7 Cara Menghitung Efisiensi Armada dan Meningkatkannya

Postingan ini akan membahas tentang efisiensi armada, mulai dari definisi, cara menghitung, sampai bagaimana meningkatkannya.

Apa itu efisiensi armada

Efisiensi armada mirip dengan efisiensi bisnis, yaitu berfokus untuk mendapatkan output maksimum dari input minimum. Dan itu berarti meningkatkan produktivitas dan menekan biaya.  

Anda bisa menghitung efisiensi armada berdasarkan sejumlah bagian yang bergerak, termasuk produktivitas, konsumsi bahan bakar, emisi, rute, biaya, dan keselamatan pengemudi.

Bagaimana caranya?

Sebelum kita masuk ke cara perhitungan efisiensi armada, pastikan Anda juga sudah tergabung juga dengan scmguide telegram channel supaya Anda ngga ketinggalan update artikel-artikel penting lainnya dari blog ini.

Cara menghitung efisiensi armada

Ada beberapa cara yang bisa Anda gunakan untuk menghitung efisiensi armada. Ayo kita lihat satu per satu.

Pendapatan per truk dan per kilometer

Jumlah pendapatan yang dihasilkan setiap truk per bulan sangat penting untuk memahami seberapa efisien armada Anda beroperasi.

Pendapatan per kilometer memang juga bisa jadi pilihan, tapi pendapatan per truk seringkali lebih akurat karena mencakup waktu truk ngga menghasilkan pendapatan, seperti kilometer kosong, waktu henti, dan aset menganggur.

Rumus perhitungannya:

Anda menggunakan data periode selama beberapa bulan, idealnya satu tahun atau lebih, memperhitungkan pengaruh perubahan musim.

Anda juga bisa mempertimbangkan untuk menghitung ini berdasarkan wilayah atau terminal kalau memungkinkan.

Biaya per truk dan per kilometer

Bisa kita bilang, melacak metrik biaya itu bahkan lebih penting daripada melacak metrik pendapatan.

Kenapa?

Karena metrik tersebut punya cara untuk mengejutkan Anda kalau ngga Anda kelola dengan cermat.

Dua metrik utama di sini adalah biaya per truk dan biaya per kilometer, yang biasanya digunakan untuk tujuan yang berbeda.

Rumusnya:

Anda bisa menggunakan metrik biaya per truk untuk menghitung seberapa efisien Anda mengelola pengeluaran di seluruh operasi Anda.

Metrik ini memperhitungkan kapasitas yang ngga digunakan, waktu henti, dll.

Sedangkan Anda bisa menggunakan metrik biaya per kilometer untuk menghitung margin keuntungan pada setiap beban dan menginformasikan penawaran Anda untuk beban di masa depan.

Banyak armada membagi metrik ini menjadi biaya tetap (pembayaran truk, asuransi, dukungan back-office) dan biaya variabel (ban, bahan bakar, perbaikan) untuk lebih memahami persentase biaya yang bisa mereka optimalkan.

Anda sebaiknya menggunakan periode selama beberapa bulan, idealnya satu tahun atau lebih, untuk memperhitungkan pengaruh perubahan musim.

Sekarang, ayo kita lihat metrik yang bisa membantu Anda meningkatkan pendapatan per truk atau per kilometer dan menurunkan biaya per truk atau per kilometer.

Persentase kapasitas muatan truk yang digunakan

Less-than-truckload carriers sering kali perlu untuk melacak persentase kapasitas muatan truk yang mereka gunakan karena setiap trailer dengan ruang ekstra sama saja dengan peluang pendapatan yang hilang.

Rumusnya sederhana:

Kita lihat contohnya.

Misalnya, sebuah trailer punya kapasitas total 1.360 kg dan pengirimannya cuma 1.043 kg, maka pemanfaatan kapasitasnya adalah:

Artinya, bisnis tersebut punya peluang untuk meningkatkan pendapatan sebesar 23% cuma melalui pemanfaatan kapasitas saja.

Betul, secara realistis, ngga mungkin untuk mencapai utilisasi kapasitas 100%.

Mungkin utilisasi rata-rata cuma sekitar 50%. Jadi, utilisasi kapasitas rata-rata 80% atau lebih, sudah bisa kita anggap efisien.

Detention/dwell time

Pengemudi truk tertahan selama beberapa jam untuk setiap tahunnya.

Ketika sebuah truk diam di fasilitas pengirim/penerima, itu ngga menghasilkan pendapatan untuk Anda.

Lebih parahnya, adalah umum bagi pengangkut untuk ngga menerima uang penahanan atau semacamnya sebagai kompensasi.

Jadi jelas, kelebihan detention time adalah hambatan yang signifikan terhadap keuntungan.

Rumusnya:

Meskipun perhitungannya sederhana, sulit untuk melacak waktu penahanan secara manual.

Anda bisa menggunakan software yang tersedia di pasaran untuk menyediakan pelaporan waktu penahanan secara otomatis berdasarkan fasilitas.

Dengan informasi ini, Anda bisa punya bukti dalam perselisihan waktu penahanan. Anda juga akan memahami pengirim dan penerima mana yang harus Anda hindari untuk bekerjasama di masa mendatang.

Anda juga pasti suka:

• Dampak Kenaikan Harga dan Cara Menghemat Bahan Bakar Pada Bisnis Logistik
• Bagaimana Cara Memilih Logistics Provider?

Fuel economy

Bahan bakar menyumbang sekitar 24% dari total biaya operasional operator.

Ada banyak faktor yang mempengaruhi penghematan bahan bakar, seperti jenis kendaraan, kondisi kendaraan, dan perilaku pengemudi.

Rumusnya:

Metrik ini penting untuk menciptakan baseline untuk bisnis Anda.

Dengan mempertimbangkan metrik ini, Anda bisa menelusuri ke tingkat kendaraan dan pengemudi untuk mendapatkan data yang perlu Anda tindaklanjuti.

Dengan tingkat detail ini, Anda bisa:

• Mengidentifikasi kendaraan yang kinerjanya di bawah rata-rata seluruh armada Anda untuk kemudian Anda bawa untuk pemeriksaan pemeliharaan atau jual.
• Mengidentifikasi pengemudi yang menggunakan terlalu banyak bahan bakar dan berperilaku salah seperti ngebut, akselerasi secara kasar, atau idling.

Rasio penggunaan kendaraan dan trailer

Anda akan kehilangan peluang pendapatan kalau ngga memanfaatkan setiap aset yang Anda punya.

Selain itu, setiap aset umumnya punya biaya tetap seperti asuransi, pajak, dan pemeliharaan.

Itu kenapa penting untuk Anda memantau dengan cermat rasio penggunaan armada Anda.

Untuk menghitungnya, Anda bisa menentukan jumlah rata-rata kilometer per pengemudi untuk bisnis Anda:

Kemudian, gunakan rata-rata kilometer per total pengemudi untuk menentukan “kapasitas jarak tempuh” armada Anda:

Perbedaan antara total kapasitas jarak tempuh dan jarak tempuh yang sebenarnya untuk setiap periode waktu, adalah tingkat pemanfaatan kendaraan Anda.

Tentu saja, pemanfaatan 100% itu ngga mungkin. Tapi, dengan mengetahui kelebihan kapasitas Anda, Anda bisa membuat keputusan perencanaan bisnis yang lebih tepat.

Anda bisa menggunakan solusi manajemen armada untuk melacak jarak tempuh. Itu akan menyederhanakan proses mengidentifikasi kendaraan dan aset mana yang kurang Anda manfaatkan.

Dengan informasi ini, Anda bisa:

• Mengalokasikan kembali aset yang kurang Anda manfaatkan ke area dengan potensi pendapatan yang lebih besar.
• Memahami apakah masuk akal untuk menjual beberapa aset yang kurang Anda manfaatkan untuk mengurangi biaya dan cicilan/sewa Anda.

Keselamatan pengemudi

Keselamatan pengemudi tentu menjadi hal yang paling penting. Dan lebih dari itu, kalau kita bicara tentang efisiensi armada, maka Anda juga perlu mempertimbangkan ini:

• Tabrakan menelan biaya yang besar. Dan itu semakin besar kalau ada cedera yang ditimbulkan.
• Tabrakan akan berdampak negatif pada pendapatan Anda.

Perilaku mengemudi yang terkait dengan risiko kecelakaan (pengereman mendadak, mengebut, akselerasi kasar) juga meningkatkan keausan kendaraan dan mengurangi efisiensi bahan bakar sampai 20-30 persen.

Jelas kalau mengemudi yang berbahaya punya dampak profitabilitas yang besar secara negatif.

Untuk mengidentifikasi pengemudi Anda yang paling berbahaya, Anda bisa menghitung kejadian kritis per kilometer.

Ini harus diukur baik pada tingkat armada, maupun per pengemudi.

Solusi manajemen armada yang andal bisa secara otomatis melacak ini. Bahkan lebih jauh lagi dengan menghitung “skor keselamatan”.

Dengan informasi ini, Anda bisa dengan gampang mengidentifikasi pendorong yang membahayakan bisnis Anda dan melakukan intervensi secepatnya.

Sebaliknya, Anda pun bisa menggunakan informasi ini untuk memberi penghargaan kepada mereka yang mengemudi dengan aman.

Cara meningkatkan efisiensi armada

Masuk ke bagian menariknya, bagaimana sih cara meningkatkan efisiensi armada?

Jalankan praktik lean

Menghapus inefisiensi bisa menghemat uang Anda secara signifikan dalam jangka panjang.

Menerapkan praktik lean berarti Anda menghilangkan gerakan yang sia-sia. Dan itu bisa Anda lakukan di industri truk juga dengan cara memetakan rute dengan sempurna, menemukan waktu yang tepat untuk berangkat untuk menghindari kepadatan lalu lintas, serta merencanakan setiap gerakan yang terjadi antara keberangkatan dan kedatangan.

Ngga ada lagi kilometer kosong

Salah satu aspek paling mahal dari menjalankan armada adalah kilometer kosong.

Ketika sebuah truk melakukan pengiriman tapi kembali dengan kosong, maka ngga akan ada pendapatan untuk mengimbangi biaya. Jadi, kunci di sini adalah untuk mengoptimalkan semuanya.

Itu bisa berarti bermitra dengan provider untuk mengatur peluang backhaul atau setidaknya meminimalkan jarak kosong dengan menjadwalkan pengambilan/pengiriman lain di dekat pengiriman awal.

Anda juga pasti suka:

• Kupas Tuntas Apa itu Freight Forwarder dan Manfaatnya untuk Bisnis Anda
• Apa itu Logistik Internasional?

Pastikan ukuran armada Anda tepat

Kalau Anda punya kendaraan yang ngga berjalan, artinya armada Anda terlalu besar.

Bekerja dengan pakar transportasi untuk menentukan ukuran armada dan tenaga kerja pengemudi Anda, bisa membantu Anda mengkonsolidasikan muatan dan bekerja lebih cerdas tanpa membuang-buang uang.

Kurangi waktu tunggu

Perencanaan yang buruk paling sering mengakibatkan waktu idle armada paling sering, yang membuat pengemudi menunggu untuk memuat atau membongkar.

Dengan memetakan semuanya, merinci aliran dan mencari cara untuk menghilangkan kelebihan pergerakan, waktu tunggu akan berkurang.

Kurangi waktu idle

Sesudah tenaga kerja, biaya terbesar untuk armada adalah bahan bakar.

Jadi mengapa harus membuang bahan bakar itu di tempat perhentian pinggir jalan karena pengemudi membiarkan mesin menyala?

Anda bisa menghemat banyak uang bahan bakar dalam jangka panjang dengan melakukan sedikit penyesuaian dalam perilaku pengemudi.

Tetap terhubung dengan pengemudi

Teknologi onboard berkembang setiap hari dan bisa membantu pengemudi memaksimalkan rute dan kendaraan mereka.

Data real-time tentang segala sesuatu di sekitar mereka, bisa membuat pengemudi dan truk tetap pada rute mereka. Itu juga bisa membantu mereka mengatasi masalah lalu lintas dengan lebih gampang dan lebih cepat.

Lacak perilaku pengemudi

Melacak pengemudi mungkin terlihat seperti praktik micro-management.

Tapi, itu bisa membantu Anda mengetahui kapan pengemudi berhenti, idle, dan penggunaan bahan bakar mereka. Itu bisa membantu Anda untuk tahu kapan Anda harus memberi pelatihan untuk pengemudi supaya melakukan yang terbaik bagi armada.

Lihat gambaran besar

Dengan teknologi saat ini, pemilik armada bisa melihat semua yang terjadi di seluruh armada.

Dengan semua pengetahuan ini, beban bisa Anda seimbangkan, produktivitas setiap pengemudi Anda tingkatkan, dan siklus perdagangan bisa Anda sesuaikan. Itu semua menguntungkan bisnis Anda.

Pertahankan masalah kecil tetap kecil

Pemeliharaan dan inspeksi preventif sangat penting dalam menjaga armada di jalan.

Pemeriksaan kendaraan, pelumasan, penyetelan, dan pemeliharaan kendaraan secara rutin bisa memastikan setiap masalah kecil yang muncul ngga menjadi masalah besar, yang membutuhkan banyak uang untuk memperbaikinya nanti.

Apa keuntungan dari sistem manajemen armada

Pada dasarnya, manajemen armada melibatkan pengelolaan kendaraan komersial seperti mobil, van, dan truk untuk memastikan kendaraan tersebut digunakan secara efisien dan aman, serta dirawat dengan baik.

Bergantung pada industri Anda, ini juga bisa mencakup pelacakan aset dan pengelolaan semua jenis peralatan, mulai dari derek berat dan buldoser, sampai trailer dan generator.

Tujuan utama dari sistem manajemen armada adalah untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas armada, serta meningkatkan kondisi keselamatan pengemudinya.

Ini biasanya bisa Anda capai dengan menggunakan kombinasi pelacakan kendaraan, pelaporan konsumsi bahan bakar, pemantauan perilaku pengemudi, dan manajemen perawatan kendaraan.

Di situlah solusi manajemen armada masuk.

Ayo kita selami detail manfaatnya bagi pemilik bisnis.

Teknologi manajemen armada bisa membantu bisnis untuk meningkatkan operasi mereka di sejumlah bidang utama.

Tingkatkan keselamatan pengemudi

Keselamatan pengemudi harus menjadi prioritas utama bagi manajer armada.

Sebuah studi baru-baru ini menyimpulkan kalau kecepatan adalah “inti dari masalah keselamatan jalan” dan kalau “di sekitar 30% dari kecelakaan fatal, kecepatan merupakan faktor penyumbang yang penting.”

Karena itu, kinerja dan perilaku pengemudi adalah salah satu kuncinya. Yang menjadi fokus dari sistem manajemen armada.

Manfaat utama software manajemen armada adalah kalau itu menghasilkan peringatan dan pemberitahuan hampir real-time tentang kebiasaan mengemudi yang berbahaya.

Misalnya, peralatan pelacak armada seperti kamera video dasbor memungkinkan manajer armada untuk memantau setiap insiden ngebut dan pengereman mendadak, atau menikung oleh pengemudi mereka.

Teknologi semacam ini dirancang untuk membantu meningkatkan keselamatan jalan, yang sangat dibutuhkan.

Dengan mengingat itu, maka pentingnya terus bekerja keras untuk meningkatkan keselamatan jalan menjadi jelas.

Di sinilah teknologi manajemen armada bisa membantu.

Dengan melacak perilaku pengemudi, bisnis bisa lebih gampang memantau, menangani, dan pada akhirnya membantu mengurangi insiden mengemudi yang berbahaya.

Anda juga pasti suka:

• 35+ KPI Untuk Perusahaan Distribusi yang Bisa Anda Gunakan
• Apa Perbedaan Supply Chain dan Logistik

Konsumsi bahan bakar yang lebih rendah

Harga bahan bakar yang selalu berfluktuasi membuat pelacakan dan penganggaran biaya bahan bakar menjadi suatu tantangan.

Konsumsi bahan bakar lebih dari sekadar km/liter, dan akses gampang ke data pelacakan bahan bakar adalah manfaat lain dari sistem manajemen armada.

Dengan ini, manajer armada bisa dengan gampang mengidentifikasi potensi penghematan.

Ambil contoh terkait mesin idle. Laporan data pelacakan bahan bakar yang mendalam, akan memisahkan idle yang memang diperlukan dari idle yang berlebihan. Jadi, manajer armada bisa mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah yang timbul.

Sesudah menunjukkan masalahnya, Anda bisa melatih pengemudi untuk mengemudi dengan lebih efisien.

Menurut sebuah studi, “cuma dengan pengurangan 10% dalam biaya bahan bakar, bisa menghasilkan peningkatan laba sebesar 31%”. Dan itu besar dampaknya pada profit Anda.

Pembaruan dan wawasan real time

Software pelacakan kendaraan GPS memungkinkan manajer armada untuk melacak armada mereka hampir secara real-time dan mengarahkan kendaraan bila diperlukan.

Informasi yang jelas tentang di mana kendaraan berada, status penyelesaian pekerjaan mereka, perkiraan waktu kedatangan dan pengiriman, akan memberikan pemahaman yang lebih dalam tentang apa yang terjadi di lapangan.

Ini ngga cuma akan membuat petugas operator lebih efisien, tapi juga akan membantu meningkatkan layanan customer dan menghemat waktu panggilan yang berharga bagi manajer armada. Ngga perlu lagi memanggil pengemudi untuk pembaruan.

Pelaporan khusus membantu meningkatkan efisiensi dan memangkas biaya

Peningkatan efisiensi adalah salah satu manfaat terbesar dari sistem manajemen armada.

Software ini menyediakan laporan khusus dan terperinci bagi manajer armada untuk mengubah data menjadi informasi yang bisa ditindaklanjuti.

Ini jauh lebih dari sekadar mengetahui lokasi kendaraan.

Bagikan laporan terperinci untuk memberi anggota tim kesempatan untuk memahami di mana perbaikan bisa dilakukan.

Tingkatkan pengelolaan perawatan kendaraan

Pemeliharaan armada dan siklus hidup kendaraan sering kali menjadi area yang membebani keuangan bisnis.

Untungnya, sistem manajemen armada menyediakan semua yang Anda perlukan untuk mengembangkan jadwal pemeliharaan preventif yang berfungsi untuk armada. Itu akan membantu Anda mengelola biaya pemeliharaan.

Kilometer yang ditempuh, jam kerja mesin, penggunaan bahan bakar, cuma sebagian kecil dari data yang bisa Anda gunakan untuk membuat jadwal perawatan preventif.

Software manajemen armada juga memungkinkan Anda untuk melacak waktu henti kendaraan yang disebabkan oleh kerusakan, jumpstart, derek, dan perbaikan darurat.

Ini bisa membantu Anda mengidentifikasi area masalah potensial dan pola berulang, yang mungkin perlu Anda tangani atau sesuaikan dalam jadwal pemeliharaan.

Melakukan investasi awal untuk software manajemen armada berarti bisnis bisa menerapkan rencana pemeliharaan preventif yang berpotensi menghemat banyak waktu dan uang di masa depan.

Tingkatkan kepuasan customer

Dengan menggunakan software manajemen armada, manajer armada bisa menyederhanakan pemesanan dan pengingat janji temu.

Juga bisa menerima pemberitahuan kalau teknisi menunda pekerjaannya atau belum melihat pekerjaan yang ditugaskan kepadanya.

Customer bisa memperoleh manfaat dari peningkatan akurasi ETA melalui data pelacakan GPS.

Plus, menerima konfirmasi janji temu dan pengingat sesaat sebelumnya.

Tingkatkan perencanaan rute

Sistem pelacakan armada membantu bisnis merencanakan hari, rute, dan distribusi armada mereka secara efisien.

Itu membantu Anda mendapatkan lebih banyak dari sumber daya yang mereka punya, yang berpotensi menghemat banyak uang Anda dalam jangka panjang.

Jadi, bagaimana Anda mengelola armada Anda? Saya akan dengan sangat senang hati mengetahuinya lewat komentar Anda.

Semoga bermanfaat!

“Bagikan artikel ini pada tim atau rekan Anda supaya mereka juga bisa mendapatkan manfaatnya. Pastikan juga Anda bergabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel-artikel penting seputar supply chain management lainnya karena bakal banyak lagi yang akan saya bagikan di channel tersebut. Semoga bermanfaat!”