Agustus 11, 2022

8 Cara Efektif Mendapatkan Hasil Maksimal dari Sistem ERP Anda

Dukungan sebuah sistem ERP dalam menunjang operasi supply chain sehari-hari memang bisa sangat memudahkan dan meringankan pekerjaan Anda.

Sistem ini sangat bisa membantu Anda menjalankan berbagai fungsi supply chain, seperti production planning, MRP, inventory control, delivery control, dan masih banyak lagi.

Semua kalkulasi yang Anda butuhkan akan selesai dalam waktu lebih singkat, lebih akurat, dan bisa dibilang, lebih mudah juga.

Tentu dengan catatan parameter-parameter yang Anda masukkan sudah akurat ya.

Dan yang lebih penting lagi, semua fungsi organisasi, baik itu PPIC, Produksi, Gudang, Procurement, Accounting, HR, dan yang lainnya, semua memakai data yang sama sebagai dasar dari aktifitas mereka sehari-hari.

Itu tentu akan sangat menyingkat waktu untuk berbagi data antar fungsi. Ngga perlu lagi perlu kirim email atau dokumen fisik cuma untuk sekedar berbagi data.

Sayangnya, penerapan sistem ERP ini seringkali ngga semudah kedengarannya.

Ada juga beberapa perusahaan yang sebetulnya mereka punya dukungan sistem ERP yang mumpuni, tapi ngga berhasil memanfaatkan sistem tersebut secara maksimal.

Mereka gagal dalam mengambil manfaat dari keberadaan sistem ERP tersebut.

Apa yang salah?

Bukannya tinggal pakai saja? Selesai.

Sederhananya begitu. Tapi kenyataannya ngga sesederhana itu.

Lalu, bagaimana cara untuk memanfaatkan sistem ERP yang sudah ada secara maksimal?

Itulah yang akan kita bahas di postingan kali ini.

Dan sebelum kita bahas lebih jauh, pastikan Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel karena ada banyak lagi tips-tips seputar supply chain management yang saya bagikan di sana, yang pastinya bermanfaat.

Apa yang membuat perusahaan gagal memanfaatkan sistem ERP secara maksimal

Ya, pertanyaan besarnya adalah, apa yang membuat beberapa perusahaan gagal dalam mengambil keuntungan maksimal dari sistem ERP yang sudah ada di perusahaan mereka.

Kenapa biarpun sudah ada sistem ERP, tetap saja mereka ngga bisa lepas dari pekerjaan-pekerjaan manual yang lebih memakan waktu dan tenaga? Belum lagi akurasinya yang masih harus dipertanyakan.

Ayo kita lihat satu per satu.

Pola pikir sempit, dari dulu sudah begini

Hal pertama dan paling mendasar tentu saja berkaitan dengan pola pikir.

Ketika kebiasaan sudah terbentuk selama bertahun-tahun, tentu ngga semudah itu untuk mengubahnya.

Cara memanfaatkan sistem ERP

Kebiasaan untuk melakukan semua secara manual, ngga semudah itu untuk dialihkan ke cara kerja otomatis. Ada keengganan untuk berubah di sana.

Dan biasanya, kalau Anda ajak mereka untuk berubah, mereka akan bilang, “Ah, dari dulu juga sudah seperti ini. Ngga pernah ada masalah.”

Padahal, kalau pun memang benar ngga pernah ada masalah, tetap saja ada cara lain untuk melakukan hal yang tersebut dengan lebih cepat dan butuh lebih sedikit tenaga.

Kebutuhan jumlah orang untuk melakukan pekerjaan yang tersebut, akan lebih sedikit jika Anda menjalankan sistem ERP Anda secara maksimal. Terutama untuk pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya administratif dan berulang.

Dari sudut pandang itu, apa yang orang-orang dengan pola pikir seperti itu lakukan, secara ngga langsung merugikan perusahaan.

Kenapa?

Karena mereka menghabiskan terlalu banyak tenaga kerja untuk pekerjaan-pekerjaan yang seharusnya ngga membutuhkan tenaga kerja sebanyak itu.

Dan itu termasuk pemborosan karena perusahaan jadi mengeluarkan uang untuk membayar gaji mereka, padahal di sisi lain, semua bisa dilakukan secara otomatis lewat sistem ERP yang sudah ada.

Apakah itu bukan masalah namanya? Tentu saja itu masalah.

Takut, ngga mau ambil risiko

Setiap perubahan memang seringkali menakutkan.

Begitu juga dengan peralihan dari operasi manual ke operasi digital.

Betul, memang akan ada risiko operasi yang sudah berjalan bertahun-tahun akan berubah. Perlu proses transisi. Dan kemampuan beradaptasi dari semua orang akan sangat dibutuhkan dalam perubahan ini.

Dan selama proses transisi, mungkin akan ada beberapa masalah yang muncul. Tapi itu normal.

Yang perlu Anda lakukan adalah mempersiapkan antisipasi atas kemungkinan yang akan terjadi, kalau perlu buat rencana cadangan untuk memuluskan proses transisi tersebut.

Takut akan risiko yang mungkin terjadi ngga seharusnya membuat Anda berhenti untuk berusaha menerapkan sistem ERP secara lebih menyeluruh di seluruh fungsi organisasi Anda.

Apalagi kalau Anda sudah menginvestasikan uang Anda untuk menginstalasi sistem tersebut. Sayang kan uang Anda jadi terbuang percuma?

Anda juga pasti suka:

Ngga tahu cara menggunakannya

Ketidaktahuan akan manfaat sistem ERP, atau bagaimana menggunakannya, adalah alasan berikutnya kenapa perusahaan gagal untuk menjalankan sistem ini.

Dan yang lebih buruk lagi, sudah ngga tahu bagaimana menggunakannya, malah tambah diperparah dengan ngga berusaha untuk mencari tahu.

Cara memanfaatkan sistem ERP

Ketidaktahuan itu, apalagi di fase-fase awal penerapan sistem ERP, sangatlah wajar.

Tapi, kalau setelah bertahun-tahun masih juga belum tahu, itu yang ngga wajar.

Yang membedakan antara perusahaan yang berhasil dan gagal adalah pada apa yang mereka lakukan dalam ketidaktahuan mereka itu.

Apakah mereka memilih untuk tetap ngga tahu, atau memilih untuk mencari tahu.

Ngga tahu cara memulainya

Memulai sesuatu yang baru, apalagi yang akan menggantikan cara kerja yang lama, memang seringkali bukan hal yang mudah untuk dilakukan.

Ngga semua perusahaan tahu dari mana harus memulai.

Dan sebagai akibatnya, mereka gagal mendapatkan manfaat maksimal dari penerapan sistem ERP di perusahaan mereka.

Ngga ada tenaga ahli

Semua akan lebih mudah jika Anda punya tenaga ahli yang tahu harus berbuat apa untuk memaksimalkan penerapan sistem ERP di perusahaan Anda.

Masalahnya, tenaga ahli ini jumlahnya terbatas. Dan Anda harus bersaing dengan perusahaan-perusahaan lain untuk mendapatkannya.

Dan kalau Anda ngga punya tenaga ahli di perusahaan Anda, Anda jadi ngga punya tempat untuk bertanya mengenai bagaimana menerapkan sistem ERP ini di tempat Anda dengan efektif.

Leader yang ngga mendukung perubahan

Ini penyebab terbesar dari gagalnya sebuah perusahaan memanfaatkan sistem ERP yang sudah ada di tempat Anda.

Apa itu?

Ngga adanya dukungan dari Top Management yang Anda perlukan untuk memulai perubahan.

Bagaimana pun, peran seorang leader sangatlah diperlukan di sini.

Peran seorang pengambil keputusan akan sangat menentukan apakah Anda akan berhasil atau gagal.

8 cara memaksimalkan penggunaan sistem ERP

Setelah Anda tahu apa saja faktor yang membuat sebuah perusahaan gagal menerapakan sistem ERP dengan efektif, maka pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana mengatasi faktor-faktor penyebab masalah tersebut.

Itu yang akan kita bahas di bagian ini.

Ayo kita bahas satu per satu.

Mulai dari leader untuk merangkul perubahan

Seperti yang saya sampaikan di atas, peran leader sangat besar dalam menentukan keberhasilan sebuah perubahan.

Maka, yang Anda butuhkan pertama kali tentu saja adanya dukungan penuh dari para pengambil keputusan di perusahaan.

Kalau manajemen puncak perusahaan sudah ngga mendukung adanya perubahan, ya sudah, selesai. Selamanya perusahaan akan sulit untuk berubah.

Maka, ini adalah faktor pertama dan yang paling utama Anda perlukan untuk bisa beralih dari operasi manual Anda ke digital dengan memanfaatkan sistem ERP yang sudah ada.

Petakan fungsi apa yang sudah dan belum Anda gunakan secara maksimal

Petakan fungsi sistem ERP yang Anda punya.

Buat daftar tentang apa saja fungsi yang sistem ERP Anda bisa lakukan, lalu bandingkan dengan apa saja fungsi yang sudah Anda gunakan sekarang ini. Anda akan menemukan perbedaan di sana.

Lalu apa langkah selanjutnya?

Petakan ulang kebutuhan Anda, kalau memang diperlukan.

Lihat kembali apakah fungsi yang ada sekarang sudah cukup memenuhi kebutuhan Anda, atau sebenarnya masih banyak kebutuhan Anda yang belum terpenuhi dan bisa terselesaikan dengan fungsi-fungsi yang belum Anda gunakan?

Anda benar-benar harus tahu persis apa yang sistem ERP Anda bisa lakukan, apa yang sudah Anda gunakan, dan apa yang masih bisa Anda gunakan untuk semakin membuat pekerjaan Anda lebih efektif, juga efisien.

Jangan sampai Anda ngga tahu kemampuan sistem ERP Anda yang sebenarnya.

Buat rencana untuk memaksimalkan penggunaan fungsi sistem ERP Anda

Setelah Anda tahu apa kemampuan sistem ERP Anda dan apa yang Anda butuhkan, buat rencana untuk meningkatkan penggunaannya.

Tentukan timeline kapan Anda akan mulai mengimplementasi fungsi-fungsi tersebut.

Dengan begitu, Anda akan punya roadmap yang jelas untuk lebih memaksimalkan fungsi yang sudah terpasang di perusahaan Anda sekarang ini.

Kalau tidak ada rencana ini, apa yang Anda butuhkan mungkin cuma bakal jadi sebatas keinginan tanpa pernah terealisasi.

Sayang kan Anda sudah mengeluarkan uang untuk membeli sistem ERP tersebut tapi ngga Anda gunakan secara maksimal?

Anda juga pasti suka:

Bentuk tim dari semua fungsi

Apa yang Anda butuhkan sudah ada, rencana sudah Anda buat, sekarang waktunya untuk membentuk tim.

Pastikan Anda melibatkan semua fungsi terkait karena pasti akan ada benturan kepentingan sepanjang penerapan fungsi sistem ERP ini.

Jadi, Anda harus memastikan semua fungsi sepakat dengan alur kerja yang akan ditetapkan nantinya.

Anda bisa melibatkan fungsi-fungsi mulai dari Sales, PPIC, Produksi, Quality Control, Purchasing, bahkan sampai Accounting dan HR.

Eksekusi, monitoring, dan evaluasi

Setelah semua persiapan matang, tentu saja langkah selanjutnya adalah eksekusi.

Jalankan rencana Anda, modifikasi jika memang perlu penyesuaian.

Monitor supaya proyek itu tetap on schedule. Dan evaluasi hasilnya apakah masih perlu diperbaiki lagi atau ngga.

Tentukan fase pengembangan selanjutnya

Setelah berhasil meningkatkan pemanfaatan sistem ERP Anda, tugas Anda ngga berhenti sampai di situ saja.

Anda harus mulai menentukan fase pengembangan selanjutnya. Bagaimana Anda bisa memanfaatkannya lebih maksimal lagi, atau membuat alur kerja Anda lebih efektif dan efisien lagi.

Akan selalu ada ruang untuk improvement. Anda harus ingat itu baik-baik.

Cari tenaga ahli atau konsultan

Kalau Anda merasa tim Anda belum cukup mampu untuk melakukan langkah-langkah di atas, Anda bisa mempertimbangkan meminta bantuan dari konsultan atau tenaga ahli yang sudah berpengalaman.

Mereka bisa memberi Anda banyak insight mengenai apa saja yang bisa menjadi pilihan Anda.

Mungkin akan ada biaya tambahan, tapi kalau hasilnya sepadan, kenapa ngga kan?

Atau, Anda bisa hire mereka sebagai karyawan Anda dan menjadikan mereka team leader dari proyek improvement Anda. Itu juga bisa jadi pilihan.

Dukungan semua fungsi

Dan ini adalah salah satu hal yang paling penting, dukungan semua fungsi.

Supply chain, atau dalam hal ini pemanfaatan sistem ERP, pastinya akan melibatkan banyak fungsi dalam organisasi.

Karena itulah, dukungan dari semua fungsi sangat Anda butuhkan. Anda ngga akan bisa bekerja sendiri. Anda ngga akan mampu memikirkan semua hal tanpa ada dukungan dari fungsi yang lain.

Jadi, pastikan semua fungsi di organisasi Anda menangkap pesan yang sama dan punya tujuan yang sama.

Kalaupun ada konflik antar fungsi nantinya, pastikan semua pihak bisa menyesuaikan diri dan mendahulukan kepentingan organisasi dibandingkan kepentingan departemen mereka masing-masing.

Kesimpulan

Punya sistem ERP bukanlah sekedar gaya-gayaan.

Anda sudah mengeluarkan uang untuk itu. Jadi Anda harus memanfaatkannya semaksimal mungkin.

Seringkali memang akan muncul kendala-kendala dalam penggunaannya. Itu sangat normal.

Tapi, yang paling penting adalah apa yang selanjutnya Anda lakukan pada saat menemukan kendala-kendala tersebut.

Beberapa langkah di atas bisa Anda lakukan untuk lebih memaksimalkan penggunaan sistem ERP di tempat Anda.

Hasilnya?

Operasional Anda akan berjalan lebih efektif, efisien, dan uang yang Anda keluarkan jadi ngga sia-sia.

Semoga bermanfaat!

Kalau Anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke kolega Anda yang lain. Gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan lebih banyak insight seputar supply chain management. Anda bebas menggunakan semua artikel dalam blog ini untuk tujuan apapun, termasuk tujuan komersil, tanpa perlu memberikan atribusi.

%d blogger menyukai ini: