Juli 6, 2022

Cara Menerapkan Daily closing, Sebuah Aktifitas Penting dalam Supply Chain Anda

Dalam sebuah operasi supply chain, Anda tentu akan akrab dengan proses penerimaan material, produksi, dan pengiriman produk jadi ke customer. Idealnya, semua transaksi terkait dengan proses-proses tersebut harus selesai di hari yang sama.

Pertanyaannya, apakah Anda tahu, transaksi mana yang sudah selesai dan mana yang masih menggantung?

Apakah sudah Anda monitor? Bagaimana cara memonitornya?

Inilah topik yang akan kita bahas pada postingan kali ini.

Tapi, sebelum kita bahas lebih jauh, pastikan Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel untuk tetap mendapatkan artikel-artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.

Apa itu aktifitas daily closing

Aktifitas daily closing adalah sebuah aktifitas untuk memonitor status penyelesaian transaksi dari setiap proses dalam supply chain, dalam hal ini proses penerimaan, produksi, dan pengiriman.

Dan yang Anda perlu monitor ngga cuma transaksi antara perusahaan Anda dengan pihak luar saja, tapi juga transaksi yang terjadi antar setiap bagian, atau shopfloor, di dalam organisasi Anda.

Misalnya, perusahaan Anda adalah sebuah pabrik perakitan sepeda motor yang punya banyak bagian, mulai dari machining, painting, sampai perakitan sepeda motor itu sendiri.

Nah, yang perlu Anda monitor bukan cuma transaksi antara pabrik Anda dengan distributor, terkait dengan pengiriman, misalnya. Tapi juga transaksi pengiriman dan penerimaan yang terjadi antara satu bagian dengan bagian yang lain, dalam hal ini, seperti proses serah terima barang antara paint shop dan assembly shop.

Tugas Andalah untuk memastikan setiap transaksi berjalan dengan baik dan disiplin untuk memastikan setiap transaksi closed di hari yang sama.

Aktifitas ini yang disebut daily closing, atau closing harian.

Kenapa aktifitas daily closing penting

Kenapa sih harus dilakukan aktifitas daily closing ini?

Ada beberapa alasan kenapa aktifitas ini penting.

Berkaitan dengan akurasi data inventory

Karena aktifitas daily closing memonitor jalannya transaksi harian, tentu sangat erat kaitannya dengan akurasi data setiap harinya.

cara menerapkan daily closing supply chain

Idealnya tentu setiap data akan ter-update secara real time. Tapi, memastikan transaksi berjalan setiap detiknya tentu bukan praktik yang baik untuk dilakukan. Jadi, minimal Anda memastikan semua transaksi closed setiap harinya kan?

Untuk melihat performance, sebagai bahan perbaikan ke depannya

Aktifitas daily closing akan menangkap hasil yang Anda dapatkan setiap harinya.

Apakah semua rencana penerimaan barang sudah terealisasi?

Apakah hasil produksi Anda dapatkan sesuai dengan rencana?

Apakah setiap pengiriman sesuai dengan jadual yang sudah ditetapkan?

Dengan menangkap semua itu, Anda akan tahu seberapa tinggi performance Anda setiap harinya. Dan ini sangat penting. Karena dengan mengetahui di mana posisi Anda sekarang ini, Anda akan bisa menentukan apa yang harus Anda lakukan selanjutnya untuk meningkatkan kinerja operasi Anda.

Mendisiplinkan operasi

Anda tentu tahu, mendapatkan disiplin yang tinggi dalam menjalankan setiap transaksi dalam supply chain butuh usaha yang ngga sedikit. Selain itu, juga butuh waktu dan dedikasi khusus untuk mendisiplinkan jalannya transaksi ini.

Aktifitas daily closing adalah salah satu cara untuk mendisiplinkan berbagai fungsi di organisasi Anda dalam menjalankan setiap transaksi supply chain.

Aktifitas ini akan memastikan kalau setiap transaksi berjalan dan dilakukan di hari yang sama. Setiap transaksi yang ngga berjalan sesuai prosedur, akan langsung teridentifikasi lewat aktifitas ini.

Quick response kalau ada yang ngga achieve

Kecepatan merespon masalah sama pentingnya dengan solusi masalah itu sendiri.

Kalau ada permasalahan terkait dengan penerimaan material, target produksi yang ngga tercapai, dan pengiriman yang ngga dilakukan, apapun solusi yang Anda punya jadi ngga banyak artinya kalau Anda terlambat dalam merespon masalah tersebut.

Ketika masalah yang terjadi sudah menumpuk dan menjadi terlalu besar, maka Anda akan butuh solusi yang lebih besar juga untuk menyelesaikannya.

Aktifitas daily closing akan menangkap setiap masalah yang muncul dan memberi Anda waktu yang cukup untuk merespon dengan cepat masalah tersebut.

Anda juga pasti suka:

Apa manfaat dari daily closing

Pertanyaan berikutnya, apa manfaat yang Anda bisa dapatkan dari aktifitas daily closing ini?

Berikut adalah beberapa manfaat yang bisa Anda rasakan setelah menjalankan aktifitas ini.

Data stock yang akurat

Manfaat pertama yang akan Anda dapatkan tentu saja data stock yang semakin akurat.

Dengan memastikan semua transaksi berjalan dengan disiplin, data yang Anda pegang juga akan menjadi data yang paling update, yang merefleksikan kondisi sebenarnya di lapangan.

Pengambilan keputusan supply chain yang lebih baik

Data yang akurat adalah pondasi dari pengambilan keputusan supply chain yang lebih baik.

Anda tentu ngga bisa memutuskan sesuatu dengan tepat kalau Anda ngga berpegang pada data yang akurat. Bahkan, Anda mungkin sebaiknya ngga mengambil keputusan apa pun kalau data yang Anda punya ngga bisa dipertanggungjawabkan akurasinya.

Tahu posisi performance Anda saat ini

Bagian mana dari fungsi supply chain Anda yang harus Anda tingkatkan?

Apa aktifitas yang harus Anda lakukan dan sampai di level mana target Anda? Apakah Anda bisa menjawab pertanyaan itu?

Aktifitas daily closing akan memberikan Anda informasi tentang:

  • Seberapa tinggi kinerja pengiriman supplier Anda
  • Seberapa tinggi kinerja fasilitas produksi Anda
  • Seberapa tinggi kinerja fungsi pengiriman Anda

Dari informasi berharga itu, Anda akan bisa menentukan area mana yang masih perlu perbaikan, dan apa yang harus Anda lakukan untuk memperbaikinya.

Transaksi supply chain akan berjalan lebih disiplin

Seperti yang saya sampaikan sebelumnya, membentuk disiplin dalam menjalankan setiap transaksi itu butuh waktu dan cara yang tepat.

Nah, daily closing ini adalah salah satu tools yang bisa membantu Anda mencapai kedisiplinan itu.

Anda akan tahu setiap transaksi yang ngga dijalankan sesuai prosedur setiap harinya. Dan tugas Anda lah untuk memberikan feedback, bahkan peringatan dan sangsi, untuk setiap fungsi yang ngga disiplin menjalankan transaksi hariannya.

Dengan memberikan feedback terus menerus setiap harinya, maka seiring waktu mental disiplin tersebut akan terbentuk.

Langkah cepat untuk merespon masalah yang timbul setiap harinya

Dengan menjalankan aktifitas daily closing, artinya Anda juga sedang membangun budaya untuk merespon cepat setiap permasalahan yang timbul setiap harinya.

Ngga akan ada kesempatan untuk setiap masalah itu untuk bertumpuk hari demi hari dan menjadi begitu besar untuk diselesaikan dengan solusi sederhana.

Kata kuncinya adalah kecepatan.

Segera setelah masalah itu muncul, di saat masih kecil dan bisa Anda selesaikan dengan solusi sederhana, pada saat itulah Anda akan mengambil tindakan.

Dan sekali lagi, aktifitas daily closing memungkinkan Anda untuk melakukan itu.

Bagaimana cara melakukan daily closing

Kita sampai pada bagian pentingnya. Kalau aktifitas daily closing begitu penting dan bermanfaat, lalu bagaimana cara melakukannya?

Berikut adalah langkah-langkah yang harus Anda lakukan untuk menerapkannya.

Harus tahu rencana penerimaan, produksi, dan pengiriman material

Langkah pertama tentu saja Anda harus punya, atau harus tahu, rencana penerimaan, produksi, dan pengiriman material.

Bagaimana mungkin Anda bisa menilai apakah hasil yang Anda peroleh sudah sesuai target atau belum tanpa adanya rencana kan?

Update hasil aktual VS rencana

Langkah berikutnya adalah membandingkan hasil penerimaan, produksi, dan pengiriman material terhadap rencana.

Apakah semua sudah tercapai sesuai rencana, di bawah rencana, atau bahkan melebihi rencana?

Idealnya, tentu hasil yang dicapai haruslah 100% sesuai rencana. Kurang dari rencana, itu menandakan ada masalah, entah itu masalah dalam proses realisasinya, atau mungkin dalam proses perencanaan itu sendiri.

Sedangkan hasil yang melebihi rencana juga bisa jadi masalah. Itu bisa berarti kapasitas yang Anda punya lebih dari yang sebetulnya Anda perlukan. Anda harus memeriksa hal ini.

Anda juga pasti suka:

Hitung achievement ratio (actual VS plan)

Setelah Anda mendapatkan angka pencapaian harian Anda, hitung berapa persen rasio pencapaiannya terhadap rencana yang sudah ditetapkan?

Apakah 100%? Kurang dari 100%? Atau, lebih dari 100%?

Berapa target pencapaian Anda? Apakah ada allowance yang Anda berikan?

Visualisasikan lewat grafik

Tabel dan angka ngga semenarik tampilan dari grafik. Karena itu, buatlah laporan daily closing Anda dalam bentuk grafik.

Anda bisa gunakan grafik batang untuk membandingkan antara rencana dan realisasi, dikombinasikan dengan grafik garis pada aksis kedua untuk menampilkan pencapaian Anda secara persentase.

Akan lebih baik kalau Anda juga memberikan komentar setiap kali hasil yang Anda peroleh berada di bawah rencana.

Bagikan informasi ke fungsi terkait

Bagikan informasi daily closing ini ke fungsi terkait. Buat semua fungsi tahu performance mereka setiap harinya.

Informasi yang Anda simpan sendiri ngga akan bermanfaat sampai Anda membagikannya ke fungsi yang seharusnya mengetahui informasi tersebut.

Cari akar penyebab dan solusi

Kalau ada target yang ngga tercapai, segera cari tahu root cause dan solusinya.

Ini penting untuk Anda lakukan setiap kali segera setelah Anda tahu ada masalah supaya ngga berlarut-larut dan membesar.

Libatkan juga fungsi terkait untuk menganalisa keadaan dan mencari solusinya bersama-sama.

Cek langsung ke tempat kejadian

Data dan informasi yang Anda terima, harus Anda konfirmasi langsung ke tempat kejadian. Lihat secara langsung apa yang terjadi di sana. Terkadang data ngga merefleksikan 100% kondisi lapangan. Karena itulah Anda tetap harus memeriksanya secara langsung.

Cepat respon

Seperti yang berkali-kali saya tekankan, cepat respon setiap permasalahan yang timbul. Jangan biarkan berlarut-larut dan membesar, apalagi sampai melupakannya.

Buat semua fungsi juga punya kebiasan merespon dengan kecepatan yang sama. Aktifitas daily closing ini bisa menjadi salah satu sarana pelatihan untuk mencapai hal itu.

Monitor hasil dari solusi yang Anda ambil

Setelah Anda menentukan dan mengimplementasikan sebuah solusi, jangan lepas tangan begitu saja. Tetaplah monitor seberapa efektif solusi tersebut berjalan. Buat itu menjadi standar yang baru.

Kesimpulan

Aktifitas daily closing itu adalah aktifitas harian yang penting untuk Anda lakukan.

Dengan menjalankan aktifitas ini, data yang Anda punya akan akurat, pengambilan keputusan Anda akan menjadi lebih baik, dan orang-orang yang terlibat pun akan lebih disiplin.

Dengan aktifitas daily closing, berarti Anda sedang ngga membiarkan masalah terjadi berlarut-larut. Anda menangani masalah ketika masalah tersebut masih kecil. Anda melakukannya dengan respon yang sangat cepat.

Jadi, apakah Anda sudah mulai melakukan aktifitas ini?

Semoga bermanfaat!

Kalau Anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan Anda yang lain dan gabung dengan scmguide telegram channel karena banyak lagi topik-topik seputar supply chain management yang saya bagikan di sana. Feel free untuk menggunakan semua artikel di blog ini untuk apa pun kebutuhan Anda, termasuk untuk tujuan komersil, tanpa harus memberikan atribusi.

%d blogger menyukai ini: