16 Cara Mengukur Kinerja Supply Chain dengan Efektif

Di postingan kali ini, kita akan membahas tentang bagaimana cara mengukur kinerja supply chain.

Sementara banyak organisasi sedang dalam perjalanan menuju Keunggulan Operasional, setidaknya sehubungan dengan supply chain mereka, menggunakan Penerapan Strategi, Balanced Scorecard, dan Lean Six Sigma, dan menikmati manfaat dari waktu respons yang lebih singkat, tingkat inventory yang lebih rendah, dan pengurangan biaya, yang lainnya masih memikirkan bagaimana cara memulainya.

Kenapa bisa begitu?

Salah satu penyebabnya adalah belum adanya sistem pengukuran kinerja supply chain yang komprehensif dan sistematis yang mereka miliki.

Hal ini membuat sulit untuk membangun hubungan operasional antara inisiatif yang potensial dan tujuan serta sasaran tingkat tinggi organisasi secara keseluruhan.

Pertanyaannya, bagaimana cara mengukur kinerja supply chain dan metriks apa saja yang harus Anda ukur?

Kita akan bahas di sini.

Tapi sebelum itu, pastikan Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel ya. Karena ada banyak lagi hal-hal seputar supply chain management yang saya bagikan di sana.

Cara mengukur kinerja supply chain

Pada artikel ini, saya akan memperkenalkan 16 indikator kinerja supply chain yang harus Anda pertimbangkan saat membuat sistem pengukuran untuk proses end to end supply chain Anda.

Investasi inventory

Investasi inventory secara langsung mempengaruhi laba dan arus kas Anda.

Anda perlu berinvestasi dalam inventory bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi untuk memastikan target layanan customer yang diperlukan tercapai karena adanya faktor lead time yang lama, fluktuasi permintaan, ketidaktepatan dalam perkiraan permintaan, dan kurangnya kapasitas produksi.

Investasi inventory, misalnya sebagai persentase dari pendapatan kotor atau bersih, harus dihitung berdasarkan item dan lokasi, berdasarkan waktu tunggu item, permintaan yang diharapkan, dan target layanan customer.

Proses Sales & Operation Planning yang efektif dan metode Lean Six Sigma seperti Value Stream Mapping, Quick Changeover, atau Kanban Systems, bisa membantu Anda untuk mengoptimalkan investasi inventory Anda.

Dengan cara itu, Anda juga akan mendapatkan dampak positif pada arus kas dan profitabilitas keseluruhan, serta memastikan kalau target layanan customer Anda terpenuhi.

Efisiensi inventory

Investasi inventory yang tinggi sebetulnya ngga selalu menunjukkan adanya masalah inventory, karena investasi inventory untuk produk tertentu pastinya berkorelasi dengan adanya permintaan untuk produk tersebut.

Karena itu, penting untuk Anda menentukan efisiensi investasi inventory tersebut dengan mengukur perputaran inventory (inventory turnover) atau days of inventory.

Perputaran inventory dihitung sebagai rasio biaya pokok penjualan (COGS; Cost of Goods Sold) tahunan dan investasi inventory rata-rata bulanan.

Perputaran inventory mengukur seberapa sering inventory Anda “berputar” selama setahun.

Days-of-Supply (DOS) didefinisikan sebagai jumlah hari yang diperlukan untuk perkiraan harga pokok penjualan (COGS) supaya sesuai dengan investasi inventory yang ada pada titik waktu tertentu.

Misalnya, kalau investasi inventory pada akhir bulan Anda sama dengan Rp. 10 juta dan perkiraan saat ini memprediksi kalau Anda butuh 15 hari untuk mengakumulasi total Rp. 10 juta dalam harga pokok penjualan, maka itu berarti Anda punya waktu 15 hari supply pada akhir bulan.

Beberapa organisasi mengecualikan inventory yang berlebihan dan usang dari metrik efisiensi inventory mereka. Misalnya, inventory yang ngga punya permintaan apa pun dalam 30, 60, atau 90 hari ke depan, atau inventory di atas tingkat inventory optimal yang sudah ditentukan sebelumnya untuk produk tersebut.

Proses Sales & Operation Planning yang efektif dan metode Lean Six Sigma seperti Value Stream Mapping, Quick Changeover, The Seven Wastes, dan Sistem Kanban bisa membantu Anda untuk meningkatkan perkiraan permintaan dan mengurangi lead time.

Itu akan menghasilkan inventory turnover yang lebih tinggi dan Days of Supply yang lebih rendah sambil tetap memastikan kalau target layanan customer tetap terpenuhi.

Pengiriman supplier tepat waktu

Kinerja pengiriman tepat waktu supplier dihitung berdasarkan waktu pengiriman yang disepakati versus waktu pengiriman aktual.

Metrik ini bisa dinyatakan dalam persentase tepat waktu, yang berarti supplier mengirimkan pesanan Anda selama jendela pengiriman yang sudah disepakati atau ngga, atau dalam hal keterlambatan jam aktual atau lebih awal.

Pengiriman tepat waktu supplier penting untuk Anda ukur, karena pengiriman yang terlambat sering kali berdampak negatif terhadap jadwal produksi dan pengiriman Anda. Biaya operasi dan waktu tunggu keseluruhan Anda pun jadi ikut terpengaruh karenanya.

Proses Sales & Operation Planning yang efektif dan Proses Kolaborasi Supplier, serta metode Lean Six Sigma seperti Value Stream Mapping dan Sistem Kanban, bisa membantu Anda untuk menentukan supplier lead time yang realistis, menyederhanakan proses replenishment, dan meningkatkan kinerja pengiriman tepat waktu supplier Anda.

Anda juga pasti suka:

• Panduan Sederhana Analisis Value Chain: Cara Membangun Proses Penjualan yang Lebih Efisien
• Menyewa VS Membeli Gudang: Pro dan Kontra

Akurasi forecasting

Akurasi peramalan (forecasting) adalah metrik supply chain yang penting karena itu memperkirakan permintaan di masa depan.

Dengan demikian, akan mendorong setiap aspek supply chain Anda untuk mulai bergerak.

Ada banyak cara untuk menentukan akurasi peramalan. Di antaranya tiga cara di bawah ini.

Keakuratan perkiraan harus dihitung berdasarkan produk, atau kelompok produk, dan sebagian besar organisasi memilih perkiraan sejauh 30, 60, atau 90 hari, tergantung pada industri dan perkiraan kematangan mereka, untuk menentukan keakuratan proses peramalan dan perencanaan permintaan mereka.

1. Penyimpangan Rata-Rata – Penyimpangan Rata-Rata atau Kesalahan Peramalan cuma menghitung penyimpangan rata-rata bulanan (selisih) antara perkiraan dan permintaan aktual. Memang ini adalah cara yang sangat mudah untuk menghitung akurasi prakiraan, tapi kelemahannya adalah kesalahan peramalan positif dan negatif akan saling menghilangkan satu sama lain.
2. Penyimpangan Mutlak Rata-Rata – Untuk mengatasi kerugian yang disebutkan di atas dari perhitungan deviasi rata-rata, Anda bisa menggunakan deviasi absolut rata-rata untuk menghitung akurasi peramalan Anda. Perbedaan dalam perhitungannya adalah pada penyimpangan negatif yang akan berubah menjadi deviasi positif.
3. Root Mean Squared Deviation – Perhitungan Root Mean Squared Deviation sangat berguna karena juga digunakan untuk menentukan safety stock untuk produk atau keluarga produk tertentu. Di sini deviasi bulanan pertama-tama akan dikalikan dengan dirinya sendiri (kuadrat), kemudian rata-rata dari deviasi kuadrat akan dihitung. Dan terakhir, akar kuadrat akan dihitung dari rata-rata.

Proses Sales & Operation Planning yang efektif, Proses Kolaborasi Customer, dan Kustomisasi Produk yang Ditunda, serta metode Lean Six Sigma seperti Analisis Deret Waktu dan Analisis Regresi Berganda, bisa membantu Anda untuk lebih memahami pola permintaan. Dan sebagai hasilnya, meningkatkan akurasi peramalan Anda.

Lead time

Lead time didefinisikan sebagai waktu yang Anda butuhkan untuk melakukan tugas atau proses tertentu.

Mengukur supply chain lead time kritis dan proses bisnis lainnya, seperti order-to-cash atau order-to-ship, adalah penting karena lead time mendorong porsi yang signifikan dari keseluruhan biaya supply chain dan investasi inventory.

Komponen lead time individu mencakup waktu antrian (menunggu), waktu pemrosesan, pemindahan dan transportasi, penerimaan, pengiriman dan inspeksi.

Metode Lean Six Sigma seperti Value Stream Mapping, Quick Changeover, The Seven Wastes, 5S Visual Workplace Organization, dan Mistake-Proofing bisa membantu Anda mengurangi lead time. Dan sebagai hasilnya, meningkatkan efektifitas biaya, inventory, dan kepuasan customer.

Pesanan yang ngga direncanakan

Pesanan yang ngga direncanakan, diukur misalnya sebagai persentase dari total pesanan, adalah pesanan yang dijadwalkan dalam waktu tunggu standar atau melebihi alokasi kapasitas aslinya, misalnya, berdasarkan hasil dari rapat Sales & Operation Planning bulanan.

Pesanan ngga terencana terkadang bisa diintegrasikan dengan mulus ke dalam jadwal produksi yang ada.

Tapi, praktik manajemen yang buruk, perkiraan permintaan yang ngga akurat, atau gangguan proses internal sering kali memungkinkan pesanan yang ngga direncanakan menjadi masalah kronis.

Akibatnya, timbul pengeluaran waktu yang signifikan untuk melakukan penjadwalan ulang, penyiapan mesin tambahan, kemungkinan penundaan pesanan yang sudah dijadwalkan, serta kekurangan bahan baku dan kapasitas.

Proses Sales & Operation Planning yang efektif, Proses Kolaborasi Customer, dan kepatuhan terhadap Prosedur Operasi Standar yang terdefinisi dan terdokumentasi dengan baik bisa mengurangi kebutuhan akan pesanan yang ngga direncanakan, menghasilkan peningkatan produktivitas dan kepuasan customer, sekaligus mengurangi investasi inventory.

Perubahan jadwal

Perubahan jadwal berbeda dari pesanan yang ngga direncanakan karena biasanya disebabkan oleh perubahan proses atau kejadian tak terduga.

Beberapa faktor utama dalam perubahan jadwal misalnya kekurangan bahan, kerusakan peralatan, dan masalah staf serta kualitas.

Proyek dan metode Lean Six Sigma seperti Total Productive Maintenance, 5S Visual Workplace Organization, dan Mistake-Proofing bisa membantu Anda mengurangi jumlah perubahan jadwal. Dan sebagai hasilnya, akan meningkatkan efisiensi operasional Anda.

Backlog

Sementara untuk beberapa organisasi, jumlah backlog tertentu adalah normal, Anda tetap harus secara berkala mengevaluasi kembali asumsi Anda tentang tingkat backlog yang optimal.

Backlog yang berlebihan atau terlambat, sering diukur sebagai persentase pendapatan, bisa disebabkan oleh penjadwalan yang buruk, masalah kualitas, kerusakan mesin, atau kendala produksi dan material.

Proyek dan metode Lean Six Sigma seperti Total Productive Maintenance, 5S Visual Workplace Organization, dan Mistake-Proofing bisa membantu Anda untuk mengoptimalkan backlog yang terlambat dan sebagai hasilnya, meningkatkan kepuasan customer Anda.

Anda juga pasti suka:

• 21 KPI Gudang Penting untuk Mengukur Kinerja dan Efisiensi
• 12 Cara Mengelola Operasi Manufaktur Secara Efektif

Ketersediaan bahan

Semua sumber daya yang Anda perlukan untuk membuat pesanan, harus tersedia pada waktu yang dijadwalkan.

Ketersediaan sumber daya yang buruk bisa mengakibatkan penghentian pekerjaan, down time, dan penjadwalan ulang pesanan.

Alasan umum untuk masalah ketersediaan material mencakup informasi inventory yang salah, kurangnya informasi, kinerja supplier yang buruk, masalah kualitas atau personel, dan kerusakan mesin.

Sebagai akibat dari ketersediaan material yang buruk, investasi inventory Anda bisa meningkat, begitu juga dengan barang work-in-process Anda.

Proses Manajemen Inventory, Proses Penjadwalan Produksi, dan Proses Kolaborasi Supplier yang efektif, serta proyek dan metode Lean Six Sigma seperti Total Productive Maintenance, 5S Visual Workplace Organization, dan Mistake-Proofing, bisa membantu Anda meningkatkan ketersediaan material. Hasilnya, meningkatnya efisiensi investasi inventory dan kepuasan customer Anda.

Kelebihan dan inventory yang usang

Kelebihan inventory, misalnya sebagai persentase dari harga pokok penjualan rata-rata (HPP), sering dihitung berdasarkan tingkat inventory optimal yang sudah ditentukan sebelumnya untuk produk tersebut.

Tingkat inventory yang optimal untuk produk tertentu adalah fungsi dari lead time, jumlah permintaan, dan target layanan yang diharapkan.

Kelebihan didefinisikan sebagai on-hand inventory dikurangi tingkat inventory optimal.

Beberapa organisasi memulai dengan metode yang lebih sederhana untuk menentukan kelebihan inventory dan menentukan inventory yang ngga punya permintaan, misalnya dalam 30, 60, atau 90 hari ke depan, sebagai kelebihan.

Hal ini dalam banyak situasi bisa menjadi cara yang efektif untuk memulai sampai tingkat inventory produk yang sesuai ditentukan berdasarkan waktu tunggu, jumlah permintaan, dan target layanan yang diharapkan.

Dalam banyak kasus, inventory usang dimulai dari inventory yang berlebih, di mana sekarang ngga lagi punya permintaan dalam perkiraan penjualan.

Hal ini mengakibatkan hilangnya HPP atau nilai buku dari inventory usang ini.

Inventory usang sering kali merupakan hasil dari proses pengenalan produk baru yang buruk atau proses perencanaan transisi yang digunakan untuk mengelola transisi dari produk yang sudah ada ke produk baru.

Inventory usang sulit dihilangkan tanpa adanya write-off atau pengurangan harga yang bisa berdampak pada penjualan produk baru.

Proses Sales & Operation Planning yang efektif, Proses Pengenalan Produk Baru, dan Proses Perencanaan Transisi bisa membantu Anda untuk mengurangi inventory yang berlebihan dan usang, serta menghasilkan lebih sedikit write-off atau risiko merusak peluang penjualan produk baru dengan margin lebih tinggi.

Target layanan customer

Target layanan customer adalah dasar dari supply chain karena sistem end-to-end perlu Anda rancang dan kelola untuk menyediakan produk dan layanan organisasi berdasarkan kebutuhan, harapan, dan persyaratan customer.

Target layanan bisa Anda ukur sebagai persentase pengiriman tepat waktu sehubungan dengan rasio pemenuhan unit, rasio pemenuhan baris pesanan, rasio pemenuhan pesanan, atau dalam istilah keuangan.

Banyak organisasi membedakan antara pengiriman tepat waktu berdasarkan tanggal permintaan customer dan janji atau tanggal komitmen organisasi berdasarkan ketersediaan sumber daya dan keputusan penjadwalan.

Proses Sales & Operation Planning yang efektif, Proses Penjadwalan Produksi, dan Proses Kolaborasi Customer, serta proyek-proyek Lean Six Sigma untuk mengidentifikasi akar penyebab pengiriman awal atau akhir bisa membantu organisasi untuk meningkatkan target layanan customer yang menghasilkan peningkatan kepuasan customer dan tentu saja, pendapatan Anda.

Perfect order

Metrik perfect order menangkap setiap langkah dalam pesanan.

Ini mengukur jumlah kesalahan per baris pesanan dan merupakan bentuk metrik yang berharga yang menunjukkan keterkaitan antara bagian-bagian yang berbeda dari end-to-end supply chain organisasi.

Contoh:

• Akurasi Masuk Pesanan: 99,5%
• Akurasi Picking Gudang: 99,4%
• Pengiriman Tepat Waktu: 95,0%
• Dikirim tanpa Kerusakan: 97,5%
• Ditagih dengan Benar: 99,8%

Dalam contoh ini, hasil perfect order-nya adalah 91,43% (0,995 X 0,994 X 0,950 X 0,975 X 0,998 = 0,9143 atau 91,43%).

Proyek dan metode Lean Six Sigma seperti Mistake-Proofing dan Standard Work akan membantu Anda untuk terus meningkatkan kinerja perfect order dan menghasilkan peningkatan kepuasan customer.

Margin laba kotor

Margin kotor jelas merupakan ukuran kinerja kunci untuk menentukan efisiensi operasional organisasi dalam mengubah input menjadi output, karena dihitung sebagai pendapatan dikurangi harga pokok penjualan (COGS).

Proyek Lean Six Sigma bisa memengaruhi pendapatan dan COGS.

Efisiensi aset

Mengukur seberapa efektif organisasi dalam mengelola asetnya sangat penting untuk mengembangkan supply chain berdasarkan prinsip, metode, dan tools dari Lean Six Sigma.

Supply chain yang memenuhi tujuan dan sasaran keuangan dan operasional mereka dengan aset lebih sedikit daripada pesaing mereka, seharusnya “lebih lean“, berdasarkan definisi.

Efisiensi aset dihitung sebagai rasio penjualan organisasi dan nilai rata-rata aset organisasi.

Bergantung pada ruang lingkup atau tujuan metrik ini, aset mencakup piutang, investasi jangka panjang, investasi inventory, properti, pabrik, gudang, dan peralatan.

Proyek Lean Six Sigma yang berfokus pada peningkatan produktivitas dan pengembangan model biaya untuk mendukung pengambilan keputusan beli atau sewa akan membantu Anda untuk terus meningkatkan efisiensi asetnya.

Pengembalian aset (ROA: Return on Assets)

Supply chain Lean Six Sigma harus punya tingkat ROA yang tinggi dibandingkan dengan pesaing.

Dan tingkat ROA harus terus meningkat karena penerapan Lean Six Sigma organisasi berdampak pada semakin banyak bagian dari organisasi supply chain dan semakin matang.

ROA dihitung dengan mengalikan Net Profit Margin dengan efisiensi aset.

Margin laba bersih dihitung dengan membagi laba bersih dengan total pendapatan, di mana laba bersih didefinisikan sebagai total pendapatan dikurangi semua biaya, termasuk pajak.

Proyek Lean Six Sigma bisa membantu meningkatkan ROA organisasi dengan meningkatkan margin laba bersih atau meningkatkan efisiensi aset.

Pengembalian investasi margin bruto (GMROI: Gross Margin Return on Investment)

GMROI adalah metrik operasional yang sangat baik yang menunjukkan berapa banyak modal yang harus diinvestasikan organisasi dalam inventory untuk meningkatkan laba atas investasi (ROI).

GMROI dihitung sebagai rasio margin kotor dan biaya investasi inventory rata-rata organisasi.

Ketika digunakan bersama dengan metrik keuangan lainnya, GMROI bisa menjadi metrik yang sangat baik untuk proyek Lean Six Sigma untuk secara efektif memanfaatkan investasi inventory untuk meningkatkan ROI organisasi.

Proyek Lean Six Sigma bisa membantu meningkatkan GMROI organisasi dengan mengoptimalkan investasi inventory yang mengarah pada peningkatan laba atas investasi.

Kesimpulan

Mengukur kinerja supply chain Anda sangat penting untuk bisa tetap memenangkan persaingan yang semakin ketat sekarang ini.

Dengan mengukur metriks yang tepat, Anda akan tahu di mana Anda harus melakukan perbaikan dan peningkatan untuk membuat bisnis Anda semakin kompetitif, profit, dan bertumbuh.

Semoga bermanfaat!

“Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”