by Sebuah perusahaan punya sistem ERP yang sudah terpasang. Tapi, selama bertahun-tahun mereka ngga juga memaksimalkan penggunaan semua fungsinya. Mereka cuma menggunakan sistem tersebut untuk mencatat transaksi harian mereka. Cuma sebagai database.
Padahal, mereka sudah mengerluarkan biaya yang besar untuk memasang sistem ERP tersebut. Belum lagi biaya maintenance yang harus mereka keluarkan setiap bulannya. Itu bukanlah uang yang sedikit.
Menariknya, mereka tahu kalau mereka belum memaksimalkan penggunaan sistem ERP tersebut. Tapi, kenapa mereka ngga juga memulai perubahan untuk menggunakan sistem tersebut secara maksimal? Apa yang membuat mereka tetap pada cara kerja mereka sekarang? Apa yang menjadi tantangan dari penerapan sistem ERP di tempat mereka? Dan kenapa mereka ngga dari awal menerapkan sistem ERP tersebut secara maksimal?
Itulah yang akan kita bahas kali ini. Tantangan dalam penerapan sistem ERP.
Tapi, sebelum kita bahas lebih jauh topik penting ini, pastikan Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel untuk terus mendapatkan notifikasi postingan terbaru dari blog ini dan mendapatkan lebih banyak insight seputar supply chain management lainnya.
Table of Contents
6 tantangan penerapan sistem ERP
Sebetulnya, menerapkan sistem ERP baru (mulai dari nol), itu jauh lebih mudah dan sederhana dibandingkan dengan kalau Anda mengganti sistem yang sudah ada. Tapi, Anda tetap harus tahu apa yang harus Anda hindari untuk bisa menerapkannya dengan maksimal.
Implementasi sistem ERP memang salah satu proses yang melelahkan. Butuh banyak tenaga, pikiran, dan resources lainnya untuk melakukan itu. Dan tentu saja Anda juga akan butuh perencaaan dan manajemen yang cermat supaya tetap bisa on schedule dan sesuai budget yang sudah ditetapkan.
Yang perlu Anda tahu, menerapkan sistem ERP akan mempengaruhi banyak dari berbagai fungsi di perusahaan Anda. Malah bisa kita bilang, semua fungsi di perusahaan akan terpengaruh. Maka, sudah sewajarnya akan timbul beberapa masalah atau konflik pada saat Anda memulai penerapannya. Dan itu adalah tantangan untuk Anda. Tapi, mengingat manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan penerapan sistem ERP tersebut, tantangan-tantangan tersebut ngga seharusnya menghentikan Anda.
Nah, lalu apa saja tantangan-tantangan dalam penerapan sistem ERP?
Ayo kita lihat satu per satu.
Integrasi proses
Seperti yang saya sampaikan di atas, penerapan sistem ERP akan mempengaruhi semua fungsi dalam organisasi Anda.
Karena itu, tantangan terbesar dan pertama adalah bagaimana mengintegrasikan semua fungsi tersebut dalam satu sistem yang sama. Anda harus meninjau dan menentukan proses dan sistem mana yang akan mendapatkan manfaat dari penerapan sistem ERP ini dan mana yang malah menghambat alur kerja sistem tersebut, yang itu berarti harus Anda singkirkan.
Dan menyatukan semua fungsi dalam satu sistem ERP, itu artinya akan ada banyak trade-off yang harus Anda lakukan antar fungsi-fungsi tersebut. Yang ini biasanya akan sangat sulit untuk dilakukan karena setiap fungsi akan mempertahankan cara kerja mereka masing-masing.
Padahal, kalau Anda melihat secara big picture, organisasi membuang banyak waktu cuma untuk mengumpulkan data dari berbagai spreadsheet dan mengolahnya secara manual untuk menjadi data yang bisa Anda gunakan untuk mengambil sebuah keputusan supply chain. Yang kalau data-data tersebut sudah terintegrasi dalam satu sistem ERP yang sama, maka semua fungsi dalam organisasi bisa menikmati satu data yang sama dari sumber yang sama.
Tugas Andalah sebagi supply chain manager untuk memberikan pemahaman seperti itu ke setiap fungsi yang ada di dalam organisasi Anda.
Anda juga pasti suka:
- Kenapa Sangat Penting untuk Punya Target Supply Chain KPI yang Realistis dan Menantang
- 4 Alasan Untuk Ngga Bekerja Terlalu Rajin dalam Supply Chain Management
Sistem ERP yang ngga fleksibel
Tantangan kedua adalah kalau sistem ERP yang akan Anda implementasikan ngga fleksibel. Maka akan butuh banyak penyesuaian dari cara organisasi beroperasi. Dan ini berarti Anda harus mengatur ulang cara operasi Anda dan melakukan pelatihan karyawan kembali untuk bisa menerapkannya.
Belum lagi kalau fungsi-fungsi terkait di organisasi ngga mau untuk melakukan penyesuaian cara kerja. Ini akan menjadi tantangan yang cukup besar bagi Anda. Akan butuh lebih banyak waktu dan tenaga untuk bisa mengatasinya.
Tapi, tantangan tersebut bisa diminimalkan, bahkan hilang, kalau Anda memilih sistem ERP yang fleksibel yang bisa mengintegrasikan berbagai fungsi terkait tanpa perlu melakukan terlalu banyak penyesuaian.
Resistensi terhadap perubahan
Terlepas dari banyaknya manfaat yang ditawarkan sebuah sistem ERP, kenyataannya ngga semua orang suka dengan perubahan kan?
Dan itu tantangan penerapan sistem ERP berikutnya untuk Anda.
Berbagai keengganan dan penolakan mungkin akan muncul dari dalam organisasi Anda. Bahkan mungkin dari dalam tim Anda sendiri.
Memberikan pemahaman yang tepat mengenai apa manfaat yang bisa mereka dapatkan dengan penerapan sistem ERP, menjadi sangat penting di sini. Dan itu harus Anda lakukan.
Anda harus memberikan pemahaman kalau sistem ERP tersebut akan bisa mengintegrasikan dan menyederhanakan tugas mereka sehari-hari.
Salah mengevaluasi vendor
Pada saat Anda akan menerapkan sistem ERP, akan ada banyak vendor yang menghubungi Anda. Mereka akan menggoda Anda untuk menggunakan produk mereka. Mereka akan mengerahkan tim pemasaran yang pandai bicara dan terlihat begitu meyakinkan.
Kalau Anda terpancing dan ngga cermat dalam memilih vendor, bisa saja Anda akan menemukan setelah penerapan sistem ERP tersebut Anda menyadari betapa terbatasnya fungsi-fungsi di dalam sistem tersebut. Dan itu akan mempengaruhi jalannya operasi Anda secara negatif.
Anda harus mengevaluasi setiap vendor dengan cermat. Gali informasi dari setiap vendor dan mintalah demo kalau memungkinkan. Mungkin terdengar rumit dan memakan waktu, tapi Anda harus menjalani proses tersebut kalau Anda ngga mau menyesal di akhir.
Biaya pemeliharaan
Setelah Anda selesai membayar biaya instalasi sistem ERP Anda, pengeluaran Anda ngga berhenti sampai di situ saja. Anda masih tetap harus membayar biaya pemeliharaan sistem tersebut secara rutin. Dan ini juga harus menjadi pertimbangan Anda.
Anda juga harus mempertimbangkan berapa lama sistem ERP tersebut akan mendapatkan dukungan dari pengembang atau vendor Anda. Pastikan Anda mendapatkan dukungan yang cukup untuk beberapa tahun ke depan untuk kelancaran operasi Anda.
Anda juga pasti suka:
- 5 Tantangan Supply Chain di Hadapan Anda dan Bagaimana Mengatasinya
- Apa itu Strategi Supply Chain dan Bagaimana Mengembangkannya dengan Efektif
Mengabaikan fungsi penting sistem ERP
Perusahaan bisa mengeluarkan biaya yang begitu besar untuk menerapkan sistem ERP. Sayangnya, ngga semua perusahaan tahu apa saja fungsi yang bisa dijalankan oleh sistem tersebut. Dan ini bisa jadi salah satu alasan juga kenapa perusahaan yang saya ceritakan di awal ngga bisa memaksimalkan sistem ERP-nya.
Ketika ini terjadi, Anda kehilangan kesempatan berharga untuk membuat berbagai proses berjalan secara otomatis, semakin cepat, dan lebih akurat. Belum lagi berbagai kebutuhan organisasi yang juga bisa terpenuhi oleh sistem ERP tersebut.
Kesimpulan
Tantangan penerapan sistem ERP hampir ngga bisa dihindari.
Sebagai pembuat keputusan, Anda harus tahu bagaimana cara mengatasi tantangan-tantangan tersebut.
Mulailah dengan memberikan pemahaman yang benar untuk orang-orang yang bekerja di organisasi Anda.
Pilih vendor yang tepat untuk merealisasikan proyek Anda. Ajak mereka berdiskusi secara mendalam apa yang menjadi kebutuhan organisasi Anda dan bagaimana penerapan sistem ERP tersebut bisa membantu Anda untuk memenuhi itu.
Operasi yang lebih sederhana, lebih transparan, adalah salah satu keuntungan yang akan Anda dapatkan ketika menerapkan sistem ERP dengan maksimal. Dan pada akhirnya, itu akan mengurangi banyak biaya yang ngga perlu dari operasi Anda sehingga investasi yang Anda keluarkan di awal akan terbayarkan.
Semoga bermanfaat!
Kalau Anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan kerja Anda yang lain dan bergabunglah dengan scmguide telegram channel karena ada banyak lagi insight seputar supply chain management yang saya bagikan di sana. Semua artikel dalam blog ini bebas Anda gunakan untuk apa pun tujuan Anda, termasuk komersil, tanpa perlu memberikan atribusi.
