Juni 15, 2024

Kenapa Sales and Operation Planning (S&OP) Penting? Bagaimana Cara Efektif Melakukannya?

Postingan kali ini, saya akan membahas tentang apa itu Sales and Operation Planning (S&OP), kenapa itu penting, dan bagaimana melakukannya dengan efektif.

Ngga pakai berlama-lama, ayo kita bahas topik penting yang satu ini.

Tapi sebelum itu, pastikan kalau Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan notifikasi postingan terbaru dari blog ini dan lebih banyak insight seputar supply chain management lainnya.

Kenapa Sales and Operation Planning penting

Sales and Operation Planning penting dalam supply chain karena proses ini akan menyelaraskan antara kebutuhan sales dengan kapasitas operasi Anda.

Angka rencana penjualan yang tinggi ngga akan ada artinya tanpa didukung oleh kapasitas operasi yang memadai kan?

Begitu juga sebaliknya, Anda ngga butuh kapasitas operasi yang besar kalau tim Sales Anda ngga membutuhkan produk sebanyak itu.

Karena itu, sangat penting untuk punya rencana penjualan dan kapasitas operasi yang selaras.

Dalam sebuah Sales and Operation Planning meeting, Anda akan banyak membahas tentang isu-isu strategis yang bisa menghambat tercapainya target perusahaan.

Apa saja hambatan yang mungkin terjadi?

Berikut ini adalah beberapa di antaranya.

Kapasitas operasi yang ngga mencukupi

Kapasitas operasi yang saya maksud di sini bukan cuma kapasitas lini produksi Anda saja. Tapi juga mencakup kapasitas gudang penyimpanan Anda, armada transportasi Anda, dan tentu saja supplier Anda.

Kalau Anda luput memperhitungkan salah satu di antaranya, maka keseluruhan kapasitas operasi Anda akan berkurang.

Competitor movement

Anda ngga berada di pasar sendirian. Anda punya kompetitor. Dan mereka ngga berdiam diri begitu saja. Mereka juga aktif dalam mencari cara meningkatkan pangsa pasar mereka.

Mereka mengadakan promosi, memberi discount, meluncurkan produk baru, dan banyak lagi.

Anda harus memperhatikan hal ini. Kalau ngga, Anda akan kalah dalam persaingan yang sebenarnya di pasar.

Anda juga harus punya cara untuk bisa merebut pasar dari tangan kompetitor Anda.

Kemampuan finansial

Operasi Anda tentu membutuhkan kemampuan finansial yang sepadan.

Anda ngga bisa membuat aktivitas apa pun kalau ngga didukung kemampuan finansial yang cukup.

Kenapa Sales and Operation Planning (S&OP) Penting? Bagaimana Cara Efektif Melakukannya?

Karena itu, kemampuan finansial perusahaan Anda mungkin akan membatasi pergerakan Anda untuk beroperasi. Jadi, pastikan Anda bisa memaksimalkan kemampuan finansial tersebut untuk mencapai tujuan operasi Anda.

Rencana ke depan dari tiap fungsi

Setiap fungsi dalam sebuah supply chain tentu punya agenda mereka sendiri-sendiri. Yang terkadang, agenda tersebut bisa saling bertentangan antara fungsi yang satu dengan yang lainnya.

Kalau sudah begitu, maka mencapai tujuan perusahaan akan menjadi sulit karena ngga selarasnya fungsi-fungsi yang ada di dalamnya.

Ketersediaan material di pasar

Beberapa waktu belakangan ini, sempat terjadi kelangkaan beberapa komponen otomotif di pasar. Ini tentu membuat banyak perusahaan merevisi target penjualan mereka.

Kasus seperti ini adalah salah satu topik yang harus dibahas dalam sebuah S&OP meeting.

Rencana overhaul

Sebuah mesin ngga bisa berjalan selamanya tanpa ada pemeliharaan.

Dan ketika tiba saatnya pemeliharaan mesin, tentu saja operasi Anda harus berhenti selama beberapa waktu.

Anda harus memperhitungkan hal ini dalam Sales & Operation Planning Anda.

Anda juga pasti suka:

Apa keuntungan dari Sales & Operation Planning

Ada beberapa keuntungan yang bisa Anda dapatkan dengan melakukan S&OP.

Ayo kita lihat.

Punya angka yang sama

Hasil dari Sales & Operation Planning adalah semua fungsi akan memegang angka penjualan dan produksi yang sama. Itu akan menjadi acuan mereka menjalankan operasi sehari-hari.

Dengan berpegang pada angka yang sama, maka semua fungsi juga akan bergerak ke arah yang sama. Ngga ada lagi fungsi-fungsi yang bergerak sendiri-sendiri, apalagi berjalan ke arah yang berlawanan.

Punya visi dan misi yang sama

Seringkali Sales dan Operation punya kepentingan mereka sendiri-sendiri.

Tim Sales kadang menyalahkan tim Operasi karena ngga menyediakan produk yang mereka butuhkan. Sedangkan Tim Operasi menyalahkan tim Sales karena ngga memberikan sales forecast yang akurat.

Kenapa Sales and Operation Planning (S&OP) Penting? Bagaimana Cara Efektif Melakukannya?

Dengan adanya S&OP, kedua fungsi besar ini jadi punya visi dan misi yang sama, selaras dengan tujuan perusahaan.

Transparansi

Ketika S&OP berjalan efektif, semua orang akan bisa melihat peluang dan risiko yang ada di depan mereka. Semua menjadi transparan.

Dan itu adalah awal yang bagus untuk berjalannnya kerjasama antar fungsi ke depan.

Keputusan cepat diambil

Hadirnya Top Management sebagai pengambil keputusan akhir dalam S&OP meeting tentu sangat membantu ketika terjadi deadlock antara fungsi yang satu dengan yang lain.

Top Management bisa segera memutuskan langkah selanjutnya untuk diambil oleh fungsi-fungsi yang terkait. Ngga ada lagi kondisi di mana fungsi yang satu lebih besar dari fungsi yang lainnya. Semua harus mengikuti keputusan final tersebut.

Bagaimana cara melakukan Sales & Operation Planning yang efektif

Kita sampai ke bagian pentingnya. Bagaimana S&OP bisa berjalan dengan efektif?

Berikut ini adalah beberapa hal yang harus Anda perhatikan.

Sales forecast

Tim Sales Anda harus memberikan proyeksi penjualan jangka pendek mereka, misal untuk satu tahun ke depan, pada semua fungsi.

Ini penting karena akan menjadi dasar bagi semua fungsi untuk me-review kapasitas operasi mereka saat ini dan menentukan langkah selanjutnya.

Analisa oleh semua fungsi

Berdasarkan sales forecast yang diberikan, setiap fungsi harus menganalisa dan menentukan apakah mereka bisa men-support angka penjualan tersebut atau ngga.

Kalau ngga, mereka harus mendefinisikan apa yang mereka butuhkan untuk bisa memenuhi angka tersebut.

Mereka juga harus bisa memprediksi apa kendala-kendala yang mungkin muncul nantinya dalam perjalanan memenuhi angka penjualan tersebut.

Koordinasi antar fungsi

Ketika hambatan yang mungkin muncul teridentifikasi, beberapa fungsi mungkin perlu untuk bekerja sama untuk mengatasinya.

Untuk itu, diperlukan action plan bersama antara fungsi-fungsi terkait dalam hal ini.

Sampaikan hasil studi dalam meeting

Setiap peluang dan kendala dalam memenuhi angka target penjualan, harus disampaikan dalam meeting di hadapan Top Management.

Tiap fungsi harus menyampaikan dengan jelas apakah mereka bisa memenuhi angka proyeksi sales tersebut atau ngga.

Kalau ngga, apa support yang mereka butuhkan dari Top Management supaya bisa memenuhi angka tersebut.

Keputusan Top Management

Setelah mendengarkan hasil studi setiap fungsi, Top Management harus memberikan keputusan, atau feedback, yang harus diikuti oleh semua fungsi.

Dan angka yang diputuskan oleh Top Management ini harus menjadi dasar setiap aktivitas di masing-masing fungsi.

Lakukan secara reguler

Lakukan proses S&OP ini secara rutin, misal satu bulan sekali. Review kembali angka penjualan ke depan apakah perlu dilakukan adjustment atau ngga.

Jangan lupa untuk melihat juga pencapaian Anda. Apakah Anda berhasil mencapai target Anda, atau masih tertinggal dari rencana.

Anda juga pasti suka:

Apa yang menghambat Sales & Operation Planning (S&OP)

S&OP akan terhambat ketika masing-masing fungsi menahan informasi di sisi mereka. Transparansi adalah kunci keberhasilan sebuah S&OP.

Ketika ada fungsi yang menahan informasi, maka yang akan terjadi adalah pengambilan keputusan yang ngga tepat. Yang itu tentunya akan merugikan bisnis Anda.

Dalam hal ini, setiap fungsi harus punya mindset yang benar kalau tujuan semua orang di perusahaan adalah sama, yaitu mencapai target perusahaan.

Hal lain yang bisa menghambat jalannya S&OP adalah ketika masing-masing fungsi lebih mementingkan KPI departemen mereka di atas kepentingan perusahaan.

Yang tentu Anda tahu, beberapa dari KPI tersebut bisa saja bertentangan. S&OP membutuhkan trade-off antar KPI. Dan itulah gunanya Top Management turun tangan untuk membuat keputusan untuk diikuti semua fungsi.

Siapa saja yang harus bergabung dalam S&OP meeting

Seperti yang saya sampaikan di atas, setiap hasil analisa dan studi tiap fungsi harus dipresentasikan di depan Top Management dalam S&OP meeting.

Siapa saja yang harus ada di dalam meeting tersebut?

Ayo kita lihat.

Sales

Perwakilan dari tim Sales harus ada di dalam meeting untuk menyampaikan proyeksi penjualan mereka ke depan.

Ini termasuk menyampaikan peluang dan risiko yang mungkin akan dihadapi.

PPIC

Tim Production Planning & Inventory Control (PPIC) harus menyampaikan kapasitas operasi yang tersedia untuk mendukung proyeksi penjualan yang disampaikan oleh tim Sales.

Kalau memang ada yang perlu diputuskan oleh Top Management, inilah waktu yang tepat untuk menyampaikannya.

Finance

Tim Finance akan menyampaikan tentang kondisi finansial perusahaan untuk mendukung proyeksi sales ke depan.

Tim Finance juga bisa meminta fungsi lain untuk juga mendukung kondisi finansial perusahaan, misal dengan menurunkan tingkat inventory supaya cashflow perusahaan jadi lebih baik.

Fungsi lain dalam perusahaan

Fungsi-fungsi lain yang terkait juga harus menghadiri S&OP meeting ini, seperti Produksi, Maintenance, HR, dan Purchasing. Terkadang perlu untuk mendiskusikan beberapa hal spesifik terkait dengan masing-masing fungsi.

Top Management

Dan yang ngga kalah penting adalah kehadiran Top Management. Dialah yang akan memberi persetujuan atau keputusan setelah mendengarkan materi yang disampaikan oleh tiap-tiap fungsi.

Top Management berperan untuk memberi persetujuan atas proposal yang diajukan dalam meeting, memberi feedback, atau mengambil keputusan ketika ada fungsi-fungsi yang mengalami konflik.

Kesimpulan

Sales & Operation Planning (S&OP) adalah salah satu proses penting dalam Supply Chain Management yang berfungsi untuk menyelaraskan semua fungsi dalam perusahaan dalam rangka mencapai tujuan besar perusahaan.

S&OP penting karena akan menghasilkan angka yang sama yang menjadi landasan operasi setiap fungsi dalam perusahaan.

Setiap fungsi dalam perusahaan, harus terlibat dalam proses S&OP untuk menyampaikan peluang dan risiko masing-masing sehingga proses S&OP ini akan menghasilkan sesuatu yang sudah memperhitungkan semua aspek.

Dan Top Management akan menjadi orang yang mengambil tanggung jawab penuh atas keputusan yang dia buat dalam S&OP meeting.

Semoga bermanfaat!

Kalau Anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan Anda yang lain. Gabung dengan scmguide telegram channel untuk tetap mendapatkan notifikasi postingan terbaru dari blog ini sekaligus lebih banyak insight seputar supply chain management lainnya. Semua artikel dalam blog ini bebas Anda gunakan untuk apa pun kepentingan Anda, termasuk komersil, tanpa perlu memberikan atribusi.

Avatar photo

Dicky Saputra

16+ tahun berkecimpung di bidang supply chain management. Saya membantu perusahaan meningkatkan kinerja supply chain secara keseluruhan.

View all posts by Dicky Saputra →