Kupas Tuntas Cara Menghitung Material Requirements Planning (MRP)

Pada postingan kali ini, kita akan banyak membahas tentang cara menghitung Material Requirements Planning (MRP). Joseph Orlicky, penulis buku Material Requirement Planning (MRP): The New Way of Life in Production and Inventory Management, mengatakan, “Jangan pernah meramalkan apa yang bisa Anda hitung.”

Dalam industri manufaktur, MRP jelas sangat dibutuhkan untuk menentukan kebutuhan jumlah bahan baku yang tepat untuk memenuhi permintaan customer. Dan MRP bisa jadi sebuah proses yang cukup rumit untuk dilakukan.

Meremehkan proses ini, bisa membuat Anda mengecewakan customer Anda kalau karenanya Anda jadi kekurangan bahan baku untuk memenuhi pesanan mereka.

Malah akibatnya bisa lebih fatal lagi. Kekecewaan tersebut bisa saja membuat customer Anda mencari produk yang mereka butuhkan di tempat lain.

Sebaliknya, kalau Anda berlebih-lebihan dalam membeli bahan baku, itu akan menghabiskan uang Anda. Itu adalah satu bentuk pemborosan yang juga membuat Anda harus mengeluarkan biaya penyimpanan lebih banyak.

Industri manufaktur memang bergantung pada keseimbangan antara penawaran (supply) dan permintaan (demand).

Terlepas dari apakah Anda bekerja di toko roti atau di perusahaan teknologi, penerapan konsep Material Requirements Planning (MRP) bisa memberikan keuntungan untuk perusahaan Anda.

Awalnya, MRP memang ditujukan khusus untuk industri manufaktur dan fabrikasi. Tapi, bukan berarti konsep ini ngga bisa diterapkan untuk industri lainnya juga. MRP bisa diterapkan untuk hampir semua industri, termasuk industri jasa.

Kenapa?

Karena MRP berfokus pada dua masalah bisnis yang universal, yaitu customer dan sumber daya (resources).

Proses MRP menganalisa semua aktivitas perusahaan dalam hal permintaan customer dan mengelola semua sumber daya perusahaan melalui logika dan caranya memproses data.

Nah, seperti yang saya sampaikan di awal, postingan kali ini akan memberi anda semua gambaran tentang MRP, mulai dari konsep dasar sampai topik yang lebih lanjut. Termasuk definisi detil dari sistem itu sendiri, manfaat dan prosesnya, juga masalah-masalah yang terkait dengannya.

Postingan kali ini juga akan membahas tentang sistem yang serupa dengan MRP, seperti Manufacturing Resource Planning (MRP II), Enterprise Resource Planning (ERP), Distribution Resource Planning (DRP), dan Production Planning.

Saya juga akan bagikan best practice dari penerapan MRP. Dan terakhir, saya akan mengajak Anda melihat seluk beluk software MRP dan bagaimana cara memilih software yang paling tepat untuk kebutuhan Anda. Jadi, pastikan Anda membaca postingan ini sampai habis.

Sebelum kita masuk ke inti bahasan, saya ingatkan Anda juga untuk bergabung dengan scmguide telegram channel karena ada lebih banyak lagi bahasan, tips, dan best practice seputar supply chain management di channel tersebut. Jadi, pastikan Anda bergabung ya.

Apa itu Material Requirements Planning (MRP)?

Sebelum kita masuk lebih jauh, tentu saja kita harus tahu dulu apa itu Material Requirements Planning (MRP).

Material Requirements Planning (MRP), gampangnya adalah sebuah sistem perencanaan dan pengendalian untuk inventory, produksi, dan penjadwalan (scheduling).

MRP mengubah master schedule produksi menjadi jadwal yang lebih terperinci sehingga bisa Anda gunakan untuk menghitung bahan baku dan komponen yang harus Anda beli.

MRP digunakan oleh sebagian besar industri manufaktur dan fabrikasi. Konsep ini termasuk dalam kategori push system (sistem dorong), yang berarti Anda akan menggunakan forecasting untuk menentukan permintaan produk dari customer.

Perusahaan manufaktur atau fabrikasi akan memperkirakan jumlah dan jenis produk yang harus mereka produksi bersamaan dengan bahan baku yang mereka perlukan untuk memproduksinya. Selanjutnya, produk tersebut akan didorong ke konsumen.

Konsep ini tentu saja kontras dengan pull system (sistem tarik), di mana customer-lah yang pertama kali membuat pesanan sebelum perusahaan mulai bekerja untuk memenuhinya.

Kekurangan paling besar dari push system adalah kerentanannya terhadap penjualan yang berfluktuasi.

Dalam kasus ini, forecast penjualan akan menjadi ngga akurat. Dampaknya untuk sisi manufaktur, itu bisa mengakibatkan kekurangan stok atau sebaliknya, kelebihan stok, yang akan membuat Anda butuh area penyimpanan lebih besar.

Berbicara tentang permintaan (demand),kita bisamembaginya menjadi dua kategori, yaitu permintaan independent dan dependent.

Permintaan independent adalah permintaan yang ngga dipengaruhi oleh struktur produk, seperti ponsel atau mobil, misalnya. Sedangkan permintaan dependent adalah permintaan yang dipengaruhi oleh struktur produk, yaitu permintaan untuk komponen, suku cadang, atau komponen sub-assy, seperti layar ponsel atau ban mobil, misalnya.

Anda menentukan jumlah permintaan dependent berdasarkan jumlah untuk permintaan independent.

Misal, Anda memperkirakan permintaan independent Anda berupa jumlah ponsel yang ingin Anda jual. Berdasarkan angka tersebut, Anda bisa menghitung jumlah bahan permintaan dependent Anda, seperti layar, prosesor, baterai, dan antena. Jumlah kebutuhan komponen-komponen tersebut, akan bergantung pada jumlah ponsel yang ingin Anda produksi.

Anda menangkap poinnya kan?

Nah, hubungan antara bahan baku dan produk jadi ini, ditunjukkan dalam bentuk Bill of Materials (BOM) yang akan mempengaruhi hasil perhitungan MRP.

Saat anda menghitung jumlah bahan baku sebagai permintaan dependent, ada tiga pertanyaan kunci yang harus Anda tanyakan:

• Komponen apa yang Anda butuhkan?
• Berapa banyak dari setiap komponen yang Anda butuhkan?
• Kapan Anda membutuhkan komponen tersebut?

Dalam menentukan berapa banyak bahan baku yang dibutuhkan untuk membuat produk, MRP punya pendekatan yang berbeda dibandingkan dengan Consumption-based Planning (CBP).

MRP berjalan menggunakan informasi yang diterima, baik langsung dari customer atau dari sales forecast, untuk menghitung bahan baku yang dibutuhkan berdasarkan BOM.

Sedangkan CBP, akan menghitung kebutuhan material cuma melalui data konsumsi historis. CBP ngga mempertimbangkan BOM karena CBP menganggap kalau konsumsi di masa mendatang akan mengikuti pola yang sama dengan data historis.

MRP mensinkronkan aliran bahan, komponen, dan suku cadang dalam sistem pemesanan bertahap dengan mempertimbangkan jadwal produksi.

MRP juga menggabungkan dan melacak ratusan variabel, termasuk:

• Purchase orders
• Sales orders
• Kekurangan material
• Pesanan yang dipercepat
• Tanggal jatuh tempo (due date)
• Forecasts
• Permintaan pasar (market demand)
• Material
• Inventory
• Data
• Bill of Material (BOM)

MRP punya beberapa tujuan yang sama di semua perusahaan, seperti memastikan kalau tingkat inventory tetap minimum tapi cukup tinggi untuk memenuhi kebutuhan customer. Juga untuk memastikan kalau Anda merencanakan semua aktivitas, mencakup pengiriman, pembelian, dan manufaktur.

Ada beberapa istilah yang akan sering muncul terkait dengan MRP.

Beberapa di antaranya adalah istilah yang terkait dengan MRP sebagai konsep dan beberapa lainnya berkaitan khusus dengan software MRP.

Apa saja istilah-istilah dalam MRP tersebut?

Ayo kita lihat satu per satu.

• Item. Dalam MRP, item adalah nama atau nomor kode yang digunakan untuk aktivitas yang Anda jadwalkan.
• Low-level code. Ini adalah kode level terendah dari item di dalam BOM dan menunjukkan urutan di mana Anda menjalankan item melalui MRP. Anda menggunakan kode tingkat rendah karena kode pada tingkat inilah yang akan sistem MRP kenali dan menghubungkan tingkat item yang muncul dalam rantai produk dan menggunakannya untuk merencanakan waktu yang tepat untuk memenuhi semua permintaan sistem.
• Lot size. Ini adalah jumlah unit yang Anda pesan selama proses manufaktur.
• Lead time (LT). Ini adalah waktu yang Anda butuhkan untuk merakit atau membuat item dari awal sampai akhir. Ada dua jenis lead time, yaitu lead time pemesanan dan lead time manufaktur. Lead time pemesanan adalah waktu yang dibutuhkan mulai dari pembelian sampai penerimaan barang yang dibeli. Lead time manufaktur adalah waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk benar-benar memproduksi produk dari awal sampai akhir.
• Past Due (PD). Ini adalah waktu di mana Anda menganggap pesanan telah berada di belakang jadwal atau sudah mengalami keterlambatan.
• Gross requirements (GR). Anda menghasilkan perhitungan MRP melalui penjadwalan perkiraan menggunakan jumlah unit yang diproduksi, jumlah bahan yang dibutuhkan untuk setiap unit yang diproduksi, stok saat ini, dan stok yang sudah dalam perjalanan. Ini adalah total permintaan untuk suatu barang selama periode waktu tertentu.
• Scheduled Receipts (SR). Ini adalah open order atau pesanan Anda yang masih akan Anda terima. Statusnya sudah milik perusahaan, tapi fisiknya belum sampai di tangan Anda.
• Projected on Hand (POH). Ini adalah jumlah inventory yang Anda perkirakan akan tersedia di tangan Anda sesudah Anda menerima Gross Requirements. Untuk menghitungnya, Anda hanya perlu menambahkan POH dari periode waktu sebelumnya dengan Schedule Receipts dan Planned Order Receipts, kemudian dikurangi dengan Gross Requirements (POH saat ini = POH sebelumnya + SR + POR – GR).
• Net Requirements (NR). Anda menghasilkan perhitungan MRP ini melalui master scheduling menggunakan gross requirements, on-hand inventory, dan jumlah lainnya. Ini adalah kuantitas aktual yang Anda butuhkan untuk diproduksi dalam periode waktu tertentu.
• Planned Order Receipts (POR). Ini adalah jumlah pesanan selama periode waktu yang direncanakan akan Anda terima. POR ini menjaga inventory supaya ngga berada di bawah ambang batas yang diperlukan.
• Planned Order Releases (PORL). Ini adalah jumlah barang yang Anda rencanakan untuk dipesan per periode waktu. Ini adalah POR yang di offset dengan lead time.
• Cumulative Lead Time. Ini adalah jumlah waktu terpanjang yang dibutuhkan untuk membuat satu produk. Anda bisa menghitungnya dengan melihat setiap BOM dan mencari tahu mana yang membutuhkan waktu paling lama.
• Product Structure Tree. Ini adalah penggambaran visual dari Bill of Material (BOM) yang menunjukkan berapa banyak dari setiap bagian dan berapa banyak sub-bagian yang Anda butuhkan untuk menghasilkan sebuah produk.
• Net-Change Systems. Ini adalah sistem yang mengidentifikasi perubahan antara rencana baru dan lama.
• Master Production Schedule (MPS). Ini adalah jadwal produk jadi yang mendorong proses MRP. Kuantitas dalam MPS mewakili apa yang Anda perlu produksi untuk memenuhi forecasts.
• Lumpiness. Ini adalah saat permintaan produk atau material yang rendah, atau nol, tiba-tiba melonjak tinggi. Contoh permintaan yang melonjak atau ngga merata ini juga termasuk kebutuhan akan suku cadang servis. Dan Anda tentu tahu kan kalau Anda cuma perlu suku cadang servis saat ada alat yang rusak. Jadi, memperkirakan kebutuhan suku cadang bisa dibilang lebih sulit karena permintaan customer ngga bisa diprediksi dan ngga terjadi secara terus-menerus.
• Time Fence. Time fence adalah batas antara periode perencanaan MRP yang satu dengan yang lainnya. Time fence memberi Anda kesempatan untuk membuat perubahan pemrograman, seperti aturan dan batasan MRP, misalnya.

Anda juga pasti suka:

• Bagaimana Cara Efektif Mengelola Banyak Gudang (Multi-Warehouse)?
• Kupas Habis Apa Itu Inventory Turnover dan Manfaatnya Untuk Bisnis Anda

Apa manfaat Material Requirements Planning (MRP)?

Anda bisa menggunakan konsep MRP dalam berbagai lingkungan produksi yang berbeda. Bahkan Anda juga bisa menerapkannya kalau Anda bergerak sebagai service providers.

MRP bisa mengurangi inventory yang perlu Anda simpan, menghindari terjadinya kekurangan komponen, mengurangi biaya produksi secara keseluruhan, dan tentu saja mengurangi biaya pembelian.

Penjadwalan yang lebih akurat dari MRP akan meningkatkan produktivitas perusahaan Anda dengan mengurangi lead time yang diperlukan. Juga akan memberikan kualitas produksi dan layanan yang lebih tinggi untuk customer Anda. Dan secara keseluruhan, itu akan membuat perusahaan Anda lebih kompetitif di pasar.

Tapi, setiap hal tentu punya kekurangan. Dalam MRP, yang paling penting untuk Anda ingat adalah MRP cuma akan berhasil kalau pencatatan dan data Anda akurat.

Anda harus punya data inventory dan perubahan BOM yang paling update.

Input yang ngga akurat cuma akan menghasilkan output yang ngga akurat juga.

Langkah dan proses Material Requirements Planning (MRP)

MRP merupakan kerangka proses dan perhitungan yang terorganisir dengan baik.

Sistem MRP bisa sepenuhnya mengubah prosedur operasional perusahaan Anda.

Banyak orang dalam suatu organisasi yang berkontribusi pada proses MRP, seperti sales, produksi, purchasing, receiving, warehouse, dan personel di bagian delivery.

Pada dasarnya, MRP punya tiga langkah utama:

• Mengidentifikasi kebutuhan kuantitas. Tentukan berapa kuantitas yang ada di tangan Anda (on-hand), dalam open PO, yang sudah Anda alokasikan untuk manufaktur, yang sudah anda jadikan komitmen untuk memenuhi pesanan yang ada, dan yang sudah Anda perkirakan. Persyaratan ini berlaku untuk setiap perusahaan dan setiap lokasi perusahaan dan berubah dengan tanggal.
• Menjalankan perhitungan MRP. Buat rekomendasi untuk materi yang Anda anggap penting, dipercepat, dan ditunda.
• Selesaikan pesanan. Gambarkan kebutuhan bahan untuk pesanan produksi, pesanan pembelian, dan persyaratan pelaporan lainnya.

Perhitungan yang dilakukan MRP didasarkan pada input data, di mana input data ini meliputi:

• Customer orders. Ini mengacu pada informasi pesanan yang Anda terima dari customer, termasuk pembelian satu kali dan pembelian reguler.
• Forecast demand. Ini adalah perkiraan dari pasar tentang seberapa besar kemungkinan Anda menerima permintaan akan suatu produk atau layanan. Hal ini didasarkan pada pencatatan historis dan analisa tren saat ini.
• Master Production Schedule (MPS). Kedua perkiraan permintaan dan pesanan customer dimasukkan ke dalam Master Production Schedule (MPS). MPS adalah rencana yang dikembangkan perusahaan untuk produksi, kebutuhan staf, atau inventory. Ini adalah rencana produksi yang mencakup jumlah yang perlu Anda produksi untuk suatu produk dalam jangka waktu tertentu. MPS juga mencakup biaya persediaan, biaya produksi, informasi stok, supply, lot size, lead time, dan kapasitas pengembangan.
• Bill of Materials (BOM). Disebut juga sebagai file struktur produk yang mencakup rincian dan jumlah bahan baku, rakitan, dan komponen yang membentuk setiap produk akhir.
• Inventory Records. Ini adalah data bahan mentah dan produk jadi yang Anda miliki atau sudah Anda pesan.

Sesudah MRP menerima input, maka MRP akan menghasilkan output berupa empat keluaran utama, seperti berikut:

• Purchase Orders (PO). Ini adalah rekomendasi jadwal pembelian yang mencakup pesanan yang Anda berikan kepada supplier untuk mengirim bahan. PO mencakup jadwal dengan jumlah dan tanggal mulai/selesai untuk memenuhi kebutuhan MPS.
• Material Plan. Ini merinci bahan baku, item perakitan, dan kebutuhan komponen untuk membuat produk akhir, lengkap dengan jumlah dan tanggalnya. Anda bisa mengatur time fence untuk firm orders supaya mendapatkan hasil yang lebih baik.
• Work Orders. Ini merinci pekerjaan yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk akhir, termasuk departemen mana yang bertanggung jawab untuk bagian apa, bahan apa yang diperlukan, dan tanggal mulai dan berakhirnya.
• Reports. MRP menghasilkan laporan primer dan sekunder. Laporan primer mencakup ketiga hal di atas, yaitu yang berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian produksi dan inventory. Laporan sekunder adalah laporan yang merinci hal-hal seperti kontrol kinerja, data exception (misalnya ketika ada kesalahan atau pesanan yang terlambat), penyimpangan, perkiraan inventory, dan kontrak di masa mendatang.

Kadang kita ngga tahu teknik MRP yang digunakan karena proses perhitungannya berjalan tanpa menunjukkan bagaimana keluaran data tersebut dihitung.

Kenapa?

Karena MRP adalah tentang menempatkan kontrol matematis menggunakan rumus yang menghasilkan hasil yang optimal.

MRP adalah tentang kontrol optimal yang menghitung kondisi awal, dinamika, kendala, dan tujuan. Variabelnya adalah inventory, lot size, permintaan, biaya pesanan tetap, biaya pesanan variabel, dan biaya penyimpanan inventory. MRP terdiri dari banyak metode dan perhitungan.

Untuk mendapatkan jumlah pesanan, Anda bisa menggunakan sejumlah metode. Tiga yang paling populer adalah:

• Dynamic Lot-Sizing. Dalam teori inventory, model ini mengasumsikan kalau permintaan produk berfluktuasi dari waktu ke waktu. Algoritma kompleks ini menggeneralisasi model Economic Order Quantity (EOQ). Ini membutuhkan pemrograman dinamis untuk bisa berfungsi, sehingga matematikawan juga mengembangkan model berikut ini.
• Silver-Meal Heuristic. Ini adalah algoritma inventory control, juga disebut biaya periode terkecil, yang meminimalkan total biaya relevan per unit waktu. Dengan kata lain, Anda menggunakannya untuk menghitung jumlah produksi yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan operasional dengan biaya serendah mungkin.
• Least-Unit-Cost (LUC) Heuristic. Meskipun sangat mirip dengan Silver-Meal, LUC memilih periode di masa mendatang berdasarkan biaya rata-rata per unit, bukan biaya rata-rata per periode.

Masalah dalam sistem Material Requirements Planning (MRP)

Meskipun menggunakan sistem MRP jauh lebih unggul daripada menggunakan sistem spreadsheet dan perhitungan manual, tapi tetap ada masalah yang harus Anda atasi.

Masalah paling besar tentu saja integritas data.

Data yang ngga mutakhir, atau punya kesalahan, akan memberikan hasil yang ngga akurat yang pada akhirnya bisa menghabiskan banyak uang dalam bisnis Anda.

Anda harus berhati-hati dalam menyaring inventory dan data BOM.

Kesalahan sering terjadi selama koreksi data inventory hasil cycle-count, input dan shipping, pelaporan scrap, pelaporan kerusakan, pemborosan, dan pelaporan produksi. Tapi jangan khawatir, Anda bisa meminimalkan kesalahan seperti itu menggunakan barcode scanning dan pull system.

Selain itu, sistem MRP juga bisa penuh dengan kesalahan ketika perusahaan dengan fasilitas yang berada di negara yang berbeda, ngga di set berdasarkan lokasi masing-masing.

Misalnya, sistem MRP bisa menunjukkan kalau ada banyak bahan baku yang tersedia untuk produksi, padahal bahan baku tersebut berada di belahan dunia lain.

Staffpower juga ngga selalu diperhitungkan dalam MRP. Dalam kasus ini, MRP akan menciptakan masalah kapasitas.

Selain itu, lead time juga bisa menggagalkan MRP.

Lead time yang dibutuhkan bisa berubah berdasarkan produk. MRP mengasumsikan kalau lead time akan selalu sama untuk setiap produk, terlepas dari perubahan supply, jumlah yang dibutuhkan, atau kemungkinan produksi dari produk lain secara bersamaan.

Untuk memecahkan masalah integritas data, Anda akan perlu usaha yang terfokus. Best practice-nya adalah untuk memastikan kalau data Anda berkualitas tinggi sebelum memulai proses MRP. Dan itu meliputi:

• Menggunakan barcode scanning atau pull system untuk memindahkan stok dan memasukkan produk ke dalam inventory.
• Memastikan kalau bagian pengiriman mencetak label kontainer pengiriman.
• Memerlukan Advance Shipping Notifications (ASN) dari supplier Anda yang dimasukkan ke dalam sistem label. Untuk mendeteksi kekurangan dan kelebihan pengiriman, cocokkan label dengan nomor internal perusahaan Anda saat produk tiba.
• Mencatat scrap setiap hari.
• Memecahkan masalah dan memperbaiki penyebab cycle count yang membuat inventory Anda menjadi salah.
• Mengkonfirmasi Bill of Material (BOM) di lokasi produksi.

Apa itu Manufacturing Resource Planning (MRP II)?

Manufacturing Resource Planning (MRP II) adalah konsep yang khusus untuk industri manufaktur.

MRP menjadi sangat sukses diterapkan sehingga organisasi yang menggunakannya ingin lebih banyak perbaikan dan otomatisasi.

MRP II mengambil prinsip-prinsip MRP dan menambahkan beberapa area tambahan, seperti rough-cut capacity planning dan Capacity Requirement Planning (CRP), untuk memberi perusahaan rencana manufaktur yang komprehensif. CRP adalah metode akuntansi yang menentukan beban untuk setiap proses sesuai dengan pesanan manufaktur. CRP mengambil data dari MRP.

MRP II ngga semata-mata tentang kebutuhan komputasi, tapi merupakan konsep manajemen yang bisa mengambil banyak bentuk. MRP II bekerja dalam hierarki yang membagi perencanaan menjadi jangka panjang, jangka menengah, dan jangka pendek. Tiga karakteristik utama MRP II adalah:

• Sistem menyeluruh di seluruh perusahaan.
• Sistem yang terintegrasi secara finansial dan operasional.
• Sebuah sistem dengan kemampuan untuk melakukan skenario “bagaimana-kalau” yang menunjukkan cara berbeda untuk melakukan sesuatu.

MRP II juga mengandalkan kualitas dan ketepatan waktu dari data yang diinput. Informasi yang ngga akurat atau fluktuasi lead-time yang konsisten menghasilkan perencanaan yang buruk. Rencana ini bisa menyebabkan kegagalan eksekusi dan bahkan implementasi ulang.

Apa itu Enterprise Resource Planning (ERP)?

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah perpanjangan dari sistem MRP yang muncul pada 1990-an.

MRP adalah sistem perencanaan dan kontrol untuk sumber daya (resources) di perusahaan dan pada dasarnya merupakan pertanda dari sistem ERP yang akan datang.

ERP adalah solusi untuk perusahaan secara keseluruhan, dengan lebih banyak fungsi bawaan, memperluas konsep MRP dan MRP II.

Semua fungsi dalam suatu perusahaan terintegrasi secara erat, termasuk informasi internal dan eksternal. Misalnya, sistem ERP akan punya fungsionalitas tingkat lanjut di bidang keuangan, hubungan customer (customer relationship), dan sales order management.

Saat ini, perbedaan antara MRP dan ERP adalah MRP bisa menjadi aplikasi yang berdiri sendiri atau cuma bagian dari ERP, sedangkan ERP bisa mendukung seluruh perusahaan.

ERP adalah solusi tunggal yang menjawab semua kebutuhan bisnis, bukan cuma penjadwalan sumber daya (resources).

ERP sudah pindah dari akar manufaktur dan terus mendukung berbagai jenis bisnis. Ini mengurangi redundansi informasi dan menambahkan elemen, seperti keamanan tingkat pengguna.

Garis antara MRP dan ERP sudah kabur, karena sistem ERP yang lebih baru mengandalkan struktur dan hubungan basis data yang serupa. Untuk memperjelas, MRP cuma berkonsentrasi pada:

• Quotes
• Job costing
• Sales
• Orders
• Controlling stock
• Purchasing
• Manufacturing
• Invoicing

Menggunakan sistem ERP memberi perusahaan Anda beberapa peluang strategis.

Banyak perusahaan melaporkan kalau manfaat terbesar dari sistem ERP mereka adalah peningkatan efisiensi, informasi terintegrasi, laporan yang lebih disesuaikan, layanan customer berkualitas lebih tinggi, dan data yang lebih aman.

Sistem ERP yang digunakan dengan baik bisa memungkinkan tim Anda berwawasan ke depan dan mendukung visi strategis Anda untuk pertumbuhan. Strategi ERP yang baik meningkatkan proses bisnis utama Anda.

Tapi, sistem ERP juga punya tantangannya sendiri. Sesudah Anda mengalokasikan sumber daya keuangan yang substansial ke suatu sistem, Anda harus mengatasi budaya organisasi, sehingga staf Anda bisa menggunakan sistem ini secara efektif. Dengan sistem yang terintegrasi, pengembalian investasi tergantung pada pemecahan silo perusahaan untuk mencapai proses yang mulus.

Anda juga pasti suka:

• 13 Best Practice Dalam Inventory Cycle Count dan Physical Stocktaking
• 6 Cara Menghitung Safety Stock yang Efektif Untuk Anda Gunakan

Apa itu Distribution Requirements Planning (DRP)?

Distribution Requirements Planning (DRP), juga dikenal sebagai distribution replenishment planning, merupakan kelanjutan dari logika MRP yang muncul pada tahun 1981.

DRP membawa MRP satu langkah lebih jauh dan menghitung cara memindahkan material keluar dari fasilitas.

Pengiriman produk lebih efisien karena DRP menghitung jumlah setiap jenis barang yang membutuhkan pengiriman, serta tempat untuk memenuhi permintaan.

DRP adalah pendekatan berbasis waktu untuk menjamin kalau inventory yang cenderung rendah punya rencana replenishment.

DRP mirip dengan MRP tapi bisa bekerja dengan sistem push atau pull.

ERP mengambil alih fungsi ini ketika muncul di tahun 1990-an. Sekarang, DRP masih bisa menjadi sistem yang berdiri sendiri atau bertindak sebagai modul dalam sistem ERP.

Apa itu Production Planning?

Production planning adalah proses untuk memastikan kalau ada bahan baku yang cukup dalam bisnis manufaktur untuk membuat produk sesuai jadwal.

Lebih maju dari MRP, ini memperluas fungsionalitas yang terakhir. Dikembangkan untuk mengatasi beberapa kekurangan MRP, production planning memperluas MRP dengan cara berikut:

• Sementara MRP ngga mengasumsikan keterbatasan produksi, production planning memperhitungkan kendala produksi.
• Production planning memprioritaskan dan menyelesaikan pekerjaan yang paling menguntungkan terlebih dahulu.
• Production planning memperhitungkan lead time komponen yang dipesan.
• Production planning menggunakan algoritma yang lebih kompleks.

Tips terkait Material Requirements Planning (MRP)

MRP mungkin menantang untuk diimplementasikan, tapi itu jelas sepadan dengan waktu, tenaga, dan investasi finansial yang Anda keluarkan.

Apakah Anda bekerja untuk organisasi besar atau pemilik usaha kecil, penting bagi Anda untuk mengetahui cara terbaik menerapkan MRP dan software apa yang digunakan.

Ada dua saran terkait dengan MRP software, yaitu pilih software yang tepat dan jaga supaya data Anda tetap akurat.

Dengan software yang tepat untuk perusahaan Anda, Anda bisa memanfaatkan kekuatan MRP. Baik Anda mencatat MRP dalam program yang komprehensif, pada spreadsheet Excel, atau pakai pensil dan kertas, data yang akurat bisa memberi Anda hasil yang tepat secara konsisten dan menjaga bisnis Anda tetap pada jalurnya.

Berikut adalah tips tentang cara menggunakan MRP dengan sukses yang bisa Anda terapkan.

Review laporan MRP Anda dengan semua orang

MRP seharusnya ngga cuma menjadi tanggung jawab satu orang di perusahaan Anda, tapi harus didistribusikan supaya semua orang mengerti dan bisa membantu menyelesaikan masalah yang muncul. Bantuan menyelesaikan masalah haruslah datang dari departemen yang bertanggung jawab.

Ketahui keterbatasan produksi Anda

Sebagian besar sistem MRP akan membuat jadwal yang bisa Anda ikuti, tapi terserah Anda untuk menerapkan batas kapasitas perusahaan Anda.

Pahami bagaimana sistem Anda mencatat blanket orders

Sangat gampang bagi sistem Anda untuk gagal ketika Anda memasukkan pesanan dalam jumlah besar tanpa menunjukkan tanggal rilis.

Pastikan Anda punya beberapa tanggal yang dimasukkan saat menggunakan blanket orders, atau setidaknya, pahami bagaimana sistem Anda bisa memperhitungkan kelalaian ini.

Tetaplah up to date

Tanggal yang ngga akurat pada open sales order, open PO, atau jadwal produksi bisa menciptakan ilusi kalau Anda kekurangan bahan.

Akibatnya, Anda akan memesan lebih banyak bahan baku untuk memenuhi pesanan penjualan Anda yang sebenarnya sudah lewat jatuh tempo dan membuang-buang uang.

Punya lead time yang akurat

Anda harus tahu berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk mendapatkan bahan baku Anda dan pertahankan tanggal pesanan penjualan yang akurat.

Setiap supplier mungkin membutuhkan waktu sedikit lebih lama dari yang lain untuk mendapatkan pasokan penting Anda, sehingga MRP Anda cuma akan berfungsi kalau lead time yang dihitung mencakup data yang akurat.

Audit lead times anda

Review dan sesuaikan lead time Anda secara teratur berdasarkan data historis Anda sendiri dan feedback dari customer Anda.

Tanyakan kepada customer Anda, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menerima produk mereka. Kemudian dokumentasikan tanggapan tersebut.

Pastikan pesanan Anda sesuai dengan forecast Anda

Anda ngga boleh menjadwalkan produksi Anda berdasarkan jumlah perkiraan atau pesanan penjualan yang lebih tinggi.

Saat pesanan masuk, penjualan Anda harus menghabiskan seluruh forecast Anda.

Laporan MRP Anda harus meringkas kondisi ini untuk Anda, sehingga Anda bisa mengetahui seberapa baik produksi Anda memenuhi permintaan Anda tanpa kelebihan persediaan.

Buat penyesuaian forecast secara bergulir (rolling-basis)

Apakah forecast Anda dibuat untuk penjualan atau produksi, sistem akan menghasilkan kebutuhan Anda yang tepat. Forecast ngga boleh menjadi angka statis, tapi harus terus-menerus diubah untuk mencerminkan tren pasar Anda.

Audit sisa inventory Anda

Terutama saat Anda menyiapkan sistem baru, Anda harus punya penghitungan inventory yang akurat.

Data ngga akurat yang masuk akan memberi Anda data ngga akurat yang keluar.

MRP unggul dalam memberi Anda data tentang kebutuhan material Anda, tapi itu akan percuma kalau penghitungan awal Anda salah.

Perhitungkan faktor kerugian Anda

Setiap bisnis akan mengalami kerugian melalui proses pembuatan produknya.

Apakah Anda seorang pembuat roti dan punya tumpahan tepung atau produsen farmasi dan sesekali terjadi tumpahan bahan kimia, akan ada kerugian dalam prosesnya.

Tanpa memasukkan faktor kerugian, Anda akan selalu kekurangan bahan baku.

Ketahui perbedaan antara safety stock dan reorder point

MRP secara otomatis menetapkan kedua faktor ini sebagai angka yang baku, tapi kalau Anda perlu MRP untuk lebih sugestif, Anda harus menentukannya di sistem Anda. Reorder point Anda harus mencerminkan tingkat di mana Anda perlu membuat order.

Tandai pesanan Anda yang ngga biasa

Pesanan ganjil atau atipikal ngga boleh menjadi bagian dari riwayat MRP Anda karena itu adalah ketidakteraturan yang bisa menggagalkan seluruh sistem forecasting Anda.

Sesuaikan periode forecasting Anda dengan periode penjualan

Gunakan data kumulatif karena penjualan umumnya bukanlah sesuatu yang punya jarak teratur. Data berdasarkan periode yang lebih panjang akan memberikan perkiraan yang lebih tepat.

Kesimpulan

MRP adalah bagian penting untuk perencanaan dan penjadwalan produksi dan merupakan bagian integral untuk memastikan bahan dipesan tepat waktu untuk memenuhi permintaan customer.

Selalu sulit untuk menjelaskan MRP kepada pengguna sistem yang ngga terlibat langsung dengan proses perencanaan dan penjadwalan produksi.

Nah, untuk menyederhanakan penjelasan proses MRP, singkatnya, MRP mengambil masukan dari permintaan dan perkiraan customer dan menghasilkan rekomendasi penjadwalan untuk produksi dan pembelian.

MRP bisa secara otomatis membuat work order manufaktur dan pesanan pembelian untuk memenuhi permintaan customer dan forecast.

Sangat penting untuk mengatur semua parameter dengan benar, seperti lead time manufaktur dan safety stock, untuk memastikan kalau rekomendasi MRP yang dihasilkan akurat.

Misalnya, kalau produk termasuk manufaktur atau pembelian lead time salah, MRP akan merekomendasikan untuk memulai produksi pada tanggal yang salah. Dan itu bisa mengakibatkan produk diproduksi lebih lambat dari permintaan customer. Kondisi ini bisa mengakibatkan hilangnya customer dan penurunan pendapatan Anda. Tapi, kalau datanya akurat, MRP akan memainkan bagian integral dalam menjamin pengiriman dan penjadwalan yang tepat waktu.

Ngga diragukan lagi, MRP bisa menjadi bagian penting dari setiap perusahaan yang menargetkan perencanaan produksi dan proses penjadwalan yang efisien.

Material Requirements Planning (MRP) software

Meskipun MRP sering merupakan sistem yang terintegrasi dan otomatis, MRP juga bisa ditulis tangan atau terdiri dari aplikasi atau modul yang berbeda dalam sistem software yang berbeda.

Software MRP berfokus pada periode di mana Anda membuat produk, mengidentifikasi dan membeli bahan baku, menentukan sumber daya, dan merencanakan langkah-langkah produksi.

Bagian dari sistem ERP modern tersebut biasanya tersedia sebagai modul dan menghasilkan efisiensi di setiap langkahnya.

Biaya software MRP mungkin menjadi perhatian besar bagi usaha kecil, tapi jelas kalau investasi tersebut merupakan penghemat uang yang sangat besar dalam jangka panjang.

Selain itu, bisnis Anda mungkin secara fiskal perlu sistem software karena adanya risiko kesalahan manusia, waktu produksi yang lambat, dan biaya tenaga kerja manual yang berlebihan.

Tapi, Anda perlu mempertimbangkan jenis software apa yang paling sesuai untuk Anda berdasarkan kategori, ukuran, dan ekspektasi Anda.

Untuk bisnis kecil, membeli rangkaian ERP yang komprehensif mungkin ngga cuma boros, tapi juga ngga efisien waktu, mengalahkan tujuan yang ingin dicapai.

Meskipun pasar punya berbagai macam provider, masing-masing mengklaim menawarkan sistem terbaik untuk Anda, sebaiknya Anda lebih dulu mempertimbangkan dengan cermat kebutuhan dan pilihan Anda sebelum membeli software tersebut.

Dan meskipun selalu baik untuk berkonsultasi dengan network Anda tentang apa yang digunakan mereka, Anda juga harus ingat kalau apa yang berhasil untuk kolega Anda, belum tentu berhasil untuk Anda.

Sebelum melihat fitur atau produk apa pun, pertimbangkan tujuan bisnis Anda, serta kondisi Anda saat ini. Beberapa fitur yang harus Anda pertimbangkan ketika memilih software MRP antara lain sebagai berikut:

• Flexible requirements
• Advanced filtering
• Comprehensive drill-down capability
• Exception management
• Agile order management
• Aggregate requirements
• Workflow support
• Designated time frames
• Multiple quantity display
• Forecast consumption
• Supply-chain visibility
• Integration into multiple environments
• Software support
• Free trials

Memperkirakan kebutuhan bahan secara akurat dalam bisnis Anda adalah tanggung jawab besar, baik Anda memproduksi mobil atau makanan.

MRP dimaksudkan untuk membantu Anda mendapatkan jumlah yang tepat, sehingga Anda ngga mengalami kekurangan material atau kelebihan bahan baku yang merusak atau mengambil area penyimpanan Anda.

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari MRP, pastikan Anda mendapatkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini:

• Bagaimana proses untuk merencanakan MRP?
• Apa pengaturan utama yang mempengaruhi MRP?
• Bagaimana Anda menghasilkan permintaan melalui forecast Anda?
• Bagaimana Anda menghasilkan pasokan dengan MRP untuk membuat pesanan yang direncanakan?
• Bagaimana Anda menjalankan MRP sebagai proses tunggal atau sebagai proses di seluruh organisasi?
• Bagaimana Anda mengevaluasi laporan MRP Anda?
• Bagaimana pesanan yang direncanakan menjadi pesanan pembelian?
• Bagaimana Anda menyelesaikan pesan exception MRP Anda?

Kalau Anda belum percaya diri untuk menerapkan MRP, Anda bisa meminta bantuan konsultan yang berspesialisasi dalam implementasi dan solusi MRP/ERP.

Mereka bisa mempelajari bisnis Anda dan membantu Anda memutuskan software apa yang tepat untuk Anda, serta membawa bisnis Anda melalui langkah-langkah untuk menerapkan sistem dengan benar.

Tapi Anda juga harus tahu kalau sebagian besar konsultan punya software favorit mereka, sehingga mereka mungkin bias dalam memberikan rekomendasi.

Jadi, bagaimana anda merencanakan kebutuhan material Anda?

”Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”