by Pada postingan kali ini, saya akan membahas tentang bagaimana cara menurunkan tingkat inventory.
Anda tentu tahu, menjaga inventory tetap cukup untuk memenuhi kebutuhan sales atau produksi itu sangat penting.
Tapi, di sisi lain, Anda juga ngga bisa menyimpan terlalu banyak inventory karena akan ada dampak-dampak negatif akibat hal itu.
Dan kalau Anda sudah berada dalam kondisi terlalu banyak menyimpan inventory, Anda harus segera menurunkannya ke tingkat ideal, atau setidaknya mendekati tingkat ideal.
Bagaimana caranya?
Ayo kita bahas lebih detail di sini.
Tapi, sebelum kita bahas lebih jauh, pastikan Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel ya, karena ada banyak lagi hal seputar supply chain management yang saya bagikan di sana.
Table of Contents
Apa itu inventory
Hal pertama yang harus Anda tahu tentu saja tentang apa itu inventory.
Inventory itu ada berbagai jenis yang bisa kita kelompokkan berdasarkan sifat atau tujuannya.
Dan bahasan lengkap mengenai apa itu inventory, sudah saya tuliskan di postingan sebelumnya.
Singkatnya, inventory adalah sesuatu, entah itu berupa bahan baku, finish goods, atau lainnya, yang Anda beli, produksi, atau simpan, untuk mencapai tujuan Anda.
Kalau untuk kebutuhan produksi, tentu inventory Anda akan berupa bahan baku.
Kalau untuk penjualan, inventory Anda akan berupa produk jadi atau finish goods.
Kalau dalam perhotelan, inventory Anda akan berupa kamar-kamar hotel Anda.
Dan inventory ini akan mengikat uang tunai Anda.
Kenapa?
Ya karena Anda membeli atau memproduksi inventory menggunakan uang.
Jadi, pada saat inventory Anda semakin banyak, otomatis uang tunai (cash) Anda akan semakin sedikit. Berubah bentuk menjadi inventory. Itu yang harus Anda catat.
Kenapa harus punya inventory
Untuk bisa memproduksi produk jadi, tentu Anda perlu bahan-bahan yang akan Anda olah.
Atau, untuk berjualan, tentu saja Anda harus punya produk yang bisa Anda jual kan?
Itulah kenapa Anda butuh inventory.
Karena inventory adalah salah satu bentuk dari siklus perputaran uang Anda.
Anda mengeluarkan uang untuk membeli bahan baku, mengolahnya menjadi produk jadi, dan menjualnya sehingga Anda mendapatkan uang Anda kembali, plus dengan keuntungan tentunya.
Jadi, inventory adalah bagian dari siklus perputaran uang Anda yang kalau ini ngga ada, siklus perputaran tersebut tentu jadi ngga berjalan.
Selain itu, Anda juga perlu punya inventory untuk mengantisipasi hal-hal yang ngga terduga yang mungkin saja terjadi pada bisnis Anda.
Misalnya, tiba-tiba ada keterlambatan pengiriman dari supplier, atau ada masalah di bagian produksi sehingga ngga bisa menghasilkan produk sesuai target, itu semua bisa membuat Anda kehilangan kesempatan untuk melakukan penjualan.
Supply produk Anda ke pasar jadi terhambat.
Dan kompetitor Anda tentu akan dengan sangat senang hati merebut pangsa pasar Anda.
Di situlah peran inventory, dalam hal ini berbentuk safety stock, akan berguna.
Bagaimana cara menghitung safety stock?
Itu sudah saya bahas panjang lebar di postingan sebelumnya.
Berapa banyak inventory yang harus Anda punya
Pertanyaan selanjutnya, berapa banyak inventory yang harus Anda punya?
Jawaban singkatnya, sebanyak yang Anda butuhkan. Ngga lebih, ngga kurang.
Idealnya, Anda butuh inventory sebanyak kebutuhan Anda, di lokasi yang Anda butuhkan, di waktu yang tepat Anda perlukan.
Tapi, mencapai kondisi ideal seperti itu tentunya butuh proses yang panjang.
Untuk tahap awal, di mana Anda belum bisa menjamin supplier Anda mampu mengirimkan barang 100% tepat waktu dengan kualitas yang bagus, mungkin Anda perlu menyimpan safety stock.
Seiring waktu, dengan meningkatnya delivery performance dari supplier Anda, Anda akan mulai bisa mengurangi safety stock Anda sedikit demi sedikit untuk mendekati kondisi ideal.
Pun begitu dengan produk jadi Anda. Kalau bagian produksi Anda belum bisa menghasilkan produk berkualitas dengan tepat waktu, Anda tentu perlu menyimpan inventory lebih banyak untuk tetap bisa mendukung fungsi penjualan Anda.
Anda juga pasti suka:
- Cara Menerapkan Daily closing, Sebuah Aktifitas Penting dalam Supply Chain Anda
- 7 Tips Penting Pemenuhan Pesanan untuk Mengelola Penjualan Peak Season
Apa akibatnya kalau kebanyakan inventory
Menyimpan inventory secara berlebihan bukanlah sesuatu yang Anda inginkan. Anda harus percaya itu.
Di satu sisi, Anda mungkin bisa tenang karena Anda tahu bahan baku Anda cukup untuk kebutuhan produksi, atau produk jadi Anda cukup untuk mendukung target penjualan Anda.
Tapi, dampak negatifnya juga sangat besar. Dan itu akan menghalangi Anda mendapatkan profit yang seharusnya bisa Anda dapatkan.
Apa saja dampak negatif dari kelebihan inventory?
Ayo kita lihat satu per satu.
Biaya penyimpanan yang tinggi
Untuk menyimpan inventory, Anda butuh biaya.
Menyewa atau membeli area pergudangan, membayar gaji karyawan gudang, menyewa atau membeli material handling equipments gudang, semua itu butuh biaya.
Belum lagi biaya untuk listrik, air, dan sebagainya yang kalau saya tuliskan bisa jadi daftar yang cukup panjang.
Dan semakin banyak inventory yang Anda simpan, semakin tinggi juga biaya yang Anda butuhkan untuk menyimpan dan mengelola semua inventory yang Anda simpan tersebut.
Risiko kadaluwarsa atau usang
Beberapa material dan bahan baku punya masa kadaluwarsa. Yang kalau Anda ngga gunakan sampai waktu tertentu, kualitasnya akan menurun atau rusak.
Nah, semakin banyak inventory yang Anda simpan, semakin tinggi pula risiko material tersebut ngga Anda pakai sampai akhirnya mencapai tanggal kadaluwarsanya.
Bagaimana dengan material yang berupa logam atau plastik?
Bahan baku logam atau plastik pun bukan berarti ngga punya risiko.
Semakin banyak inventory yang Anda simpan, semakin lama ngga terpakai, risiko logam menjadi karat makin tinggi, atau risiko bahan plastik yang semakin getas juga makin tinggi.
Risiko kehilangan barang tanpa Anda ketahui
Anda harus tahu, inventory yang tinggi itu menutupi banyak masalah operasional.
Ketidakefektifan dan ketidakefisienan operasional Anda akan tertutup ketika Anda punya begitu banyak inventory.
Plus, Anda pun akan semakin sulit mengelola tingkat inventory yang sudah berlebihan.
Dan Anda punya risiko untuk ngga mengetahui kalau ada beberapa inventory Anda yang hilang.
Kehilangan beberapa persen dari total inventory Anda akan sulit Anda deteksi pada saat ada begitu banyak inventory yang tersimpan di gudang Anda.
Kalaupun mungkin Anda tahu, Anda akan lebih cenderung mengesampingkan masalah tersebut karena berpikir inventory Anda masih aman untuk memenuhi kebutuhan operasional Anda.
Operasional gudang yang terganggu
Kelebihan inventory akan memakan semakin banyak tempat.
Termasuk memaksa Anda untuk menempatkan barang-barang di tempat yang ngga seharusnya, seperti di koridor gudang, misalnya.
Akibatnya, area operasional jadi terpakai untuk lokasi penempatan barang. Dan ini akan membuat operasional Anda semakin sulit untuk bergerak.
Belum lagi ada risiko kesalahan handling yang semakin tinggi yang mungkin dilakukan oleh staff gudang Anda.
Cash flow yang terganggu
Anda butuh uang cash untuk menjalankan operasional Anda, untuk membayar pengeluaran rutin Anda, termasuk untuk membeli inventory.
Artinya, semakin tinggi inventory, semakin sedikit uang cash Anda. Dan kemampuan Anda membiayai operasional Anda juga akan terganggu.
Ngga mungkin kan Anda membayar supplier Anda menggunakan material?
Bagaimana cara menurunkan inventory
Setelah Anda tahu apa akibat dari punya inventory berlebih, tentu Anda ingin menurunkannya kan?
Kecuali kalau Anda ingin menanggung semua dampak negatif yang saya sebutkan di atas.
Bagaimana cara menurunkannya?
Anda bisa melakukan beberapa tips berikut ini.
Tingkatkan akurasi sales forecast Anda
Sales forecast yang akurat sangat penting untuk menjaga tingkat inventory Anda tetap di tingkat yang sehat.
Akurasi sales forecast yang tinggi, akan membuat Anda mampu untuk memproduksi produk yang tepat sesuai apa yang tim sales Anda butuhkan.
Pembelian bahan baku Anda pun juga akan lebih akurat. Jadi, Anda ngga akan membeli bahan baku yang ngga Anda butuhkan.
Tingkatkan akurasi data stok
Anda tentu akan menggunakan data stok saat ini sebagai dasar perhitungan jumlah produk yang harus Anda produksi atau material yang harus Anda beli.
Dan Anda butuh data stok yang akurat untuk itu.
Kalau ngga, Anda akan salah dalam menentukan apa yang harus Anda produksi atau beli. Yang tentunya akan bisa mengakibatkan munculnya inventory berlebih yang ngga Anda butuhkan.
Tingkatkan kualitas produk supplier
Barang dari supplier yang sering rusak, yang punya kualitas buruk, akan memaksa Anda untuk punya safety stock.
Ngga apa-apa memang untuk punya safety stock untuk mengantisipasi hal-hal yang ngga Anda inginkan dan menjaga operasional Anda tetap berjalan.
Tapi, sebisa mungkin, tentu Anda hanya ingin menyimpan sedikit saja safety stock karena ini adalah salah satu faktor yang membuat tingkat inventory Anda lebih tinggi dari yang seharusnya.
Karena itu, bekerja sama dengan supplier untuk meningkatkan kualitas produk mereka akan membuat Anda lebih tenang untuk punya lebih sedikit safety stock karena Anda yakin produk yang mereka kirimkan adalah produk yang berkualitas baik.
Anda juga pasti suka:
- Apa Perbedaan Inventory Control dan Inventory Management
- Bagaimana Cara Melakukan Manajemen Umur Simpan yang Efektif dan Lebih Baik
Tingkatkan akurasi pengiriman supplier Anda
Sama seperti poin sebelumnya, pengiriman supplier yang seringkali terlambat akan memaksa Anda untuk punya safety stock.
Dan ngga cuma masalah keterlambatan, akurasi produk yang dikirimkan pun juga harus Anda perhatikan.
Percuma saja pengirimannya tepat waktu tapi barang yang Anda terima ngga sesuai dengan pesanan kan?
Nah, meningkatkan akurasi pengiriman supplier Anda, baik dari segi waktu ataupun ketepatan produk, akan bisa menurunkan kebutuhan safety stock Anda. Yang pada akhirnya akan bisa menurunkan tingkat inventory Anda secara keseluruhan.
Tingkatkan kualitas operasional
Operasional yang berjalan efektif dan efisien, tentu akan menghasilkan produk yang berkualitas baik.
Ngga akan ada begitu banyak defect, baik itu defect pada produk jadi, ataupun pada bahan baku.
Dengan begitu, Anda ngga perlu punya safety stock yang banyak untuk mengantisipasi kerusakan akibat dari operasional Anda yang buruk.
Cari supplier yang bisa Anda andalkan
Kualitas produk dan delivery service level dari supplier yang tinggi, semua berawal dari bagaimana Anda memilih supplier.
Buat kriteria minimum yang harus dipenuhi calon supplier Anda. Evaluasi setiap kandidat supplier dengan teliti. Dan pilih yang benar-benar memenuhi kriteria tersebut.
Kenapa harus berhati-hati dalam memilih supplier?
Karena ini berkaitan dengan poin sebelumnya, yaitu seperti apa kualitas produk yang akan mereka kirimkan dan seberapa akurat proses pengiriman mereka. Yang pada akhirnya, akan menentukan seberapa banyak Anda harus menyimpan safety stock.
Supplier ngga reliable memaksa Anda untuk punya safety stock.
Gunakan supplier lokal
Supplier dari luar negeri akan punya lead time yang lebih panjang dibandingkan dengan supplier lokal.
Anda akan butuh waktu lebih lama untuk menangani masalah seperti masalah kualitas atau keterlambatan pengiriman.
Anda tentu akan menyimpan safety stock lebih banyak untuk barang-barang yang Anda impor dari luar negeri.
Karena itu, menggunakan supplier lokal akan lebih membantu Anda untuk menjaga level inventory Anda tetap rendah. Tentu saja selama kualitas yang Anda dapatkan sama dengan supplier luar negeri tersebut.
Aktifitas red tag
Bagaimana kalau Anda terlanjur punya inventory yang sangat banyak?
Salah satu yang bisa Anda lakukan adalah dengan melakukan aktifitas red tag.
Apa itu aktifitas red tag?
Anda dan tim Anda, mungkin juga perlu untuk melibatkan manajemen perusahaan, harus menyisir gudang penyimpanan Anda.
Identifikasi setiap barang yang tersimpan di sana, apakah masih terpakai atau ngga.
Kalau pun masih terpakai, apakah akan terpakai dalam waktu dekat atau masih dalam jangka waktu yang lama yang mungkin pada saat itu sudah kadaluwarsa.
Pisahkan barang yang masih dan ngga terpakai tadi di area terpisah dan beri tag merah.
Untuk barang-barang yang sudah ngga terpakai, putuskan apakah Anda akan membuangnya, atau masih bisa Anda jual dengan harga diskon.
Dengan melakukan aktifitas ini, Anda pada akhirnya hanya akan menyimpan barang-barang yang benar-benar Anda butuhkan.
Anda akan punya space kosong untuk menyimpan barang-barang lain yang Anda butuhkan nanti.
Operasional Anda juga akan lebih mudah karena sekarang Anda punya space operasional yang cukup.
Aktifitas red tag ini adalah langkah terakhir yang bisa Anda lakukan. Sebisa mungkin, tentu saja Anda harus menghindari untuk punya inventory yang berlebih.
Dan itu juga yang harus Anda lakukan setelah Anda selesai melakukan aktifitas red tag ini.
Kesimpulan
Menjaga tingkat inventory tetap rendah adalah salah satu aktifitas paling penting yang harus Anda lakukan dalam bisnis.
Inventory akan mengikat uang cash Anda yang kalau itu terlalu banyak akan membuat Anda kekurangan uang cash untuk membiayai operasional Anda sehari-hari.
Selain itu, tingkat inventory yang tinggi juga akan membutuhkan biaya yang besar pula. Yang tentunya harus Anda hindari.
Beberapa cara di atas bisa Anda lakukan untuk menjaga tingkat inventory Anda tetap rendah sekaligus menjaga cash flow Anda tetap sehat.
Semoga bermanfaat!
Kalau Anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan kerja Anda yang lain dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan banyak lagi tips seputar supply chain management. Semua artikel pada blog ini bebas Anda gunakan untuk tujuan apa pun, termasuk tujuan komersil, tanpa perlu memberikan atribusi.
