by Inventory management adalah bagian penting yang membuat bisnis anda mendapatkan profit. Tapi, sayangnya banyak bisnis kecil ngga mempraktikkan manajemen yang baik dan efektif terkait dengan barang atau produk yang mereka jual.
Beberapa bisnis punya inventory yang terlalu sedikit. Mereka ngga bisa memenuhi harapan customer dengan memastikan produk mereka selalu tersedia.
Hal ini seringkali membuat customer pergi. Kadang mereka beralih ke bisnis lain, yaitu kompetitor Anda. Dan itu bisa berarti untuk seterusnya. Ya, Anda kehilangan customer Anda.
Di sisi lain, banyak juga bisnis yang melakukan hal sebaliknya. Mereka menimbun barang berlebihan dengan alasan “untuk berjaga-jaga”.
Betul, Anda akan selalu punya barang yang dicari customer Anda. Tapi, cara ini juga punya risiko. Anda akan mengeluarkan uang berlebihan dari bisnis Anda yang terikat dalam bentuk inventory. Tentu saja itu akan berpengaruh pada cash flow bisnis Anda.
Kelebihan inventory ngga cuma mengikat cash flow Anda yang berharga, tapi juga lebih mahal untuk disimpan dan dilacak.
Nah, inventory management yang efektif itu, terletak di antara dua sisi ekstrem ini.
Meskipun butuh lebih banyak pekerjaan dan perencanaan supaya bisa mencapai proses manajemen yang efisien, tapi keuntungan Anda akan tercermin dalam usaha Anda.
Table of Contents
Jenis inventory
Sebelum Anda bisa menjalankan inventory management yang efektif, Anda harus paham dulu dengan tepat, apa yang termasuk dalam inventory.
Ini adalah beberapa dari banyak jenis inventory:
- Bahan mentah, atau bahan yang Anda gunakan untuk memproduksi produk Anda.
- Produk yang belum selesai (unfinished products), ini adalah produk work-in-process yang belum siap untuk dijual.
- Produk jadi (finished products), yang biasanya Anda simpan di gudang sampai dijual atau dikirim.
- Barang dalam perjalanan (in-transit goods), yang ngga lagi berada di gudang dan sedang dalam proses pengangkutan ke tujuan akhir.
- Cycle inventory, atau produk yang dikirim ke bisnis Anda dari supplier atau produsen, kemudian segera dijual ke customer.
- Anticipation inventory, atau kelebihan produk yang Anda simpan untuk mengantisipasi lonjakan penjualan.
- Decoupling inventory, yaitu suku cadang, inventory, atau produk yang Anda sisihkan untuk mengantisipasi perlambatan atau penghentian produksi.
- Barang MRO, yang merupakan singkatan dari Maintenance (pemeliharaan), Repair (perbaikan), dan Operating supplies,dan mendukung proses produksi.
- Inventory penyangga (buffer inventory), atau inventory pengaman (safety stock), yang berfungsi sebagai bantalan kalau terjadi masalah yang ngga Anda duga atau membutuhkan lebih banyak inventory.
Daftar di atas bisa membantu untuk mengurutkan inventory Anda. Jadi, Anda tahu item mana saja yang termasuk dalam kategori yang sama. Dan kemudian, Anda bisa mengelolanya.
Misal, Anda akan menangani produk jadi Anda dengan cara yang berbeda dari bahan mentah Anda.
Anda juga pasti suka:
- 8 Kesalahan yang Umum Terjadi di Gudang dan Cara Menghindarinya
- Cara Merencanakan, Menentukan, dan Membuat Tata Letak Gudang
Apa program terbaik untuk inventory management?
Banyak program inventory management software yang tersedia untuk bisnis kecil. Tapi, yang terbaik untuk bisnis Anda tentunya bergantung pada banyak faktor.
Misal, Anda tentu ingin mempertimbangkan budget yang Anda punya, jenis bisnis Anda, dan fitur-fitur tertentu yang Anda cari, seperti aplikasi seluler atau cloud backup.
Terlepas dari software yang akan Anda gunakan, pertanyaannya sekarang adalah, bagaimana cara mengelola inventory dengan efektif?
Sebelum kita masuk ke bahasan penting ini, saya mau ajak Anda juga untuk bergabung dengan channel telegram scmguide karena ada banyak lagi tips dan artikel seputar inventory management yang saya bagikan di sana. Jadi, pastikan Anda juga bergabung ya.
Tips untuk mengelola inventory
Sekarang, ayo kita lihat 10 tips penting yang bisa Anda gunakan untuk mengelola inventory Anda secara efektif, yang pastinya bisa meningkatkan profitabilitas dan cash flow management Anda.
Buat prioritas pada inventory Anda
Mengelompokkan inventory Anda ke dalam beberapa kategori bisa membantu Anda memahami item mana yang perlu Anda pesan lebih banyak dan lebih sering. Juga, item mana yang penting bagi bisnis Anda, tapi mungkin lebih mahal dan bergerak lebih lambat.
Para ahli biasanya akan menyarankan untuk mengelompokkan inventory Anda ke dalam grup A, B, dan C.
Item dalam grup A adalah item dengan nilai inventory lebih tinggi, yang Anda butuhkan lebih sedikit.
Barang-barang dalam kategori C adalah barang-barang berbiaya rendah dan cepat habis.
Kelompok B berada di antara kategori A dan C. Itu adalah barang-barang yang punya harga sedang dan bergerak lebih lambat daripada barang-barang C, tapi lebih cepat daripada barang-barang A.
Lacak semua informasi produk
Pastikan Anda menyimpan catatan informasi produk untuk item dalam inventory Anda.
Informasi ini harus mencakup SKU, data barcode, supplier, negara asal, dan nomor lot.
Anda juga bisa mempertimbangkan untuk melacak biaya setiap item dari waktu ke waktu. Jadi, Anda tahu faktor-faktor apa yang bisa mengubah biaya, seperti kelangkaan dan musim, misalnya.
Audit inventory Anda
Beberapa bisnis melakukan penghitungan komprehensif inventory setahun sekali.
Yang lain melakukan penghitungan inventory bulanan, mingguan, atau bahkan harian, untuk barang-barang yang bernilai bagi mereka.
Banyak yang melakukan semua hal tersebut.
Terlepas dari seberapa sering Anda melakukannya, pastikan Anda menghitung inventory Anda secara fisik dengan teratur, untuk memastikannya sesuai dengan apa yang Anda pikir Anda miliki.
Menganalisis kinerja supplier
Supplier yang ngga bisa diandalkan bisa menyebabkan masalah pada inventory Anda.
Kalau Anda punya supplier yang biasanya terlambat dalam pengiriman, atau sering kekurangan dari sisi jumlah barang yang dikirim, inilah saatnya untuk Anda mengambil tindakan.
Diskusikan hal itu dengan supplier Anda dan cari tahu apa masalahnya.
Bersiaplah untuk mengganti supplier, atau Anda akan berurusan dengan tingkat stok yang ngga pasti dan kemungkinan kehabisan inventory sebagai akibatnya.
Anda juga pasti suka:
- Bagaimana Cara Efektif Mengelola Banyak Gudang (Multi-Warehouse)?
- 6 Cara Menghitung Safety Stock yang Efektif Untuk Anda Gunakan
Terapkan aturan inventory 80/20
Sebagai aturan umum, 80% keuntungan Anda berasal dari 20% stok Anda.
Nah, Anda harus memprioritaskan pengelolaan inventory untuk 20% item ini.
Anda harus paham life cycle penjualan lengkap dari barang-barang ini, termasuk berapa banyak yang sudah Anda jual dalam seminggu atau sebulan, dan memantaunya dengan cermat.
Ini adalah barang-barang yang menghasilkan uang paling banyak untuk Anda. Jadi, jangan sampai Anda gagal dalam mengelolanya.
Konsisten dalam cara Anda menerima stok
Anda tentu tahu kalau inventory yang masuk itu harus diproses. Tapi, pertanyaannya adalah, apakah Anda punya proses standar yang diikuti semua orang? Atau, apakah setiap karyawan Anda yang menerima dan memproses stok masuk melakukannya secara berbeda-beda?
Perbedaan kecil dalam bagaimana stok baru diterima bisa membuat Anda menggaruk-garuk kepala di akhir bulan atau tahun, bingung kenapa jumlah barang Anda ngga sesuai dengan pesanan pembelian (purchase order).
Jadi, pastikan semua staf yang menerima stok melakukannya dengan cara yang sama, semua boks diverifikasi, diterima, dibongkar bersama-sama, dihitung secara akurat, dan diperiksa keakuratannya.
Lacak penjualan
Anda harus tahu setiap hari, barang apa yang Anda jual dan berapa banyak, dan tentu saja memperbarui total inventory Anda.
Tapi di luar itu, Anda harus menganalisis data ini.
Apakah Anda tahu kapan barang-barang tertentu terjual lebih cepat atau malah drop? Apakah itu musiman? Apakah ada hari tertentu dalam seminggu ketika Anda menjual barang-barang tertentu lebih tinggi daripada hari-hari lainnya? Apakah beberapa barang hampir selalu dijual bersamaan?
Paham ngga cuma total penjualan Anda, tapi gambaran yang lebih luas tentang bagaimana barang terjual, penting untuk menjaga inventory Anda tetap terkendali.
Pesan restock sendiri
Beberapa vendor menawarkan untuk melakukan pemesanan ulang inventory untuk Anda.
Sekilas, kelihatannya baik ya? Anda jadi bisa menghemat tenaga staf dan waktu Anda dengan membiarkan orang lain mengelola proses untuk setidaknya beberapa item Anda.
Tapi ingat, prioritas vendor Anda, ngga sama dengan Anda.
Mereka berusaha untuk menjual barang-barang mereka, sedangkan Anda berusaha untuk menyimpan hanya barang-barang yang paling menguntungkan bisnis Anda.
Jadi, luangkan waktu untuk memeriksa inventory dan melakukan pemesanan ulang semua barang Anda sendiri.
Berinvestasi dalam teknologi inventory management
Kalau bisnis Anda cukup kecil, mengelola delapan hal pertama dari daftar ini secara manual, dengan spreadsheet dan buku catatan misalnya, bisa saja dilakukan.
Tapi, seiring tumbuhnya bisnis Anda, Anda malah akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengelola inventory daripada bisnis Anda. Atau, akan ada risiko stok Anda lepas kendali.
Inventory management software yang tepat, membuat semua tugas ini lebih mudah.
Sebelum Anda memilih salah satu solusi software, pastikan Anda paham apa yang Anda butuhkan, kalau solusi tersebut menyediakan Anda analitik yang penting bagi bisnis dan mudah digunakan.
Menggunakan teknologi yang terintegrasi dengan baik
Inventory management software bukan satu-satunya teknologi yang bisa membantu Anda mengelola stok.
Hal-hal seperti mobile scanner dan sistem POS juga bisa membantu Anda tetap di jalur yang tepat.
Saat Anda berinvestasi dalam teknologi, pastikan Anda memprioritaskan sistem yang bisa bekerja sama.
Punya sistem POS yang ngga bisa “berkomunikasi” langsung dengan inventory management software Anda memang bukan akhir dari segalanya. Tapi, Anda mungkin akan memerlukan waktu ekstra untuk mentransfer data dari satu sistem ke sistem lain. Dan itu mudah berakhir dengan penghitungan inventory yang ngga akurat.
”Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”
