8 Cara Menghilangkan Pemborosan Dari Supply Chain Anda

Ngga pernah ada yang namanya waktu yang ngga pas untuk mencari cara menghilangkan pemborosan dari supply chain bisnis Anda.

Kondisi pandemi beberapa tahun belakangan ini mendorong bisnis besar maupun kecil untuk mengencangkan ikat pinggang dan mencari cara kerja yang lebih lean.

Dan memang, kenyataannya adalah setiap bisnis bisa memperoleh manfaat dari meninjau supply chain mereka secara teratur.

Komitmen untuk melakukan perbaikan terus-menerus akan menghasilkan imbalan yang lebih besar.

Dengan secara rutin memerikan dan melaporkan efisiensi proses bisnis Anda, Anda bisa:

• Menghilangkan pemborosan dan pengerjaan ulang yang ngga perlu.
• Menetapkan penghematan biaya yang berkelanjutan.
• Memastikan ngga ada masalah potensial yang terlewatkan lebih lama dari yang seharusnya.
• Memberdayakan karyawan untuk mengambil tanggung jawab lebih besar dan punya rasa memiliki terhadap pekerjaan mereka.

Manfaat yang luar biasa kan?

Anda bisa mendapatkan itu semua. Syaratnya, Anda harus melakukan pekerjaan untuk mendapatkan sistem yang berfungsi penuh, yang menghilangkan pemborosan dan terus memberikan perubahan meningkat yang membuat supply chain Anda lebih efisien.

Pertanyaan besarnya, bagaimana caranya?

Setidaknya ada delapan area di mana Anda bisa memulai upaya efisiensi untuk bisnis Anda.

Tapi sebelum kita masuk ke bahasan penting ini, pastikan Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel supaya Anda ngga ketinggalan update artikel-artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.

Sebelum Anda mulai…

Pertama dan paling penting, Anda harus memutuskan apakah ini akan menjadi tinjauan satu kali untuk menghilangkan pemborosan saja? Atau, merupakan komitmen holistik untuk pengembangan efisiensi end-to-end supply chain Anda?

Saran saya, Anda harus memilih yang kedua, karena itu akan bisa mengurangi biaya dan investasi sumber daya Anda dalam jangka panjang.

Tapi, beberapa bisnis memang ngga bisa mengalokasikan sumber daya untuk melakukan perombakan skala penuh.

Kalau organisasi Anda juga begitu, jangan khawatir. Satu tinjauan yang menggabungkan bahkan cuma beberapa dari ide-ide yang akan saya sampaikan nanti, terbukti bermanfaat kok.

Dan itu bisa jadi merupakan dasar untuk proyek yang lebih besar di masa depan. Biar bagaimana pun, Anda tetap harus memulai di satu titik kan?

Sedangkan bagi bisnis yang berkomitmen pada program peningkatan berkelanjutan, sangat penting untuk mereka mendapatkan dukungan dari semua tingkat organisasi.

Dari manajer yang akan bertugas mendorong perubahan, sampai pekerja yang akan memberikan umpan balik yang sangat Anda perlukan. Komunikasi harus mengalir semulus proses supply chain yang akan Anda rampingkan.

8 cara menghilangkan pemborosan supply chain

Kita sampai ke bagian pentingnya. Bagaimana cara membuat pemborosan supply chain ini hilang?

Ayo kita lihat kedelapan cara yang bisa Anda gunakan.

Mulai dari akhir, dengan customer

Bagian penting dari proyek eliminasi pemborosan ini adalah untuk memastikan kalau hal itu ngga mengurangi pengalaman atau kepuasan customer akhir.

Mereka masih harus menerima tingkat layanan yang sama persis, atau idealnya jauh lebih baik, dari apa yang mereka harapkan dari perusahaan Anda.

Beberapa perbaikan memang cuma akan berdampak internal, dan itu ngga apa-apa, tapi akan ada yang lain seperti perubahan pada proses pemenuhan pesanan atau jadwal pengiriman misalnya, yang bisa dengan gampang mempengaruhi customer.

Anda harus berhati-hati di sini.

Pantau area tersebut dengan cermat untuk mengetahui efek negatif apa pun yang terjadi, sebelum Anda menerapkan perubahan tersebut ke seluruh organisasi.

Di sisi lain, customer juga bisa menjadi sumber umpan balik yang sangat berguna untuk menyoroti area yang bisa Anda tingkatkan. Cari keluhan umum tentang produk atau layanan tertentu dari mereka.

Kalau customer di satu lokasi lebih sering mengeluh daripada yang lain, Anda tahu kalau ada tantangan untuk Anda terjun langsung ke sana.

Mereka juga bisa memberi Anda perbandingan dengan layanan pesaing. Memberi Anda wawasan pasar yang berharga dan titik awal untuk membandingkan kinerja Anda dengan pesaing Anda.

Anda bahkan bisa melangkah lebih jauh dengan mensurvei segmen customer reguler Anda untuk meminta umpan balik mereka.

Menunjukkan komitmen untuk melayani mereka dengan lebih baik, juga bisa memperkuat hubungan dan meningkatkan loyalitas, menjadikannya pendekatan yang saling menguntungkan.

Anda juga pasti suka:

• 6 Cara Efektif Menghadapi Tantangan Demand Variability
• Backorder: Definisi dan Bagaimana Cara Mengelolanya

Tinjau jalur produksi dan proses administrasi untuk prosedur dan pengerjaan ulang yang ngga perlu

Saat Anda mulai fokus secara internal, sumber daya terbesar Anda untuk cara cepat memperbaiki dan menghilangkan pemborosan adalah tenaga kerja Anda sendiri.

Siapa lagi yang lebih baik untuk mengidentifikasi ketidakefisienan dalam tugas sehari-hari daripada orang-orang yang melakukannya setiap hari kan?

Mulailah dengan melakukan survei umum tentang bagaimana setiap bagian supply chain Anda menilai efisiensinya.

Anda juga bisa memberikan ruang kepada pekerja pada formulir umpan balik mereka untuk menambahkan saran atau area yang menjadi perhatian khusus mereka.

Tanyakan kepada mereka di mana menurut mereka terlalu banyak waktu mereka habiskan untuk tugas yang Anda berikan.

Dorong mereka untuk mempertimbangkan mengapa mereka melakukan tugas yang Anda berikan, dan apakah itu menambah nilai pada tujuan keseluruhan peran mereka.

Seringkali saluran sederhana untuk mengungkapkan pendapat akan membuka aliran masalah yang cepat.

Ini pasti akan mencakup beberapa keluhan dan kritik (mungkin banyak!).

Pada titik ini, penting untuk terbuka mendengarkan sudut pandang apa pun, ngga peduli seberapa kritis sekalipun.

Tentu saja solusi lebih Anda sukai dan perlukan untuk meningkatkan efisiensi. Tapi, itu ngga akan bisa terjadi tanpa membuka semua “kartu” di atas meja.

Sesudah semua masalah terungkap, Anda bisa mulai membuat prioritas dan menentukan area utama untuk menghilangkan praktik pemborosan yang ada.

Sesi tindak lanjut dalam kelompok kecil bisa berfungsi untuk mengkonfirmasi area yang menjadi perhatian, sekaligus menawarkan ruang untuk memulai brainstorming ide perbaikan.

Ini bisa menjadi cara unik untuk mendekatkan staf dan menawarkan kontrol lebih besar atas pekerjaan yang mereka lakukan.

Petakan saluran komunikasi untuk menyoroti kerusakan

Cara tim Anda berkomunikasi haruslah semulus proses fisik yang terjadi di sekitar mereka.

Untuk menilai seberapa baik kinerja bisnis Anda, Anda bisa memulainya dengan memahami bagaimana satu fungsi mendapatkan informasi dari fungsi lainnya. Itu adalah awal yang bagus.

Untuk ini, Anda perlu seorang ahli dalam pemetaan proses, atau setidaknya seseorang yang mampu menerjemahkan penjelasan verbal ke dalam diagram logis.

Pertanyaan yang harus Anda ajukan adalah, “Apakah informasi yang tepat sampai ke orang yang tepat dengan metode yang paling langsung?”

Tinjau peralatan dan kebijakan pengiriman

Biaya tambahan kerugian akibat kerusakan, waktu yang terbuang, dan pengerjaan ulang sering kali mengejutkan pemilik bisnis.

Palet yang rusak, atau pengemudi yang berhenti di titik pengiriman selama 10 menit tambahan, mungkin kelihatannya sangat kecil.

Tapi, kalau Anda biarkan tanpa pengawasan, pemborosan semacam itu bisa dengan mudah menimbulkan biaya tahunan yang seharusnya bisa Anda hilangkan dari neraca.

Buatlah daftar semua bagian yang bergerak dari logistik masuk dan keluar Anda, dengan menyoroti bagian-bagian tertentu yang Anda tahu sebagai area berbiaya tinggi.

Prioritaskan item-item tersebut dan item lainnya yang kinerjanya terlihat di bawah ekspektasi Anda.

Kalau Anda bingung di mana memulainya, pertimbangkan area berikut untuk tinjauan kebijakan dan proses:

• Jam operasional inbound.
• Kehilangan dan kerusakan palet.
• Waktu pengiriman rata-rata.
• Rata-rata waktu idle selama pengiriman.
• Biaya bahan bakar.
• On-hand inventory.
• Harga pengiriman supplier.
• Harga pengiriman dan handling.
• Rasio produk cacat.

Bawa supplier dan pakar industri untuk perspektif baru

Terkadang pemilik bisnis dan karyawan terlalu dekat dengan proses untuk bisa melihat kekurangannya. Tambahkan juga faktor tingkat kenyamanan yang melahirkan keengganan untuk berubah.

Anda butuh mata yang “segar” untuk bisa melihat kekurangan di proses bisnis Anda.

Dalam hal ini, orang luar bisa memberikan perspektif murni yang Anda perlukan untuk mengidentifikasi area untuk perbaikan.

Supplier adalah tempat yang tepat untuk memulai, karena mereka harus bersedia berusaha sekuat tenaga untuk membantu Anda meningkatkan bisnis Anda (dan pada gilirannya, bisnis mereka sendiri).

Meskipun mereka mungkin cuma akan punya kemampuan untuk memberi masukan yang berarti di area supply chain mereka, melakukan beberapa sesi umpan balik semacam ini di seluruh supply chain kemungkinan akan menjadi sumber analisis yang berharga.

Mintalah mereka fokus pada titik-titik di mana bisnis mereka bersinggungan dengan bisnis Anda.

Apakah pengiriman berjalan seperti apa yang Anda dan mereka harapkan? Apakah ada hal-hal yang menyebabkan mereka mengambil tanggung jawab tambahan atau melakukan pengerjaan ulang?

Kalau Anda sudah melakukan tinjauan komunikasi seperti pada poin nomor 3 di atas, perluas bagan tersebut sampai ke area supplier.

Apakah Anda mendapatkan jenis informasi yang Anda butuhkan untuk menjaga segala sesuatunya tetap bergerak begitu mereka memasuki bagian supply chain Anda?

Mungkin ada informasi tambahan yang bisa supplier anda berikan untuk memudahkan arus lebih lanjut.

Membawa konsultan dari luar bisa menjadi langkah lebih jauh bagi bisnis Anda.

Dengan mempekerjakan seseorang yang berpengalaman di semua bidang logistik, Anda bisa mengharapkan untuk menerima saran yang meningkatkan seluruh supply chain Anda dari mereka.

Ketika dorongan untuk melakukan efisiensi di seluruh ruang lingkup supply chain membuat Anda kewalahan, investasi dalam saran logistik profesional adalah rute paling efektif untuk merampingkan operasi Anda dan mengurangi biaya di sepanjang jalan.

Anda juga pasti suka:

• Cara Efektif Mengelola Inventory dan Gudang FMCG
• 10 Tips Penting Cara Inventory Management yang Efektif

Tinjau kebijakan dan penanganan pengembalian

Betul, kebijakan pengembalian yang fleksibel adalah pembeda layanan customer yang hebat, tapi membuat efisiensi dalam menangani barang-barang tersebut bahkan lebih penting.

Untuk alasan yang sama, maka masuk akal untuk memusatkan perhatian ekstra pada area tersebut ketika bisnis Anda ingin mengurangi pemborosan.

Dengan cara yang mirip dengan poin nomor 3, buatlah pemetaan jalur produk yang kembali dari customer dan cara penanganannya.

Apakah produk yang akan Anda jual kembali bisa Anda pindahkan kembali ke inventory cukup cepat? Bisakah barang yang rusak Anda kembalikan dengan gampang ke supplier Anda sendiri dan, kalau iya, seberapa cepat barang tersebut melewati proses itu?

Tinjau pemeriksaan kualitas untuk item yang customer kembalikan juga.

Dengan kebijakan pengembalian yang ngga efektif, gampang bagi staf gudang untuk mengadopsi pendekatan yang sama terbukanya untuk mengembalikan produk ke dalam inventory aktif. Dan ini tentu sangat berbahaya untuk bisnis Anda kan?

Hal ini bisa menyebabkan produk cacat tersebut keluar untuk dikirim dan dikembalikan lagi dan lagi, beberapa kali. Itu jelas ngga menambah nilai apa pun dan berpotensi membuat customer frustrasi.

Siapkan siklus umpan balik dan tinjauan reguler

Sesudah Anda melalui tinjauan eliminasi pemborosan yang Anda pilih dan mengambil tindakan pada poin prioritas, ada baiknya Anda juga meluangkan waktu untuk menerapkan langkah-langkah yang akan bisa menandai inefisiensi di masa depan.

Lagi pula, untuk apa melakukan semua upaya itu sekarang cuma untuk membiarkan standar yang sudah Anda bentuk tergelincir lagi beberapa bulan ke depan kan?

Berita baiknya adalah ini (relatif) gampang.

Mengungkap masalah pemborosan dan merancang cara kerja yang lebih baik adalah bagian yang sulit.

Sesudah Anda tahu apa yang salah dan punya proses yang lebih baik untuk menggantikannya, satu-satunya hal yang harus Anda lakukan adalah menetapkan standar untuk proses tersebut.

Fokuslah pada penyiapan siklus umpan balik yang memberikan tinjauan kinerja secara real-time dan identifikasi masalah baru apa pun yang muncul.

Memecahkan masalah tepat pada saat mereka muncul adalah pendekatan eliminasi pemborosan yang ideal. Itu membuatnya jauh lebih ngga mungkin untuk segala sesuatunya menjadi lepas kendali.

Sekali lagi, berdayakan karyawan untuk mengembangkan sistem umpan balik ini dengan menanyakan apa yang mereka butuhkan dan menyediakan sumber daya yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan itu.

Dengan mempertimbangkan bisnis Anda dalam jangka panjang, buatlah tinjauan rutin di seluruh interval yang sudah Anda tetapkan (biasanya cukup dua kali setahun atau tahunan) untuk menilai seberapa baik proses baru berjalan dan menyelesaikan masalah pemborosan yang tersisa.

Tetapkan laporan dan tingkat toleransi untuk memantau pemborosan di masa mendatang

Sebagai tindak lanjut dari langkah sebelumnya, sebaiknya lampirkan persyaratan pelaporan mingguan atau bulanan ke proses baru yang Anda punya.

Mereka yang Anda beri tanggung jawab untuk memantau kinerja, juga harus Anda tugaskan untuk menyusun laporan-laporan ini dan memastikan kalau operasi tetap dalam toleransi yang bisa perusahaan terima.

Ini memberi bisnis Anda semacam sistem peringatan dini untuk potensi kegagalan di masa depan. Itu memungkinkan respons dan resolusi cepat kalau, dan ketika, inefisiensi merayap kembali ke supply chain Anda.

Di sisi lain, menciptakan penghargaan (reward) berbasis insentif untuk kinerja positif bisa membantu Anda mencegah peringatan tersebut muncul dan mendorong peningkatan lebih lanjut.

Mulailah dengan tujuan awal dari proses dan bekerja mundur untuk mendapatkan angka laporan yang menceritakan kebenaran tentang bagaimana keadaannya berjalan.

Fokusnya harus pada transparansi, mendorong tanggung jawab atas kesalahan, tapi bukan untuk mencari kambing hitam.

Praktik yang ngga efisien bisa dengan gampang kembali, bahkan mungkin lebih terselubung kalau karyawan merasa masalah tersebut tersembunyi.

Menekankan identifikasi dan resolusi sebagai satu-satunya tujuan prosedur pelaporan yang baru adalah penting untuk mencegah hal ini terjadi.

Setiap area punya banyak ruang untuk meningkatkan efisiensi bisnis Anda. Dan itu layak kita bahas tersendiri dalam artikel terpisah.

Kita akan bahas banyak dan lebih jauh di blog ini. Jadi, pastikan Anda ngga ketinggalan update artikel-artikel terbaru dari blog ini dengan bergabung dengan scmguide telegram channel.

Semoga bermanfaat!