Oktober 18, 2021

Apa itu Lean Supply Chain Management & 7 Langkah Membangunnya

Pemikiran lean sudah berkembang selama bertahun-tahun dan sementara Industri 4.0 saat ini menjadi tren terbaru, meningkatkan supply chain Anda menggunakan metodologi lean sudah menjadi fokus utama banyak bisnis.

Banyak manajer supply chain saat ini ingin membangun supply chain yang lebih tangguh untuk mengatasi gangguan besar, seperti:

  • Berapa biaya supply chain Anda yang sebenarnya dan bagaimana Anda meningkatkan efektifitasnya?
  • Terlalu banyak “memadamkan api” dan memperbaiki cuma ketika muncul masalah.
  • Meningkatkan hubungan dengan supplier Anda.

Kali ini kita akan bahas mengenani lean supply chain management. Tapi sebelum itu, pastikan juga Anda sudah bergabung dengan scmguide telegram channel supaya Anda ngga ketinggalan artikel-artikel terbaru dan bermanfaat lainnya dari blog ini.

Definisi lean supply chain management

Lean supply chain management pada dasarnya adalah penerapan dari Lean Thinking ke supply chain secara keseluruhan.

Perusahaan menerapkan lean manufacturing secara tradisional dalam empat dinding perusahaan manufaktur. Mulai dari dok penerima sampai dok pengiriman, dan segala sesuatu di antara keduanya.

Lean supply chain management memperluas penerapan prinsip lean tersebut ke arah hulu(dalam manajemen supplier), ke arah hilir (dalam manajemen jaringan distribusi), dan ke arah atas (dalam integrasi supply chain management secara keseluruhan).

Dalam lean supply chain management, fokusnya adalah pada penghapusan terus menerus terhadap waktu yang ngga memberi nilai tambah dan pengurangan lead time di setiap langkah supply chain, mulai dari pembuatan bahan mentah oleh supplier sampai pengiriman barang jadi ke pengguna akhir.

4 elemen utama supply chain management

Ada empat elemen berbeda yang biasanya membentuk supply chain Anda. Integrasi, Operasi, Purchasing & Procurement, dan distribusi & Logistik.

Lean thinking bisa Anda terapkan pada setiap elemennya.

Integrasi

Integrasi mengacu pada bagaimana Anda mengelola komunikasi dan informasi antara para pemangku kepentingan dalam supply chain.

Ini tentang menyediakan interaksi yang tepat waktu dan efektif di seluruh supply chain. Kita bisa anggap ini sebagai otak supply chain yang membawa pesan ke setiap bagian rantai.

lean supply chain management

Mengintegrasikan supply chain, akan menggabungkan beberapa bentuk teknologi yang membantu Anda mengelola dan menghubungkan pemangku kepentingan supply chain.

Integrasi supply chain bertanggung jawab untuk memastikan penetapan, serta penyelesaian, tugas secara efektif dan tepat waktu di seluruh proses manufaktur Anda.

Seringkali ini berarti Anda mengeksplorasi cara kerja dan sarana baru untuk menjaga kolaborasi antar departemen, meningkatkan kolaborasi, yang pada gilirannya, mengurangi kesalahan, juga menghemat waktu dan uang Anda.

Software ERP mengelola integrasi supply chain ini secara tradisional.

Forecasting mendorong rencana kompleks yang perusahaan rancang untuk memastikan kalau setiap langkah supply chain menghasilkan apa yang bisnis harapkan dan proses selanjutnya butuhkan sesuai dengan forecast yang ada.

Kegagalan pendekatan top-down ini, yang sering terjadi, adalah ketidaktepatan forecast yang ngga terhindarkan.

Pendekatan lean supply chain management menggunakan forecast tingkat tinggi untuk perencanaan sumber daya dan kapasitas jangka menengah.

Tapi, pelaksanaan dari hari ke hari, dan minggu ke minggu, dikelola oleh tools sederhana yang merespons perubahan kebutuhan customer dengan “menarik” produk melalui supply chain sesuai kebutuhan.

Untuk membuat pendekatan yang sangat responsif ini berhasil, perusahaan harus mengurangi lead time, dan supplier serta produsen harus dekat dengan customer.

Akibatnya, supply chain global yang kompleks, yang sudah banyak perusahaan buat selama dekade terakhir, ngga sesuai dengan supply chain yang benar-benar lean.

Operasi

Mempertahankan praktik supply chain management yang kuat merupakan strategi penting untuk memastikan efisiensi dan produktivitas bisnis Anda.

Operasi sehari-hari adalah kerangka proses manufaktur dan di mana sebagian besar pekerjaan dilakukan.

Operasi memainkan peran utama dalam proses pemantauan lean supply chain management dan memastikan semuanya berjalan lancar di semua fungsi.

Forecast bisnis digunakan untuk memprediksi inventory mana yang akan dibutuhkan, kapan, dan oleh proses mana.

Forecast bisnis juga memprediksi efektivitas produk, strategi, dan pengalaman customer.

Lean supply chain management membawa pelaksanaan sehari-hari lebih dekat ke shop floor.

Daripada mengandalkan forecast, tools sederhana seperti kartu Kanban dan first in first out lane memastikan kalau operasi bisa merespons perubahan permintaan customer secara real time.

Hasilnya adalah operasi yang lebih responsif, inventory yang lebih rendah, dan perubahan produk yang ngga terjadwal yang lebih sedikit.

Anda juga pasti suka:

Purchasing & Procurement

Anda ngga bisa membuat sesuatu dari ketiadaan. Procurement adalah proses menemukan, mengevaluasi, dan melibatkan supplier untuk memasok bisnis Anda dengan sumber daya dan input.

lean supply chain management

Procurement & purchasing adalah “sistem pernapasan” dari lean supply chain; itu memastikan kalau jumlah sumber daya yang tepat digunakan pada waktu yang tepat, oleh departemen yang benar di tempat yang benar.

Procurement menciptakan hubungan dengan supplier dan juga mengidentifikasi kualitas, serta kuantitas, yang perusahaan butuhkan.

Departemen Procurement memastikan bisnis Anda punya semua yang Anda perlukan untuk memproduksi produk atau memberikan layanan, seperti bahan baku, inventory, peralatan, dan perlengkapan.

Departemen Purchasing adalah salah satu fungsi yang juga penting dalam supply chain Anda, karena tanpa pola pembelian yang benar, Anda mungkin akan menemukan bahan Anda ngga tersedia tepat waktu, tertundanya produksi manufaktur, atau mengakumulasi kelebihan stok dalam bentuk WIP dan inventory.

Keseimbangan antara penawaran dan permintaan sangat penting bagi bisnis untuk tumbuh, terutama secara global.

Dalam lean supply chain management, fokusnya adalah pada kolaborasi dengan supplier.

Daripada procurement memainkan permainan zero-sum dengan terus-menerus mencari harga yang lebih rendah, pembelian lean melibatkan pembangunan hubungan jangka panjang yang saling menghormati dengan supplier.

Distribusi & Logistik

Supply chain berakhir dengan pengiriman produk atau layanan Anda kepada customer.

Bayangkan jaringan distribusi dan logistik sebagai pembuluh darah yang memasok setiap aspek lean supply chain dengan apa yang dibutuhkan dan kapan dibutuhkan.

Menyampaikan produk atau layanan, berarti Anda harus punya jaringan distribusi dan logistik yang Anda pikirkan dengan matang dan Anda optimalkan.

Jaringan distribusi dan logistik harus memanfaatkan jalur komunikasi yang jelas antara semua pemangku kepentingan untuk mengantarkan produk atau layanan kepada customer secara tepat waktu.

Dalam lean supply chain, fokus pada pengurangan lead time mengarah ke jaringan distribusi yang lebih pendek dan lebih sederhana.

Lean juga diterapkan di gudang dan jaringan pengangkutan untuk menghilangkan pemborosan yang ngga bernilai tambah, seperti waktu tempuh yang berlebihan, lead time, dan penanganan barang secara ganda (double handling) yang ngga perlu.

Pemikiran lean juga menantang asumsi seputar inventory, yang mengarah ke modal kerja yang lebih rendah dan gudang yang lebih kecil.

4 elemen bekerja bersama

Keempat elemen supply chain management ini harus bekerja secara kohesif untuk kepentingan setiap pemangku kepentingan.

Keempat elemen yang bekerja bersama secara serempak menciptakan sinergi yang memberi nilai kepada customer, karyawan, dan pada akhirnya keuntungan bisnis.

Lean management bukan cuma untuk manufaktur atau industri mobil

Lean management bisa Anda terapkan di banyak industri.

Dan ngga cuma untuk produsen atau industri mobil, konsep ini bisa digunakan oleh bisnis mana pun yang ingin mengoptimalkan proses mereka dengan menghilangkan pemborosan dan proses yang ngga bernilai tambah.

lean supply chain management

Bisnis bisa menemukan sejumlah area dalam supply chain untuk mereka tingkatkan seperti waktu, biaya, pergerakan, atau inventory.

Anda bisa mengidentifikasi area ini dengan membuat value stream map.

Apa itu value stream map?

Anda bisa memahami setiap aspek bisnis lewat sesi value stream mapping.

Value stream mapping adalah tugas penting dari lean supply chain management, terlepas dari jenis produk atau layanan yang bisnis hasilkan.

Value stream mapping adalah proses mendokumentasikan setiap langkah bisnis dan supply chain.

Anda perlu memperhitungkan setiap mesin yang Anda gunakan, menunjukkan di mana orang berinteraksi dalam bisnis dan supply chain, termasuk setiap pergerakan kendaraan di sepanjang supply chain.

Mendokumentasikan semua bagian dari supply chain memerlukan pembuatan “peta” keadaan saat ini.

Ini akan mengidentifikasi semua proses yang terbuang dalam bisnis.

Sesudah keadaan saat ini Anda petakan, Anda bisa menggunakannya untuk mengatur ulang supply chain Anda ke keadaan masa depan.

Keadaan masa depan adalah keadaan supply chain yang ideal, yang Anda buat dengan menghilangkan pemborosan untuk membangun supply chain yang paling efisien.

Anda juga pasti suka:

Menghilangkan pemborosan dengan lean supply chain

Value stream mapping akan mengidentifikasi berbagai area di mana proses tanpa nilai tambah bisa Anda hapus atau Anda modifikasi untuk melayani customer dengan kelincahan yang lebih besar.

Menghilangkan pemborosan dalam supply chain bisa Anda capai dengan menerapkan metodologi yang sama seperti lean manufacturing untuk mendapatkan hasil yang serupa.

Keuntungan dari lean supply chain management

Keuntungan dari lean supply chain management ngga bisa Anda remehkan begitu saja. Kompleksitas supply chain sudah meningkat beberapa tahun terakhir ini. Dan menjadi lebih penting dari sebelumnya untuk Anda punya strategi supply chain yang konkret.

lean supply chain management

Lean supply chain management akan memberi bisnis Anda keunggulan kompetitif dibandingkan supply chain normal. Ini memungkinkan bisnis Anda merespons permintaan pasar dan kebutuhan customer dengan jauh lebih lincah.

Beberapa keuntungan dari strategi lean supply chain antara lain:

  • Menurunkan biaya inventory – Mengurangi jumlah bahan mentah, work in progress, dan barangjadi, akan mengurangi biaya inventory Anda secara keseluruhan.
  • Menghilangkan pemborosan – Seperti saya sebutkan di atas, menghilangkan pemborosan di semua fungsi akan punya efek positif pada lead time dan mengurangi bottleneck.
  • Meningkatkan produktivitas dan fleksibilitas – Menghilangkan pemborosan berarti Anda akan melihat adanya peningkatan produktivitas, menciptakan fleksibilitas yang lebih besar untuk memenuhi permintaan pasar.
  • Meningkatkan kualitas – Memanfaatkan prinsip Lean memungkinkan adanya peningkatan kualitas, sekaligus mengurangi kesalahan pada customer Anda.
  • Semangat kerja karyawan – Ketika lean supply chain Anda implementasikan dengan sukses, itu akan memberdayakan karyawan, meningkatkan semangat kerja mereka.

Penting untuk Anda catat, kekuatan keseluruhan dari lean supply chain management ngga akan bisa Anda capai tanpa adanya hubungan dekat yang Anda dasarkan pada rasa saling percaya, kolaborasi, dan rasa hormat.

Koneksi ini Anda perlukan untuk memastikan kalau pemangku kepentingan supply chain bisa melayani customer dan menciptakan profitabilitas di semua pemangku kepentingan.

7 langkah membangun lean supply chain

Setidaknya ada 7 langkah yang bisa Anda lakukan untuk mengembangkan lean supply chain.

Langkah-langkah ini adalah:

  1. Kembangkan pemikiran sistem
  2. Memahami nilai customer
  3. Value stream mapping
  4. Benchmark best practices
  5. Desain untuk mengelola volatilitas permintaan
  6. Buat aliran
  7. Metrik kinerja

Kalau Anda meneraplan ketujuh langkah di atas, itu akan meningkatkan keunggulan kompetitif dan profitabilitas Anda. Pada saat yang sama, juga memungkinkan mitra supply chain Anda menjadi lebih efisien dan produktif.

Ayo kita lihat secara singkat beberapa konsep/langkah ini.

Kembangkan perspektif sistem

Langkah pertama yang penting adalah untuk mengembangkan perspektif sistem.

Perspektif sistem mengakui kalau setiap elemen dalam supply chain mencoba untuk mengoptimalkan operasi mereka sendiri secara terpisah, semua orang pada akhirnya akan menderita dalam jangka panjang.

lean supply chain management

Misalnya, supply chain management membutuhkan kemitraan jangka panjang dengan supplier utama.

Katakanlah manajemen melembagakan sistem pengukuran yang memberi penghargaan kepada Departemen Purchasing karena memperoleh produk dari supplier dengan biaya rendah.

Betul, ngga diragukan lagi, pengurangan biaya material akan secara langsung mempengaruhi profitabilitas organisasi. Tapi, sistem pengukuran seperti itu mendorong Departemen Purchasing ke posisi yang berlawanan dengan supplier mereka.

Itu akan mendorong Purchasing untuk mempermainkan supplier potensial mereka satu sama lain dalam upaya mendorong mereka untuk menurunkan harga.

Kurangnya perspektif sistem dalam kondisi itu sudah membuat organisasi sangat sulit untuk membangun kemitraan jangka panjang dengan supplier.

The Theory of Constraints (TOC) menghindari perangkap pemikiran lokal tersebut dengan mengadopsi perspektif global, dengan tujuan memaksimalkan keuntungan organisasi.

Penerapan prinsip-prinsip TOC menyediakan sejumlah “tuas” untuk pemikiran sistem dan koordinasi supply chain.

Petakan value stream

Value stream map menggambarkan struktur aliran fisik barang dan aliran informasi, dan menyoroti area dalam aliran nilai (supply chain) yang membutuhkan perhatian lebih.

Peta komprehensif menyoroti mata rantai yang lemah dalam aliran nilai, mengidentifikasi peluang untuk menghilangkan muda, mura, atau muri, tiga kata dalam bahasa Jepang yang masing-masing berarti pemborosan, ketidakrataan, dan beban berlebih.

Muda ada dalam bentuk sesuatu yang ngga Anda perlukan, ngga bernilai tambah.

Mura ada dalam berbagai bentuk. Ketidakrataan dalam kualitas, ketidakrataan dalam penjualan dan produksi, atau ketidakrataan dalam kinerja pengiriman supplier.

Muri bisa jadi sebuah akibat. Misalnya, ketidakmerataan permintaan, yang bisa membebani sebagian sumber daya, meski cuma sementara.

Itu juga bisa ada karena adanya kendala fisik atau beberapa kebijakan yang menciptakan kendala buatan.

Anda juga pasti suka:

Merancang produk dan proses untuk mengelola volatilitas permintaan

Hambatan yang sering orang sampaikan dalam upaya organisasi untuk menjadi lean adalah kalau permintaan customer ngga bisa Anda prediksi. Dan karenanya, organisasi terpaksa menyimpan beberapa inventory barang jadi, menghasilkan supply chain yang ngga lagi lean.

Tapi sebenarnya, pemahaman yang lebih baik tentang mengapa permintaan customer berubah-ubah bisa memberikan keuntungan yang besar untuk Anda. Karena biasanya, permintaan customer akhir itu cenderung datar, atau punya variasi yang sangat sedikit.

Sebagian besar volatilitas permintaan yang dialami oleh organisasi dalam supply chain itu disebabkan oleh apa yang kita kenal dengan bullwhip effect.

Dan punya lebih banyak inventory di setiap poin dalam supply chain untuk menyangga ketidakpastian, biasanya bukan jawaban yang tepat. Karena hal itu justru membuat supply chain menjadi lebih lamban dalam merespons perubahan permintaan customer akhir.

Kalau customer akhir melihat penundaan yang lama dalam menanggapi pesanan, dia kemungkinan akan memenuhi permintaannya yang sebenarnya ditambahkan dengan faktor keamanan, untuk mengantisipasi lead time yang ngga pasti. Akhirnya, itu mengarah ke lebih banyak inventory dan ketidakpastian dalam sistem.

Karena itu, cukup sering volatilitas permintaan malah dipicu oleh organisasi sendiri.

Di sisi lain, kalau Anda merespons permintaan dengan cepat, customer akan lebih percaya pada kemampuan Anda untuk memberikan apa yang mereka butuhkan. Dan karena itu, mereka akan cenderung menjaga inventory tetap sesuai dengan kebutuhan dan kepastian dalam sistem lebih terjaga.

Contoh lain dari volatilitas yang organisasi sebabkan sendiri adalah karena batching. Permintaan customer akhir untuk suatu produk mungkin cukup merata, tapi organisasi sering mengirimkan produk mereka dalam jumlah besar untuk mencapai skala ekonomi, yang sekali lagi malah menghasilkan efek bullwhip.

Solusi yang jelas adalah memproduksi dalam jumlah kecil, sebisa mungkin.

Pendekatan yang sangat berguna untuk mengelola volatilitas permintaan, terutama ketika Anda merancang supply chain yang menangani variasi produk dan volatilitas permintaan yang tinggi, adalah dengan “memaksimalkan variasi eksternal dengan variasi internal yang minimal.”

Prinsip ini bisa Anda capai dengan menyusun penawaran produk, sehingga komitmen material dan sumber daya bisa Anda tunda selama mungkin.

Dengan kata lain, idenya adalah untuk bekerja dengan sejumlah kecil produk standar (“modul”), dalam bentuk setengah jadi atau jadi, untuk mengkonfigurasi berbagai macam produk akhir.

Kembangkan metrik menggunakan perspektif sistem

Kinerja supply chain adalah hasil dari kebijakan dan prosedur yang mendorong berbagai segmen penting dari supply chain.

Pertanyaannya adalah, “Bagaimana kita bisa merancang metrik untuk mengelola organisasi dengan mengakui kalau organisasi ini adalah komponen dari sistem yang kompleks dan saling berhubungan?”

Pertanyaan ini penting karena manajer supply chain menghadapi tekanan yang semakin meningkat terkait dengan layanan customer dan kinerja aset.

Saat mengembangkan metrik, ada baiknya menanyakan apakah metrik yang Anda pertimbangkan:

  • membantu menjual lebih banyak produk, secara menguntungkan,
  • membantu mengurangi investasi dalam sumber daya atau,
  • membantu mengurangi pembayaran atau pengeluaran dalam jangka panjang.

Kalau jawaban untuk semua pertanyaan ini adalah ngga, maka metrik itu harus Anda pertanyakan kembali.

Kesimpulan

Lean supply management mengharuskan bisnis untuk memeriksa setiap proses dalam supply chain mereka dan mengidentifikasi area yang menggunakan sumber daya yang ngga perlu, yang dapat diukur dalam uang, waktu, atau bahan mentah.

Analisis tersebut dapat meningkatkan daya saing perusahaan, layanan pelanggan, dan profitabilitas perusahaan secara keseluruhan.

Dan Anda bisa menggunakan tujuh langkah di atas untuk membangun lean supply chain Anda sendiri.

Bagaimana dengan pengalaman Anda?

Saya akan sangat dengan senang hati mengetahuinya lewat komentar Anda di sini.

“Bagikan artikel ini pada tim atau rekan Anda supaya mereka juga bisa mendapatkan manfaatnya. Pastikan juga Anda bergabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel-artikel penting seputar supply chain management lainnya karena bakal banyak lagi yang akan saya bagikan di channel tersebut. Semoga bermanfaat!”

Dicky Saputra

Supply chain practitioner with 16 years of working experience. I help companies improve their end to end supply chain performance. You can contact me on: Email: dicky.scmguide@gmail.com Linkedin: https://www.linkedin.com/in/dickysaputra

View all posts by Dicky Saputra →

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

%d blogger menyukai ini: