Mei 28, 2024

Apa itu Perencanaan Kapasitas? Bagaimana Cara Efektif Melakukannya?

Tim Sales Anda menginformasikan kalau volume penjualan dalam 5 tahun ke depan akan meningkat signifikan. Mereka meminta tim manufaktur untuk bisa men-support kebutuhan angka penjualan mereka dengan menyediakan cukup produk dari sisi manufaktur.

Mendapatkan informasi seperti itu, apa yang harus Anda lakukan?

Yang jelas, Anda harus memeriksa ulang apakah kapasitas manufaktur Anda saat ini bisa memenuhi kebutuhan sales atau ngga.

Anda mungkin harus merencanakan untuk menambah kapasitas manufaktur Anda supaya bisa memenuhi angka sales tersebut.

Dan inilah bahasan kita kali ini. Kita akan bahas tentang perencanaan kapasitas (capacity planning).

Tapi sebelum membahas lebih dalam, pastikan kalau Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel supaya ngga ketinggalan update terbaru dari blog ini sekaligus mendapatkan lebih banyak lagi insight seputar supply chain management lainnya.

Apa saja perencanaan kapasitas yang harus dilakukan?

Setelah Anda tahu seberapa besar kapasitas yang Anda butuhkan, maka waktunya Anda untuk mempersiapkannya.

Pertanyaannya, kapasitas apa saja yang harus Anda persiapkan dalam perencanaan kapasitas ini?

Ada beberapa kapasitas yang harus Anda pastikan sebagai berikut.

Kapasitas produksi

Hal yang paling utama tentu saja Anda harus memastikan fasilitas produksi Anda punya kapasitas yang cukup untuk membuat produk yang dibutuhkan oleh tim Sales Anda.

Ini mencakup kapasitas man power Anda, baik secara skills maupun jumlahnya. Juga berbagai peralatan atau mesin produksi yang Anda perlukan.

Anda harus memeriksa apakah Anda punya cukup man power dan mesin produksi untuk menghasilkan produk dengan jumlah yang dibutuhkan.

apa itu perencanaan kapasitas

Kalau Anda harus menambah mesin, apakah Anda masih punya cukup ruang untuk menempatkan mesin-mesin baru tersebut?

Akan seperti apa layout fasilitas produksi Anda nantinya? Bagaimana rute pengiriman material dari gudang ke lini produksi Anda nantinya?

Hal-hal seperti itu harus Anda tanyakan pada saat Anda melakukan perencanaan kapasitas untuk fasilitas produksi Anda.

Kapasitas gudang

Sama seperti fasilitas produksi, kapasitas gudang pun harus Anda rencanakan.

Dengan volume penjualan yang meningkat, dengan inventory level yang sudah ditentukan, apakah area gudang penyimpanan Anda masih cukup atau ngga?

Bagaimana dengan peralatan material handling Anda, seperti forklift, reach truck, atau hand pallet? Apakah perlu membeli yang baru atau masih cukup dengan peralatan yang ada sekarang?

Bagaimana dengan man power gudang Anda? Apakah mereka punya skills yang cukup untuk menangani lebih banyak inventory?

Apakah mereka mampu menangani perputaran inventory yang semakin cepat?

Dengan meningkatnya sales volume, tentu kebutuhan raw material Anda akan meningkat juga. Pun begitu dengan finished goods yang harus Anda simpan. Maka, Anda harus memastikan kapasitas kedua jenis gudang tersebut harus cukup.

Anda juga pasti suka:

Kapasitas supplier

Ngga melulu tentang kapasitas di tempat Anda, kapasitas supplier untuk menyediakan material yang Anda butuhkan juga penting.

Anda harus memastikan kalau supplier Anda punya cukup kapasitas produksi, gudang penyimpanan, atau armada transportasi untuk mendukung kenaikan volume produksi Anda.

Anda tentu ngga akan bisa menghasilkan finished goods tanpa adanya material dari supplier kan?

Atau, supplier Anda ngga bisa mengirimkan produk mereka ke Anda cuma karena mereka ngga punya cukup transportasi, itu akan berdampak pada jalannya produksi Anda kan?

Bagaimana cara melakukan perencanaan kapasitas? Apa yang harus diperhatikan?

Pada saat Anda melakukan perencanaan kapasitas, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan.

Ayo kita lihat satu per satu.

Buat daftar fasilitas Anda saat ini

Hal pertama yang harus Anda lakukan tentu saja memeriksa kapasitas manufaktur Anda saat ini seperti yang sudah saya sampaikan di atas.

Kalau ada gap antara kapasitas yang tersedia dan yang dibutuhkan, itulah yang harus Anda sediakan.

Pastikan semua sudah berjalan efisien

Dalam beberapa kasus, Anda ngga perlu repot-repot menambah fasilitas atau mesin baru untuk meningkatkan kapasitas manufaktur Anda.

Kadang, yang perlu Anda lakukan cuma meningkatkan utilisasi dari mesin tersebut.

Sebelum Anda memutuskan untuk menambah kapasitas baru, pastikan dulu kalau kapasitas yang ada sekarang sudah Anda manfaatkan secara maksimal. Pastikan kalau semuanya sudah berjalan efisien.

Anda selalu punya dua opsi di sini. Pertama, meningkatkan efisiensi dan utilisasi dari kapasitas manufaktur Anda. Atau dua, menambah kapasitas Anda dengan membeli peralatan dan mempekerjakan karyawan baru.

Opsi pertama tentu relatif lebih murah dibandingkan dengan opsi ke dua.

Pastikan sales volume forecast Anda cukup akurat

Betul, ngga ada yang namanya forecast accuracy 100%. Tapi, Anda harus memastikan forecast penambahan volume Anda seakurat mungkin.

Kenapa?

Karena ketika forecast Anda punya akurasi yang rendah, dan ternyata volume aktualnya jauh di bawah angka forecast Anda, maka Anda cuma akan buang waktu, uang, dan tenaga saja untuk mempersiapkan peningkatan kapasitas tersebut.

Pada akhirnya, kapasitas Anda cuma akan menjadi idle. Ngga terpakai.

Dan sebaliknya, ketika angka aktual Anda ternyata jauh di atas estimasi, maka Anda akan kehilangan kesempatan menjual produk Anda lebih banyak karena Anda ngga bisa memberikan apa yang tim Sales Anda butuhkan.

Pertimbangkan waktu persiapan

Peningkatan kapasitas manufaktur itu butuh persiapan. Ngga bisa begitu saja naik tanpa mempersiapkan segala sesuatunya.

Yang perlu Anda lakukan adalah menarik mundur garis waktu dari waktu dibutuhkannya penambahan kapasitas tersebut, sampai kapan Anda harus mulai mempersiapkan semuanya.

Pastikan saja Anda punya waktu yang cukup untuk melakukan persiapan yang dibutuhkan.

Kalau Anda terlalu cepat menyelesaikannya, maka kapasitas baru tersebut akan idle selama beberapa saat.

Dan sebaliknya, kalau Anda terlalu lama mempersiapkannya, maka kapasitas baru tersebut ngga akan selesai pada waktu yang dibutuhkan.

Jadi, rencanakan baik-baik waktunya. Tapi tetap mempertimbangkan kalau ada hal-hal yang di luar kendali Anda terjadi sepanjang jalannya proyek.

Anda juga pasti suka:

Libatkan semua fungsi

Perencanaan kapasitas itu perlu melibatkan banyak fungsi.

Tim Sales yang harus memberikan sales forecast mereka. Tim Engineering yang harus mendesain dan menentukan alat-alat atau mesin yang harus dibeli. Tim Purchasing yang harus mengeksekusi setiap pembelian dan bernegosiasi dengan supplier. Tim HR yang harus mencari dan mempekerjakan karyawan baru. Atau, masing-masing fungsi yang harus memberi pelatihan ke orang-orang baru mereka.

Semua bekerja sama. Dan tentu saja harus ada Project Management Officer yang akan memantau jalannya keseluruhan proyek penambahan kapasitas tersebut.

Lakukan monitoring jalannya proyek penambahan kapasitas

Setelah Anda yakin kalau Anda perlu menambah kapasitas manufaktur Anda, maka yang perlu Anda lakukan selanjutnya adalah memonitor setiap aktivitas capacity up tersebut.

Semua harus tetap on schedule, sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.

Tapi, bukan berarti juga Anda harus punya cuma satu rencana saja. Keadaan bisa berubah di luar rencana terkadang. Karena itu, siapkan juga backup plan kalau-kalau ada kendala selama proyek berjalan.

Pastikan kapasitas manufaktur yang baru berjalan stabil

Kapasitas manufaktur Anda sekarang sudah bertambah.

Orang-orang baru sudah dipekerjakan dan diberi pelatihan. Mesin-mesin baru sudah dibeli dan dioperasikan.

Maka tugas Anda sekarang adalah memastikan semuanya berjalan stabil. Orang baru, mesin baru, butuh waktu untuk mencapai tingkat produktifitas yang konsisten. Karena itu, Anda harus benar-benar memastikan konsistensi itu bisa tercapai sebelum Anda menutup proyek capacity up tersebut.

Jenis-jenis perencanaan kapasitas

Dari sisi waktunya, perencanaan kapasitas bisa kita bagi dua.

Perencanaan kapasitas jangka panjang

Pertama adalah perencanaan kapasitas jangka panjang.

Perencanaan jangka panjang akan melibatkan beberapa hal yang sifatnya jauh ke depan.

Perencanaan ini mungkin akan melibatkan penambahan resources (seperti pembelian gudang baru, mesin baru, atau pabrik baru, misalnya).

Selain itu, kapasitas yang ditambah sifatnya permanen. Bukan cuma akan Anda gunakan sesaat saja.

Perencanaan ini juga akan melibatkan investasi yang harus Anda buat. Yang itu bisa jadi merupakan investasi jangka panjang (lebih dari 5 tahun).

Perencanaan kapasitas jangka pendek

Berbeda dengan perencanaan kapasitas jangka panjang, perencanaan kapasitas jangka pendek cuma melihat kebutuhan Anda dalam beberapa waktu ke depan (di bawah 5 tahun).

Dan solusi penambahan kapasitasnya pun bisa bersifat sementara.

Misalnya, Anda mungkin perlu melakukan overtime selama beberapa waktu untuk memenuhi kebutuhan penjualan.

Atau, Anda bisa menambah pekerja sementara untuk meningkatkan output produksi Anda.

Tingkatkan kapasitas secara bertahap

Yang harus Anda perhatikan juga, lakukan penambahan kapasitas itu secara bertahap. Ini penting untuk memastikan kestabilan kapasitas yang baru dan menyelesaikan masalah yang mungkin ngga terpikirkan pada tahap perencanaan.

Dengan melakukan penambahan kapasitas secara bertahap, Anda jadi bisa menyelesaikan masalah yang muncul pada saat masalah tersebut masih berdampak kecil.

Kesimpulan

Perencanaan kapasitas adalah salah satu proses penting dalam supply chain management.

Itu akan memastikan Anda punya kapasitas yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan penjualan Anda.

Gagal dalam melakukan perencanaan kapasitas, akan mengakibatkan hilangnya kesempatan Anda untuk menjual lebih banyak, atau malah cuma membuat kapasitas yang baru tersebut jadi idle.

Libatkan semua fungsi dalam aktifitas perencanaan kapasitas ini. Integrasikan semua fungsi dalam satu project sehingga Anda bisa memonitor progress-nya secara menyeluruh.

Semoga bermanfaat!

Kalau Anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan Anda yang lain. Gabung dengan scmguide telegram channel untuk tetap mendapatkan notifikasi postingan terbaru dari blog ini sekaligus lebih banyak insight seputar supply chain management lainnya. Semua artikel dalam blog ini bebas Anda gunakan untuk apa pun keperluan Anda, termasuk komersil, tanpa perlu memberikan atribusi.

Avatar photo

Dicky Saputra

16+ tahun berkecimpung di bidang supply chain management. Saya membantu perusahaan meningkatkan kinerja supply chain secara keseluruhan.

View all posts by Dicky Saputra →