Oktober 18, 2021

9 Penyebab Excess Stock yang Harus Anda Hindari

Gampang banget kalau mau mengindentifikasi excess stock. Coba anda berjalan-jalan di gudang anda. Anda akan melihat dengan sangat jelas barang-barang mana saja yang sudah lama ngga bergerak.

Coba anda lihat tumpukan barang berdebu di pojokan gudang sana. Itu adalah contoh excess stock paling buruk. Stok lama atau mungkin sudah jadi deadstock.

Tapi, kalau kita bicara tentang excess stock atau stock berlebih, cakupannya ngga sebatas itu saja. Segala sesuatu yang melebihi kebutuhan anda adalah excess stock. Dan itu bisa sangat merugikan anda.

Masalahnya, excess stock yang terakhir saya sebutkan itu ngga bisa diidentifikasi sejelas deadstock tadi.

Jadi, pertanyaannya adalah bagaimana kita bisa mengidentifikasinya?

Jadi apa itu excess stock dan bagaimana kita bisa mengidentifikasinya?

Seperti yang saya sampaikan sebelumnya, gampangnya, excess stock adalah semua stok barang yang melebihi permintaan.

Apa dampaknya?

Stok berlebih ini akan menghabiskan resources yang ada di gudang anda dan juga berpengaruh pada cashflow bisnis anda tentunya.

Semakin cashflow itu penting untuk bisnis anda, maka semakin penting pula lah kebutuhan anda untuk mengidentifikasi stock berlebih ini.

Dan yang lebih penting lagi dari itu adalah untuk mengurangi kelebihan stock tersebut dan ngga membuatnya lagi.

Mengidentifikasi excess stock

Mengidentifikasi excess stock itu sangat erat kaitannya dengan bagaimana anda mengklasifikasikan apa yang disebut dengan kelebihan stock di gudang anda. Klasifikasi ini sangat penting dan haruslah akurat.

Contoh gampang, barang-barang yang punya stok lebih dari permintaan, bisa anda katakan sebagai kelebihan stock. Apalagi kalau kebijakan anda untuk barang tersebut adalah zero stock.

Namanya zero stock, kalau anda sampai punya stock barang tersebut, berarti anda sudah kelebihan kan?

Beda lagi kalau kasusnya untuk barang-barang yang memang secara kebijakan perusahaan harus punya stock.

Anda perlu informasi tambahan untuk mengidentifikasi apakah stock yang anda punya sudah masuk kategori berlebih atau belum.

Kemampuan untuk mengidentifikasi excess stock itu sangat penting.

Stok yang anda punya haruslah ngga melebihi dari safety stock ditambah dengan replenishment cycle stock. Atau, yang biasa anda sebut dengan level stok maksimum.

Dari situ, setiap stok yang melebihi level stok maksimum masuk dalam kategori excess stock. Dan itu ngga boleh terjadi di gudang anda.

Tapi hati-hati, butuh perhitungan tersendiri untuk tahu berapa excess stock jenis ini yang bisa dikurangi tanpa mengorbankan customer fill rates. Pastikan anda punya:

  • Forecasts yang akurat.
  • Lead time yang akurat.
  • Replenishment cycle yang akurat.
  • Safety stock yang diperhitungkan dengan akurat.

Kenapa faktor-faktor di atas harus diperhitungkan?

Karena anda ngga bisa mengabaikan begitu saja faktor-faktor di atas saat anda menentukan kelebihan stock yang bisa dikurangi.

Anda harus ingat, begitu anda melakukan kesalahan dalam mengurangi kelebihan stok tersebut, dan di sisi lain anda ngga punya order baru yang akan anda terima di inventory pipeline anda, itu berarti anda harus menunggu pesanan anda tiba dalam satu ordering lead time kemudian.

Dan itu bisa mempengaruhi ketepatan waktu anda untuk memenuhi kebutuhan pelanggan anda.

Ini bisa jadi pertimbangan anda pada saat anda akan menerapkan Warehouse Management System di tempat anda. Pastikan sistem yang akan anda gunakan mencakup fungsi yang memperhitungkan dampak ordering lead time saat menghitung excess stock yang bisa dibuang atau dikurangi.

Anda juga pasti suka:

Biaya akibat excess stock untuk bisnis anda

Biaya stock yang berlebihan seringkali ngga terlihat secara jelas.

Stock berlebih akan membuat biaya operasional gudang anda meningkat, termasuk biaya asuransi. Belum lagi nilai barang yang menyusut dan bahkan mungkin menjadi nol karena barang yang rusak akibat terlalu lama disimpan. Itu membuat anda semakin sulit memenangkan persaingan di bisnis anda.

Apa lagi?

Biaya yang harus anda bayarkan karena loss opportunity. Uang yang harusnya bisa anda gunakan untuk barang yang anda butuhkan jadi ngga bisa dipakai karena terjebak dalam bentuk excess stock.

Semakin cepat inventory turnover anda, semakin banyak uang dan keuntungan yang anda hasilkan. Sebaliknya, semakin lambat inventory turnover anda, bisnis anda bisa berada dalam masalah.

Uang yang terendap dalam bentuk excess stock ngga menghasilkan apapun yang menguntungkan. Bahkan pada akhirnya bisa berujung pada write-off dan disposal.

Anda tentu sangat menghindari hal itu kan?

Anda sebisa mungkin menghindari write-off, tapi bukan berarti anda boleh mengabaikan excess stock anda. Mengabaikannya ngga membuatnya hilang. Malah semakin lama bisa semakin buruk dampaknya. Anda ngga akan mau mengalami hal itu.

Jadi, apa penyebab excess stock?

Forecasting yang ngga akurat

Forecasts yang ngga akurat adalah salah satu penyebab excess stock.

Kelebihan memperkirakan kebutuhan barang jelas-jelas sangat berpengaruh pada tingkat excess stock yang anda punya.

Dan semakin lama ordering lead time-nya, semakin besar pula dampak yang timbul akibat dari kesalahan forecast ini. Kelebihan stock anda akan semakin tinggi.

Godaan untuk membeli dengan jumlah yang lebih besar dari kebutuhan

Beli lebih banyak bisa dapat harga lebih murah. Menggoda sekali kan?

Tapi hal itu bisa berdampak buruk untuk anda.

Anda perlu memahami secara menyeluruh tentang bagaimana uang dihasilkan dengan mengkonversi stok secepat mungkin ke produk siap jual. Dan tentang bagaimana inventory management itu begitu penting untuk bisnis anda sebelum anda memberi barang lebih banyak dari kebutuhan.

Kesalahan memperhitungkan ordering lead time

Saat anda memperhitungkan ordering lead time yang lebih panjang dari lead time supplier yang sebenarnya, saat itulah akan muncul masalah excess stock.

Barang yang anda pesan akan datang sebelum anda benar-benar membutuhkannya. Dan ini bisa dikategorikan sebagai stock berlebih karena ketidaktepatan waktu kedatangannya.

Memesan barang tanpa inventory management system yang bisa diandalkan

Salah satu fungsi dari inventory management system adalah memberikan anda saran barang apa yang harus dibeli, kapan, dan berapa banyak.

Kalau anda ngga punya sistem yang bisa diandalkan dan hanya berpatokan pada pendapat pribadi dari buyer, hanya berdasarkan feeling, bersiaplah mendapatkan masalah.

Kenapa?

Karena setiap orang bisa punya pendapatnya sendiri-sendiri. Dan itu seringkali ngga berdasarkan data yang bisa dipertanggungjawabkan.

Anda juga pasti suka:

Apa itu Supply Chain Management?

Minimum order quantity

Bukannya malah lebih murah kalau ikut MOQ?

Belum tentu.

Seringkali lebih baik membeli dengan harga yang sedikit lebih tinggi daripada anda harus menyimpan lebih banyak stock di gudang anda. Dampak negatifnya bisa berpengaruh pada keseluruhan berjalannya operasional supply chain anda.

Pembelian barang non-standar tanpa kepastian adanya pesanan pelanggan

Begitu pesanan pelanggan ini ngga kunjung datang, anda ngga bisa berbuat apa-apa selain menerima barang itu jadi excess stock.

Barang-barang yang ngga standar, yang unik, sebisa mungkin harus punya kepastian akan adanya pesanan pelanggan sebelum dibeli atau diproduksi.

Membeli produk baru tanpa ada riset pasar sebelumnya

Lakukan riset pasar sebelum anda membeli produk baru.

Ini juga merupakan salah satu penyebab kelebihan stok yang paling umum.

Kalau ada produk baru diluncurkan, pastikan anda sudah melakukan riset pasar apakah produk baru tersebut akan laku di pasaran atau ngga sebelum anda melakukan pembelian.

Produk yang dipesan berlebih dengan umur simpan terbatas

Berlebihan dalam membeli barang dengan umur simpan yang terbatas pastinya akan mengakibatkan stok berlebih.

Produk yang dipesan berlebih dengan life cycle yang pendek

Membeli barang-barang dengan life cycle pendek secara berlebihan, bisa mengakibatkan kelebihan stock. Lebih parah lagi, anda pun ngga bisa menjualnya bahkan dengan memberikan diskon yang besar.

Kesimpulan

Betul sekali, bisa dibilang sulit untuk menghindari excess stock dalam apapun bisnis yang melibatkan inventory. Tapi itu ngga berarti anda ngga bisa melakukan apa-apa untuk meminimalisir resikonya.

Beberapa langkah berikut bisa anda gunakan untuk meminimalisir resiko meningkatnya excess stock dan membuat anda bisa menguranginya dengan biaya minimum.

  • Pastikan anda menggunakan Inventory Management System yang punya modul stock classification, forecasting, safety stock, dan ordering yang efektif sehingga anda bisa melakukan pemesanan barang sebaik mungkin.
  • Sistem yang anda gunakan haruslah mempunyai dashboard yang bisa membantu anda mengidentifikasi dan menginformasikan excess stock beserta nilainya.
  • Pastikan anda dan tim anda punya kemampuan untuk mengidentifikasi dan menentukan langkah untuk menangani barang-barang yang diperkirakan punya stok terlalu tinggi sesegera mungkin.
  • Evaluasi ordering lead time anda secara rutin terutama untuk supplier yang produknya paling banyak anda beli.
  • Ada baiknya membentuk tim khusus yang menangani excess stock disposal karena bisa dibilang excess stock ini kemungkinan akan selalu ada.

Pada artikel ini, saya hanya membahas tentang apa itu excess stock dan apa yang bisa menjadi penyebabnya.

Satu hal yang ngga kalah pentingnya adalah tentang apa yang harus anda lakukan saat terjadi excess stock. Apa yang bisa anda lakukan untuk mengurangi excess stock tersebut supaya ngga mengurangi profit anda?

Saya akan membahas ini di artikel terpisah.

Jadi, berjalanlah ke gudang sekarang. Lihat dan analisa apakah ada excess stock di gudang anda?

“Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”

Dicky Saputra

Supply chain practitioner with 16 years of working experience. I help companies improve their end to end supply chain performance. You can contact me on: Email: dicky.scmguide@gmail.com Linkedin: https://www.linkedin.com/in/dickysaputra

View all posts by Dicky Saputra →

2 thoughts on “9 Penyebab Excess Stock yang Harus Anda Hindari

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

%d blogger menyukai ini: