Desember 9, 2021

Sales and Operation Planning: Dari Data ke Informasi, dari Informasi ke Pengambilan Keputusan

Sales and Operation Planning (S&OP) memang sudah jadi topik hangat yang diperdebatkan beberapa tahun belakangan ini. Beberapa orang berpikir, itu cuma kumpulan ide-ide lama yang diberi nama baru supaya bisa menjual jasa konsultasi. Yang lainnya bilang, kalau mereka mendapat manfaat dari pengembangan proses S&OP. Sebetulnya, dalam banyak hal, keduanya sama-sama benar.

Model proses S&OP memang sudah dikembangkan sejak tahun 1980-an. Dan memang, sebagian besar menggunakan ide-ide yang sudah kita kenal dan terbukti.

Di sisi lain, proses ini memang menjadi topik perbincangan di banyak sektor. Ngga cuma di antara para manajer di perusahaan global yang besar.

Ini didorong oleh kebutuhan yang semakin meningkat untuk sebuah perencanaan:

  • Dalam industri tradisional, penurunan margin mendorong perusahaan mencari efisiensi, yang pada gilirannya, mereka terjemahkan sebagai buffer yang semakin berkurang. Ketika ngga ada lagi buffer penyimpanan atau kapasitas, maka forecasting dan perencanaan yang baik menjadi semakin diperlukan supaya bisa tetap mempertahankan tingkat layanan yang baik.
  • Siklus hidup produk yang lebih pendek dan pasar yang berubah, membuat risiko yang harus ditanggung perusahaan semakin meningkat. Dan sekali lagi, kondisi tersebut semakin meningkatkan kebutuhan perusahaan akan forecasting yang baik.
  • Di banyak industri, konsolidasi yang intens sudah menciptakan perusahaan yang lebih besar. Akibatnya, pengelolaan jaringan produksi dan distribusi yang luas, memerlukan perubahan dari perencanaan khusus di tingkat unit, menjadi perencanaan yang berlaku di seluruh perusahaan.
  • Pergeseran produksi dan procurement ke wilayah tertentu, memaksa banyak perusahaan untuk memperpanjang periode advanced-planning mereka.

Pada saat yang sama, kemajuan signifikan dalam hal pengumpulan, pemrosesan, dan komunikasi data, membuat manfaat pengembangan proses S&OP bisa dirasakan berbagai jenis bisnis. Bukan cuma untuk perusahaan besar saja.

Nah, pada artikel ini, kita akan lihat sekilas apa sih sebenarnya arti dari Sales and Operation Planning dan bagaimana sistem data mempengaruhi jalannya pelaksanaan proses S&OP.

Tapi sebelum itu, saya mau mengajak Anda juga untuk bergabung dengan telegram channel scmguide karena bakal banyak lagi postingan seputar S&OP yang saya bagikan di sana. Jadi, pastikan Anda bergabung juga ya.

Tujuan S&OP: Keputusan yang Lebih Baik

Tujuan dari Sales and Operation Planning adalah untuk membuat seluruh perusahaan bekerja berdasarkan rencana yang sama.

Jadi, bukan punya tujuan dan forecast terpisah untuk bagian penjualan, produksi, procurement, dan departemen keuangan. Proses S&OP justru bertujuan membuat rencana yang menyeluruh untuk perusahaan yang menggabungkan semua elemen tersebut, yang mencerminkan strategi yang dipilih, bisa dijalankan, dan selengkap mungkin.

Apa itu Sales and Operation Planning: Dari Data ke Informasi, dari Informasi ke Pengambilan Keputusan

Mengidentifikasi dan memecahkan masalah apa pun, terkait dengan mewujudkan rencana atau bagaimana mencapai tujuan tersebut, sangat penting dalam proses S&OP.

Misal, rencana penjualan yang mendorong pertumbuhan bisnis yang semakin cepat, bisa menyebabkan masalah dalam hal sumber daya produksi.

Ketika hal seperti itu terjadi, Anda perlu memeriksa pilihan yang Anda punya. Misalnya, dengan meningkatkan kapasitas produksi (mungkin melalui shift kerja tambahan). Atau, membuat prioritas antar kelompok produk yang Anda punya. Misalnya, dengan menanggung risiko turunnya tingkat layanan pada kelompok produk tertentu sebagai akibat dari menurunnya stock level sementara, supaya kapasitas kelompok produk lainnya bisa ditingkatkan.

Saat membuat keputusan seperti itu, Anda harus mempertimbangkan gambaran secara keseluruhan, yaitu, strategi perusahaan dan efek dari keputusan tersebut terhadap kepuasan pelanggan, biaya, dan profitabilitas perusahaan.

Jadi, Anda ngga membiarkan departemen produksi begitu saja untuk memecahkan masalah mereka sendiri yang disebabkan oleh meningkatnya penjualan. Tapi, Anda harus memperkirakan sebelumnya akan adanya kemungkinan penjualan tambahan dan memasukkannya sebagai bagian dari rencana Anda kalau kapasitas produksi menjadi hambatan di sini.

Betul, proses S&OP adalah cara paling baik untuk meningkatkan aliran informasi antara berbagai fungsi perusahaan. Tapi, manfaat paling utama dari proses S&OP adalah adanya keputusan terkait tindakan yang berasal dari proses tersebut.

Kalau proses S&OP Anda ngga secara langsung menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih baik, Anda cuma membuang-buang waktu.

Anda juga pasti suka:

Proses S&OP dalam praktek

Ada banyak contoh proses S&OP di luar sana.

Anda harus terbiasa dengan itu. Gunakan yang paling tepat dan cocok untuk bisnis Anda.

Setiap perusahaan punya cara kerjanya masing-masing. Jadi, jangan takut untuk membuat penyesuaian berdasarkan kebutuhan spesifik Anda.

Bagaimana caranya?

Yang paling baik dilakukan ketika Anda akan mengembangkan proses S&OP adalah, ukur beban kerja dan persyaratan waktu Anda terhadap signifikansi dan kualitas keputusan yang ingin Anda hasilkan. Pastikan itu seimbang.

Apa itu Sales and Operation Planning: Dari Data ke Informasi, dari Informasi ke Pengambilan Keputusan

Bisa dibilang, tantangan paling besar dalam hal ini adalah untuk memutuskan seberapa detail informasi yang Anda butuhkan. Yang harus Anda ingat, perencanaan dan diskusi harus tetap pada topik dan pada jalurnya. Tapi, keputusan harus dibuat berdasarkan informasi yang cukup dan akurat. Jadi, pastikan Anda punya semua yang Anda butuhkan untuk tahu keputusan apa yang harus Anda buat.

Struktur proses S&OP selalu didasarkan pada beberapa fase perencanaan, yaitu perencanaan penjualan dan kapasitas (sales and capacity planning), juga perencanaan sumber daya (resources planning).

Rencana penjualan (sales plan) harus mencakup usulan aktivitas yang terkait dengan penjualan, seperti kampanye, peluncuran produk baru, dan penghentian produk. Tapi, juga harus memperhitungkan kemungkinan dampak adanya perubahan signifikan di pasar dan keinginan pelanggan.

Betul, dalam praktiknya, mungkin sangat jarang Anda punya informasi yang detil dan akurat, jauh sebelumnya, terkait dengan faktor-faktor eksternal, seperti perubahan pelanggan dalam memilih produk, misalnya.

Semakin jauh seseorang melihat ke masa depan, akan semakin sedikit orang yang bisa yakin, bahkan tentang kegiatan perusahaan itu sendiri.

Misal, waktu peluncuran produk yang Anda rencanakan bisa saja berubah sebagai respons terhadap kemajuan proses pengembangan produk sampai saat tersebut.

Berurusan dengan informasi yang ngga bisa diandalkan adalah tantangan paling besar dalam membuat rencana penjualan apa pun.

Aturan tentang apa yang harus dimasukkan dalam sebuah rencana penjualan, termasuk seberapa ngga bisa diandalkannya informasi dan forecast, bisa Anda capai melalui ketekunan dan persistensi. Teruslah perbaiki sampai itu berhasil dengan lebih baik.

Rencana kapasitas (capacity plan) dibuat berdasarkan rencana penjualan (sales plan).

Untuk jangka menengah, rencana kapasitas ini bisa Anda buat dengan mengubah rencana penjualan menjadi rencana kasar produksi dan distribusi.

Sedangkan untuk perencanaan jangka panjang, Anda bisa menggunakan forecast yang lebih kasar. Bandingkan rencana penjualan tersebut dengan berbagai tujuan dan batasan kapasitas berdasarkan kelompok produk atau lini produk pada tingkat triwulanan.

Tantangan paling besar dalam perencanaan kapasitas adalah banyaknya jenis kapasitas. Mulai dari kapasitas produksi, ketersediaan bahan baku, pembiayaan, sampai sumber daya untuk penyimpanan dan logistik.

Apa itu Sales and Operation Planning: Dari Data ke Informasi, dari Informasi ke Pengambilan Keputusan

Bottleneck atau kelebihan kapasitas bisa muncul dalam situasi yang berbeda di berbagai bagian perusahaan.

Untuk bisa membuat keputusan yang tepat dalam menyeimbangkan permintaan (demand) dan penawaran (supply), Anda harus bisa mengidentifikasi di mana masalah mungkin akan muncul, apa yang bisa dilakukan untuk menyeimbangkan demand dan supply, plus memperkirakan apa efek tindakan tersebut terhadap penjualan, kapasitas, biaya, kepuasan pelanggan, dan profitabilitas.

Sistem data dalam pengembangan proses S&OP

Pengembangan proses S&OP bukanlah proyek Teknologi Informasi (TI).

Seperti semua proyek yang punya cakupan luas, yang melibatkan beberapa departemen, tantangan paling besar di sini adalah yang berkaitan dengan arus informasi, tanggung jawab, dan pengambilan keputusan.

Pengembangan proses S&OP yang baik butuh gambaran yang jelas tentang apa tujuannya. Itu akan banyak berhubungan dengan manajemen perubahan (change management), kesiapan Anda untuk belajar melalui eksperimen dan kesalahan, dan adaptasi proses sebagai prasyarat untuk berkembangnya operasi.

Dan karena Sales and Operation Planning ini bersifat intensif informasi, proses S&OP memang menuntut sistem Anda.

Anda memang bisa menggunakan Excel untuk menguraikan proses S&OP. Tapi, pendekatan ini hampir selalu terlalu menghabiskan waktu dan sumber daya manusia untuk menjadi solusi jangka panjang. Sebagian besar usaha, 90% atau mungkin lebih, digunakan untuk mengumpulkan dan mengatur informasi. Jadi, cuma menyisakan sedikit waktu saja untuk melakukan analisa rencana dan menemukan solusi.

Dalam jangka panjang, pendekatan ini jelas berisiko membahayakan seluruh proses.

Dukungan sistem yang baik, sangat penting kalau Anda ingin seluruh proses S&OP dilakukan dengan lancar dan efisien.

Bagian-bagian berikut ini dari proses S&OP secara khusus terkait erat dengan sistem data:

  • Perencanaan dan forecast penjualan yang efisien dan akurat.
  • Dukungan untuk pengambilan keputusan.
  • Pemantauan perubahan dan hasil.

Anda juga pasti suka:

Perencanaan dan forecasting penjualan yang efisien dan akurat

Membuat rencana penjualan (sales plan) adalah proses yang bertahap.

Pertama, Anda perlu membuat forecast dasar untuk semua produk Anda. Ini cukup sederhana untuk dilakukan, tapi memakan waktu.

Apa itu Sales and Operation Planning: Dari Data ke Informasi, dari Informasi ke Pengambilan Keputusan

Forecast dasar adalah forecast penjualan, termasuk variasi normal, musim, dan tren. Tapi, ngga termasuk faktor khusus seperti promosi, dll.

Seringkali, adalah ide yang baik untuk membuat forecast terpisah untuk setiap kelompok pelanggan.

Hal ini akan memungkinkan tim Anda mengambil keputusan, seperti memformalkan kampanye khusus pelanggan atau mengubah pilihan produk, berdasarkan akun per akun, dan juga memudahkan mereka untuk menilai kemungkinan dampak yang muncul dari keputusan tersebut.

Kalau forecast dibuat berdasarkan kelompok pelanggan, jumlah forecast yang diperlukan akan berlipat ganda dengan cepat.

Misalnya, ayo kita ambil perusahaan yang punya 500 produk aktif dan 10 grup pelanggan yang membutuhkan forecast. Itu sama saja dengan 5.000 forecast.

Sekarang, seandainya prakiraan mingguan diperlukan 18 bulan ke depan untuk mendukung perencanaan, itu berarti ada sekitar 39.000 forecast yang perlu pembaruan terus-menerus!

Anda bisa bayangkan itu.

Kalau Anda menggunakan forecast statistik yang dihitung secara otomatis, sebagai forecast dasar Anda, membuat proses ini jadi jauh lebih efisien.

Yang namanya komputer ngga cepat lelah atau bosan kan?

Beban kerja yang berulang dan terperinci semacam ini, memang persis seperti yang dirancang untuk ditangani komputer. Forecast sebanyak seribu, atau bahkan seratus ribu pun, bisa dikerjakan tanpa tidur, tanpa mengeluh, dan dengan akurasi dan kualitas yang tetap sama.

Akurasi forecast pun meningkat, karena forecasting statistik berkualitas tinggi sering kali memperhitungkan fluktuasi dan tren musiman lebih baik dan lebih objektif daripada yang bisa dilakukan oleh manusia.

Model statistik atau, paling ngga, laporan yang jelas tentang hasil kampanye sebelumnya, juga sangat berguna dalam peramalan kampanye.

Tingkatkan proses perencanaan Anda melalui perkiraan statistik.

Ketika forecast dasar Anda sudah dibuat secara otomatis, Anda bisa mengalihkan fokus pekerjaan forecasting ini dari sekedar pembaruan rutin, menjadi mengevaluasi efek dari aktivitas dan perubahan yang dilakukan. Inilah aktivitas yang benar-benar penting untuk Anda lakukan.

Pada saat yang sama, forecast pun bisa Anda lakukan pada tingkat yang lebih detail dan spesifik, seperti tingkat kelompok pelanggan misalnya, untuk membantu Anda mengevaluasi efektifitas kampanye dan perubahan dalam pemilihan produk.

Dukungan untuk pengambilan keputusan

Seperti yang saya sampaikan sebelumnya, ada banyak jenis kapasitas.

Hambatan dan kelebihan kapasitas bisa terjadi pada fungsi produksi, procurement, distribusi, dan pembiayaan.

diskusikan hambatan produksi, gudang, distribusi, dan lainnya.

Karena itu, penting untuk Anda bisa memeriksa forecast secara fleksibel di berbagai tingkatan tersebut.

Dalam jangka pendek atau menengah, perusahaan produksi biasanya akan membuat rencana produksi kasar untuk mengidentifikasi kebutuhan produksi dan procurement.

Demikian pula, dalam wholesale dan retail, forecast bisa Anda ubah menjadi rencana pemesanan dan distribusi yang bisa Anda gunakan sebagai dasar untuk memperkirakan kebutuhan logistik, modal yang terikat dalam inventory, dll.

Bagaimana dengan jangka panjang?

Ya, Anda pasti tahu kalau semakin jauh Anda melihat ke masa depan, semakin Anda ngga bisa mengandalkan kemampuan Anda untuk memprediksi.

Tapi, Anda bisa meningkatkan forecast jangka panjang dengan bekerja lebih keras (dan lebih cerdas). Dan itu berarti, Anda harus bisa menggali data Anda dengan segala cara.

Di sini, sistem yang memungkinkan analisis data yang sepenuhnya fleksibel, menjadi sangat efektif.

Bayangkan forecast itu seperti foto digital.

Saat Anda memperbesar forecast tersebut, kejelasan gambar akan bergantung pada jumlah data yang ada.

Kalau Anda mau melihat detail, Anda butuh sejumlah informasi.

Terlalu sedikit informasi, gambar tersebut segera larut menjadi gumpalan yang ngga berarti. Tapi dengan memperbesarnya, Anda ngga bisa melihat keseluruhan gambar.

Anda perlu kemampuan untuk memperkecil atau mengubah fokus, jadi Anda bisa berpindah antara ikhtisar, tampilan sebagian, atau tampilan detail.

Dengan cara yang sama, supaya efektif, forecast perlu Anda buat pada tingkat yang cukup rinci untuk memungkinkan manajer memperbesar perubahan jangka pendek dan menengah, dan memperkecil untuk mendapatkan gambaran umum.

Misal, Anda bisa melihat kumpulan data forecast tertentu, menurut volume yang diprediksi berdasarkan lini produksi, dibandingkan dengan kapasitas produksinya. Atau, penjualan yang diprediksi, dalam Rupiah, menurut kelompok pelanggan, dibandingkan dengan tujuan atau budget penjualan. Dan perkiraan volume menurut kelompok produk atau jenis kemasan untuk membantu Anda menentukan kebutuhan pembelian.

Kalau bottleneck terlihat, penting untuk Anda bisa melihat forecast secara lebih detail.

Misal, risiko yang terkait dengan produk dan kampanye baru, biasanya akan lebih tinggi dibandingkan dengan produk yang sudah ada. Jadi, sebaiknya Anda memisahkannya dari forecast keseluruhan.

hambatan kapasitas produksi atau manufacturing juga harus diperhitungkan.

Juga, kalau lini produksi tertentu punya keterbatasan kapasitas, penting untuk Anda bisa melihat produk mana yang direncanakan untuk produksi dan berapa volume yang diharapkan.

Ketika semua informasi yang Anda butuhkan tersebut bisa ditemukan dalam satu sistem yang sama, maka Anda cuma akan butuh lebih sedikit waktu untuk membuat laporan. Anda pun bisa fokus pada analisis data, mengidentifikasi alternatif yang bisa diambil, dan tentu saja membuat keputusan.

Anda bahkan bisa menunjukkan laporan tingkat atas secara langsung dari sistem selama rapat S&OP perusahaan berlangsung. Anda bisa menarik informasi yang lebih rinci, atau mengedit periode waktu secara real time dan mendapatkan hasil instan.

Anda juga pasti suka:

Pemantauan perubahan dan hasil

Pemantauan dan peningkatan terus menerus adalah inti dari pengembangan proses S&OP.

Rencana penjualan, dalam praktiknya, ngga pernah persis sama dengan rencana penjualan di atas kertas. Anda pasti tahu itu.

Anda cuma harus hidup dengan tingkat ketidakpastian.

Tapi, penting untuk Anda memantau apakah ada kesalahan sistemik dalam rencana yang mempengaruhi, misalnya pelanggan tertentu, dan untuk mengetahui terjadinya masalah yang berulang.

Penting juga untuk memahami bagian mana dari rencana Anda yang relatif bisa diandalkan, dan mana yang lebih rentan terhadap kesalahan.

Ketika Anda bisa menyadari ketidakandalan sebuah rencana di awal, Anda bisa mempersiapkan antisipasi untuk masalah yang akan muncul.

Misalnya, Anda punya rencana darurat untuk procurement dan produksi untuk setiap peluncuran produk yang signifikan.

Ini akan menghasilkan forecast berdasarkan hasil yang paling mungkin. Tapi, juga memperkirakan kemungkinan volume penjualan terbaik dan bertujuan menjaga rantai supply cukup fleksibel untuk merespons tingkat permintaan yang lebih tinggi.

Perubahan yang dibuat pada sebuah rencana juga harus bisa dilacak secara efektif.

Kalau sebuah rencana mengalami perubahan yang signifikan dari pertemuan ke pertemuan, perubahan ini harus dipantau dan ditinjau. Pengawasan tambahan juga harus Anda terapkan ketika hasil baru menjelaskan dampak dari perubahan tersebut.

perubahan rencana harus terus dicatat.

Dukungan sistem yang baik membuat pengumpulan dan pemrosesan yang muncul dari hasil dan perubahan, jauh lebih efektif.

Sedangkan dalam proses berbasis Excel, seringkali akan sangat sulit bagi Anda untuk melacak perkembangan rencana dari waktu ke waktu.

Data sebagai sumber informasi, informasi sebagai dasar pengambilan keputusan

Model proses S&OP siap pakai tersedia, tapi setiap perusahaan tentu perlu untuk menemukan cara terbaik untuk memanfaatkannya.

Penting untuk Anda ingat kalau sebuah rencana, betapapun komprehensif, ngga punya nilai sendiri. Anda ngga akan pernah punya informasi yang sempurna dan proses S&OP ngga menghilangkan risiko bisnis. Tapi, proses S&OP yang baik membuat manajemen risiko menjadi lebih efektif secara signifikan.

Proses S&OP ada untuk memandu operasi bisnis. Dan tujuannya adalah untuk mendorong dan menginformasikan tindakan.

Kalau prosesnya ngga mengarah pada suatu keputusan, dan pengambilan keputusan yang lebih baik, Anda membuang-buang waktu.

Dalam menyiapkan proses S&OP, penting untuk Anda fokus pada elemen-elemen yang memerlukan keputusan, pada pengambilan keputusan tersebut dalam periode waktu yang tersedia, dan pada informasi yang dibutuhkan untuk membuatnya.

Pengembangan proses S&OP memang bukanlah proyek TI. Tapi, sistem data harus Anda gunakan dalam pengembangannya.

Mereka yang terlibat dalam proses S&OP, dengan cepat menjadi kehilangan motivasi kalau prosesnya menjadi macet dalam menghasilkan data dasar dan ngga ada cukup waktu tersisa untuk analisis dan pengambilan keputusan.

”Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”

Dicky Saputra

Supply chain practitioner with 16 years of working experience. I help companies improve their end to end supply chain performance. You can contact me on: Email: dicky.scmguide@gmail.com Linkedin: https://www.linkedin.com/in/dickysaputra

View all posts by Dicky Saputra →

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

%d blogger menyukai ini: