6 Langkah Efektif Melakukan Stocktaking Untuk Hasil yang Lebih Akurat

Tahu apa saja items yang Anda simpan dan berapa banyak sangatlah penting untuk kelangsungan bisnis Anda. Dengan mengetahui data-data tersebut, Anda jadi bisa untuk melakukan perencanaan dan keputusan bisnis yang lebih baik, seperti kapan harus membeli tambahan items, berapa banyak, atau kapan harus mulai produksi lot baru, misalnya. Untuk melakukan itu, Anda butuh data-data tentang inventory yang Anda simpan. Anda perlu melakukan penghitungan material, atau stocktaking, secara periodik.

Stock taking, atau stock opname, atau beberapa istilah lainnya adalah aktivitas menghitung inventory Anda secara fisik untuk kemudian menyesuaikan data pencatatan inventory Anda dengan hasil penghitungan tersebut.

Karena hasil stocktaking ini akan digunakan sebagai dasar dalam banyak hal seperti yang saya sudah sebutkan di atas, maka alasan tersebut menjadikan aktivitas stocktaking ini penting. Anda harus melakukannya dengan benar untuk menjamin akurasi hasil penghitungan yang Anda lakukan.

Bagaimana cara melakukannya?

Itulah yang akan kita bahas pada postingan kali ini.

Tapi sebelum itu, pastikan kalau Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel karena ada banyak lagi insight seputar supply chain management yang saya bagikan di sana.

Table of Contents

6 langkah efektif melakukan stocktaking untuk hasil yang akurat

Untuk mendapatkan hasil penghitungan stocktaking yang akurat dan cepat, ada beberapa langkah yang sebaiknya Anda lakukan.

Ayo kita lihat satu per satu.

Susun material dengan rapih

Penyusunan material dengan rapih akan memudahkan dan mempercepat proses penghitungan inventory Anda.

Tumpuk box demi box, atau bag demi bag, apa pun kemasan inventory Anda, berdasarkan tumpukan yang sudah Anda standarisasi. Misalnya, standar Anda adalah menumpuk 60 box dalam 1 palet, dengan susunan panjang 4 box dikalikan lebar 3 box, dan tinggi 5 box, maka pastikan semua inventory Anda mengikuti standar tumpukan tersebut pada saat proses penghitungan.

Dengan adanya standarisasi jumlah box dalam 1 palet, maka Anda akan dengan mudah melakukan penghitungan dengan cara menghitung jumlah palet untuk kemudian dikalikan dengan 60 box/palet. Plus, kalau Anda tahu jumlah material per box-nya, maka Anda pun bisa mengalikan jumlah box tersebut dengan jumlah material dalam setiap box untuk mendapatkan jumlah inventory Anda dalam satuan pcs.

Saat Anda sudah menyusun semua box dalam susunan yang standar, maka Anda akan dengan mudah mengetahui apakah jika ada palet yang sudah ngga utuh lagi. Anda ngga perlu melakukan penghitungan jumlah box untuk setiap paletnya. Yang perlu Anda lakukan cuma melihat apakah susunan box dalam palet tersebut sesuai standar atau ngga (visual control).

Dan akan jauh lebih baik lagi kalau Anda tetap menjaga susunan box/palet ini setiap saat, bukan cuma pada saat proses stocktaking. Itu akan memudahkan Anda untuk melakukan inventory control harian.

Pisahkan antara inventory dan non-inventory

Kalau Anda punya beberapa item yang ngga masuk dalam pencatatan inventory Anda, seperti material untuk sample misalnya, pisahkan itu. Jangan biarkan tercampur dengan inventory regular Anda.

Dengan begitu, kesalahan penghitungan material-material tersebut bisa Anda hindari. Anda tentu ngga ingin kan kalau hasil penghitungan Anda ternyata jumlahnya lebih besar dari yang Anda catat cuma karena Anda menghitung material-material yang ngga seharusnya Anda hitung?

Karena itulah Anda harus memisahkan kedua tipe material ini. Letakkan setiap material pada lokasi yang sudah Anda tentukan dan terstandarisasi. Kalau sampai tertukar atau tercampur, maka akurasi hasil stocktaking Anda akan bermasalah.

Hitung dua kali atau lebih

Kesalahan dalam penghitungan bisa saja terjadi. Setiap hasil penghitungan yang dilakukan oleh seorang counter, harus Anda validasi akurasinya. Apakah penghitungan tersebut sudah dilakukan dengan benar dan akurat, atau belum?

Bagaimana cara melakukan validasi hasil penghitungan ini?

Tugaskan paling ngga dua orang counter untuk setiap material. Minta mereka menghitung material yang sama tapi di waktu yang berbeda (tidak bersamaan).

Dengan cara ini, Anda akan mendapatkan dua hasil penghitungan. Inilah yang kemudian Anda bandingkan antara hasil penghitungan counter 1 dan 2. Kalau hasilnya sama, Anda bisa bilang kalau penghitungannya sudah dilakukan dengan benar.

Kalau selisih?

Lakukan penghitungan ketiga yang dilakukan kedua counter tersebut secara bersama-sama.

Cara ini akan menjamin akurasi dari hasil penghitungan yang dilakukan.

Anda juga pasti suka:

Gunakan stocktaking slip

Gunakan stocktaking slip untuk menandai material-material yang sudah Anda hitung.

Buat slip ini dua rangkap di mana slip aslinya akan ditempelkan di material yang sudah dihitung, dan slip copy-nya akan diserahkan ke admin untuk diinput ke laporan hasil stocktaking.

Anda perlu mengontrol stocktaking slip ini. Beri serial number untuk setiap slip dan catat itu di catatan Anda. Pastikan jumlah stocktaking slip yang Anda terbitkan dan kembali, sama. Ngga boleh ada slip yang hilang.

Aturan lain yang harus Anda buat adalah ngga boleh ada coretan di stocktaking slip tersebut. Kalau ada kesalahan pengisian, ganti dengan slip yang baru tapi slip yang salah tersebut tetap harus dikembalikan ke admin.

Desain stocktaking slip tersebut dan isi dengan item code, item name, lokasi stock, dan informasi lainnya. Kosongkan kolom jumlah material. Itulah yang akan diisi oleh counter dengan hasil penghitungan.

Anda juga bisa menerbitkan blank stocktaking slip di mana slip tersebut belum terisi informasi apa pun untuk antisipasi kalau-kalau ada material yang tersimpan di luar lokasi stock yang sebenarnya.

Gunakan slip cara hitung material

Untuk Anda yang setiap hari berada di gudang inventory Anda, tentu akan sangat dengan mudah menghitung pcs demi pcs stock Anda. Tapi bagaimana dengan orang dari luar organisasi Anda yang ditugaskan untuk mengaudit inventory Anda? Tentunya mereka ngga akan familiar dengan jenis barang yang Anda simpan.

Untuk itulah, akan lebih baik kalau Anda juga menggunakan slip cara hitung untuk ditempelkan di barang-barang Anda selain stocktaking slip yang sudah saya sampaikan sebelumnya.

Apa isinya?

Isinya adalah tentang bagaimana cara menghitung inventory Anda.

Misal, kemasan inventory Anda berupa box. Sesuai dengan langkah awal di atas, Anda sudah menyusunnya dengan susunan yang standar. Anggap saja susunannya adalah 4 x 6 x 6 box = 144 box, dengan isi setiap box sebanyak 10 pcs. Artinya, Anda punya inventory sebanyak 1440 pcs.

Dalam slip cara hitung Anda, harus tersedia kolom kosong berupa Panjang x Lebar x Tinggi = Total. Untuk kemudian diisi oleh counter berdasarkan susunan box yang ada. Jangan lupa beri kolom kosong juga untuk diisi jumlah per box-nya, dan total jumlah barang dalam pcs.

Sediakan juga kolom terpisah untuk box sisa, artinya box yang ngga berada dalam susunan palet standar. Misal, ada satu palet yang hanya berisi 9 box. Maka di kolom sisa ini, counter akan mengisi 9 box. Sehingga total box menjadi 144 + 9 box = 153 box (1530 pcs).

Dengan adanya slip cara hitung ini, siapa pun akan dengan mudah untuk mengerti bagaimana inventory tersebut dihitung. Ini akan memudahkan para internal, atau pun eksternal auditor, untuk memvalidasi hasil hitungan para counters.

Pastikan juga Anda sudah melakukan sosialisasi cara mengisi slip tersebut untuk anggota tim Anda yang bertugas menghitung inventory.

Lakukan audit

Setiap kali stocktaking, tentu Anda akan perlu satu fungsi untuk menvalidasi hasil penghitungan inventory yang dilakukan. Karena itulah, Anda harus menugaskan tim auditor, baik internal atau pun eksternal, untuk melakukan tugas validasi ini.

Apa yang di audit?

Semua, mulai dari proses, saat penghitungan inventory, metode penghitungannya, dan banyak lagi.

Dengan demikian, Anda bisa memastikan kalau hasil penghitungan yang ada memang sudah akurat.

Anda juga pasti suka:

Kenapa akurasi hasil stocktaking itu penting

Seperti yang saya sampaikan di awal, hasil stocktaking ini akan digunakan untuk banyak perencanaan dan pengambilan keputusan bisnis. Karena itu, hal ini menjadi sangat penting.

Dan yang paling penting dalam sebuah stocktaking, atau penghitungan inventory, bukanlah seberapa akurat hasil penghitungan tersebut dibandingkan dengan pencatatan inventory yang ada. Bukan itu yang terpenting.

Yang paling penting dalam stocktaking adalah mendapatkan hasil penghitungan seakurat mungkin dengan inventory yang secara fisik tersedia. Itu yang paling penting, terlepas berapa pun selisihnya dengan pencatatan inventory Anda.

Dan selisih itulah yang harus Anda analisa penyebabnya untuk kemudian dilakukan perbaikan. Apakah kesalahannya terjadi di inventory control Anda di gudang, atau di cara pencatatan Anda, atau malah ada masalah di dalam Warehouse atau Inventory Management System Anda?

Terkadang kesalahan memang bisa terjadi karena adanya kesalahan saat melakukan input parameter di awal untuk setiap barang.

Setelah Anda selesai menemukan akar permasalahannya, lakukan stock adjustment untuk tetap menjaga akurasi antara inventory secara fisik dan yang tercatat di sistem.

Kalau memang analisa Anda memakan waktu yang cukup lama, Anda bisa segera melakukan inventory adjustment lebih dulu karena data tersebut akan sangat diperlukan oleh fungsi planning di organisasi Anda. Baru setelah Anda menemukan akar masalah yang sebenarnya, lakukan perbaikan dan adjust lagi stock Anda kalau memang diperlukan.

Dan sebagai bagian dari persiapan stocktaking, bentuk tim dan set rundown dari aktivitas tersebut, mulai dari tahap persiapan, stoctaking itu sendiri, sampai stock adjustment dan closing. Termasuk juga cut-off untuk transaksi-transaksi inventory supaya ngga mengganggu hasil penghitungan.

Dan terakhir, lakukan stocktaking secara periodik, entah itu bulanan, quarterly, per semester, atau per tahun, tergantung kebutuhan Anda masing-masing.

Kesimpulan

Stocktaking adalah salah satu aktivitas penting yang harus Anda lakukan untuk menjaga bisnis Anda tetap berjalan lancar.

Yang paling penting dari stocktaking, atau penghitungan inventory, adalah akurasi hasil penghitungan tersebut dengan inventory yang tersedia secara fisik, bukan terhadap pencatatan. Ini adalah mindset yang harus tertanam dalam diri setiap orang yang terlibat dalam aktivitas ini.

Stocktaking akan menjadi lebih mudah dan cepat kalau Anda bisa menjaga kondisi penyusunan barang-barang Anda di dalam gudang tetap sesuai dengan standar setiap harinya. Itu adalah salah satu persiapan yang Anda butuhkan sebelum melakukan proses stocktaking nantinya.

Dan untuk mendapatkan hasil stocktaking yang akurat, Anda bisa melakukan langkah-langkah di atas sekaligus untuk memudahkan Anda menjalankan aktivitas stocktaking ini dengan efektif.

Semoga bermanfaat!

Kalau Anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan Anda yang lain supaya mereka juga mendapatkan manfaat yang sama dengan Anda. Gabung juga dengan scmguide telegram channel untuk tetap mendapatkan update terbaru dari blog ini sekaligus mendapatkan lebih banyak insight seputar supply chain management. Anda bebas menggunakan semua artikel dalam blog ini untuk apa pun tujuan Anda, termasuk komersil, tanpa perlu memberikan atribusi.

6 Langkah Efektif Melakukan Stocktaking Untuk Hasil yang Lebih Akurat