by Postingan kali ini akan membahas tentang supplier performance management, mulai dari definisi, manfaat, strategi, KPI, metode, best practice, dan masih banyak lagi.
Ngga perlu berlama-lama. Ayo kita bahas topik penting yang satu ini.
Table of Contents
Apa itu supplier performance management?
Yup, itu pertanyaan pentingnya. Apa sih supplier performance management itu?
Supplier Performance Management (SPM) adalah praktik bisnis yang Anda gunakan untuk mengukur, menganalisis, dan mengelola kinerja supplier.
Profesional manajemen supplier berusaha memangkas biaya, mengurangi risiko, dan mendorong peningkatan terus menerus.
Perusahaan menggunakan sistem untuk memantau tingkat kinerja supplier.
Apa itu supplier performance scorecard?
Kartu skor kinerja supplier (supplier scorecard) adalah tools yang digunakan untuk memantau kinerja supplier.
Kartu skor supplier memantau metrik kinerja supplier, seperti kualitas, pengiriman, lead time, harga, dan responsiveness supplier dari waktu ke waktu.
Profesional manajemen supplier menggunakan data kartu skor ini untuk meningkatkan hubungan dengan supplier.
Apa saja dimensi supplier performance scorecard?
Dimensi kartu skor kinerja supplier adalah kesehatan keuangan (risiko kebangkrutan, likuiditas, penjualan, dll), kinerja operasional (kualitas, lead time, customer service, dll), kepatuhan kontrak (compliance), proses bisnis (pencegahan cacat, inspeksi, dll), perubahan harga tahun-ke-tahun, dampak harga negosiator, dan biaya keseluruhan.
Best practice untuk supplier performance management
Semua organisasi harus mengembangkan kompetensi inti mereka untuk mengukur dan mengelola risiko secara efektif, supaya berhasil dari waktu ke waktu.
Ketika berhadapan dengan supplier, ada risiko dan potensi bencana yang besar dalam bentuk kebangkrutan, masalah lingkungan, kegagalan pengiriman, kekurangan bahan, kinerja yang buruk, atau cacat produk.
Sebagian besar organisasi sadar kalau risiko ini ada, tapi ngga mengambil langkah yang memadai untuk mengelolanya secara efektif.
Betul, tingkat risiko memang ngga bisa Anda kurangi sampai nol, dan ngga semua bencana bisa Anda cegah. Tapi, masih banyak langkah yang bisa Anda ambil untuk mengurangi risiko supplier ini.
Salah satu langkah penting dan hemat biaya adalah dengan memantau dan mengelola kinerja supplier Anda secara berkala.
Artikel ini akan memberikan gambaran umum tentang bagaimana Anda bisa mengurangi risiko dan meningkatkan nilai tambah dengan mengelola kinerja berbasis supply secara efektif.
Sebelum kita lanjut, pastikan juga Anda sudah tergabung dengan scmguide telegram channel supaya Anda ngga ketinggalan update artikel-artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.
Manfaat supplier performance management
Dengan mengukur dan memantau kinerja supplier secara berkelanjutan, Anda bisa menyadari beberapa manfaat yang signifikan.
Pertama, Anda bisa menghindari gangguan supply yang mahal dan berpotensi menghancurkan.
Kedua, Anda bisa mengurangi risiko secara keseluruhan untuk skenario buruk lainnya seperti cacat, masalah lingkungan, atau masalah keselamatan terkait proses, bahan, atau produk supplier.
Ketiga, kalau Anda menerapkan program supplier performance management yang sukses, Anda akan lebih mampu menemukan masalah lebih awal. Anda bisa mulai menerapkan tindakan korektif sebelum masalah menjadi besar dan membuat kepala Anda sakit.
Dan manfaat ini gampang Anda ukur.
Kalau sebuah perusahaan tahu kalau biasanya ada 100 gangguan supply selama setahun, dan setiap gangguan menelan biaya rata-rata Rp. 10 juta, Anda bisa menghitung sendiri berapa besar manfaat finansial yang bisa mereka peroleh dari mencegah gangguan tersebut.
Manfaat bagi perusahaan dengan program supplier performance management yang efektif itu ngga cuma mencakup mitigasi risiko atau pencegahan masalah.
Ada juga manfaat positifnya.
Salah satunya adalah peningkatan kolaborasi antara supplier, yang bisa mengarah pada koordinasi yang lebih baik serta memungkinkan Anda dan supplier untuk lebih bisa memenuhi tujuan bisnis perusahaan.
Manfaat lain yang bisa Anda dapatkan adalah peningkatan efisiensi dan produktivitas saat berinteraksi dengan supplier.
Selain itu, sistem supplier performance management yang baik juga memungkinkan supplier mengambil inisiatif untuk melakukan tugas-tugas, seperti memperbarui informasi mereka untuk memastikan kalau semuanya terkini.
Ini juga bisa meningkatkan akurasi invoice dan mengurangi pengeluaran.
Hal ini mencegah terjadinya kesalahan dan bisa memudahkan supplier untuk berbisnis dengan Anda.
Anda juga pasti suka:
Program supplier performance management: sasaran dan strategi
Sangat penting untuk program supplier performance management punya tujuan yang jelas.
Tujuan ini harus Anda kaitkan dengan strategi perusahaan secara keseluruhan dan tujuan organisasi.
Tanpa keselarasan antara program supplier performance management dan tujuan serta strategi perusahaan, program tersebut ngga akan efektif dan malah bisa mengakibatkan pemborosan sumber daya.
Tujuan program juga harus Anda kaitkan dengan pengeluaran perusahaan secara keseluruhan. Karenanya, harus mencerminkan pengeluaran dan prioritas strategis perusahaan.
Ini berarti kalau area dengan pengeluaran yang lebih besar, dan/atau fokus strategis yang lebih besar bagi perusahaan, harus mendapat perhatian dan fokus yang lebih besar dalam program tersebut.
Selain Anda selaraskan dengan strategi perusahaan secara keseluruhan, tujuan program juga ngga boleh kabur atau samar-samar.
Tujuan tersebut harus Anda definisikan dengan jelas, spesifik, terukur, dan harus mencakup garis waktu.
Juga, harus Anda tulis dan ngga boleh ada keraguan tentang apa tujuan dan ukuran kunci yang menentukan keberhasilan dalam organisasi.
Program harus menunjuk orang-orang kunci yang akan terlibat dan harus merinci sumber daya yang Anda butuhkan.
Hal-hal ini akan Anda perlukan untuk mendapatkan dukungan dari manajemen senior.
Mungkin juga masuk akal untuk Anda mencoba program dengan sekelompok supplier terpilih lebih dulu untuk mendapatkan pengalaman, membuat penyesuaian, dan mengukur hasilnya, sebelum meluncurkannya ke supplier lain.
Metrik untuk difokuskan: Key Performance Indicator (KPI)
Area yang Anda pilih untuk ukur dan kelola, serta kriteria yang Anda gunakan, akan menjadi dampak langsung dari tujuan dan strategi perusahaan, serta tujuan program supplier performance management.
Ada berbagai bidang kinerja supplier yang bisa Anda ukur.
Penting untuk Anda memilih yang paling penting bagi organisasi.
Area umum yang perusahaan pilih untuk ukur meliputi kesehatan keuangan (risiko kebangkrutan, likuiditas, penjualan, dll), kinerja operasional (kualitas, waktu tunggu, layanan customer, dll), kepatuhan kontrak, proses bisnis (pencegahan cacat, inspeksi, dll), dan biaya keseluruhan.
Ada metrik lain yang mungkin penting bagi perusahaan tertentu. Metrik ini harus Anda definisikan sebagai Key Performance Indicator (KPI).
Supplier yang harus difokuskan: supplier bernilai tinggi dan strategis
Faktor lain yang harus mempengaruhi pemilihan metodologi evaluasi adalah jenis supplier Anda punya.
Dalam program supplier performance management, penting bagi Anda untuk fokus pada supplier yang bernilai lebih tinggi dan lebih strategis, karena supplier itu memberikan kontribusi risiko terbesar.
Seringkali ngga masuk akal secara ekonomi untuk memasukkan supplier dengan nilai uang yang rendah, bisnis yang hanya satu kali, atau supplier non-strategis dalam jenis program ini.
Dengan mengelompokkan supplier teratas ini bersama-sama dan memeriksa hubungan perusahaan Anda dengan mereka, beberapa atribut umum akan menjadi jelas.
Atribut hubungan inilah yang bisa Anda gunakan untuk mengembangkan area dan metrik yang Anda gunakan untuk mengukur kinerja supplier.
Bekerja dengan supplier untuk hasil terbaik
Penting juga untuk bekerja dengan supplier saat mengembangkan metrik dan area fokus ini.
Beberapa perusahaan yang paling baik dalam memeriksa kinerja supplier, terus berinteraksi dengan supplier mereka. Mereka sering berkomunikasi dengan supplier, dan menggunakan sistem metrik yang mereka sepakati bersama.
Ini adalah pendekatan yang lebih kolaboratif dengan supplier dan memastikan kalau supplier tahu apa yang Anda harapkan dari mereka.
Mereka juga bisa membuat rencana bisnis dan mengambil langkah-langkah untuk memenuhi tujuan dan sasaran yang sudah Anda tetapkan untuk mereka.
Supplier juga sangat menyadari apakah kinerja mereka baik atau buruk.
Metode evaluasi
Sesudah Anda memutuskan apa yang akan Anda evaluasi, langkah selanjutnya adalah menetapkan bagaimana Anda akan mengevaluasi kinerja supplier.
Ada banyak cara untuk melakukan ini. Beberapa cara lebih mahal, memakan waktu, dan sumber daya intensif daripada yang lain.
Dengan mengkuantifikasi tingkat risiko dan proyeksi manfaat dari suatu metode evaluasi, Anda bisa menentukan metode atau kombinasi metode yang paling tepat yang harus Anda gunakan.
Beberapa metode yang biasa perusahaan gunakan untuk mengevaluasi dan mengukur kinerja supplier antara lain:
- Kunjungan ke supplier.
- Kuesioner berbasis kertas.
- Kuesioner berbasis web
- Mengelola data yang ada.
- Kuesioner internal.
- Meminta sertifikasi eksternal.
- Mengembangkan sertifikasi sendiri.
- Ulasan pihak ketiga.
- Panggilan telepon dengan supplier.
- Peringkat independen.
- Kontak dengan customer lain dari supplier.
Anda juga harus memutuskan bagaimana dan kapan menggunakan metode-metode di atas.
Penting untuk Anda ingat, kalau beberapa metode yang paling murah sering dilakukan untuk mendapatkan penilaian risiko dan kartu skor yang terus diperbarui.
Kalau Anda lakukan dengan benar, ini juga akan membantu Anda tetap mengetahui perkembangan penting sebelum itu menjadi masalah.
Beberapa metode yang lebih mahal seperti kunjungan ke supplier harus Anda lakukan lebih jarang.
Tapi, untuk supplier penting yang berisiko tinggi, kunjungan lokasi merupakan tools yang penting dan mempermudah penilaian kinerja supplier secara akurat.
Ulasan dan sertifikasi lainnya bisa memberikan tingkat kenyamanan tambahan bagi perusahaan dengan bisnis dan proses kerja supplier.
Anda juga pasti suka:
- 8 Tips Menegosiasikan Permintaan Kenaikan Harga Supplier
- Tips Mengatasi Permintaan Kenaikan Harga dari Supplier
Struktur evaluasi
Supaya efektif, evaluasi supplier yang sebenarnya harus Anda susun sedemikian rupa, jadi menghasilkan informasi dan data yang benar-benar bisa Anda gunakan untuk membuat keputusan.
Kalau informasi yang perusahaan terima dari penilaian supplier ngga jelas atau ambigu, maka manajemen ngga bisa membuat keputusan berdasarkan informasi ini, dan semua usaha itu jadi sia-sia.
Ini berarti kalau pertanyaan terbuka, atau pertanyaan yang terlalu panjang atau bertele-tele, seringkali bukan pendekatan terbaik untuk melakukan penilaian ini.
Pertanyaan harus jelas, ringkas, dan Anda rancang untuk memperoleh tanggapan yang bisa Anda bandingkan dan analisis.
Pertanyaan juga harus cukup terfokus pada item yang akan Anda ukur untuk memberikan data yang akurat.
Terkadang, penilaian supplier terlalu sempit dan ngga dikirim ke semua orang internal atau eksternal yang relevan.
Saat melakukan penilaian supplier berdasarkan umpan balik internal, penting untuk menyertakan semua orang yang punya kontak dengan supplier atau produk supplier.
Ini ngga boleh terbatas pada orang-orang yang cenderung punya insentif untuk memberikan ulasan yang baik kepada supplier saja.
Sebagian besar penilaian internal mencakup orang-orang di bidang teknik, penerimaan, pembelian, dan fungsi lain dari perusahaan.
Penilaian mungkin mencoba untuk mendapatkan beberapa informasi yang berbeda dari orang-orang ini. Tapi, secara keseluruhan, struktur dan KPI yang menjadi dasar penilaian harus tetap konstan.
Ini akan memudahkan untuk membandingkan data dari waktu ke waktu dan antar supplier.
Evaluasi supplier juga harus gampang diisi. Kalau supplier ngga bisa memahami pertanyaan atau kuesioner/survei panjang dan sulit untuk mereka isi, kemungkinan besar mereka ngga akan mengembalikan lembar penilaian tersebut.
Pertanyaan-pertanyaan tersebut seharusnya ngga sulit untuk dipahami, baik oleh supplier maupun orang internal.
Lembar penilaian tersebut ngga boleh mengandung jargon pembelian yang rumit atau kata-kata yang berlebihan.
Harus jelas dan ringkas.
Lembar tersebut juga harus berisi instruksi yang menjelaskan cara mengisi dan menyerahkan penilaian.
Itu juga harus punya tenggat waktu penyelesaian. Bagian-bagian dari proses ini bisa lebih gampang kalau otomatisasi/software Anda gunakan untuk proses ini.
Meninjau data penilaian
Sesudah ada mekanisme untuk mengumpulkan data kinerja dari supplier secara berkala, langkah selanjutnya adalah meninjau data kinerja.
Idealnya, format data harus cocok untuk perbandingan dan analisis.
Data juga harus dalam format yang bisa Anda ukur dan nilai.
Banyak perusahaan menggunakan kartu skor supplier untuk ini.
Selain itu, data dari berbagai jenis penilaian seperti survei internal, survei eksternal, dan kunjungan lokasi harus Anda masukkan ke dalam analisis.
Karena sebagian besar organisasi besar punya banyak supplier strategis dan banyak data, hampir ngga mungkin untuk memperoleh, mengatur, dan meninjau data dari penilaian secara efektif dalam skala besar tanpa otomatisasi atau software.
Saat mengevaluasi data kinerja supplier, dua hal yang harus Anda cari (selain yang sudah jelas), adalah perubahan besar dalam metrik kinerja dan tren keseluruhan.
Dengan mengidentifikasi tren, perusahaan bisa membuat proyeksi tentang di mana data kinerja akan berada di masa depan dan bisa mengambil tindakan yang sesuai.
Tren penurunan dan penurunan kinerja bisa menandakan masalah.
Selain itu, perubahan mendadak dalam metrik kinerja mungkin menandakan masalah yang akan segera terjadi. Tapi, mungkin juga ada penjelasan lain.
Dalam hal ini, masuk akal untuk mendapatkan lebih banyak data dari supplier dan menggali lebih dalam untuk menemukan sumber masalahnya. Ini mungkin anomali satu kali atau bisa lebih.
Memantau kinerja supplier secara proaktif bisa memastikan kalau penyimpangan terhadap kebijakan Anda lacak, dan personel serta sumber daya bisa Anda tugaskan untuk mengatasi masalah dengan cepat.
Peringatan dan pemberitahuan bisa memberikan informasi terkini kepada Anda, yang memberi tahu tentang adanya perubahan kinerja supplier.
Punya sistem yang bisa mengambil data penilaian/kartu skor, dan bisa menampilkannya dalam bentuk laporan atau format lain, sangat membantu, karena anggota tim bisa mengakses dan meninjau informasi dengan lebih cepat dan mudah.
Anda juga pasti suka:
- Apa Perbedaan RFI dan RFP? Apa Itu RFQ? Mana yang Harus Anda Gunakan?
- Apa Perbedaan Supply Chain dan Logistik
Mengambil tindakan
Begitu ada penurunan tiba-tiba dalam kinerja supplier atau tren penurunan, penting untuk mengambil tindakan dengan cepat.
Tindakan cepat bisa mengurangi risiko bencana, kerugian yang signifikan, dan memberi Anda kemampuan untuk mengambil langkah-langkah untuk mencegah hasil yang buruk.
Beberapa tindakan yang bisa Anda lakukan antara lain berkomunikasi dengan supplier, melakukan evaluasi lebih lanjut, mengembangkan rencana perbaikan, atau mencari supplier alternatif.
Tindakan yang Anda ambil mungkin tergantung pada banyak faktor. Ini termasuk kinerja supplier di masa lalu, tingkat kinerja saat ini, kepentingan strategis, kemungkinan kerusakan, dan risiko keseluruhan.
Salah satu hal pertama yang harus Anda lakukan adalah menghubungi supplier dan mencari tahu apa yang salah dan mengapa.
Hasil penilaian kinerja harus Anda berikan kepada supplier dan bisa menjadi dasar untuk diskusi.
Kinerja yang buruk bisa jadi merupakan hasil dari sesuatu di luar kendali supplier. Bisa jadi masalah dengan proses, personel, supplier, atau hal lain.
Dengan berkomunikasi dengan supplier, Anda bisa menentukan penyebab masalah dan mencoba bekerja dengan supplier untuk membuat perubahan supaya kinerja supplier kembali sesuai dengan kontrak atau kebijakan perusahaan.
Kalau supplier ngga punya penjelasan atau pemahaman yang baik tentang mengapa masalah terjadi, ini mungkin merupakan tanda masalah.
Sesudah penyebab masalah atau serangkaian masalah sudah Anda identifikasi, langkah selanjutnya adalah menyusun rencana perbaikan supplier.
Rencana tersebut harus spesifik untuk masalah, harus melibatkan personel perusahaan dan personel supplier, dan harus melibatkan garis waktu untuk mengatasi masalah atau membawa kinerja ke dalam compliance.
Proses ini juga harus menjadi proses kolaboratif dan harus Anda tujukan untuk meningkatkan supply chain secara keseluruhan.
Bahkan kalau kinerja supplier bisa Anda terima, Anda mungkin ingin menginvestasikan waktu dan sumber daya dalam mengembangkan supplier dan meningkatkan kinerja supplier.
Kalau masalahnya terlalu parah, ngga bisa Anda perbaiki tepat waktu, atau menimbulkan risiko yang terlalu besar, Anda mungkin ingin berhenti berbisnis sama sekali dengan supplier bersangkutan.
Ini berarti kalau Anda harus hati-hati mencari sumber supply alternatif dan, kalau mungkin, mengurangi ketergantungan Anda pada supplier yang bersangkutan.
Kesimpulan
Jelas supplier performance management lebih dari sekadar memperoleh data tentang supplier.
Ini mencerminkan strategi perusahaan dan merupakan pendekatan komprehensif untuk mengelola basis supply perusahaan.
Juga, berusaha untuk mengidentifikasi dan mengurangi risiko dalam upaya untuk meningkatkan profitabilitas secara keseluruhan.
Ini sering melibatkan penilaian kinerja, kartu skor supplier, tinjauan berkala data supplier, dan pengembangan supplier.
Plus, mencakup orientasi yang diarahkan untuk meningkatkan kinerja basis pasokan dan pembelian yang baik.
Supplier performance management juga melibatkan software, sistem, proses, dan orang.
Supplier performance management yang efektif ngga gampang untuk dicapai dan butuh pengetahuan atau tujuan organisasi, proses bisnis, struktur, dan basis supply.
Ketika Anda lakukan dengan baik, itu bisa membawa manfaat finansial yang signifikan bagi perusahaan.
Semoga bermanfaat!
“Bagikan artikel ini pada tim atau rekan Anda supaya mereka juga bisa mendapatkan manfaatnya. Pastikan juga Anda bergabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel-artikel penting seputar supply chain management lainnya karena bakal banyak lagi yang akan saya bagikan di channel tersebut. Semoga bermanfaat!”
