by Artikel ini akan membantu Anda yang saat ini sedang berencana untuk menerapkan Warehouse Management System (WMS) untuk gudang Anda.
Terlepas dari apakah Anda akan menerapkan WMS untuk pertama kalinya, atau upgrade dari sistem yang sudah Anda gunakan sekarang, pemahaman terkait dengan cara WMS bekerja, apa saja kriteria yang perlu Anda pertimbangkan, dan bagaimana memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda, adalah sangat penting.
Karena itu, Anda harus membaca artikel ini sampai selesai untuk mendapatkan panduan lengkap terkait cara memilih WMS yang paling tepat untuk gudang Anda.
Tapi, sebelum kita masuk ke bahasan penting ini, pastikan juga Anda sudah tergabung dengan scmguide telegram channel karena bakal banyak lagi artikel-artikel seputar supply chain management yang akan saya bahas di blog ini. Jadi, pastikan Anda selalu mendapatkan update-nya.
Table of Contents
Bagaimana cara kerja WMS?
Warehouse Management System (WMS) dikenal sebagai software berisikan serangkaian proses yang sudah ditentukan sebelumnya, yang memungkinkan Anda untuk mengotorisasi dan mengawasi operasi gudang Anda.
Prosesnya sendiri mencakup mulai dari kedatangan barang atau bahan ke gudang, sampai saat barang tersebut diberi izin untuk dipindahkan.
Proses manajemen gudang ini mencakup manajemen inventory, audit, dan proses pengambilan barang.
Nah, supaya mendapatkan visibilitas maksimum ke dalam inventory Anda dalam waktu dan lokasinya masing-masing (entah berada di dalam fasilitas atau dalam perjalanan), Warehouse Management System (WMS) adalah proses utama yang harus Anda jalankan.
Dan berbicara tentang proses manajemen gudang, ini akan melibatkan pengelolaan operasi supply chain dan berbagai jenis gudang, yang dimulai dari grosir atau pabrikan, ke gudang. Sesudah itu, baru dipindahkan ke pusat distribusi atau pengecer.
Pembagian WMS secara singkat
Warehouse Management System (WMS) bisa kita bagi menjadi beberapa variasi dan metode implementasi.
Masing-masing tipe tentunya akan berbeda bergantung dari ukuran dan sifat organisasinya.
WMS ini bisa berupa modul independen, atau merupakan bagian dari sistem Enterprise Resources Planning (ERP) yang lebih besar.
WMS juga bisa berbeda satu sama lain berdasarkan kompleksitasnya.
Ngga seperti perusahaan kecil yang biasanya menggunakan file atau dokumen spreadsheet hard copy, perusahaan besar umumnya menggunakan software WMS yang lebih kompleks.
Beberapa Warehouse Management System (WMS) bahkan dirancang sesuai dengan ukuran dan status organisasi.
Vendor mengembangkan berbagai versi produk WMS yang bisa mereka sesuaikan ke berbagai ukuran organisasi.
Dalam beberapa kasus, beberapa organisasi mempertimbangkan untuk mengembangkan WMS mereka dari awal.
Tapi, sebenarnya akan lebih baik kalau mereka menerapkan WMS dari vendor yang bisa diandalkan.
Kenapa?
Karena sebenarnya Warehouse Management System (WMS) bisa mereka konfigurasikan untuk memenuhi kebutuhan dan persyaratan spesifik masing-masing organisasi.
Vendor bisa menambahkan penyesuaian pada WMS mereka secara efektif.
Ini tentu akan lebih menghemat waktu dan uang Anda dibandingkan kalau Anda mengembangkan semuanya dari nol.
Khusus untuk eCommerce, penyesuaian yang ditambahkan ke masing-masing WMS tentu akan lebih bervariasi bila dibandingkan dengan pengecer yang fokus pada penjualan toko fisik saja.
Demikian juga, desain dan konfigurasi WMS bisa berbeda-beda tergantung pada jenis barang yang Anda jual.
Misalnya WMS untuk jaringan toko grosir tentu akan sangat berbeda dengan yang pengecer peralatan olahraga butuhkan.
Warehouse Management System (WMS) punya cara kerja yang spesifik dan khusus, juga sangat berbeda dari operasi gudang tradisional.
Berikut adalah panduan rinci tentang cara kerja Warehouse Management System (WMS) dan apa saja yang termasuk di dalamnya.
Pengiriman & penerimaan
Kalau kita lihat fungsi utama gudang, tentu utamanya adalah sebagai tempat penyimpanan barang.
Maka fungsi utama Warehouse Management System (WMS) pun adalah untuk melacak setiap barang yang masuk ke gudang.
Setiap barang yang gudang terima, perlu diperbarui dalam sistem dan dilacak waktu kedatangannya.
Ini juga termasuk pelacakan barang yang akan keluar gudang untuk pengiriman.
Jumlah barang yang Anda terima, dan jumlah barang yang akan Anda kirim, perlu Anda lacak, ukur, dan catat dengan cermat di dalam sistem.
Inventory Management System
Inventory Management System adalah istilah yang terkait erat dengan Warehouse Management System (WMS).
Tapi itu bukan berarti kedua sistem tersebut adalah sama.
Sebuah Inventory Management System (IMS) bertanggung jawab untuk mengendalikan inventory dari gudang yang sama dan bisa menggunakan fungsi yang sama dengan yang saat ini sedang beroperasi.
Misalnya, IMS bisa menggunakan proses seperti barcode dan pelacakan space.
IMS bisa menjadi bagian WMS, tapi ngga berlaku sebaliknya.
Kitting dan pengambilan pesanan
Layanan di gudang terkadang ngga cuma sekadar menyimpan barang.
Ada banyak proses signifikan lainnya yang juga perlu Anda pertimbangkan sebagai bagian dari sistem kerja gudang.
WMS juga bisa terlibat dalam manajemen dan pemenuhan pesanan yang memainkan peran penting dalam pembuatan dan pelacakan pengambilan, serta pengepakan pesanan.
Manajemen staf gudang
Manajemen staf gudang bisa Anda anggap sebagai salah satu proses utama dalam Warehouse Management System (WMS).
Kenapa?
Karena manajemen staf termasuk di antara faktor-faktor yang mempengaruhi biaya pengelolaan gudang Anda.
Kalau manajemen staf gudang bisa Anda pantau dan periksa secara efektif, itu bisa mengarahkan Anda pada pemahaman yang lebih baik tentang kinerja orang-orang yang bekerja di gudang.
Hasilnya, Anda bisa mendapatkan pengurangan biaya gudang yang signifikan secara keseluruhan.
Pelaporan
Pelaporan tentunya adalah poin penting dalam bisnis apa pun.
Pun begitu dalam pergudangan.
Pelaporan real-time bisa menjadi faktor pendorong efektifnya kinerja gudang Anda.
Anda bisa mendapatkan banyak wawasan yang bisa membantu Anda meningkatkan kinerja gudang Anda saat ini melalui digitalisasi operasi bisnis, serta pelaporan komprehensif sebagai salah satu fitur WMS digital Anda.
Sekarang, manajer gudang akan mampu melihat dan memantau banyak data yang ditampilkan dalam bentuk grafik.
Wawasan ini bisa secara langsung mempengaruhi mereka dalam membuat keputusan berdasarkan informasi yang mereka punya tentang seberapa efektif gudang yang mereka pimpin bisa mereka kelola untuk menjaga semua faktor tetap prospektif.
Anda juga pasti suka:
- 21 KPI Gudang Penting untuk Mengukur Kinerja dan Efisiensi
- 6 Cara Mengelola Operasi Logistik Anda Dengan Efisien
Apa kriteria seleksi untuk software WMS?
Bukti buruknya implementasi Warehouse Management System (WMS) bisa begitu jelas Anda lihat.
Empat puluh truk mengantri di jalan, menunggu giliran untuk masuk ke gudang, adalah tanda penerapan WMS yang buruk. Anda setuju kan?
Ketika segala sesuatunya ngga berjalan dengan baik, atau sistemnya mati, truk harus menunggu. Dan itu tentunya membutuhkan biaya.
Warehouse Management System (WMS) adalah aplikasi software yang memungkinkan manajemen terpusat dari sebuah operasi gudang.
WMS melacak inventory secara real time dan dirancang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas gudang, sambil memberikan peningkatan visibilitas kepada manajer dan orang lain.
WMS bisa menjadi alat yang penting—bahkan sangat perlu—bagi banyak perusahaan yang mengoperasikan gudang.
Tapi, Anda harus catat, mencoba mengambil satu langkah maju malah bisa menyebabkan dua langkah mundur kalau Anda ngga melakukan uji tuntas yang tepat selama implementasi WMS.
Warehouse Management System (WMS) seringnya diterapkan oleh perusahaan selama 15 tahun atau bahkan lebih.
WMS adalah investasi yang sangat strategis, bukan solusi yang bisa Anda pasang dan untuk kemudian Anda ubah dalam beberapa tahun ke depan.
Ini adalah perubahan besar. Dan Anda perlu memikirkan rencana jangka panjang dan gambaran besar Anda dalam hal ini.
Kalau kita analogikan WMS dengan kalkulator, Anda yang menjalankan gudang dengan inventory, maka WMS adalah alat paling dasar yang Anda perlukan untuk melakukannya.
WMS akan meningkatkan pergerakan material dan produk, meningkatkan akurasi dan ketepatan waktu, meningkatkan pelacakan dan pelaporan, memberikan fleksibilitas, meningkatkan pemenuhan pesanan, dan memperkuat kontrol, di antara banyak lagi manfaat lainnya.
Nilai WMS terlalu besar untuk Anda lewatkan.
Perusahaan yang ngga mau mengadopsi WMS, akan semakin tertinggal. Sampai akhirnya mereka ngga bisa lagi memenuhi harapan mitra dan konsumen mereka.
Dan segera, perusahaan-perusahaan tersebut akan berebut untuk mengejar ketertinggalan mereka.
Akibatnya, itu akan mengarah pada keputusan terburu-buru dalam mengadopsi sebuah solusi.
Dan solusi gegabah akan mengakibatkan hasil yang prematur. Ngga akan efektif.
Untuk Anda yang ingin mengadopsi WMS untuk pertama kalinya, atau untuk mengubah sistem yang ada sekarang, berikut adalah enam poin utama yang perlu Anda pertimbangkan selama pemilihan dan implementasinya.
Kegunaan
Kegunaan WMS menjadi sangat penting ketika Anda mempertimbangkan sistem. Terutama kalau organisasi Anda punya tenaga kerja gudang yang menua, yang ngga punya keterampilan teknologi yang cukup.
Tanyakan pada vendor apakah WMS tersebut berpusat pada orang atau ngga.
Pastikan WMS tersebut ngga membuat tugas-tugas sederhana malah menjadi lebih rumit, yang membutuhkan waktu pelatihan lebih lama.
Hal ini ngga cuma berlaku untuk pekerja gudang, tapi juga untuk manajernya.
Kalau WMS yang Anda terapkan sulit untuk mereka gunakan, maka mereka ngga akan bisa mendapatkan gambaran yang bagus tentang bagaimana operasi gudang yang efektif.
Mereka ngga akan punya gambaran bagaimana tim Anda kerahkan dan apakah operasi yang berjalan itu sudah efektif atau belum.
Sesudah Anda memilih WMS untuk Anda terapkan, bahkan sistem yang paling gampang digunakan sekali pun, para pekerja gudang mungkin ngga akan dengan segera mengadopsinya.
Karena itu, penting untuk Anda meluangkan waktu untuk mengajari mereka bagaimana sistem baru tersebut berbeda dari cara lama mereka beroperasi. Tunjukkan bagaimana WMS tersebut akan semakin memudahkan pekerjaan mereka.
Kompleksitas operasi
Operasi gudang bisa sangat bervariasi di antara organisasi yang berbeda.
Penting bagi Anda untuk memastikan kalau apa pun WMS yang Anda pilih, punya kemampuan untuk memenuhi permintaan spesifik Anda.
Throughput tinggi, operasi multisaluran dengan beberapa jenis cara pengambilan, permintaan yang variabel, dan ratusan ribu SKU, misalnya, itu memerlukan WMS yang kuat.
Anda harus menyadari setiap aspek unik dari operasi Anda.
Anda harus tahu kalau vendor WMS yang ada mungkin ngga mengembangkan sistem mereka dengan mempertimbangkan proses atau kebutuhan spesifik organisasi Anda.
Beberapa proses di gudang benar-benar sangat unik untuk setiap organisasi yang berbeda.
Penting untuk Anda menantang tim internal Anda untuk bekerja dengan vendor WMS untuk mengidentifikasi aktivitas unik tersebut.
WMS “umum” harusnya sudah sesuai untuk sekitar 70% perusahaan. Tapi, 30% lainnya yang punya operasi yang lebih kompleks, akan menuntut sistem yang lebih kuat.
Misalnya, penting bagi beberapa perusahaan untuk mengetahui apakah vendor WMS mereka bisa mendukung pemrosesan volume transaksi yang tinggi dan berkinerja tinggi.
Begitu sebuah Anda mulai memindahkan lebih dari 50.000 baris pesanan dalam sehari, Anda sudah masuk ke lebih banyak persyaratan kinerja tinggi.
Anda akan membutuhkan teknologi yang mendasari kalau software sudah dikembangkan untuk mendukung pemrosesan transaksi dengan volume tinggi.
Kecepatan bisa membunuh implementasi WMS
Ngga ada kesalahan yang menciptakan lebih banyak masalah dalam pengimplementasian WMS daripada bergerak terlalu cepat.
Terburu-buru dalam proses adalah sebuah kesalahan besar.
Perusahaan memutuskan kalau mereka perlu punya sistem yang terinstal pada tanggal tertentu. Dan tenggat waktu tersebut memaksa mereka untuk terburu-buru. Apakah Anda familiar dengan situasi ini?
Dalam beberapa kasus, kepemimpinan organisasi sudah berkomitmen untuk menghabiskan banyak uang untuk WMS dan berharap untuk segera melihat hasilnya.
Mereka ingin menyelesaikannya segera dan ingin melihat manfaatnya secepatnya.
Jadi, salah satu bagian paling penting dari proyek implementasi WMS adalah untuk mengelola ekspektasi.
Anda perlu tahu, perlu waktu setidaknya empat sampai enam bulan untuk memilih sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Dan enam sampai 12 bulan tambahan untuk menerapkannya.
Kalau ngga, kemungkinan besar Anda ngga akan siap untuk perubahan dalam operasi Anda.
Penundaan yang semakin lama, disorganisasi, dan ketidakpuasan, mungkin akan mengikuti situasi buruk akibat ketergesaan implementasi WMS ini.
Masalahnya, implementasi yang terburu-buru hampir selalu merupakan bencana yang ngga bisa Anda mitigasi.
Bahkan ketika WMS dikelola dengan ahli sekali pun, penerapan WMS baru sering kali ngga menghasilkan manfaat yang jelas di awal.
Anda perlu meluangkan waktu untuk merasakan sistem baru tersebut dan mengidentifikasi serta memecahkan masalah yang muncul dalam penerapan awalnya.
Kesabaran adalah kuncinya di sini.
Butuh waktu untuk menjadikan sistem tersebut lingkungan yang sangat produktif.
Jangan abaikan datanya
Anda mungkin bisa berpuas diri dengan diperkenalkannya WMS di gudang Anda.
Tapi, Anda harus catat baik-baik, sehebat apapun WMS Anda, ngga akan berarti banyak kalau Anda punya kekurangan dalam cara menangani sumber-sumber utama data yang WMS tersebut jalankan.
Menguasai manajemen data dengan baik, sangat penting dalam hal ini.
Bagaimana kualitas data itu?
Apakah Anda punya mekanisme untuk memastikan kualitas data yang Anda punya terus meningkat?
Kualitas data Anda akan menjadi yang paling penting untuk nilai yang bisa Anda peroleh dari solusi WMS ini.
Anda juga pasti suka:
Peran biaya
Pantas untuk diragukan bekerja dengan perusahaan yang memulai dengan harga, atau laba atas investasi, sebagai faktor paling penting dalam sebuah proses pemilihan WMS.
Betul, biaya itu penting. Tapi, masalahnya, biaya seringkali ditekankan lebih dari yang seharusnya.
Teknologi di sini bukanlah sebuah pendorong; ini adalah sebuah enabler.
Ini memungkinkan Anda melakukan beberapa hal dengan lebih baik, yang tentunya akan membantu keuntungan Anda. Tapi, manfaat tersebut sifatnya ngga langsung, bukan langsung.
Terkait dengan WMS, bukanlah ide yang baik untuk fokus pada metrik keuangan.
Kalau Anda menempatkan terlalu banyak penekanan pada biaya, itu bisa berakibat buruk bagi Anda yang mengarungi pasar WMS untuk mencari yang paling tepat untuk Anda terapkan.
Sayangnya, hal ini adalah hal yang cukup sulit untuk terlihat.
Mengontrol dan mengelola biaya itu penting, tapi fokus pada kasus bisnis strategis untuk WMS lebih penting.
Biaya memang juga bisa menyesatkan.
Harga awal penerapan WMS adalah satu biaya. Tapi, berlangganan untuk sistem dan servisnya, adalah biaya lain yang juga harus Anda keluarkan.
Dengan begitu, biaya awal WMS dan biaya totalnya akan sangat berbeda.
Dalam beberapa tahun terakhir, hambatan biaya ini menjadi kurang berdampak untuk organisasi yang lebih kecil dan menengah karena munculnya platform berbasis cloud.
Pertimbangkan masa depan
Karena WMS biasanya merupakan komitmen jangka panjang, Anda harus berhati-hati supaya ngga jatuh ke dalam perangkap untuk memilih satu cuma berdasarkan apa yang Anda butuhkan saat ini karena momen tersebut akan sangat cepat berlalu.
Pikirkan tentang customer yang akan Anda layani lima sampai 10 tahun dari sekarang.
Supply chain yang sebagian besar Anda terapkan saat ini adalah gagasan dari mereka yang bekerja sebelum Anda.
Anda perlu melihat solusi yang ngga cuma memenuhi kebutuhan Anda saat ini, tapi juga punya kemampuan untuk memungkinkan Anda tumbuh dan memenuhi kebutuhan yang ada di masa depan.
Idenya bukan untuk mencoba menebak ke mana arah teknologi ini akan berkembang, tapi untuk mempertimbangkan ke mana kebutuhan customer Anda, dan tuntutan bisnis Anda, tampaknya akan pergi.
Anda harus memikirkan apa yang ada di cakrawala berikutnya, meskipun Anda tinggal di cakrawala ini saat ini.
Anda harus mengantisipasi hal tersebut.
Organisasi-organisasi yang memikirkan 10 sampai 15 tahun ke depan, ngga akan lengah dengan datangnya perubahan.
Bagaimana cara memilih WMS yang tepat?
Solusi yang tepat bisa membantu Anda meningkatkan pemenuhan pesanan, meningkatkan visibilitas inventory, dan mengotomatiskan pengumpulan data Anda.
Ikuti langkah-langkah sederhana berikut ini untuk memilih WMS yang paling tepat untuk Anda, dan Anda akan segera mendapatkan operasi gudang yang optimal.
Warehouse Management System (WMS) bisa memproses data dengan sangat cepat dan mengoordinasikan pergerakan di dalam gudang.
WMS juga bisa menghasilkan laporan dan menangani transaksi dalam jumlah besar, seperti yang melekat dalam operasi e-commerce, misalnya.
Manfaat potensial lainnya dari penerapan WMS meliputi:
- Manajemen tenaga kerja yang efisien dan efektif
- Visibilitas dan keterlacakan stok
- Jumlah inventory yang akurat
- Lebih sedikit kesalahan pengambilan
- Lebih sedikit pengembalian
- Pelaporan yang akurat
- Peningkatan daya tanggap
- Visibilitas data jarak jauh
- Pengisian ulang (replenishment) otomatis
- Peningkatan layanan customer
- Meminimalkan dokumen fisik
Sebelum memulai implementasi WMS, Anda harus yakin terlebih dulu kalau Anda akan bisa mencapai keuntungan bisnis yang signifikan.
Sistem seperti itu memang membutuhkan investasi modal, dan melibatkan biaya operasional; tapi, “biaya” utama yang sebenarnya adalah dorongan, antusiasme, dan komitmen yang dibutuhkan dari seluruh tim pergudangan dan manajemen senior untuk memastikan kalau sistem tersebut sudah diatur dengan benar, digunakan dengan benar, dan dioptimalkan secara teratur.
WMS bukanlah solusi perbaikan cepat. Dan ini lebih dari sekadar Inventory Control System dan alat pengumpulan data.
WMS adalah sistem yang membantu mengotomatisasi operasi pergudangan Anda sebanyak mungkin.
Sebuah proyek TI harus dibenarkan atas dasar yang sama seperti investasi bisnis lainnya.
Sebuah WMS sangat banyak sistem eksekusi taktis, dan karena itu lebih gampang untuk membenarkannya daripada banyak proyek TI lain.
Ini membentuk komponen penting dari peningkatan bisnis strategis, tapi masih bersifat taktis.
Ketika Anda memutuskan untuk berinvestasi dalam WMS, tujuh langkah ini bisa membantu Anda untuk memilih solusi paling baik untuk operasi gudang Anda.
Hitung pengembalian investasi (ROI)
Proses pembenaran itu penting karena membantu Anda menetapkan anggaran untuk proyek Anda.
Itu juga akan membantu Anda fokus pada fungsi yang harus Anda punya daripada yang sekedar Anda inginkan saat memilih supplier.
Area utama yang perlu Anda pertimbangkan adalah:
- Potensi WMS untuk memberikan akurasi stok yang lebih baik dengan mengurangi kesalahan, memberikan informasi real-time, dan memungkinkan penghitungan inventory terus-menerus.
- Potensi peningkatan produktivitas dan penghematan biaya melalui peningkatan pemanfaatan tenaga kerja, peralatan, dan ruang.
- Kebutuhan akan ketertelusuran yang lebih baik. WMS bisa memberikan ketertelusuran dua arah, hampir sebagai produk sampingan dari keberadaannya.
- Peningkatan layanan customer melalui peningkatan kontrol gudang secara keseluruhan, dan akurasi pengambilan dan pengiriman yang lebih baik.
Semakin banyak transaksi harian—seperti pemindahan dan pengambilan palet—dan lokasi di gudang, semakin besar potensi ROI, dan semakin besar pula pembenarannya.
Selain itu, gudang menggunakan peralatan yang mahal di mana pengoptimalan peralatan tersebut bisa menghasilkan penghematan yang signifikan—terkadang sedemikian rupa sehingga peralatan yang perlu Anda beli menjadi lebih sedikit dan staf yang perlu Anda pekerjakan pun ikut berkurang.
Metode yang Vendor gunakan vendor untuk menetapkan harga, terbagi dalam empat kategori utama:
- Lisensi. Lisensi software yang diperlukan untuk menjalankan sistem biasanya dibebankan pada pengguna—yaitu, pengguna terminal data PC atau radio. Beberapa vendor sekarang menawarkan model yang berbeda, seperti membayar berdasarkan transaksi dan/atau membayar bulanan, daripada membeli sistem secara langsung.
- Layanan profesional adalah biaya untuk manajemen proyek, pelatihan, dan dukungan go-live.
- Biaya pengembangan mencakup persyaratan yang ngga termasuk dalam paket, seperti antarmuka ke sistem pihak ketiga.
- Biaya dukungan biasanya terdiri dari harga tahunan berdasarkan biaya lisensi dan pengembangan. Cakupan layanan dan biaya bervariasi secara signifikan dari supplier ke supplier.
Pastikan kalau supplier Anda mendekati harga penawaran untuk masing-masing kategori ini.
Minta mereka untuk menunjukkan harga mana yang tetap dan mana yang variabel.
Anda harus berhati-hati dengan adanya biaya tersembunyi seperti biaya perjalanan dan waktu manajemen proyek.
Ringkas semua biaya tersebut dalam spreadsheet. Tunjukkan pengeluaran awal, dan kemudian biaya untuk tahun satu sampai lima dengan total akumulasi.
Anda mungkin akan terkejut dengan hasilnya.
Faktor dalam biaya hardware dan infrastruktur, yang harus Anda pertimbangkan dalam hal anggaran proyek dan ROI, tapi seringkali bisa Anda kelola secara terpisah, dengan saling ketergantungan pada proyek utama.
Anda juga pasti suka:
- Cara Efektif Mengelola Inventory dan Gudang FMCG
- Vendor Managed Inventory (VMI): Definisi, Cara, Keuntungan, dan Risiko
Tentukan prosesnya
WMS modern sangat bisa Anda konfigurasi—biasanya oleh Anda sebagai pengguna akhir—dan harus mampu bekerja di hampir semua jenis lingkungan pergudangan.
Di masa lalu, pembuatan dokumen Undangan Tender (atau RFP) yang panjang dan terperinci merupakan bagian penting dari proses seleksi WMS.
Ini mencerminkan fungsionalitas terbatas yang ada di sebagian besar sistem pada saat itu.
Kerugian dari Undangan Tender adalah kalau Anda ngga bisa berharap untuk mempertimbangkan kebutuhan perusahaan di masa depan, dan seringkali terlalu preskriptif.
Kerugian lainnya adalah kalau banyak penyedia WMS seringkali ngga menanggapi undangan tender tersebut.
Mereka menghabiskan banyak waktu dan sumber daya, yang mungkin lebih vendor sukai untuk habiskan untuk proyek lain di bawah kendali mereka sendiri.
Template ITT (Undangan Tender) bisa Anda unduh dari Internet; tapi, banyak dari dokumen ini, atau awalnya, vendor WMS siapkan dan karenanya akan condong ke produk mereka.
Oleh karena itu, sebagian besar vendor WMS akan melihat dokumen tersebut dengan penuh curiga.
Pahami dan analisis sistem Anda yang ada
Kalau perencanaan sumber daya perusahaan atau sistem bisnis Anda sudah punya modul WMS, analisis itu terlebih dahulu.
Uji tuntas yang sama berlaku untuk pemilihan ini seperti halnya pada pemilihan sistem lainnya. Tapi, biasanya setiap kekurangan kecil dalam fungsionalitas masih bisa Anda atasi dengan mengurangi risiko sistem yang ngga saling berinteraksi secara andal dan akurat.
Demikian pula, kalau gudang Anda sangat otomatis—dengan derek, konveyor, atau sistem penyortiran—Anda mungkin ingin berfokus pada WMS yang perusahaan sistem otomasi peralatan sediakan.
Ini biasanya kita kenal sebagai sistem kontrol gudang (Warehouse Control System-WCS).
Evaluasi kemampuan pengembangan in-house setiap vendor
Pengembangan in-house jarang berjalan, karena sifat paket dari pasar WMS.
Vendor WMS tipikal mungkin mengamortisasi biaya pengembangan berkelanjutannya pada lebih dari 100 klien.
100 klien yang sama ini berfungsi sebagai tempat pembuktian yang berharga dan menyeluruh untuk produk yang bersangkutan.
Pengembangan in-house terkadang layak Anda terapkan kalau persyaratan keseluruhan gudang Anda sangat khusus, atau memerlukan integrasi khusus dengan sistem in-house yang ada.
Minta informasi
Pertama, siapkan dokumen singkat Request for Information (RFI); panjangnya ngga lebih dari beberapa halaman.
Dalam dokumen ini, jelaskan bisnis Anda, arah bisnis masa depan, gudang, dan rencana gudang.
Kemudian jelaskan secara luas apa yang ingin Anda capai dengan WMS.
Pada tahap ini, Anda sudah menyelesaikan spesifikasi operasional gudang untuk mendapatkan persetujuan modal.
Elemen kunci dari spesifikasi ini membentuk basis ideal untuk RFI—misalnya, jumlah ruang muat, lokasi cadangan, lokasi pengambilan, dan detail stasiun pengambilan dan pengemasan.
Relevansi khusus adalah jenis pengguna, seperti pengguna administratif, pengemudi forklift, picker, dan pengepak.
Berikan panduan untuk jumlah transaksi per hari (termasuk tanda terima, putaways, picks, dan kiriman), dan tunjukkan setiap puncak yang signifikan sepanjang hari, minggu, atau bulan.
Jangan mencoba menjelaskan bagaimana sistem seharusnya bekerja—bahkan, menjadi terlalu spesifik bisa berbahaya pada tahap ini, karena mungkin ada cara yang lebih cepat, lebih baik, dan lebih murah untuk melakukan sesuatu.
Bagian dari proses seleksi adalah untuk melihat bagaimana supplier potensial bisa memandu Anda dalam hal ini.
Kalau perlu, Anda bisa menggunakan jasa konsultan untuk membantu Anda.
Di dalam RFI, minta vendor untuk merinci biaya anggaran dan kerangka waktu implementasi.
Mintalah informasi dari supplier, termasuk:
- Sejarah perusahaan
- Riwayat dan status keuangan
- Jumlah klien yang menggunakan produk WMS mereka saat ini
- Pemilik kekayaan intelektual dan kode sumber WMS
- Daftar klien
- Tarif harian dan biaya dukungan
- Dukungan cakupan
- Rencana pengembangan
- Rekam jejak
Kirim RFI ini ke enam sampai 10 supplier pada awalnya.
Fokus pada supplier yang punya pengalaman di pasar Anda—terutama kalau Anda adalah penyedia logistik pihak ketiga.
Vendor WMS tanpa pengalaman di sektor ini ngga mungkin punya fungsionalitas dan keahlian untuk membantu Anda.
Fokus pada supplier yang punya rekam jejak yang menautkan ke bisnis atau sistem ERP apa pun yang Anda operasikan saat ini.
Pada tahap ini, Anda perlu memutuskan apakah Anda akan membeli software dan hardware secara langsung, atau menyewa software dan mengoperasikannya pada platform server pihak ketiga.
Software-as-a-Service (SaaS) WMS adalah aplikasi berbasis Internet yang dikembangkan, di-host, dan dikelola oleh penyedia software pihak ketiga di server yang aman.
Vendor menyewakan sistem ke sejumlah klien yang berbeda.
Klien tersebut, pada gilirannya, memilih berbagai modul dalam software yang mereka butuhkan, dan membayarnya saat mereka menggunakannya.
Keuntungan dari sistem SaaS adalah:
- Biaya masuk yang lebih rendah
- Mengurangi biaya awal
- Peningkatan instan
- Inovasi berbasis pengguna
- Kemampuan untuk menghidupkan dan mematikan sesuai kebutuhan—untuk menjalankan operasi gudang sementara, misalnya.
Sistem SaaS akan menarik bagi perusahaan pemula, dan usaha kecil dan menengah, meskipun itu juga bisa menguntungkan perusahaan besar yang sedang mencari perbaikan sementara.
Kerugian potensial dari SaaS WMS termasuk kemungkinan tautan Internet yang buruk antara perusahaan, dan potensi kekhawatiran atas keamanan data.
Buat daftar singkat
Buatlah daftar pendek dari tiga sampai lima supplier WMS.
Harga bukanlah kriteria utama pada tahap ini, tapi bisa Anda gunakan untuk mengesampingkan supplier yang melebihi anggaran Anda.
Atur supaya supplier mengunjungi Anda untuk pertemuan informal.
Ini akan membantu Anda memahami perusahaan mereka—seberapa profesional mereka, seberapa cermat mereka mendengarkan dan menanggapi kebutuhan Anda, dan seberapa baik mereka menjawab pertanyaan Anda.
Sebelum Anda masuk ke tahap demonstrasi terperinci, lakukan sedikit pengecekan pada setiap supplier; ini akan membantu Anda menolak supplier yang ngga cocok pada tahap awal.
Cara yang baik untuk melakukannya adalah dengan mewawancarai setidaknya enam klien referensi—sebaiknya klien yang Anda pilih dari daftar yang lebih panjang.
Semua panggilan ini harus Anda lakukan dengan sepengetahuan supplier, kecuali kalau Anda sudah punya kontak dengan klien mereka.
Mintalah supplier terpilih untuk memberi Anda demonstrasi yang disesuaikan.
Buat mereka fokus pada apa yang Anda yakini sangat penting untuk operasi Anda—misalnya, mungkin pengisian ulang pick face, atau kitting dan perakitan.
Pada suatu saat selama proses seleksi, mintalah mereka untuk memberi Anda gambaran umum tentang perusahaan, produk, dan orang-orang mereka. Juga meminta gambaran tentang strategi produk mereka.
Kunjungi kantor utama mereka untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang budaya, manajemen, dan kerja tim mereka.
Sangat penting untuk mendapatkan “orang” yang cocok dengan organisasi mana pun yang Anda pilih.
Sebaiknya tanyakan kepada supplier mengapa menurut mereka mereka harus Anda pilih untuk proyek Anda.
Kunjungan klien referensi sering kali merupakan inti dari pemilihan supplier.
Pastikan Anda diberi pilihan klien, bukan cuma satu.
Pastikan juga ukuran dan prosesnya serupa dengan milik Anda—atau, sebaiknya, sedikit lebih besar dan lebih kompleks.
Sekarang juga saatnya untuk menentukan dan memberi harga pada setiap celah yang teridentifikasi dalam fungsionalitas.
Minta supplier untuk memberikan biaya proyek yang akurat, dengan jelas mengidentifikasi biaya variabel apa pun.
Di sinilah kontak yang sudah Anda kembangkan dengan klien referensi supplier akan terbayar, karena Anda bisa berbicara dengan mereka tentang seberapa baik supplier bekerja dalam anggaran dan kerangka waktu yang Anda tetapkan.
Tentukan pilihan terakhir Anda
Pilih supplier WMS yang paling tepat untuk gudang Anda.
Gunakan matriks keputusan, dengan mempertimbangkan berbagai kriteria yang sudah Anda evaluasi.
Kesimpulan
WMS bisa sangat membantu jalannya operasi gudang Anda. Yang pada akhirnya akan membantu bisnis Anda mencapai profitabilitas yang sudah Anda targetkan.
Pemahaman tentang cara WMS bekerja, kriteria yang perlu Anda pertimbangkan pada saat memilih WMS, dan langkah-langkah memilih WMS yang paling tepat untuk gudang Anda, seperti yang sudah saya jabarkan di atas, akan membuat Anda lebih mudah untuk mendapatkan WMS yang paling tepat sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda.
Semoga bermanfaat!
“Bagikan artikel ini pada tim atau rekan Anda supaya mereka juga bisa mendapatkan manfaatnya. Pastikan juga Anda bergabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel-artikel penting seputar supply chain management lainnya karena bakal banyak lagi yang akan saya bagikan di channel tersebut. Semoga bermanfaat!”
