycle count

Berikut adalah best practice yang bisa anda ikuti untuk membuat proses penghitungan inventory anda lebih efektif:

  1. Jadwalkan cycle count sebagai bagian dari operasional rutin anda.
  2. Jadwalkan cycle count sesering mungkin. Semakin tinggi frekuensi cycle count, semakin tinggi pula akurasi inventory anda. Dan semakin rendah pula kemungkinan anda harus melakukan inventory write-off. Bahkan, banyak gudang yang melakukan cycle count di berbagai lokasi stock setiap harinya.
  3. Cara paling efektif untuk melakukan cycle count adalah dengan membuat klasifikasi item ke dalam grup A, B, dan C. Jadi, ngga dilakukan secara acak. Secara logika, masuk akal kalau anda menghabiskan waktu paling banyak melakukan cycle count untuk inventory yang punya nilai paling tinggi kan? Anda bisa membuat klasifikasi seperti di bawah ini:
    1. Grup A berisi inventory yang punya nilai 70-80% dari keseluruhan nilai inventory anda.
    1. Grup B adalah inventory menyumbang 10-15% dari nilai inventory berikutnya.
    1. Grup C mewakili 10-5% nilai terbawah dari nilai inventory anda.
  4. Kalau anda harus membuat quick adjustment pada akurasi inventory anda, fokuskan perhatian anda pada Grup A. Biasanya, Grup A akan berisi sekitar 20-25% dari total SKU anda, tapi itu adalah yang memberikan keuntungan tertinggi untuk anda. Selain itu, kalau anda bisa mengidentifikasi ketidakakuratan dalam grup ini, kemungkinan besar anda akan bisa mengidentifikasi juga akar penyebab selisih tersebut yang bisa anda terapkan ke grup lainnya.
  5. Tugaskan tim cycle count khusus yang akan memungkinkan anda melakukan pelatihan untuk melakukan tugas tersebut. Ukuran timnya bergantung pada ukuran dan kompleksitas inventory yang anda punya. Organisasi besar bisa saja punya tim cycle count yang terdiri dari beberapa karyawan full-time. Tapi, organisasi yang lebih kecil, bisa punya sedikitnya dua orang yang melakukan cycle count sebagai bagian dari pekerjaan harian mereka.
  6. Cycle count harus bergerak secara metodis di seluruh gudang sehingga semua produk akan dihitung setidaknya sekali untuk setiap kuartalnya.
  7. Penghitungan produk-produk yang sama harus dihitung oleh dua orang yang berbeda, kalau memungkinkan. Bandingkan hasil penghitungan keduanya sebelum anda melakukan quick adjustment untuk inventory anda. Setiap selisih harus anda evaluasi.
  8. Sebelum anda melakukan cycle count, semua transaksi seperti penerimaan, pengiriman, WIP, harus ditutup untuk item yang dipilih untuk cycle count.
  9. Investigasi akar penyebab terjadinya selisih. Ini sangat penting supaya anda bisa memperbaiki proses atau masalah lain yang menyebabkan selisih inventory tersebut.
  10. Anda harus memonitor metrik akurasi inventory dari waktu ke waktu. Selain itu, anda juga harus menetapkan target untuk akurasi inventory tersebut. Kalau anda tahu terjadinya peningkatan atau penurunan akurasi inventory anda, anda akan bisa mengidentifikasi di mana sistem anda bekerja dengan baik atau gagal.
  11. Cycle count harus dilakukan di awal hari sebelum operasional dimulai secara penuh atau di akhir hari sesudah operasional ditutup.
  12. Proses cycle count harus terdefinisi dan didokumentasikan dengan baik.
  13. Pisahkan hasil proses cycle count dan pencatatan inventory untuk memastikan akurasinya.

Anda juga pasti suka:

Best practice untuk physical stocktaking

stocktaking

Untuk physical stocktaking, berikut adalah best practice yang bisa menjadi referensi anda:

  1. Anda harus melakukan simulasi penghitungan selama tahap perencanaan untuk memperkirakan waktu dan resources yang diperlukan secara akurat.
  2. Beri tahu supplier, customer, dan produksi tentang jadwal stocktaking sehingga anda, atau mereka, bisa melakukan penyesuaian yang diperlukan. Misalnya, dengan melakukan advance supply sebelumnya.
  3. Lakukan stocktaking untuk SKU dalam kategori slow-moving beberapa hari sebelumnya. Ini akan mengurangi lamanya operasional harus ditutup untuk proses stocktaking ini.
  4. Sebelum melakukan stocktaking, buang semua stock yang rusak dan ngga terpakai supaya waktu yang dihabiskan untuk proses ini berkurang.
  5. Jangan menampilkan nilai SKU selama penghitungan. Yang anda lakukan adalah penghitungan fisik seluruh inventory, jadi nilai inventory tersebut jadi ngga relevan dalam proses ini.
  6. Area penghitungan yang sudah ditentukan sebelumnya akan menjadi dasar untuk penugasan tim penghitung dan untuk memantau kemajuan penghitungan inventory.
  7. Pastikan anda punya peralatan yang tepat, serta perangkat khusus lainnya, yang tersedia untuk tim penghitungan anda.
  8. Pastikan anda melatih staf anda untuk aktivitas stocktaking demi memastikan kelancaran proses penghitungan.
  9. Idealnya, operasional anda harus berhenti sepenuhnya selama proses stocktaking. Atau, setidaknya pergerakan stock harus diminimalkan dan didokumentasikan dengan baik untuk memastikan barang yang sama ngga dihitung dua kali atau sebaliknya, malah ngga dihitung sama sekali.
  10. Kalau anda ngga bisa menghentikan operasional untuk stocktaking, pastikan anda punya sistem yang didesain dengan baik tentang bagaimana anda akan menangani perubahan stock sesudah penghitungan fisik dilakukan.
  11. Staf sistem harus standby untuk mendukung kalau terjadi masalah sistem aktivitas stocktaking.
  12. Pisahkan hasil proses stocktaking dan pencatatan inventory untuk memastikan akurasinya.

Pertanyaan umum tentang penghitungan inventory

Ada beberapa pertanyaan umum tentang inventory yang mungkin menjadi pertanyaan anda juga. Ayo kita lihat.

Seberapa sering anda harus menghitung inventory?

Jawaban singkatnya, sesering mungkin.

Jawaban panjangnya?

stocktaking

Cycle count semua inventory harus dilakukan setidaknya sekali dalam satu kuartal. Tapi, anda juga bisa melakukan cycle count harian sebagai cara untuk menghindari penghitungan jumlah besar inventory di akhir kuartal.

Sedangkan stocktaking seluruh item, paling tidak dilakukan sekali dalam setahun.

Kapan anda harus menghitung inventory?

Idealnya, cycle count dilakukan saat operasi berhenti di akhir hari atau sebelum operasional dimulai.

Kalau anda harus melakukan penghitungan inventory saat operasional berjalan, anda harus punya sistem untuk memperhitungkan barang yang baru tiba atau barang yang akan di-picked up untuk pengiriman.

Bisakah anda menugaskan siapa pun untuk menghitung inventory?

Sebetulnya bisa saja. Tapi ngga disarankan.

Anda harus punya tim penghitung atau individu yang memang sudah di-training tentang prosedur penghitungan inventory dan dipantau akurasi hasil perhitungannya.

Anda harus punya mekanisme untuk memastikan tim anda menghitung dengan akurat.

Apakah anda butuh Warehouse Management System / Inventory Management System?

Anda bisa saja melakukan semuanya manual atau pakai Excel. Tapi, resiko kesalahannya akan signifikan.

Warehouse Management System (WMS) dan Inventory Management System (IMS) akan meningkatkan akurasi anda secara signifikan dan memungkinkan anda melakukan pencatatan yang akurat sesuai kondisi aktual.

Selain itu, kalau anda punya bisnis online, IMS bisa disinkronkan dengan pasar online dan terintegrasi dengan platform pemesanan, penjualan, dan pengiriman anda untuk pengalaman customer yang lebih baik.

Bagaimana inventory management system membantu cycle count

Fitur audit IMS memungkinkan anda untuk melakukan banyak hal.

Menambah atau menghapus item dari suatu lokasi, serta memindahkan produk secara massal dari satu lokasi ke lokasi lain, mencetak semua item yang ada di suatu lokasi, dan melakukan cycle count lengkap semua produk di satu lokasi, di mana anda cukup men-scan item yang ada, dan menggantinya dengan SKU baru.

Sesudah cycle count, IMS akan memberikan anda laporan audit yang menunjukkan perbedaan antara apa yang seharusnya anda miliki dengan apa yang sebenarnya anda miliki.

stocktaking

Dan dengan adanya laporan transaksi dan pelacakan pergerakan barang, akan mudah untuk anda melihat apa yang salah dan siapa yang bertanggung jawab.

Pelaporan cycle counting

Pelaporan cycle count di IMS memungkinkan anda untuk menandai sebuah lokasi sebagai “dihitung”.

Jadi, itu memudahkan anda untuk mencari lokasi yang belum dihitung sebelumnya dan membuat proses penghitungan menjadi lebih efisien karena anda ngga akan menghitung item di lokasi yang sama berkali-kali.

Cycle count atau stocktaking yang dijalankan dengan baik, bisa menurunkan biaya operasional dan stock secara signifikan.

Meningkatkan akurasi inventory bisa mengurangi level safety stock anda. Yang berarti pengurangan biaya penyimpanan stock anda.

Kesimpulan

Mengikuti best practice prosedur penghitungan inventory di atas bisa membatu meningkatkan akurasi anda.

Cycle count dan stocktaking bisa membantu anda menjaga inventory anda tetap sinkron antara apa yang terlihat di system dengan apa yang ada di gudang anda secara fisik.

Semoga bermanfaat!

”Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”

Dicky Saputra

Supply chain practitioner with 16 years of working experience. I help companies improve their end to end supply chain performance. You can contact me on: Email: dicky.scmguide@gmail.com Linkedin: https://www.linkedin.com/in/dickysaputra

View all posts by Dicky Saputra →

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

%d blogger menyukai ini: