Januari 23, 2022

8 Tips Efektif Mengurangi Biaya Operasional Gudang

Anda pasti setuju kalau saya bilang saat ini kita sedang menjalani waktu yang sulit. Pun begitu untuk anda yang saat ini bergerak di bisnis pergudangan. Semuanya terlihat ngga menentu dan ngga bisa diprediksi pada saat pandemi COVID-19 sekarang ini.

Boro-boro memikirkan keuntungan. Bisa bertahan saja sudah bagus.

Dan untuk bisa bertahan, anda memerlukan strategi yang terencana dengan baik untuk bisa meningkatkan produktivitas operasional gudang anda sekaligus memangkas biaya operasionalnya.

Bukan apa-apa, persaingan semakin ketat sekarang ini. Jadi, bukan saatnya anda membelanjakan uang anda untuk hal-hal yang ngga anda perlukan. Anda setuju kan?

Mengurangi biaya operasional gudang harus menjadi daftar teratas hal yang perlu anda lakukan.

Tapi anda juga harus ingat, di saat yang sama, kualitas dan pelayanan anda untuk pelanggan harus tetap sama baiknya. Bahkan akan lebih baik jika meningkat.

Menjalankan operasional gudang memang bukan tugas yang gampang. Tapi bukan berarti ngga bisa dilakukan dengan baik kan?

Kalau kita bicara tentang operasional gudang, tentu ngga akan pernah lepas dari yang namanya biaya operasional gudang tersebut.

Dan bicara tentang biaya, kalau semakin sedikit dikeluarkan, tentu akan semakin baik. Tapi dengan tetap menjaga kualitas tadi tentunya.

Dalam hal pengurangan biaya gudang, ngga boleh ada tuh yang namanya menunda-nunda. Lakukan segera. Secepat mungkin. Kalau perlu sekarang juga.

Kenapa?

Karena pada kenyataannya, walaupun anda sudah merasa berhasil mengurangi biaya operasional gudang anda, selalu saja masih ada ruang untuk pengurangan biaya lebih jauh. Itu kalau anda mau melihatnya lebih jeli dan detail.

Nah, karena itulah, pada postingan kali ini, saya mau mengajak anda melihat tentang apa saja sih yang bisa anda lakukan untuk mengurangi biaya operasional gudang anda? Yang tentunya akan memberi keuntungan lebih besar untuk anda.

Tujuan utama

Sebagai tempat penyimpanan, tentu ada kriteria-kriteria tertentu yang perlu anda penuhi untuk membuat pelanggan anda puas.

Anda perlu punya data barang yang tersimpan dalam gudang anda secara akurat dan siap anda kirimkan ke pelanggan anda kapan pun ada permintaan.

Banyak cara untuk menurunkan biaya operasional gudang.

Perlindungan dan aksesibilitas terhadap barang yang tersimpan di gudang anda adalah prinsip dasar yang harus selalu anda ingat.

Kenapa?

Tentu saja untuk menjadikan gudang anda memberikan nilai tambah pada siapa pun yang menjadi pelanggan anda.

Untuk itu, setidaknya ada enam persyaratan yang harus anda penuhi untuk memastikan hal itu terjadi:

  • Perlindungan barang.
  • Aksesibilitas barang.
  • Peralatan.
  • Area.
  • Pekerja.
  • Data yang akurat.

Kalau anda mengacu pada enam kriteria tersebut, anda bisa mempersempit area yang kemungkinan paling banyak menghabiskan uang anda. Dan anda bisa mengambil langkah perbaikan dari situ.

8 tips efektif untuk mengurangi biaya operasional gudang

Optimalkan pemanfaatan area penyimpanan

Anda pasti setuju kalau saya bilang biaya paling besar dari sebuah operasional gudang adalah biaya untuk tanah.

Dan semakin kecil area yang anda gunakan, akan semakin kecil pula biaya yang harus anda keluarkan.

Dengan mengubah cara anda menyimpan barang di gudang anda, anda akan bisa menyimpan lebih banyak barang dengan area yang relatif lebih kecil.

Lorong adalah salah satu bagian terpenting dari layout gudang anda untuk mempermudah pekerja dan peralatan gudang beroperasi. Lorong juga mempermudah pencarian dan akses ke barang-barang yang diperlukan.

Semakin cepat suatu barang bisa ditemukan di dalam gudang, semakin cepat pula barang tersebut bisa dimuat ke truk untuk didistribusikan.

Untuk itu, anda perlu mempertimbangkan berbagai dimensi forklift yang bisa anda gunakan. Anda tentunya memerlukan dimensi forklift yang berbeda untuk setiap barang yang berbeda pula.

Tempatkan dan kelompokkan barang-barang anda berdasarkan ukuran lorong yang diperlukan untuk akses material handling equipments. Kalau anda bisa mengurangi lebar lorong yang ngga efisien, itu akan jauh lebih baik.

Salah satu cara paling baik untuk menyimpan barang adalah dengan metode racking. Dengan menggunakan rak penyimpanan, gudang penyimpanan anda akan semakin efisien dan pemanfaatan areanya jadi lebih optimal.

Dengan racking, akan semakin banyak barang yang bisa anda simpan dengan luas area yang sama dibandingkan anda tempatkan di lantai.

Rak dengan lorong sempit dan tinggi adalah tipe rak yang paling umum digunakan.

Pastikan saja faktor keselamatannya tetap terjaga. Gunakan racking system yang sesuai dengan jenis barang yang anda simpan sekarang ini. Tapi sekali lagi, ingat kalau keselamatan adalah yang utama.

Jaga stock anda

Pernah kehilangan barang yang anda simpan di gudang? Berapa besar kerugian yang harus anda tanggung saat itu?

Beberapa kerugian yang terjadi di gudang memang disebabkan oleh faktor pencurian atau sekedar salah penempatan. Selebihnya adalah karena rusaknya stok yang anda simpan.

Teruslah cari cara menurunkan biaya operasional gudang.

Kerusakan barang yang ngga disengaja bisa dicegah melalui prosedur pengemasan dan penyimpanan yang baik. Dan tentu saja, dengan memperbanyak pelatihan untuk karyawan.

Untuk menghindari kesalahan penempatan barang, anda bisa menggunakan sistem kontrol yang tepat.

Kalau perlu, pertimbangkan untuk menggunakan RF, RFID, atau VDP.

Tempatkan juga penjaga di pintu dan tunjuk satu atau dua penjaga untuk memeriksa setiap karyawan dan pengunjung yang akan keluar masuk gudang.

Pencurian bisa terjadi baik secara internal maupun eksternal karena yang namanya gudang, pasti merupakan target yang bernilai tinggi untuk para pencuri. Apalagi kalau semua barang yang disimpan adalah barang-barang bernilai tinggi yang mudah dijual.

Untuk mengurangi kemungkinan pencurian di gudang anda, periksa semua titik akses ke dalam gudang. Kalau perlu, terapkan sistem yang menggunakan kartu pass.

Anda juga pasti suka:

Apa itu Supply Chain Management?

Terapkan cross-docking

Mengirimkan produk dari supplier langsung ke customer akan lebih menghemat biaya.

Anda juga bisa menggunakan konsep cross-docking untuk mendapatkan biaya yang lebih murah.

Barang yang masuk akan dibongkar untuk kemudian langsung ditransfer ke bagian pengiriman yang tentunya sudah dijadualkan untuk pengiriman sesegera mungkin ke pelanggan.

Cross-docking akan menghemat banyak waktu dan uang dalam manajemen dan penyimpanan barang, pengiriman dan distribusi barang, juga transfer barang dan biaya tenaga kerja.

Beli container bekas

Membeli kontainer bekas, bukan yang baru, untuk pengiriman atau penyimpanan stok gudang yang mudah rusak dan ngga tahan lama bisa menghemat biaya sampai 40%.

Wadah berkualitas tinggi yang bisa digunakan ini mencakup pallet containers, metal bins, wire baskets, food trays, IBC bags, Gaylord boxes, drums, dan banyak lagi.

Produsen wadah industri yang berkualitas akan memastikan bahwa produk yang mereka jual sudah diperiksa, dibersihkan, dan dibilas bila memungkinkan, khususnya kalau itu adalah wadah food grade.

Sekali lagi, penggunaan kontainer bekas akan menghemat banyak uang di gudang anda.

Penerapan pengurangan biaya energi

Mengurangi biaya terkait energi bisa membuat perbedaan besar pada bisnis anda.

Ada banyak cara untuk melakukannya. Insulasi bangunan yang baik dan sistem pencahayaan otomatis adalah dua cara yang bisa anda gunakan.

Pastikan gudang anda hemat energi.

Kalau anda perlu melakukan renovasi untuk itu, lakukan. Biaya renovasi tersebut akan terbayar relatif cepat. Anda akan bisa segera melihat penghematan yang Anda inginkan.

Pasang jendela di lokasi-lokasi yang pas untuk memungkinkan cahaya alami masuk ke gudang sebanyak mungkin. Hal itu akan mengurangi tagihan listrik anda.

Apa lagi?

Air. Penggunaan air adalah faktor lain yang seringkali diabaikan.

Sering kan ya kita lihat air terbuang-buang begitu saja hanya karena lupa mematikan keran. Anda bisa mempertimbangkan untuk mengurangi pemakaian air dengan penggunaan keran otomatis, misalnya.

Kurangi biaya terkait tenaga kerja

Satu lagi penyumbang terbesar dari biaya operasional gudang adalah jumlah tenaga kerja yang ngga efisien.

Mempekerjakan karyawan lebih sedikit dari kebutuhan, tentu bukan pilihan. Tapi, anda harus memastikan kalau semua karyawan anda bekerja dengan efektif dan efisien. Itu akan meningkatkan keuntungan anda.

Anda tentu sering mendengar kalau waktu adalah uang. Dan pekerja yang menganggur sama sekali ngga berkontribusi pada keuntungan perusahaan.

Apa lagi yang bisa dilakukan?

Fokuslah pada retensi karyawan. Lebih murah membayar karyawan berpengalaman daripada harus merekrut dan melatih karyawan baru. Anda harus tahu itu.

Berikan pelatihan-pelatihan, terutama tentang prosedur-prosedur baru dalam rangka peningkatan produktivitas.

Otomasi gudang juga bisa diterapkan untuk mengurangi biaya secara signifikan. Tentu saja kalau itu memungkinkan dan memang anda butuhkan.

Betul. Memang akan ada pengeluaran awal yang tinggi untuk biaya pemasangan. Plus, akan ada biaya maintenance. Tapi, anda harus ingat juga kalau mesin bisa bekerja selama dan sesering yang anda perlukan.

Biarkan teknologi bekerja untuk anda

Ada banyak cara supaya teknologi bekerja untuk anda.

Kalau anda belum menerapkan Warehouse Management System, mungkin sekarang lah waktu yang tepat untuk itu.

Pastikan gudang anda mengadopsi teknologi yang tepat.

Kalau anda punya informasi-informasi penting di ujung jari anda, itu akan menghemat banyak sekali waktu dan memudahkan pekerja anda untuk mencari tahu apa yang sedang dibutuhkan dari gudang.

Atau, mungkin anda tertarik untuk menerapkan picking system lewat suara?

Sistem put-to-light dan pick-to-light juga bisa semakin memudahkan operasional gudang anda. Sistem ini sudah banyak digunakan sekarang ini.

Anda juga bisa memasang portal RFID di titik-titik strategis di seluruh gudang anda. Itu akan memudahkan anda untuk menemukan stok barang yang salah tempat atau hilang. Ujung-ujungnya, tentu saja penghematan biaya tenaga kerja secara keseluruhan.

Gunakan material handling equipments dengan bijak

Anda tahu kan kalau mengoperasikan material handling equipments di gudang itu butuh uang?

Tapi anda juga harus tahu kalau ada cara untuk mengurangi biaya operasional peralatan itu tanpa mengurangi standar kerja anda.

Bagaimana caranya?

Sebisa mungkin, aturlah supaya equipments tersebut digunakan untuk lebih dari satu macam tugas.

Pemborosan namanya kalau anda menjalankan dua pekerjaan dengan equipment yang terpisah kalau anda bisa melakukan dua pekerjaan tersebut dengan equipment yang sama.

Siapkan juga jadual perawatan rutin baik dilakukan oleh tim anda sendiri atau dengan menggunakan jasa vendor yang bertanggung jawab untuk itu.

Anda harus memastikan semua equipments dalam kondisi kerja yang baik. Lakukan tindakan pencegahan yang diperlukan untuk mengurangi resiko terjadinya kerusakan yang ngga terduga.

Kalau anda hanya menggunakan suatu equipment sekali saja, sebaiknya anda menyewa equipments tersebut. Bukan membelinya.

Membeli suatu alat untuk kemudian dibiarkan menganggur adalah keputusan finansial yang salah.

Selain itu, pertimbangkan juga perbandingan antara biaya leasing versus biaya pembelian penuh untuk equipments yang anda butuhkan. Pertimbangkan dengan cermat skema mana yang lebih menguntungkan untuk anda.

Kesimpulan

Anda akan bisa melihat area mana saja yang memungkinkan anda untuk mengurangi biaya operasional setelah anda selesai menganalisa bagaimana operasional gudang anda dijalankan.

Kalau pada akhirnya anda bisa menghemat lebih banyak, mengeluarkan biaya sedikit lebih besar di awal, untuk investasi misalnya, saya pikir adalah suatu keputusan yang bijak.

Dan anda harus catat bahwa setiap perubahan yang anda buat, kemungkinan besar akan mengarahkan anda untuk mencari lagi cara lain untuk terus mengurangi biaya di area tersebut. Dan anda harus pastikan kalau anda akan melakukannya terus menerus.

Penting juga dicatat bahwa setiap gudang itu punya karakteristiknya masing-masing. Beberapa ide pada artikel ini mungkin akan berhasil di beberapa gudang, tetapi ngga untuk gudang lainnya. Anda lah yang harus menemukan mana cara yang paling cocok untuk anda.

Teruslah mengukur efisiensi biaya operasional gudang anda. Karena sesuatu yang terukur bisa memberi anda manfaat yang sangat besar dalam jangka panjang.

“Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”

Dicky Saputra

Supply chain practitioner with 16 years of working experience. I help companies improve their end to end supply chain performance. You can contact me on: Email: dicky.scmguide@gmail.com Linkedin: https://www.linkedin.com/in/dickysaputra

View all posts by Dicky Saputra →

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

%d blogger menyukai ini: