Oktober 18, 2021

Backorder: Definisi dan Bagaimana Cara Mengelolanya

Postingan kali ini akan membahas tentang apa itu backorder dan bagaimana mengelolanya.

Untuk Anda yang belum gabung dengan scmguide telegram channel, silakan bergabung supaya Anda ngga ketinggalan update artikel-artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.

Arti backorder

Backorder terjadi ketika ada customer memesan barang yang saat ini ngga tersedia. Anda bisa memberi tahu customer kalau barang tersebut sedang dipesan, dan mereka masih bisa melakukan pembayaran dengan janji pengiriman di masa mendatang.

Item yang masuk ke dalam backorder bisa menunjukkan tanggal kapan stok barang tersebut akan kembali tersedia.

Anda akan merencanakan kapan barang-barang tersebut akan Anda terima dari supplier. Dan tanggal pengiriman ke customer akan Anda tentukan berdasarkan lead time dari supplier.

Kenapa bisa terjadi backorder

manajemen backorder

Backorder bisa terjadi karena beberapa alasan berbeda, seperti:

  • Permintaan customer melebihi supply karena tren musiman, marketing program, atau keadaan darurat.
  • Cuaca buruk atau kondisi lainnya yang menghambat transportasi tepat waktu.
  • Pergolakan politik di negara asing (dalam kasus impor internasional).
  • Perencanaan yang buruk seputar lead time dari supplier.
  • Masalah produksi/pengiriman supplier.

Nah, bagaimana Anda menangani backorders, penting untuk layanan customer yang pelanggan Anda rasakan.

Customer umumnya ngga masalah dengan backorder, asalkan mereka tahu apa yang sebenarnya sedang terjadi. Jadi, seperti semua hal yang berhubungan dengan customer, komunikasi adalah kuncinya di sini.

Kalau Anda sering mengecewakan customer dengan membuat mereka menunggu dan/atau karena komunikasi Anda yang buruk, Anda berisiko kehilangan customer tersebut sekaligus reputasi Anda.

Dan sayangnya, berita buruk selalu menyebar lebih cepat daripada berita baik, betul kan?

Manajemen backorder

Dan situasi backorder yang Anda tangani dengan buruk, akan segera menjadi pengetahuan umum di dunia yang saling terhubung ini.

Kita semua tahu, sangat penting untuk membangun loyalitas customer.

Statistik menunjukkan kalau biaya yang harus Anda keluarkan akan sepuluh kali lebih mahal untuk menjual produk ke customer baru (memenangkan customer baru) daripada menjual ke customer yang sudah ada.

Jadi, bisa kita bilang kalau hari-hari ini, Anda bersaing dengan yang terbaik di dunia di “halaman belakang” Anda sendiri.

Jadi, Anda setuju kan kalau bagaimana Anda menjaga customer Anda itu sangat penting. Dan semua orang tahu itu.

Anda juga pasti suka:

Manajemen backorder

Para praktiknya, beberapa customer akan menerima kalau mereka harus menunggu barang yang mereka pesan sebelumnya. Tapi, ada juga orang lain (misalnya, pembeli paket liburan), mungkin akan mencari di tempat lain karena kebutuhan mereka mendesak.

Lalu apa cara terbaik untuk menangani backorder?

Cara terbaik ya jelas saja, jangan punya backorder.

Tapi kalau sudah terjadi, itu lain cerita.

Ayo kita lihat lebih lanjut.

Mengelola bisnis Anda secara terpadu dan koheren adalah penting.

Ini bisa berarti kalau punya sistem informasi yang baik itu juga sangat penting.

Anda butuh data yang baik, tepat waktu, dan akurat, untuk mengambil keputusan.

Penting untuk Anda punya sistem yang bisa memperhitungkan tren musiman untuk bisnis, terlepas dari produk yang Anda jual.

Anda tentu sulit untuk memaafkan kasus kehabisan stok produk pada saat potensi penjualan sangat besar. Betul kan?

Itu ngga bisa Anda terima. Harus dihindari apapun caranya.

Bagian penting dari manajemen backorder adalah mengelola aliran inventory di sekitar waktu tunggu supplier dan mengadaptasi perilaku pesanan pembelian menurut informasi real time.

Apa arti backorder untuk bisnis Anda?

Oke, setiap bisnis bisa kita bilang punya backorder.

Pertanyaannya adalah, berapa banyak? Dan bagaimana Anda mengelolanya?

Seperti apa bisnis Anda? Apakah backorder itu melumpuhkan Anda atau masih di bawah kendali?

Definisi backorder Anda bisa jadi berbeda dari pesaing Anda.

Apa yang bisa Anda tangani? Kalau Anda bisa memenuhi pesanan sebelum customer mengeluh dan ngga menjadikan Anda kehilangan uang, itu masih bisa diterima.

Tapi kalau jumlah kekurangan stok bertambah, dan karena itu Anda harus membeli bahan dengan biaya lebih tinggi daripada yang Anda hitung dalam harga jual, Anda harus segera mengendalikan situasinya.

Pertanyaan lainnya, apakah Anda mengandalkan spreadsheet yang ngga mencerminkan dunia nyata untuk mengelola backorder?

Apakah Anda punya banyak spreadsheet di seluruh departemen?

Kalau jawabannya iya, Anda mungkin akan punya beberapa versi data yang berbeda.

Anda juga pasti suka:

Inventory Management Software bisa membantu

Inventory Management Software akan menyatukan informasi dari semua departemen, procurement, pergudangan, penjualan, dan akuntansi. Jadi, Anda akan selalu tahu apakah Anda punya cukup produk untuk memenuhi permintaan customer atau ngga.

Fitur Inventory Management Sofware

Umumnya, software ini akan punya beberapa fitur berikut.

  • Anda bisa menetapkan jumlah produk minimum untuk membuat pemesanan ulang otomatis dari supplier Anda saat inventory turun ke titik rendah yang telah Anda tentukan. Setiap item baris sales order melacak jumlah yang dipesan dan dikirim.  Kalau item tersebut belum Anda kirim, itu menjadi backorder. Semua backorder bisa dilacak dari Laporan backorder.
  • Pesan barang yang Anda butuhkan dengan cepat, langsung berdasarkan Laporan Pemesanan Ulang.
  • Inventory Management Software akan mengkonsolidasikan pesanan penjualan untuk menghasilkan satu pesanan pembelian.
  • Kalau jumlah inventory yang Anda butuhkan ngga bisa dipenuhi oleh satu supplier, beberapa vendor bisa Anda kirimi pesanan pembelian.
  • Kalau beberapa item Anda perlukan dari supplier yang sama, mereka bisa dengan gampang Anda gabungkan pada pesanan pembelian yang sama.
  • Mencegah kehabisan stok
  • Setel email peringatan untuk inventory barang yang rendah.
  • Membuat pesanan pembelian secara manual atau otomatis.
  • Menetapkan level stok maksimum.

Inventory Management Software akan secara otomatis memperbarui jumlah inventory saat penjualan terjadi.

Semua transaksi inventory jadi terpusat. Dan itu menjaga informasi tetap seragam, ngga peduli departemen mana pun yang mengaksesnya.

Semoga bermanfaat!

“Bagikan artikel ini pada tim atau rekan Anda supaya mereka juga bisa mendapatkan manfaatnya. Pastikan juga Anda bergabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel-artikel penting seputar supply chain management lainnya karena bakal banyak lagi yang akan saya bagikan di channel tersebut. Semoga bermanfaat!”

Dicky Saputra

Supply chain practitioner with 16 years of working experience. I help companies improve their end to end supply chain performance. You can contact me on: Email: dicky.scmguide@gmail.com Linkedin: https://www.linkedin.com/in/dickysaputra

View all posts by Dicky Saputra →

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

%d blogger menyukai ini: