by Punya akurasi inventory 100% mungkin adalah mimpi setiap orang yang bekerja sebagai inventory controller. Kenyataannya, memang ngga mudah untuk bisa mencapai kondisi seperti itu. Tapi, bukan berarti ngga mungkin. Anda bisa saja mencapai itu asalkan anda tahu caranya.
Itulah yang akan kita bahas pada postingan kali ini. Bagaimana cara supaya Anda bisa mencapai akurasi inventory 100%.
Tapi sebelum itu, pastikan Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel untuk tetap mendapatkan update postingan terbaru dari blog ini sekaligus lebih banyak insight seputar supply chain management lainnya.
Table of Contents
7 cara efektif untuk mencapai akurasi inventory 100%
Ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk menjaga akurasi inventory Anda tetap 100%. Ayo kita lihat satu per satu.
Punya SOP yang jelas
Hal pertama yang harus anda lakukan, tentu saja Anda harus membuat SOP yang jelas tentang bagaimana Anda akan mengelola inventory Anda.
SOP tersebut harus dengan jelas menjabarkan setiap proses demi proses yang harus dilakukan inventory controller Anda, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan barang, sampai ke pengiriman barang keluar dari area penyimpanan Anda.
Anda harus memastikan kalau semua alur kerja ngga punya celah untuk terjadinya kesalahan, apalagi kecurangan. Dan yang ngga kalah penting, tentu saja Anda harus memastikan SOP tersebut dijalankan dengan disiplin dan konsisten.
Man power yang terlatih
Kedua, Anda harus punya man power, atau staff inventory, yang benar-benar terlatih dan mampu untuk menjaga akurasi inventory di area kerja mereka.
Anda harus memberi pelatihan yang cukup untuk setiap orang, terutama untuk orang-orang yang akan menjadi key persons di tempat Anda. Selanjutnya, tugaskan mereka untuk juga memberi pelatihan yang sama pada anggota tim lainnya. Dengan begitu, semua orang akan mendapatkan pelatihan dan pemahaman yang sama terkait dengan bagaimana mengontrol inventory dengan efektif.
Anda juga pasti suka:
- 6 Langkah untuk Mulai Mengelola Kinerja 3PL Anda dengan Efektif
- Saat Gudang Penuh, Apakah Harus Menambah Kapasitas atau Ada Opsi Lain?
Monitor transaksi harian dengan disiplin
Langkah ketiga yang harus Anda lakukan adalah Anda harus benar-benar disiplin dalam memantau transaksi harian inventory Anda.
Jangan pernah bosan untuk mengingatkan setiap anggota tim Anda akan betapa pentingnya hal tersebut.
Kalau perlu, buat checksheet khusus untuk memastikan kalau setiap transaksi yang terjadi pada hari itu, close pada hari itu juga. Atau, Anda bisa mengacu ke artikel daily closing yang sudah saya bahas sebelumnya.
Evaluasi dan improve
Langkah keempat, Anda ngga boleh berpuas diri begitu saja dengan akurasi inventory yang sudah Anda capai saat ini.
Anda harus tetap mengevaluasi apa saja hal yang masih bisa Anda perbaiki untuk kemudian Anda lakukan perbaikan di sana.
Cari setiap root cause, atau akar permasalahan, dari akurasi inventory Anda saat ini yang masih rendah. Selesaikan masalahnya. Lakukan training lagi, dan lagi, untuk terus meningkatkan dan menjaga kemampuan anggota tim inventory control Anda.
Punya sistem inventory control yang andal
Punya inventory control system yang andal dan mumpuni akan sangat membantu, bahkan sangat diperlukan, sekaligus sangat besar pengaruhnya pada akurasi inventory Anda. Tentunya kalau itu didukung dengan operasional secara fisik yang mumpuni juga.
Sebisa mungkin, hindari adanya input secara manual untuk setiap pencatatan transaksi Inventory Anda.
Tentukan parameter yang tepat untuk setiap material yang Anda simpan dan registrasikan itu secara akurat di inventory control system Anda.
Pastikan juga sistem Anda punya fasilitas, atau fungsi, untuk memberitahu Anda kalau terjadi kesalahan input transaksi baik berupa error message, atau bentuk lainnya.
Mindset yang tepat
Mindset tim inventory control Anda adalah hal yang paling penting dalam menjaga akurasi inventory.
Selama mereka ngga merasa bahwa akurasi inventory itu penting, Anda ngga akan pernah bisa mencapai akurasi 100%. Akan ada selisih antara inventory secara fisik dan yang tercatat di sistem di sana sini.
Jadi, pastikan bahwa Anda terus menerus dan ngga pernah bosan untuk membentuk mindset tim Anda tentang hal ini.
Anda juga pasti suka:
- Excess Stock, karena Sales Turun atau Over Supply? Jangan Salah Menyimpulkan
- Semua yang Perlu Anda Tahu Mengenai Palet Plastik: Tipe, Penggunaan, dan Kelebihannya
Develop cara hitung inventory yang efektif dan akurat
Menghitung inventory yang Anda simpan secara fisik adalah salah satu aktifitas yang harus Anda lakukan secara rutin.
Dan ini harus Anda lakukan dengan benar. Jangan sampai Anda memberikan data yang salah untuk diinput ke dalam sistem. Itu akan membuat kesalahan inventory akurasi ini berdampak pada banyak proses lainnya, terutama proses perencanaan pembelian material atau produksi.
Bagaimana cara melakukan penghitungan inventory dengan efektif, sudah saya bahas dalam postingan sebelumnya.
Anda bisa melakukan penghitungan inventory ini secara bulanan pada awalnya. Dan kalau akurasi inventory Anda sudah semakin meningkat, Anda bisa mengubahnya menjadi quarterly, per semester, atau bahkan tahunan.
Kesimpulan
Punya akurasi inventory 100% itu sangat mungkin walaupun memang ngga semudah itu untuk mencapainya. Butuh waktu dan usaha yang konsiten terus-menerus untuk bisa mencapai kondisi tersebut.
Anda butuh perencanaan, monitoring, dan disiplin secara terus-menerus untuk meningkatkan kemampuan tim inventory control anda dalam melakukan tugasnya.
Dan mengingat betapa pentingnya inventory akurasi, Anda harus menjadikan ini sebagai KPI yang menggambarkan seberapa efektif Anda mengelola inventory yang Anda simpan.
Selalu monitor, review, dan cari ruang untuk lebih meningkatkan lagi akurasi inventory Anda sehingga pada akhirnya Anda bisa mencapai akurasi 100%, atau setidaknya mendekati itu.
Semoga bermanfaat!
Kalau Anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga pada rekan kerja Anda yang lain supaya mereka mendapatkan manfaat yang sama. Gabung dengan scmguide telegram channel supaya Anda ngga ketinggalan update terbaru dari blog ini sekaligus untuk mendapatkan lebih banyak Insight seputar supply chain management. Semua artikel dalam blog ini bebas anda gunakan untuk apapun tujuan Anda, termasuk komersial, tanpa harus memberikan atribusi.
