by Sales & operation planning itu penting.
Kenapa?
Karena yang namanya sales & operation planning (S&OP) itu berfungsi untuk mengkoordinasikan banyak fungsi yang berbeda. Sebut saja Sales, Marketing, Finance, HR, dan tentu saja Operation.
Nah, S&OP mengkoordinasikan semua fungsi tersebut dalam rangka membuat perencanaan supply chain jangka menengah.
Sales & operation planning itu sendiri mencakup dua tahapan utama:
- Demand planning untuk menentukan kebutuhan supply.
- Supply planning untuk memenuhi kebutuhan supply tersebut.
S&OP adalah proses bisnis yang menghubungkan rencana strategis perusahaan dengan rencana operasi harian. Dengan begitu, perusahaan bisa menyeimbangkan demand dan supply produk-produk mereka.
Banyak orang melihat S&OP sebagai proses membuat operation plan berbasis konsensus untuk memenuhi demand forecast. Dan ada juga yang melihatnya sebagai sebuah teknik untuk melakukan penyesuaian dengan cepat, bahkan real-time, terhadap perubahan pasar dan situasi operasional.
Table of Contents
Kenapa harus Sales & Operation Planning?
Kalau anda pernah bekerja di bidang manufaktur dan distribusi pasti familiar dengan keadaan di mana sales forecast ngga pernah seakurat yang anda harapkan. Malah di beberapa tempat bisa lebih parah. Ngga ada sales forecast sama sekali!
Apa yang terjadi kalau sudah begitu?
Orang-orang di bagian planning akhirnya bekerja sendiri tanpa acuan yang jelas. Mereka hanya menggunakan riwayat penjualan untuk membuat demand forecast mereka sendiri untuk menentukan apakah produksi harus berjalan atau ngga.
Masalah sebenarnya lebih banyak dan kompleks dari itu. Mulai dari back orders, customer yang ngga puas, pengiriman yang terlambat, inventory yang meningkat, keterbatasan area gudang, dan banyak lagi.
S&OP adalah alat, atau bisa kita bilang sebagai sebuah proses, untuk membantu anda memberikan customer service yang lebih baik, inventory yang lebih rendah, lead time yang lebih singkat, produksi yang lebih stabil, dan manajemen bisnis yang lebih baik secara keseluruhan.
Dan jangan lupa, S&OP juga akan membentuk tim yang lebih solid dan menjadi mekanisme komunikasi yang bisa diandalkan.
Yang kadang terjadi juga, karena alasan tertentu, financial controllers-lah melakukan inventory forecasting.
Mungkin anda bingung kok bisa mereka melakukannya? Yang jelas, itu benar-benar terjadi dan dilakukan.
Inventory adalah tanggung jawab orang-orang di fungsi supply chain. Mereka yang melakukan Inventory Planning, jadi mereka juga lah yang seharusnya membuat inventory forecast. Di sinilah Sales & Operation Planning berperan. Untuk menyelaraskan kedua angka tersebut.
Anda juga pasti suka:
- 7 Tips Mengelola Seasonal inventory dan Fluktuasi Permintaan Produk
- 8 Cara Paling Efektif untuk Mengurangi Supply Chain Lead Time Anda
Kenapa Sales & Operation Planning (S&OP) penting?
S&OP bisa dibilang salah satu proses supply chain yang paling sedikit dipahami oleh tim manajemen.
Padahal, salah satu manfaat terpenting dari S&OP adalah proses tersebut merupakan alat komunikasi penting bagi Top Management untuk mengelola berbagai fase perencanaan yang berbeda dalam proses bisnis mereka secara efektif.
Tujuan utamanya tentu saja untuk membuat proses bisnis yang secara keseluruhan mengintegrasikan semua aktifitas perencanaan masing-masing fungsi secara efisien.
Dan berikut ini adalah lima alasan kenapa sih Sales & Operation Planning itu penting dalam bisnis anda.
- Menyeimbangkan supply & demand.
- Cross-functional involvement.
- Meminimalkan kejutan.
- Satu set angka yang sama untuk semua fungsi.
- Alat komunikasi bisnis utama.
Menyeimbangkan supply & demand
Kalau anda punya proses S&OP yang terintegrasi ke dalam bisnis anda, selamat! Karena anda hampir selalu bisa dipastikan akan mampu menyeimbangkan supply & demand anda.
Kenapa?
Karena semua orang yang terlibat dalam S&OP tahu inventory, kapasitas produksi, dan kemungkinan penjualan mereka masing-masing.
S&OP juga akan membantu Top Management untuk menghitung margin keuntungan bisnis mereka.
Misalnya begini, dalam kasus di mana produk tertentu ngga bisa memenuhi permintaan dari customer, informasi yang diperoleh dari proses S&OP bisa diteruskan kepada bagian Sales & Marketing untuk fokus mempromosikan produkalternatif lainnya untuk menutupi kekurangan angka penjualan produk yang ngga bisa di supply tadi.
Contoh di atas menunjukkan kemampuan S&OP untuk menyeimbangkan demand & supply lewat sebuah kolaborasi untuk memenuhi kebutuhan end customers.
Cross-functional involvement
Adanya cross-functional involvement dalam proses S&OP akan memberikan perencanaan yang lebih baik di antara key stakeholders dalam bisnis anda.
Proses S&OP akan membantu anda memahami, berkomitmen, dan memberikan dukungan yang diperlukan untuk mencapai tujuan bersama.
Manfaat signifikan lainnya adalah S&OP juga membentuk integrasi yang lebih baik di antara semua fungsi dalam bisnis anda.
Masing-masing fungsi bisa menerjemahkan hasil dari S&OP ke dalam rencana fungsional mereka yang tentunya jadi akan tetap sejalan dengan visi bisnis keseluruhan.
Anda juga pasti suka:
- 4 Cara Efektif Membangun Supply Chain yang Responsif
- 7 Cara Efektif Meningkatkan On Time Delivery ke Customer anda
Meminimalkan kejutan
Tanpa adanya proses Sales & operation planning yang detail, anda mungkin hanya akan berkata, “Lihat nanti saja lah. Ngga tahu gimana pekerjaan ini akan selesai. Yang jelas, pasti akan selesai juga.”
Memang sih, pekerjaan itu mungkin akan benar-benar selesai. Tapi ada harganya. Ini yang ngga boleh dilupakan.
Yang biasanya terjadi adalah organisasi menjadi lamban karena kelebihan kapasitas, overstock, lead time yang lama, panic operation, customer service yang buruk, dan fokus yang negatif terhadap prospek baru.
Dengan Sales & Operation Planning, kejutan-kejutan yang mungkin terjadi bisa diminimalkan karena semua keputusan akan dibuat oleh personel yang ditunjuk dan terlibat dalam S&OP untuk memberikan hasil terbaik dalam organisasi.
Satu set angka yang sama untuk semua fungsi
Ini adalah manfaat terbesar dari S&OP, yaitu kemampuan untuk menjalankan bisnis dengan satu set angka yang sama untuk semua fungsi.
Di sini, departemen-departemen utama seperti Finance, Produksi, Sales, dan Marketing semuanya menyetujui angka yang diproyeksikan dan kemampuan untuk memenuhinya.
S&OP mendorong kepastian kerja tim didukung oleh Top Management yang memimpin transformasi bisnis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Cara paling umum digunakan adalah dengan menginvestasikan waktu untuk menciptakan proses Sales & operation planning yang paling sesuai untuk bisnis anda. Kemudian, biarkan prosesnya berjalan sesuai dengan budget dan KPI yang sudah ditentukan.
Alat komunikasi bisnis utama
Sales & Operation Planning memberikan metode komunikasi yang berfungsi sebagai alat komunikasi bisnis utama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan dan mendukung transparansi.
S&OP memberikan Top Management visibilitas yang diperlukan untuk mengambil bagian dalam interaksi kritis yang kadang melibatkan banyak fungsi, seperti Finance, Produksi, Sales, Marketing, dan HR.
Di bawah S&OP, setiap fungsi akan mampu menghilangkan perselisihan yang mungkin terjadi tentang siapa yang memegang kendali.
Kesimpulan
Hasil akhir yang akan didapatkan dari setiap proses S&OP adalah menyatukan semua faktor terkait dengan demand & supply yang diperlukan untuk menjadikan bisnis sukses.
Meninjau secara rutin kinerja bisnis anda terhadap tujuan bisnis yang sudah ditetapkan adalah hal yang diperlukan untuk membuat perencanaan yang lebih baik.
Secara keseluruhan, setiap bisnis harus mempertimbangkan untuk mengintegrasikan proses S&OP untuk pertumbuhan bisnis dan peningkatan yang stabil serta mencapai kematangan bisnis secara bertahap.
Matang dalam proses S&OP itu butuh waktu. Jadi, tetaplah konsisten dan bersabarlah.
”Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”
