Mei 28, 2024

Pentingnya Pemetaan Proses Bisnis dan Cara Efektif Melakukannya

Pada postingan kali ini, saya akan bahas mengenai mengapa memetakan proses bisnis itu penting. Yang saya maksud dengan proses bisnis di sini adalah semua aktivitas operasi supply chain mulai dari sales order, perencanaan produksi, sampai pengiriman finished goods ke customer dan invoicing-nya.

Saya yakin, Anda sudah punya proses bisnis Anda sendiri. Tapi, apakah proses bisnis tersebut sudah dipetakan di atas “kertas”? Atau, semua berjalan begitu saja tanpa Anda bisa melihat keseluruhan prosesnya?

Sebelum kita bahas lebih jauh topik penting dan menarik ini, pastikan Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel untuk tetap mendapatkan notifikasi postingan terbaru dari blog ini dan lebih banyak insight seputar supply chain management lainnya.

Apa itu pemetaan proses bisnis

Pemetaan proses bisnis atau business process mapping adalah aktivitas memetakan keseluruhan proses bisnis Anda di atas “kertas”.

Oke, yang saya maksud “kertas” di sini bukan benar-benar kertas secara fisik, tapi bisa berupa file yang bisa dilihat oleh semua orang.

Apa saja yang harus masuk ke dalam pemetaan proses bisnis ini?

Jawaban singkatnya, semua.

Ya, semua.

Mulai dari bagaimana tim Sales menerima order dari customer, kemudian bagaimana itu menjadi Sales Plan yang akan diubah menjadi Production Plan.

Lebih jauh lagi, bagaimana kemudian material dipesan berdasarkan Production Plan, terus berlanjut sampai akhirnya Finish Goods dikirimkan ke customer dan invoice diterbitkan.

Apa bentuk dari peta proses bisnis

Peta proses bisnis berbentuk flow chart di mana flow chart tersebut menggambarkan jalannya bisnis secara keseluruhan, lengkap dengan urutan proses, lead time, PIC, dokumen yang diperlukan, sampai sistem yang digunakan.

Peta proses bisnis tersebut harus mencakup semua itu, jadi Anda bisa melihat dengan jelas bagaimana proses bisnis itu berjalan dan bagaimana setiap aktivitas di satu fungsi akan mempengaruhi fungsi yang lainnya.

Kenapa harus membuat peta proses bisnis

Pertanyaan selanjutnya, apakah sepenting itu untuk membuat peta proses bisnis?

Bukankah tanpa itu pun bisnis juga sudah berjalan?

Betul, proses bisnis tetap berjalan tanpa adanya peta proses bisnis.

Tapi, kalau Anda ditanya, sebagai orang yang bekerja di bidang supply chain management, apakah Anda tahu keseluruhan proses yang terjadi?

Cara membuat peta proses bisnis.

Apakah Anda bisa menilai proses bisnis yang berjalan sekarang ini sudah sudah efektif dan efisien atau belum?

Atau, apakah Anda yakin, semua fungsi mengerti jalannya keseluruhan bisnis dan tahu apa dampak dari aktivitas yang mereka kerjakan terhadap fungsi yang lain?

Apakah semua fungsi menjalankan proses bisnis yang sama?

Dengan memetakan proses bisnis Anda, Anda akan punya gambaran bagaimana bisnis Anda berjalan saat ini.

Semua orang akan bisa mengacu pada proses bisnis yang sama.

Dan Anda akan bisa menilai proses bisnis Anda sekarang ini sudah efektif dan efisien atau masih perlu ditingkatkan?

Peta proses bisnis akan memudahkan Anda melakukan itu semua karena semuanya akan terlihat di atas “kertas”. Dan semua orang bisa melihat hal yang sama, ngga berdasarkan pemahaman mereka masing-masing.

Anda juga pasti suka:

Bagaimana cara memetakan proses bisnis

Pertanyaan pentingnya sekarang, bagaimana cara melakukan pemetaan proses bisnis?

Yang pasti, Anda harus berdiskusi dengan setiap fungsi yang ada di dalam organisasi Anda.

Anda bisa berdiskusi secara terpisah antara fungsi yang satu dengan yang lain. Tanya bagaimana mereka menjalankan operasi mereka saat ini. Dan itu termasuk sistem yang mereka gunakan saat ini.

Kalau ada proses yang bersinggungan dengan fungsi yang lain, Anda bisa berdiskusi dengan fungsi-fungsi tersebut untuk membahas proses yang berjalan saat ini. Ini untuk memastikan setiap fungsi yang terlibat punya pemahaman yang sama terkait bagaimana operasi tersebut harus dijalankan.

Kalau memang ada operasi yang belum jelas atau belum pernah dibahas, inilah saatnya Anda membuat process flow-nya. Jadi, semua operasi, terutama yang melibatkan beberapa fungsi, menjadi jelas.

Setelah Anda memetakan proses bisnis di tiap-tiap fungsi, maka tugas Anda adalah menyatukan semua peta proses bisnis tersebut menjadi satu kesatuan yang utuh.

Itulah yang akan menjadi acuan untuk jalannya proses bisnis di organisasi Anda.

Ketika ada perselisihan antara satu fungsi dan yang lainnya, Anda bisa mengacu kembali pada peta proses bisnis yang sudah Anda buat ini.

Apa keuntungan punya peta proses bisnis

Setelah peta proses bisnis Anda selesai, apa yang bisa Anda dapatkan dari situ?

Bisa digunakan untuk apa peta proses bisnis tersebut?

Apa untungnya punya peta proses bisnis itu?

Ayo kita lihat satu per satu.

Bisa menilai jalannya proses bisnis saat ini

Yang pertama, tentu saja Anda jadi bisa menilai apakah proses bisnis Anda saat ini sudah berjalan efektif dan efisien, atau belum?

Jangan-jangan ada duplikasi proses di sana?

Atau, jangan-jangan proses bisnis Anda terlalu panjang dan menghabiskan banyak resources Anda?

Dengan adanya peta bisnis proses, Anda akan bisa melihat itu semua.

Bisa melakukan improvement

Setelah tahu efektivitas dan efisiensi proses bisnis Anda, tentu saja langkah selanjutnya Anda harus melakukan improvement proses-proses yang masih berjalan di bawah standar.

Anda bisa menghilangkan duplikasi proses, misalnya. Atau, mengembalikan proses yang berada di fungsi yang salah ke fungsi yang seharusnya.

Anda bisa melakukan improvement yang perlu dilakukan ketika Anda bisa melihat keseluruhan proses bisnis.

Kenapa?

Karena Anda akan tahu bagaimana improvement di satu fungsi akan berdampak pada fungsi yang lain. Jangan sampai improvement di satu fungsi malah merugikan keseluruhan jalannya proses bisnis.

Sebagai acuan jalannya proses bisnis

Semua fungsi harus punya pemahaman yang sama mengenai bagaimana proses bisnis dijalankan.

Kalau Anda ngga punya peta proses bisnis, bisa saja terjadi setiap fungsi punya pemahaman mereka yang berbeda satu sama lain.

Akibatnya, akan terjadi banyak konflik di dalam organisasi.

Inilah yang bisa dihindari dengan adanya peta bisnis proses.

Semua akan mengacu pada proses bisnis yang sama.

Sebagai dasar migrasi ke ERP sistem

ERP system cuma akan bisa diterapkan pada saat Anda punya proses bisnis yang jelas.

Dengan adanya peta proses bisnis, Anda bisa melihat proses mana yang sudah mendapatkan dukungan sistem, dan mana yang masih dilakukan secara manual.

Anda bisa membuat rencana pengembangan penerapan ERP system dari informasi tersebut.

Sebagai bahan pengenalan untuk karyawan baru

Setiap karyawan yang baru bergabung dalam suatu perusahaan harus paham bagaimana bisnis dijalankan di perusahaan tersebut.

Anda bisa menggunakan peta proses bisnis ini sebagai materi pelatihan setiap karyawan baru.

Dengan begitu, mereka akan punya pemahaman yang sama sejak hari pertama mereka bergabung.

Anda juga pasti suka:

Siapa saja yang harus terlibat dalam pemetaan proses bisnis

Semua fungsi tentu saja harus terlibat dalam proses pemetaan proses bisnis ini.

Merekalah yang menjalankan proses bisnis dalam organisasi. Merekalah yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh aktivitas fungsi lainnya.

Karena itu, sangat masuk akal kalau semua fungsi harus dilibatkan dalam memetakan proses bisnis ini.

Kesimpulan

Pemetaan proses bisnis penting untuk Anda lakukan karena itulah yang akan menjadi acuan jalannya operasi Anda.

Dengan punya peta proses bisnis, Anda bisa menilai apakah proses yang berjalan sekarang sudah efektif dan efisien, atau belum.

Peta proses bisnis ini juga bisa menjadi dasar Anda melakukan improvement pada proses yang sedang berjalan saat ini.

Libatkan juga semua fungsi dalam organisasi dalam aktivitas pemetaan proses bisnis ini.

Dengan begitu, semua fungsi akan punya pemahaman yang sama bagaimana proses bisnis harus dijalankan.

Semoga bermanfaat!

Bagikan juga artikel ini pada rekan Anda yang lain supaya mereka juga mendapatkan manfaatnya. Gabung dengan scmguide telegram channel untuk tetap mendapatkan notifikasi postingan terbaru dari blog ini dan lebih banyak lagi insight seputar supply chain management lainnya. Semua artikel dalam blog ini bebas Anda gunakan untuk apa pun tujuan Anda, termasuk komersil, tanpa perlu memberikan atribusi.

Avatar photo

Dicky Saputra

16+ tahun berkecimpung di bidang supply chain management. Saya membantu perusahaan meningkatkan kinerja supply chain secara keseluruhan.

View all posts by Dicky Saputra →