by Kali ini kita akan membahas apa perbedaan antara inventory control dan inventory management, serta bagaimana kedua fungsi tersebut saling terkait satu sama lain.
Postingan ini juga akan membahas tentang fitur yang perlu Anda pertimbangkan ketika Anda sedang mencari inventory system untuk bisnis Anda.
Sebelum kita masuk lebih jauh, pastikan juga Anda sudah bergabung dengan scmguide telegram channelkarena bakal banyak lagi yang akan saya bagikan di sana seputar supply chain management yang pastinya bermanfaat.
Table of Contents
Inventory management vs. inventory control
Inventory management dan inventory control memang serupa. Tapi, keduanya punya fokus yang berbeda.
Inventory management berhubungan dengan forecasting dan pemesanan stok.
Sedangkan inventory control, atau dikenal sebagai sebagai stock control, adalah bagian dari inventory management yang berfungsi untuk menangani on-hand stock.
Apa itu inventory management?
Inventory management mengelola proses pemesanan, penyimpanan, dan penggunaan inventory, baik pada tingkat bahan baku, maupun barang jadi.
Inventory management membantu Anda mengidentifikasi stok mana yang harus Anda pesan, berapa banyak, dan kapan Anda harus membuat pesanan.
Proses yang terkadang kita kenal juga sebagai stock management, melibatkan pelacakan life cycle barang mentah dan barang jadi, mulai saat memesan produk dari supplier sampai mengirimkannya ke customer, termasuk segala sesuatu di antaranya.
Inventory management adalah bagian penting dari supply chain yang memastikan stok cukup tersedia untuk memenuhi pesanan customer, tapi ngga lebih dari yang bisa bisnis jual.
Misalnya, truk penjual makanan bisa menggunakan data inventory mereka untuk memprediksi dengan akurat kalau mereka butuh lima kilogram tomat selama seminggu.
Maka, bisnis tersebut ngga akan membuang-buang uang dengan membeli tomat matang yang ngga akan digunakan.
Begitu juga, seorang event organizer ngga akan menghabiskan uang untuk menyewa ruang ekstra cuma untuk menyimpan cangkir kertas yang ngga akan mereka gunakan.
Menerapkan praktik inventory management yang efektif bisa membantu bisnis Anda menyimpan lebih sedikit inventory, meningkatkan akurasi pemenuhan pesanan, dan mengurangi biaya.
Beberapa elemen dasar dari inventory management meliputi:
- Mengelola stok end-to-end, mulai dari pemesanan sampai penjualan.
- Peramalan permintaan menggunakan data penjualan masa lalu untuk memperkirakan permintaan produk customer di masa depan. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang kemungkinan permintaan, Anda bisa membuat keputusan yang lebih baik tentang inventory. Anda bisa menggunakan data ini untuk memahami potensi pasar, menyesuaikan harga, dan mengidentifikasi cara untuk lebih berkembang.
- Menentukan kapan harus mengisi kembali stok Anda.
- Melacak perputaran inventory, atau seberapa sering suatu barang terjual, atau berpindah, dalam waktu tertentu.
- Melakukan cycle count, atau pemeriksaan rutin terhadap sejumlah kecil barang untuk memastikan tingkat akurasi inventory.
- Melakukan audit untuk memverifikasi kalau penghitungan inventory sudah benar saat stok bergerak melalui setiap tahap.
Anda juga pasti suka:
- Bagaimana Cara Melakukan Manajemen Umur Simpan yang Efektif dan Lebih Baik
- Minimum Order Quantity: Cara Menghitung MOQ untuk Bisnis e-Commerce Anda & Tips Mengelolanya
Apa itu inventory control?
Inventory control adalah bagian dari proses inventory management.
Ini adalah kegiatan sehari-hari pengelolaan stok di dalam gudang.
Kegiatan inventory control termasuk menerima, menyimpan dan mentransfer stok, serta melacak dan memenuhi pesanan, juga pengembalian.
Memegang kendali atas rotasi stok Anda adalah bagian penting dari inventory control dan proses inventory management yang efisien secara keseluruhan.
Mendefinisikan aliran stok memastikan Anda punya kendali atas barang apa yang Anda gunakan untuk memenuhi pesanan customer, dan kapan.
Tergantung pada portofolio produk Anda, Anda bisa menentukan bagaimana produk tersebut Anda gunakan untuk memenuhi pesanan customer.
Beberapa metode inventory control yang umum adalah:
- FIFO (First in, First out) – inventory tertua Anda gunakan lebih dahulu untuk memenuhi pesanan customer.
- LIFO (Last in, First out) – inventory yang diterima paling akhir Anda gunakan untuk memenuhi pesanan customer.
- FEFO (First Expired, First Out) – inventory yang paling dekat dengan tanggal kedaluwarsa Anda gunakan untuk memenuhi pesanan customer.
Organisasi gudang juga berada di bawah inventory control.
Ketika produk baru tiba, staf memindai barcode atau tag RFID menggunakan scanner.
Setiap jenis produk yang diterima punya kode unik.
Anda juga bisa menetapkan kode unik untuk produk bernilai tinggi. Misalnya, perangkat mahal seperti sound system kelas atas bisa Anda tandai berdasarkan nomor seri uniknya.
Tim memeriksa pesanan pengiriman yang masuk dan mencatat detail pengiriman.
Ketika suatu produk Anda jual, tim pemenuhan pesanan mencatat dan mengemas pesanan untuk keluar dari gudang.
Vendor-Managed Inventory (VMI) adalah model bisnis yang bisa meniadakan fungsi inventory management dari pengecer.
Customer berhubungan langsung dengan vendor yang memasok barang (walaupun mereka ngga selalu tahu tentang pengaturan semacam ini).
Vendor kemudian memutuskan kapan harus mengisi ulang pesanan dan berapa banyak yang harus mereka kirim.
Seringkali pilihan ini didasarkan pada data yang diterimanya dari sistem Point-of-Sale (POS).
Beberapa elemen dasar inventory control meliputi:
- Menyimpan stok dan melacak lokasi persisnya di dalam gudang.
- Memastikan stok tetap dalam kondisi baik, ngga rusak, dan digunakan sebelum tanggal kedaluwarsa.
- Meletakkan barang-barang fast moving di dekat area pengepakan untuk mempercepat pemenuhan pesanan.
Manfaat inventory control mencakup pendapatan yang lebih tinggi dan customer yang lebih puas.
Saat Anda melacak stok secara akurat, Anda akan mengurangi kemungkinan terjadinya kehabisan stok dan backorder.
Mengurangi kelebihan stok dan inventory usang bisa membantu Anda meminimalkan terjadinya kerusakan inventory dan menghilangkan perlunya biaya penyimpanan tambahan.
Perbedaan antara inventory control dan inventory management
Inventory control bertanggung jawab atas pergerakan inventory di dalam gudang.
Dengan stock control, Anda melacak barang atau bahan mana yang Anda punya dan berapa jumlahnya.
Anda juga melacak kondisi dan status barang.
Sebaliknya, inventory management mencakup seluruh proses peramalan permintaan, pemesanan, dan pengelolaan stok yang ada (on-hand).
Proses ini melihat ke masa depan untuk melihat apa yang customer ingin beli dan membuat pesanan sesuai dengan forecast tersebut.
Kesamaan inventory control dan inventory management
Inventory control dan inventory management melacak dan mengelola stok.
Inventory control adalah bagian dari keseluruhan proses inventory management dan melacak tren harian untuk setiap item.
Inventory management mengikuti tren yang lebih luas selama periode yang lebih lama.
Kedua fungsi tersebut menggunakan perangkat seluler untuk memindai barcode dan RFID untuk pembaruan data secara real-time dan akurat.
Anda juga pasti suka:
Mana yang Anda urus lebih dulu: inventory control atau inventory management?
Stock management yang sukses dimulai dengan stock control yang baik.
Anda bisa memulainya dengan memahami stok apa yang ada di gudang Anda dan bagaimana kondisinya.
Selanjutnya, tinjau topik strategis, seperti lokasi dan tata letak gudang, prakiraan, dan musim.
Terakhir, sesuaikan jenis stok, jumlah, dan siklus pemesanan untuk memenuhi perubahan permintaan, supplier, dan events.
Keuntungan nyata akan datang sesudah Anda memahami ke mana arah bisnis Anda dari sudut pandang inventory.
Inventory management harus Anda dahulukan sebelum inventory control.
Inventory management system vs. inventory control system
Inventory management system dan inventory control system keduanya merupakan tools untuk mengelola stok.
Anda bisa menggunakan satu program yang sama dengan fitur untuk manajemen dan inventory control, atau Anda juga bisa menggunakan sistem terpisah untuk setiap tugas.
Idealnya, Anda harus memastikan kedua sistem inventory tersebut saling “berkomunikasi”.
Inventory management system
Mayoritas bisnis saat ini menjual produk mereka lewat berbagai saluran, seperti online, di dalam toko, dan melalui pengecer pihak ketiga.
Selain itu, banyak juga bisnis menyimpan inventory mereka di beberapa gudang, dan banyak juga yang menggunakan 3PL untuk menyimpan stok mereka.
Semua ini menambah kerumitan dalam mengelola inventory Anda secara efisien dan efektif.
Sistem yang memberikan visibilitas untuk melacak inventory di beberapa lokasi, memungkinkan Anda menggunakan inventory Anda secara lebih efektif dan menyimpan lebih sedikit inventory.
Inventory management system memungkinkan komunikasi dan pelacakan produk yang lancar di seluruh dunia.
Sistem ini juga punya API yang terhubung dengan banyak sistem Enterprise Resources Planning (ERP) perusahaan.
Perusahaan dengan banyak gudang dan beberapa saluran penjualan menggunakan ERP untuk mengoordinasikan sistem inventory management mereka.
ERP menghasilkan informasi produk, biaya, penawaran, dan permintaan secara real-time, jadi perusahaan ngga perlu lagi menyimpan banyak inventory, bisa lebih memenuhi permintaan customer, dan merencanakan fluktuasi pasar.
Fitur utama dari inventory management system meliputi:
- Item Master: Melacak inventory berdasarkan ukuran, warna, lot, nomor seri, bundel, atau kit.
- Manajemen Pesanan: Memberikan gambaran tentang proses pemesanan dan pemenuhan yang lengkap.
- Ketertelusuran Inventory: Melacak lot atau nomor seri dari ujung ke ujung, dari bahan mentah sampai produksi dan distribusi.
- Audit Inventory: Memungkinkan penghitungan fisik dan cycle inventory.
- Pelaporan: Memantau dan melaporkan tentang tren inventory.
- Perencanaan Permintaan: Membantu Anda memprediksi permintaan produk, jadi Anda bisa memesan jumlah stok yang tepat.
- Prakiraan Inventory: Memprediksi berapa banyak Anda akan menjual berdasarkan tren masa lalu dan data historis.
- Inventory control: Menggunakan analisis big picture untuk mengelola proses ujung ke ujung dan tata letak gudang.
- Optimalisasi Inventory: Mempertahankan stok dan kuantitas yang tepat dengan biaya penyimpanan terendah, jadi Anda ngga akan pernah punya terlalu banyak atau terlalu sedikit inventory.
Inventory control system
Inventory control system mengelola aktivitas stok dan gudang sehari-hari.
Sistem paling baik adalah sistem yang bisa Anda tingkatkan saat Anda menambahkan lebih banyak produk dan fasilitas.
Sistem tersebut bisa Anda sesuaikan dan integrasikan dengan sistem ERP.
Fitur utama dari inventory control system meliputi:
- Pelacakan Inventory: Sistem yang melaporkan jumlah inventory, detail produk, dan lokasi penyimpanan.
- Check-In/Check-Out: Melacak transfer stok dan pergerakan pesanan, serta pengembalian.
- Pembaruan real time: Memonitor status stok, menit demi menit.
- Notifikasi: Memperingatkan tentang tingkat stok yang rendah, item yang kedaluwarsa, dan jumlah item yang terlalu banyak, serta memesan ulang stok untuk mempertahankan inventory yang tepat.
- Audit dan Laporan: Mengaudit stok untuk melacak pola dan melaporkan hasilnya.
Cara memilih sistem inventory yang tepat untuk perusahaan Anda
Sistem inventory Anda harus sesuai dengan kebutuhan unik perusahaan Anda.
Ketika datang saatnya untuk mengevaluasi solusi potensial untuk Anda pilih, ada beberapa langkah yang bisa Anda mulai:
- Evaluasi solusi inventory Anda yang ada, dan identifikasi peluang untuk peningkatan dan fitur yang ingin Anda punya.
- Bicaralah dengan staf gudang dan supplier Anda untuk mengetahui apakah Anda memerlukan solusi yang terintegrasi dengan sistem lain atau ngga.
- Perusahaan yang berbeda akan menawarkan berbagai pilihan inventory management yang berbeda juga. Tapi, setidaknya, Anda sebaiknya memastikan solusi yang Anda pilih mendukung replenishment otomatis, cycle count, dan traceability.
Inventory system bisa membantu memberikan visibilitas dan wawasan inventory Anda
Inventory management dan inventory control bekerja bersama-sama.
Punya solusi yang menggabungkan kedua sistem berarti Anda bisa menghilangkan redundansi dan menyederhanakan aktivitas pelacakan dan pelaporan inventory.
Pembuat keputusan tentu tahu kalau punya tools yang tepat sangat penting untuk inventory management yang efektif.
Sistem yang tepat akan menawarkan seperangkat tools untuk melacak inventory di beberapa lokasi, menentukan reorder point, dan mengelola safety stock dan jumlah siklus.
Temukan keseimbangan yang tepat antara permintaan dan pasokan di seluruh organisasi Anda dengan fitur perencanaan permintaan dan perencanaan kebutuhan distribusi.
Dengan begitu Anda akan bisa mengelola dan mengontrol inventory Anda guna mengurangi biaya handling dan meningkatkan arus kas bisnis Anda.
Semoga bermanfaat!
“Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”
