Juli 6, 2022

Apa itu Sales & Operation Planning (S&OP) dan Akibat dari Gagal Melakukannya

Pada postingan kali ini, saya akan membahas tentang apa itu Sales & Operation Planning (S&OP) ? Kenapa itu begitu penting? Dan apa akibatnya kalau Anda gagal dalam menjalankan proses yang satu ini.

Tapi, sebelum kita bahas topik penting ini lebih jauh, pastikan kalau Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel karena ada lebih banyak lagi yang saya bagikan di sana.

Oke, sekarang, ayo kita lihat lebih jauh.

Apa itu Sales & Operation Planning (S&OP)

Pertanyaan pertamanya, tentu saja adalah apa yang dimaksud dengan Sales & Operation Planning (S&OP)?

Gampangnya, sesuai dengann namanya, Sales & Operation Planning adalah sebuah proses, atau aktifitas, untuk membuat rencana penjualan dan operasi. Sederhana kan?

Terus, kenapa harus menggabungkan sales dan operation? Kenapa ngga masing-masing fungsi membuat rencana mereka secara terpisah saja?

Anda tentu tahu, untuk membuat sebuah bisnis berhasil, itu melibatkan banyak fungsi dalam satu organisasi. Bahkan dengan fungsi yang ada di organisasi di luar perusahaan Anda, seperti dengan supplier atau 3PL, misalnya.

Di internal organisasi Anda sendiri, akan ada hubungan antara sales, manufaktur, purchasing, finance, logistik, quality, sampai marketing, untuk membuat bisnis Anda bisa memenangkan persaingan.

Nah, sekarang bayangkan kalau setiap fungsi tersebut membuat rencana mereka masing-masing. Bayangkan kalau semua fungsi bergerak berdasarkan asumsi mereka sendiri-sendiri.

Apa yang akan terjadi?

Kacau balau. Itu yang pasti.

Karena itulah, perlu ada satu angka yang sama, yang dipegang oleh semua fungsi, yang mereka gunakan sebagai dasar dari aktifitas mereka masing-masing.

Dan angka itu cuma bisa Anda hasilkan lewat proses Sales & Operation Planning.

Apa output dari Sales & Operation Planning?

Memangnya Sales & Operation Planning (S&OP) ini menghasilkan apa sih?

S&OP akan menghasilkan satu angka yang sama terkait dengan rencana penjualan dan operasi.

Memangnya untuk apa angka ini?

Apa itu sales and operation planning

Angka inilah yang nantinya bisa Anda turunkan menjadi sebuah rencana pembelian bahan baku, rencana produksi, jadual pengiriman produk, dan sebagainya.

Plus, angka tersebut juga bisa Anda gunakan dalam perencanaan kapasitas Anda, baik itu kapasitas produksi, gudang, logistik, 3PL, bahkan sampai kapasitas dari supplier Anda.

Kenapa Sales & Operation Planning penting?

S&OP menjadi penting karena beberapa poin berikut.

Menyelaraskan rencana penjualan dan operasi

Ya, S&OP menjadi penting karena fungsinya dalam menyelaraskan rencana penjualan dan operasi.

Sales dan Operation jelas berada dalam satu organisasi yang sama.

Dan tentu saja, karena itulah rencana dari kedua fungsi besar tersebut haruslah selaras. Karena fungsi yang satu, akan mendukung fungsi yang lain, dan sebaliknya.

Nah, S&OP penting karena fungsinya dalam menyelaraskan kedua fungsi besar organisasi tersebut.

Anda juga pasti suka:

Memastikan ketersediaan kapasitas

Tentu saja rencana yang sudah disepakati haruslah rencana yang bisa dijalankan.

Dan untuk bisa mengeksekusi rencana tersebut, Anda harus tahu seberapa besar kapasitas setiap fungsi dalam organisasi Anda, baik itu kapasitas produksi, gudang, sampai ke supplier.

Memastikan ketersediaan bahan baku

Bagaimana mungkin Anda bisa menghasilkan produk jadi tanpa adanya bahan baku kan?

Karena itulah, pada proses S&OP ini, ketersediaan bahan baku merupakan salah satu faktor yang juga akan dipastikan.

Apakah on-hand stock Anda masih mencukupi? Atau, masih Anda masih harus membuka PO ke supplier? Berapa lama bahan baku tersebut akan sampai ke tangan Anda setelah Anda membuka PO?

Itulah beberapa pertanyaan yang akan terjawab dalam Sales & Operation Planning.

Memastikan kapasitas gudang penyimpanan

Oke, sekarang Anda tahu kalau kapasitas produksi Anda tersedia. Pun begitu dengan ketersediaan bahan baku.

Apakah kemudian rencana Anda bisa langsung dieksekusi?

Nanti dulu. Kalau ternyata ada peningkatan rencana sales dan produksi, apakah itu juga berimbas pada kenaikan stok Anda atau ngga?

Kalau iya, bagaimana dengan kapasitas gudang Anda? Apakah bisa menampung tambahan stok tersebut?

Apa itu sales and operation planning

Dan ngga cuma gudang produk jadi Anda saja, gudang bahan baku Anda pun perlu Anda periksa ketersediaannya.

Jangan-jangan gudang Anda ngga cukup untuk menyimpan semua tambahan produk jadi dan bahan baku tersebut. Jangan-jangan Anda perlu untuk menyewa gudang baru lagi.

Memastikan kapasitas logistik

Apakah Anda yakin Anda punya cukup armada untuk mengirimkan produk-produk Anda ke customer?

Jangan sampai Anda kehilangan kesempatan menjual cuma karena armada Anda ngga cukup banyak untuk memenuhi kebutuhan pelanggan Anda.

S&OP bisa jadi ajang untuk memastikan hal ini pada tim logistik Anda.

Memastikan sumber keuangan tersedia

Membayar overtime, membeli bahan baku, atau membayar kebutuhan bisnis lainnya, tentu butuh uang.

Apakah Anda punya cukup uang untuk membayar semua biaya tersebut? Atau, jangan-jangan uang Anda terikat semua dalam bentuk inventory sehingga Anda ngga punya cukup cash untuk membiayai operasional Anda?

Atau, Anda perlu melakukan beberapa penghematan di sana-sini supaya bisa menjalankan rencana Anda?

Kehadiran fungsi Finance dan Accounting akan bisa memberikan gambaran mengenai hal ini dalam proses S&OP.

Perencanaan overtime

Terkadang, kebutuhan sales ngga bisa Anda penuhi di waktu kerja normal. Anda perlu bekerja overtime.

Pertanyaannya, berapa jam? Kapan?

Apakah Anda perlu overtime setiap hari? Atau, perlu bekerja di akhir pekan?

Itu semua bisa Anda bahas dalam Sales & Operation Planning meeting.

Apa akibat dari ngga menjalankan Sales & Operation Planning

Dengan begitu banyaknya alasan yang menjadikan S&OP begitu penting, apa yang akan terjadi kalau Anda ngga menjalankan proses ini?

Ayo kita lihat apa dampak yang akan Anda terima kalau Anda gagal menjalankan proses yang satu ini.

Anda juga pasti suka:

Ketidaksesuaian stok dengan kebutuhan penjualan

Karena produksi dan sales punya rencana mereka sendiri-sendiri, tentu akibatnya apa yang diproduksi jadi ngga sesuai dengan apa yang dibutuhkan sales.

Nah, dampak lebih jauh lagi adalah stok tersebut sangat mungkin untuk menjadi deadstock. Ngga bergerak. Kalau pun bergerak, sangat lambat.

Apalagi kalau produk Anda punya masa kadaluwarsa. Anda akan punya risiko kalau produk Anda jadi ngga bisa dijual lagi.

Akhirnya?

Tentu saja Anda harus membuangnya. Atau, menjualnya dengan harga diskon cuma untuk mengurangi kerugian yang lebih besar tanpa bisa mengambil untung.

Gudang yang penuh

Stok ngga bergerak di gudang Anda, akan membuat stok yang baru diproduksi jadi ngga bisa masuk karena semua lokasi yang ada sudah penuh terisi.

Anda terpaksa harus membangun gudang tambahan. Atau, setidaknya menyewa. Dan ini tentu saja merupakan biaya tambahan untuk operasional Anda.

Penuhnya gudang ini juga ngga cuma terjadi untuk gudang produk jadi, tapi juga untuk gudang bahan baku karena apa yang sudah Anda beli ngga Anda gunakan untuk diproduksi.

Bagaimana kalau Anda memaksakan untuk menyimpan stok tersebut dengan gudang yang ada?

Operasional Anda akan sangat terganggu karena ngga tersedianya area yang cukup untuk beroperasi. Akibatnya, keselamatan kerja Andalah yang menjadi taruhannya.

Belum lagi risiko defect karena kesalahan handling tim gudang Anda karena harus beroperasi di area yang ngga ideal.

Rencana penjualan yang ngga terpenuhi

Tentu saja karena stok yang Anda punya ngga sama dengan apa yang bagian penjualan butuhkan, Anda jadi ngga bisa memenuhi rencana penjualan Anda.

Atau, bahan baku yang Anda punya ngga sesuai dengan kebutuhan produk yang dibutuhkan bagian penjualan. Akibatnya, Anda ngga bisa memproduksi produk yang dibutuhkan.

Ujung-ujungnya, tentu saja lagi-lagi Anda ngga bisa memenuhi rencana penjualan.

Pangsa pasar Anda direbut kompetitor

Karena produk yang Anda punya ngga sesuai dengan apa yang sales butuhkan, atau dengan kata lain yang customer Anda butuhkan, maka ketersediaan produk Anda pun otomatis akan berkurang di pasaran.

Hal ini tentunya ngga akan disia-siakan kompetitor Anda.

Mereka akan dengan cepat bergerak untuk merebut pangsa pasar Anda.

Dan sedikit demi sedikit, Anda akan terlempar dari persaingan. Anda cuma akan menjadi penonton dari pinggir arena.

Kekurangan kapasitas produksi, gudang, dan supplier

Karena Anda ngga tahu seberapa besar volume yang bisnis Anda butuhkan, Anda jadi ngga mempersiapkan apa pun untuk memenuhi itu.

Sangat mungkin terjadi pada saat pangsa pasar Anda bertambah, Anda ngga siap.

Kapasitas produksi Anda kurang. Pun begitu dengan kapasitas gudang dan supplier.

Untuk menambah kapasitas? Ngga secepat itu. Butuh waktu. Anda mungkin sudah terlambat pada saat kapasitas Anda tersedia.

Kehilangan arah bisnis

Tanpa adanya Sales & Operation Planning (S&OP) yang efektif, ngga ada yang tahu ke mana bisnis Anda sedang bergerak.

Apakah bulan ini lebih baik dari bulan sebelumnya?

Atau, apakah tahun ini lebih buruk dari sebelumnya?

Tanpa tahu sedang ke mana bisnis Anda sedang bergerak, Anda ngga akan pernah tahu apa yang harus Anda lakukan.

Anda seperti berjalan dalam gelap, hanya meraba-raba.

Dan pertanyaan penting lainnya adalah bagaimana cara melakukan Sales & Operation Planning yang efektif?

Pertanyaan itu akan saya bahas pada postingan berikutnya ya.

Kesimpulan

Sales & Operation Planning (S&OP) adalah sebuah proses yang sangat penting. Anda ngga boleh mengabaikan proses yang satu ini.

Keselarasan antara rencana sales dan operation akan membuat bisnis Anda berjalan lebih efektif dan efisien. Tanpa ada, atau hanya dengan sedikit saja, pemborosan.

Apa yang akan Anda dapatkan adalah target sales yang terpenuhi, kapasitas produksi, gudang, dan supplier yang tersedia dengan cukup (ngga berlebihan), cost yang efektif, dan tentu saja bisnis yang terus bertumbuh.

Dan jangan lupa, ada persaingan yang juga akan Anda menangkan.

Bagaimana pengalaman Anda terkait dengan Sales & Operation Planning (S&OP) di tempat Anda? Silakan bagikan di kolom komentar di bawah ini ya.

Kalau Anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan Anda yang lain supaya mereka mendapatkan manfaat yang sama. Gabung juga dengan scmguide telegram channel karena ada banyak lagi yang saya bagikan di sana. Anda boleh menggunakan semua artikel dalam blog ini untuk apapun keperluan Anda, termasuk tujuan komersil, tanpa perlu memberikan atribusi. Semoga bermanfaat!

%d blogger menyukai ini: