by Kali ini saya akan mengajak anda untuk membahas tentang kenapa anda perlu punya procurement budget atau anggaran pengadaanbarang.
Tapi sebelum membahas hal itu, ayo kita lihat lebih dulu apa yang dimaksud dengan procurement.
Table of Contents
Apa itu procurement?
Gampangnya, procurement adalah sebuah aktivitas untuk mendapatkan barang atau jasa. Tujuannya, apa lagi kalau bukan untuk bisnis.
Procurement memang paling sering dikaitkan dengan bisnis. Itu karena perusahaan memang perlu untuk mendapatkan service atau membeli barang yang skalanya pada umumnya relatif besar.
Nah, perusahaan bisa berada di kedua sisi proses procurement. Anda bisa bertindak sebagai pembeli atau pun penjual.
Tapi, pada artikel ini, saya cuma akan memfokuskan pada perusahaan dari sisi pembeli.
Bagaimana procurement bekerja
Bisa dibilang, anda akan membutuhkan banyak resources untuk mengelola proses procurement di perusahaan anda.
Anda harus mengalokasikan sejumlah uang sebagai procurement budget supaya anda, atau manager anda, bisa membeli barang atau jasa yang mereka butuhkan.
Dan proses procurement ini seringkali menjadi bagian penting dari strategi perusahaan.
Kenapa?
Karena kemampuan anda untuk membeli barang atau jasa dengan harga terbaik, bisa sangat menentukan apakah operasional anda akan berjalan menguntungkan atau ngga.
Di banyak perusahaan, proses procurement diatur lewat standar perusahaan di mana kontrolnya dipusatkan pada divisi account payable dari departemen accounting.
Proses procurement ini mencakup aktivitas persiapan dan pemrosesan demand, serta penerimaan barang dan persetujuan pembayaran.
Kalau kita lihat secara menyeluruh, procurement bisa melibatkan banyak proses, seperti perencanaan pembelian, standar pembelian, penentuan spesifikasi, supplier research, pemilihan supplier, financing, negosiasi harga, dan inventory control.
Dari situ, anda bisa lihat, bahwa untuk membuat proses procurement anda berjalan baik, anda perlu kerja sama dari beberapa fungsi perusahaan yang berbeda. Ini yang harus anda catat.
Chief Procurement Officers
Anda bisa menunjuk seorang Chief Procurement Officer untuk memimpin proses procurement di perusahaan anda.
Procurement head tersebut akan mengawasi jalannya pembuatan standar proses procurement, bekerja sama dengan account payable untuk memastikan integrasi antara standar proses procurement dan pembayaran yang efisien, dan bertugas dalam tim procurement yang akan membuat keputusan pembelian barang atau jasa ketika ada beberapa tawaran yang kompetitif.
Secara keseluruhan, biaya procurement akan diintegrasikan ke dalam akuntansi keuangan perusahaan karena proses ini melibatkan perolehan barang atau jasa yang terkait dengan pencapaian target revenue perusahaan.
Financial accounting
Proses procurement itu sendiri bisa kita bagi dan analisa dari beberapa sudut.
Anda dan perusahaan lainnya bisa saja punya cara yang berbeda-beda untuk mengelola procurement terkait dengan direct atau pun indirect cost.
Pun begitu dengan perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur dan jasa. Mereka akan punya cara yang berbeda untuk mengelola biaya mereka.
Direct VS indirect procurement costs
Direct costs mengacu pada semua yang behubungan dengan cost of goods sold dan produksi, termasuk semua item yang menjadi bagian dari produk akhir atau finish goods.
Kalau anda bergerak di industri manufaktur, ini akan mencakup bahan mentah, komponen, dan parts yang anda gunakan.
Untuk perusahaan retail akan berbeda. Biaya ini akan mencakup biaya pembelian barang dari wholesaler yang akan dijual.
Untuk perusahaan berbasis jasa, direct costs-nya akan berupa labor costs per jam dari para pekerja yang bertugas memberikan jasa tersebut.
Procurement untuk item yang berkaitan dengan cost of goods sold punya dampak langsung pada laba kotor perusahaan anda.
Sebaliknya, indirect procurement melibatkan semua pembelian yang ngga terkait langsung dengan produksi.
Ini adalah pembelian yang anda gunakan untuk memfasilitasi operasional anda.
Indirect procurement bisa melibatkan berbagai macam pembelian, seperti perlengkapan kantor, marketing materials, kampanye periklanan, layanan konsultasi, dan banyak lagi.
Biasanya, perusahaan punya budget dan proses yang berbeda untuk mengelola direct dan indirect cost ini.
Goods VS services procurement accounting
Procurement adalah bagian dari pengeluaran, atau expense, untuk semua jenis perusahaan.
Tapi, perusahaan barang dan jasa tentunya akan menghitung revenue dan costs mereka secara berbeda.
Jadi, accounting untuk procurement barang juga akan berbeda dari accounting untuk procurement jasa.
Kalau anda bergerak di bisnis yang berfokus pada barang, maka anda akan berurusan dengan barang yang anda beli tersebut dalam bentuk inventory.
Dan ini adalah salah satu bagian paling penting dalam supply chain management.
Sedangkan kalau perusahaan anda berbasis jasa, di mana anda menyediakan layanan sebagai pendapatan utama anda, anda ngga akan terlalu bergantung pada supply chain yang berkaitan dengan inventory. Meskipun, mungkin anda perlu membeli beberapa barang untuk layanan anda yang berbasis teknologi.
Secara umum, cost of sales untuk banyak perusahaan jasa didasarkan pada biaya tenaga kerja per jam dari karyawan yang menyediakan layanan tersebut sehingga procurement sebagai direct expense bukan merupakan faktor utama.
Tapi, perusahaan berbasis jasa biasanya akan punya indirect cost yang relatif lebih tinggi karena mereka biasanya mengelola procurement mereka sendiri sebagai indirect expense melalui marketing.
Pertimbangan khusus
Penawaran kompetitif adalah bagian dari sebagian besar kesepakatan bisnis yang melibatkan banyak bidders.
Proses penawaran kompetitif untuk barang biasanya lebih sederhana dibandingkan dengan jasa.
Penawaran kompetitif untuk semua jenis barang akan melibatkan proposal yang merinci harga per unit, pengiriman, dan persyaratan pengiriman.
Penawaran kompetitif untuk procurement layanan bisa jadi lebih kompleks karena melibatkan banyak hal, termasuk individu yang terlibat, layanan teknologi, prosedur operasional, layanan klien, pelatihan, biaya layanan, dan banyak lagi.
Yang jelas, dalam setiap penawaran, anda harus memilih supplier yang akan anda ajak bekerja sama berdasarkan aspek bisnis operasional maupun biayanya.
Anda kemudian bertanggung jawab untuk menghitung biaya, tergantung pada barang atau jasa yang disepakati.
Anda juga bisa memilih untuk meminta proposal procurement secara tahunan atau terjadwal. Dengan begitu, anda akan memastikan kalau anda terus menjaga hubungan baik untuk bisnis anda dengan supplier.
Itu adalah sedikit tentang hal-hal yang berhubungan dengan procurement budget.
Pertanyaannya sekarang adalah kenapa sih anda perlu punya procurement budget?
Sebelum kita menjawab itu, saya ingin mengajak anda lebih dulu untuk bergabung dengan scmguide telegram channel karena masih akan ada banyak lagi hal-hal seputar procurement yang akan dibahas di situ. Jadi, pastikan anda ngga ketinggalan update-nya.
Anda juga pasti suka:
Mengapa anda perlu punya procurement budget
Bicara tentang procurement budget, berarti kita harus bicara tentang aktivitas budgeting.
Anda yang sering melakukannya tentu tahu kalau proses satu ini bisa cukup membuat pusing kepala.
Tapi, bagaimanapun, ini adalah salah satu aspek paling penting dalam sebuah organisasi.
Dulu, bagian procurement ngga dilibatkan dalam proses pembuatan budget.
Fungsi ini ngga terwakili dalam rapat budget seluruh organisasi.
Peran procurement dalam budgeting diturunkan ke akuisisi langsung.
Tapi, saat ini, banyak hal sudah berubah. Para profesional procurement saat ini sangat terlibat dalam proses budgeting.
Departemen procurement menyusun budget mereka. Dan itu akan dipertimbangkan selama proses budgeting keseluruhan organisasi.
Pertanyaan selanjutnya, kenapa procurement budget ini begitu penting?
Ayo kita lihat alasannya.
Procurement budget menjadi penting karena beberapa alasan berikut:
- Menginformasikan strategi pembelian anda. Procurement budget menentukan apa yang anda mampu dan ngga mampu lakukan. Itu akan tergantung pada budget yang anda tetapkan.
- Memberikan peringatan pada saat keuangan menjadi ngga terkendali. Misalnya, memberi tahu anda kapan telah terjadi pembelanjaan berlebih yang bisa mempengaruhi proses procurement anda.
- Menjamin transparansi lintas departemen. Procurement budget membuat departemen procurement bertanggung jawab atas keuangannya sendiri.
- Mengelola keuangan procurement dengan lebih efektif. Budget memungkinkan anda untuk mengalokasikan resources yang sesuai untuk setiap proyek procurement yang anda jalankan.
- Memberikan insights untuk pengambilan keputusan. Data dari procurement budget, seperti tren pengeluaran misalnya, bisa membantu anda membuat keputusan yang lebih baik.
Tips membuat procurement budget
Masuk ke bagian menariknya, apa saja sih tips yang bisa digunakan ketika membuat procurement budget?
Ngga pakai berlama-lama, berikut tips yang bisa anda gunakan untuk membuat budget yang satu ini.
Identifikasi barang dan jasa yang anda butuhkan
Langkah pertama yang harus anda lakukan dalam proses procurement adalah mengidentifikasi apa barang atau jasa yang dibutuhkan bisnis anda.
Bentuknya bisa bermacam-macam. Bisa berupa perlengkapan kantor, perabot kantor, komputer, atau barang yang dijual perusahaan anda.
Buatlah daftar barang dan jasa yang akan anda beli.
Misalnya, berapa rim kertas yang anda butuhkan?
Kemudian, mulailah merencanakan budget anda dari situ.
Berapa banyak uang yang anda bersedia belanjakan untuk barang-barang tersebut?
Riset pilihan vendor anda
Fase selanjutnya tentu saja untuk mencari vendor potensial.
Pertimbangkan vendor yang punya harga, reputasi, customer service, dan waktu penyelesaian yang baik untuk anda ajak bekerja sama.
Proses riset vendor bisa jadi cukup melelahkan karena akan membutuhkan banyak pertimbangan dan negosiasi. Tapi itu layak untuk dilakukan.
Setelah anda menyelesaikan riset anda, pilihlah vendor terbaik yang menawarkan harga terbaik dan barang berkualitas.
Dapatkan dukungan dari stakeholder lainnya
Dalam procurement budget, anda akan perlu dukungan dari bagian finance, accounting, dan tentu saja C suite.
Semua pemangku kepentingan ini harus berkumpul dan menyusun rencana bersama-sama.
Dengan begitu, finance dan accounting bisa mencatat setiap penghematan yang procurement buat.
Selain itu, dukungan dari pemangku kepentingan terkait akan meningkatkan kredibilitas dan legitimasi procurement budget anda.
Tetap berpegang pada budget anda
Anda harus memasukkan ketersediaan budget anda ke dalam proses purchase requisition.
Purchasing officer harus tahu berapa banyak budget yang tersedia untuk suatu barang untuk mempercepat cycle time pembelian.
Ia juga harus memberi tahu vendor terkait tentang berapa banyak yang ia bersedia keluarkan untuk barang yang mereka jual.
Dan yang penting, anda harus memastikan pembelian anda tetap berada dalam parameter bisnis yang sudah ditetapkan.
Gunakan teknologi
Manajer senior seharusnya ngga menghabiskan waktu dan tenaga mereka sebagai polisi anggaran yang kerjanya selalu mengawasi status ter-update budget mereka.
Pun begitu dengan karyawan procurement. Mereka ngga harus terus menerus melihat angka budget tersisa sebelum membuat keputusan pembelian.
Di era teknologi seperti sekarang ini, anda bisa sangat terbantu dengan menggunakan procurement budgeting software.
Tools ini akan memungkinkan anda membuat dan mengelola procurement budget anda serta mengontrol pengeluaran yang terjadi.
Selain itu, dengan digabungkannya procurement budget dan fungsi pelacakan expense ke dalam purchase requisition dan approval workflow anda, anda bisa punya pandangan yang lebih menyeluruh tentang proses procurement anda.
Seperti yang sudah saya sampaikan sebelumnya, fungsi procurement seringkali ngga punya tempat dalam proses budgeting.
Mereka cuma berperan sebagai penerima budget dan harus memenuhi kebutuhan organisasi.
Padahal sebaliknya, fungsi procurement haruslah menjadi bagian penting dari proses pembuatan budget dan harus punya budget mereka sendiri.
Sama seperti budget bisnis, procurement budget akan punya hasil yang positif karena menawarkan insight yang sangat berharga untuk pengambilan keputusan, mengontrol pengeluaran, mendorong akuntabilitas, dan menginformasikan strategi pembelian.
Dan memang, menetapkan procurement budget itu bisa jadi sulit dan memakan waktu. Itulah mengapa anda memerlukan dukungan teknologi dalam hal ini.
Dengan dukungan teknologi dalam pengelolaan procurement budget anda, anda akan punya pandangan 360 derajat tentang pengeluaran yang anda lakukan, mengotomatiskan proses procurement, meningkatkan hubungan dengan supplier, dan membantu mengontrol pengeluaran anda.
Bagaimana supaya anda ngga over budget
Budgeting, tentu saja adalah salah satu aspek terpenting dalam bisnis apa pun.
Budget memberi tahu anda apa yang anda mampu dan ngga mampu sekaligus berfungsi untuk menginformasikan strategi pembelian anda.
Dan memang, budget bisa memperingatkan anda ketika keuangan menjadi ngga terkendali. Tapi, budget ngga bisa mencegah anda untuk membeli apa pun.
Procurement, sebagai suatu fungsi, berfokus pada beberapa aspek yang berbeda.
Anda akan berbicara tentang logistik, pemasaran, IT, strategic sourcing, tender, dan kontrak. Lalu ada juga pengiriman dan penerimaan barang sehari-hari.
Kalau anda gagal dalam menerapkan prosedur tertentu, seperti pembatasan pemesanan dan budget berbasis proyek misalnya, itu akan bisa mengurangi profit anda.
Nah, kalau anda ngga yakin harus mulai dari mana untuk bisa tetap berada di dalam budget yang sudah anda buat, serta apa yang anda butuhkan untuk mengembalikan budget ke jalurnya kalau terlanjur over, anda harus simak terus kelanjutan artikel ini.
Anda juga pasti suka:
Masalah dengan budgeting
Apa yang sering menjadi masalah dalam budgeting?
Masalah seringkali dimulai ketika departemen keuangan ngga bisa menemukan uang yang seharusnya dihemat oleh procurement sepanjang tahunnya.
Anda tentu familiar dengan kondisi tersebut kan?
Karena itu, anda dan pemangku kepentingan yang lain harus memulai di titik yang sama.
Keuangan, procurement, dan CEO harus berkumpul dan menyusun rencana bersama-sama.
Di masa lalu, memang peran procurement dalam budgeting seringkali diturunkan ke akuisisi langsung.
Artinya, procurement ngga selalu hadir dalam rapat budget organisasi.
Akibatnya, penghematan dan target yang harus mereka capai sering kali hanya ada di dalam area mereka sendiri. Ngga tersampaikan ke fungsi yang lain.
Di luar itu, tetap saja procurement membutuhkan budget formal untuk pembelian direct materials.
Dengan keterlibatan procurement dalam proses budgeting, maka transparansi di seluruh departemen bisa tercapai. Finance akan lebih siap untuk mengidentifikasi penghematan yang bisa dilakukan terhadap budget awal.
Mereka pun akan tahu adanya kenaikan harga tahunan karena mereka bisamencatatnya secara real-time.
Anda tentu tahu juga kalau departemen procurement pun akan punya sejumlah proyek untuk dikerjakan setiap tahunnya.
Nah, meluangkan waktu untuk membicarakan budget dengan semua pemangku kepentingan akan memungkinkan anda memperhitungkan semua peluang untuk menghemat uang dari setiap proyek.
Identifikasi barang dan layanan yang anda butuhkan
Proses procurement dimulai pada saat sebuah bisnis perlu melakukan pembelian segala sesuatu yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis tersebut.
Jadi, saat anda membuat daftar tentang apa yang anda perlukan, anda juga harus mulai merencanakan budget anda.
Contoh kecil, anda akan menjalankan sebuah acara perusahaan. Maka, anda perlu mencetak rundown acara, membuat name tag, dan banyak lagi.
Pada contoh di atas, proses procurement akan dimulai dengan mengidentifikasi berapa banyak orang yang anda harapkan hadir di acara tersebut.
Dari sana, anda akan mulai mengidentifikasi kebutuhan anda. Berapa banyak rundown acara yang harus dicetak, ukuran apa, kapan cetakan tersebut harus anda terima, dan tentu saja, berapa biayanya.
Eksplorasi pilihan vendor anda dan tentukan pilihan
Pada tahap ini, anda akan mencari vendor potensial dan mempersempit pilihan ke vendor yang bisa memberikan harga dan kualitas terbaik untuk anda.
Kelihatannya memang cukup gampang. Tapi proses ini akan butuh banyak diskusi dan negosiasi.
Anda sebaiknya menyusun sebuah daftar yang berisi harga, reputasi, proyeksi waktu penyelesaian, dan customer service dari beberapa pilihan vendor.
Setelah anda menentukan vendor yang akan anda ajak bekerja sama, selesaikan kontrak anda, dan tanda tangani.
Buat semua orang punya pemahaman yang sama
Pada akhirnya, yang namanya proses perencanaan dan implementasi tentu saja membutuhkan upaya penuh dari departemen finance dan procurement.
Menyetujui budget, menetapkannya, lalu memastikan anda memenuhi target rencana tersebut.
Di era digital seperti sekarang ini, teknologi akan menjadi usaha terbaik anda untuk membuat semua orang sinkron.
Teknologi akan memungkinkan anda menetapkan budget di dalam software tersebut.
Seiring pertumbuhan bisnis, peran perencanaan budget pun semakin luas.
Ada lebih banyak orang terlibat, lebih banyak departemen, dan biaya yang lebih tinggi.
Seluruh tujuan dari perencanaan budget ini adalah supaya anda siap untuk menangani semua biaya operasional. Untuk menjaga bisnis anda tetap dalam keadaan sehat.
Oleh karena itu, anda perlu bekerja sama dengan pemangku kepentingan lain untuk menetapkan tujuan sejelas mungkin.
Dokumentasikan dan tinjau semua persyaratan dan minimum supplier
Buat master document yang bisa anda gunakan untuk melacak semua supplier dan perjanjian kerja sama anda dengan masing-masing dari mereka.
Minimum order, syarat, dan ketentutan lainnya akan anda catat di dalam dokumen ini.
Hapus atau non-aktifkan supplier yang ngga lagi bekerja sama dengan anda dari sistem
Dengan menghapus atau menonaktifkan supplier yang ngga lagi bekerja sama dengan anda, anda jadi bisa menghindari kesalahan pemesanan ke supplier yang salah.
Di luar itu, pastikan juga anda mendiskusikan rencana pemotongan biaya dengan supplier anda.
Mereka juga berhak mendapatkan informasi pada saat anda berencana mengubah pola pembelian anda.
Dengan begitu, mereka mungkin akan memberikan anda penawaran yang lebih baik.
Konsolidasikan order
Ini memang akan butuh beberapa perencanaan. Tapi, mengkonsolidasikan order bisa mengurangi biaya pengiriman anda.
Di masa mendatang, lebih sedikit order berarti lebih sedikit juga pekerjaan yang harus dilakukan oleh mereka yang bertanggung jawab menerima pesanan dan memproses pembayaran.
Selain itu, pesanan yang terkonsolidasi juga berarti mengurangi pembelian yang ngga perlu dilakukan.
Anda bisa menghemat uang untuk direct cost maupun indirect cost.
Dan anda pun akan menggunakan lebih sedikit waktu untuk menyimpan stok, memproses dokumen, atau melakukan pembayaran. Area gudang yang terbuang pun semakin sedikit.
Gunakan cuma vendor terpilih
Anda harus punya supplier khusus untuk setiap produk yang anda butuhkan.
Beberapa vendor yang menjual produk yang sama, bisa membebani keuangan anda. Anda akan mengeluarkan biaya tambahan untuk itu.
Order yang lebih besar dari lebih sedikit supplier bisa berarti hubungan yang lebih baik dengan mereka dan tentu saja, diskon yang lebih besar.
Periksa stok lama
Stok sisa adalah uang anda yang terbuang percuma.
Anda pun harus mengeluarkan uang untuk menyimpannya.
Periksa inventory anda. Lihat item mana yang bisa anda alokasikan untuk proyek mendatang atau anda jual.
Dalam beberapa kasus, anda mungkin bisa mendaur ulang stok lama anda.
Memasukkan budget ke procurement software bisa menjadi pembeda
Secara tradisional, anda mungkin sudah menggunakan procurement budget sebagai alat untuk melacak, mengendalikan, dan memperkirakan kesehatan keuangan bisnis anda.
Biasanya, budget disiapkan dalam hierarki organisasi. Budget dibuat secara terpisah dan dibagikan di sepanjang garis organisasi untuk menetapkan budget di setiap unit.
Anda juga pasti suka:
- 8 Cara Paling Efektif Mengurangi Supply Chain Lead Time
- 7 Skills yang Harus Dikuasai Supply Chain Leader Hebat
Letakkan kontrol yang tepat di tempatnya
Setelah anda menetapkan budget, yang perlu anda lakukan selanjutnya adalah membuat proses persetujuan yang ketat.
Tentukan anggota tim mana yang punya hak persetujuan atau approval? Apakah mereka punya batasan nilai tertentu yang boleh mereka setujui?
Di sinilah procurement software berfungsi sehingga anda bisa mengatur alur kerja anda sendiri.
Staf anda bisa mengirimkan pesanan pembelian mereka dan software tersebut akan memberi notifikasi ke manajemen.
Biasanya, akan ada 4 peran berbeda di dalam sistem procurement software:
- Company Admin: Orang ini, mungkin CFO, CEO, atau controller, bisa mengelola akun pengguna dan mengubah pengaturan perusahaan. Orang ini bertanggung jawab untuk memberikan izin pembelian dan mengatur batasan persetujuan tiap anggota organisasi.
- Team Member: Orang ini, atau mungkin beberapa orang, bisa membuat pesanan pembelian, mengakses budget dan proyek tertentu. Tapi, mereka cuma bisa melihat PO yang mereka buat.
- Approver: Pemilik budget atau manajer procurement. Orang ini bisa menyetujui atau menolak PO dari anggota tim.
- Finance: Peran ini untuk karyawan akuntansi/payable. Mereka bisa mengedit pesanan pembelian, budget, atau data supplier. Mereka juga bisa mengubah status PO sebagai terpenuhi dan dibayar. Dan mereka pun bisa menggantikan persetujuan yang dibuat oleh orang yang berperan sebagai approver.
Saya tahu, setiap perusahaan akan berbeda-beda kebijakannya. Tapi, alur kerja ini akan menambahkan beberapa lapis filter dalam proses pembelian anda.
Misalnya, anda jadi ngga perlu berhubungan langsung dengan karyawan level junior saat mereka mengajukan proses pembelian. Cukup setujui atau tolak saat PO tersebut masuk.
Untuk bagian accounting, mereka bisa mengakses lebih jauh lagi.
Mereka bisa menggunakan sistem tersebut untuk melihat budget yang ada, memastikan kalau PO sudah diterima, data supplier terbaru, dan sebagainya.
Anda juga bisa membuat aturan approval khusus dalam sistem tersebut. Misalnya, anda bisa memberikan batasan pembelian yang berbeda kepada setiap individu, mengatur notifikasi, dan sebagainya.
Dengan begitu, anda akan punya banyak visibilitas untuk mengawasi semua hal kecil yang bisa mempengaruhi keuntungan bisnis anda.
Kontrol budget akan memungkinkan anda untuk membandingkan kinerja aktual dengan target yang sudah ditetapkan.
Manfaat penggunaan procurement software
Ada banyak pilihan procurement software di pasar saat ini dengan konsep bekerjanya masing-masing.
Tapi, secara umum, berikut ini adalah beberapa manfaat yang akan anda dapatkan.
- Anda bisa membuat PO dan orang yang bertanggung jawab untuk approval secara otomatis akan menerima notifikasi.
- Anda bisa mengatur alur approval sesuai kebutuhan anda. Setiap departemen diatur sedikit berbeda untuk membuatnya berfungsi untuk organisasi anda.
- Tanpa procurement software, komunikasi bisa saja terhenti. Anda akan terjebak menunggu approval atau mencari PO yang hilang. Menambahkan teknologi ke workflow anda berarti anda ngga perlu lagi menghabiskan waktu anda untuk mencari PO dan faktur lama untuk keperluan akuntansi di akhir tahun.
- Dengan teknologi, database semua transaksi bisa ditelusuri sehingga anda bisa dengan cepat melihat apakah anda tetap berada di dalam target budget atau ngga sehingga anda bisa membuat adjustment dari sana.
Software tersebut akan menghubungkan PO dengan budget atau proyek.
Kalau fungsi tersebut anda gunakan dengan benar, itu akan berfungsi sebagai filter dari pengeluaran yang berlebihan.
Saat anda memulai proyek baru, tentu anda harus melakukan semua prosesnya, mulai dari menemukan supplier yang tepat, menegosiasikan harga terbaik, terus begitu sampai anda mendapatkan semua item yang anda butuhkan.
Untuk proyek jangka panjang, anda harus menetapkan budget total dan memantau kemajuan anda. Anda harus memantau berapa banyak budget yang sudah anda gunakan dan berapa banyak yang tersisa.
Pada dasarnya, hal tersebut akan memberi anda beberapa check and balances yang melindungi anda dari pengeluaran berlebih.
Perbaiki proses pelaporan anda
Kalau anda punya catatan digital dari aktivitas procurement anda, itu akan membuat “tahap budgeting akhir” jadi lebih gampang.
Satu masalah yang cukup sering kita lihat adalah banyak organisasi yang menunggu hingga akhir tahun fiskal untuk melacak kinerja mereka. Apakah anda juga?
Sebenarnya, proses ini harus menjadi upaya berkelanjutan sehingga anda bisa menunda pengeluaran yang belum perlu atau mencari vendor yang lebih terjangkau jika diperlukan.
Kesimpulan
Pada akhirnya, faktor terbesar untuk mengurangi pengeluaran anda adalah melalui teknologi dan kolaborasi.
Bagian procurement, finance, dan C-suite harus punya pemahaman yang sama.
Memahami peran procurement dan bagaimana fungsi tersebut bisa menambah nilai untuk seluruh organisasi sangatlah penting untuk mendapatkan organisasi yang transparan dan berfungsi dengan baik.
Ada begitu banyak cara untuk mengurangi pengeluaran anda.Tapi, tracing yang tepat, tim yang mendukung, dan meminimalkan pemborosan, semuanya adalah faktor yang bisa meningkatkan profit anda. Apalagi jika ditambah dengan kekuatan teknologi.
”Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”
