by Stocktaking, atau penghitungan stock, adalah salah satu proses yang rutin dikerjakan di gudang. Tujuannya adalah untuk menghitung berapa banyak aset yang dimiliki secara fisik, dalam hal ini inventory, dan berapa banyak yang tercatat di pencatatan atau sistem Anda.
Stocktaking itu sendiri sebetulnya cukup mudah untuk dilakukan. Bagaimana melakukannya sudah saya tuliskan di postingan sebelumnya.
Masalah akan muncul pada saat terjadi selisih antara inventory yang disimpan di gudang secara fisik dengan yang tercatat di sistem. Yang terkadang, ngga cuma selisih yang besar saja yang dipermasalahkan, bahkan yang kecil pun bisa dibesar-besarkan.
Biasanya akan ada dua pendapat yang bertentangan di sini. Pihak gudang akan cenderung mengabaikan selisih yang kecil itu (katakanlah dibawah 1%) dan mengajukan inventory adjustment di sistem. Sedangkan yang lain, mereka tetap menuntut untuk mencari tahu dari mana selisih itu berasal sebelum menyetujui untuk melakukan adjustment tersebut.
Lalu harus apa?
Inilah topik yang akan kita bahas pada postingan kali ini. Tapi sebelum itu, pastikan kalau Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel untuk tetap mendapatkan notifikasi postingan terbaru dari blog ini, sekaligus mendapatkan lebih banyak lagi insight seputar supply chain management dari channel tersebut.
Table of Contents
Ketika terjadi selisih hasil penghitungan inventory
Idealnya, semua selisih hasil penghitungan harus bisa diidentifikasi penyebabnya. Ini penting supaya Anda tahu bagaimana cara mencegahnya di kemudian hari.
Tapi, ketika selisih tersebut kecil nilainya, di sinilah diperlukan kesepakatan antara pihak-pihak terkait mengenai sampai batas mana diperlukan analisa lebih jauh, dan batas mana yang bisa langsung dilakukan inventory adjustment.
Beberapa orang memang cukup kaku mengenai hal ini. Terlebih ketika mereka ngga tahu bagaimana operasi di gudang berjalan. Dan itu menjadi diperparah ketika mereka cuma menuntut akurasi 100% tanpa tahu harus berbuat apa. Sedangkan tim gudang yang sehari-hari melakukan aktivitas inventory control, merasa wajar kalau terjadi sedikit selisih, apalagi masih di bawah 1%.
Untuk menghitung ulang, bukan perkara gampang. Apalagi kalau inventory yang disimpan ada banyak.
Dan seringkali kedua belah pihak sama-sama berkeras dengan pendirian mereka.
Lalu apa yang terjadi ketika selisih hasil stocktaking tersebut ngga di-adjust?
Anda juga pasti suka:
- Bagaimana Memilih Tata Letak Gudang yang Tepat Untuk Operasi yang Efektif
- Cara Menentukan Target Cost Reduction Berdasarkan Supply Chain Cost Drivers
- Container Yard VS Gudang untuk Bisnis Manufaktur, Mana Lebih Menguntungkan?
Dampak dari selisih hasil stocktaking yang ngga di-adjust
Ada beberapa hal yang mungkin terjadi ketika pihak-pihak yang berselisih ngga bisa menemukan kesepakatan untuk melakukan inventory adjustment.
Operasi yang terhambat
Ketika pihak gudang harus melakukan penghitungan ulang, itu artinya akan ada lebih banyak lagi waktu operasi gudang yang hilang untuk melakukan pekerjaan rutin mereka. Lagipula, kalau selisih hasil stocktaking tersebut kecil, kalau ditemukan pun dampaknya ngga signifikan. Dalam hal ini, kalau kita bandingkan waktu yang terbuang untuk melakukan penghitungan ulang dengan nilai inventory yang ditemukan, akan lebih baik kalau selisih tersebut langsung dilakukan adjustment.
Dan Anda tentu tahu, ketika Anda menyimpan inventory dengan jumlah yang banyak, dengan SKU yang banyak, selisih hasil stocktaking sangat sulit untuk dihindari. Apalagi kalau ngga didukung dengan Warehouse Management System yang andal.
Point pentingnya: bukan di selisih pencatatan, tapi di akurasi hasil penghitungan
Pada saat proses penghitungan inventory (stocktaking), poin terpentingnya adalah di akurasi penghitungan inventory tersebut. Akurasi terhadap pencatatan memang penting. Tapi, itu jadi ngga ada artinya kalau akurasi penghitungan inventory Anda buruk. Akurasi penghitungan yang saya maksud di sini adalah hasil penghitungan secara fisik dibandingkan dengan jumlah fisik barang yang sebenarnya.
Potensi manipulasi data
Yang biasa terjadi, ketika seseorang terus di push untuk mencari penyebab selisih hasil stocktaking yang kecil, mereka cenderung tergoda untuk memanipulasi data hasil penghitungan tersebut.
Mereka ngga ingin direpotkan oleh hal “kecil” yang ngga memberi dampak signifikan terhadap operasi mereka.
Kalau sampai terjadi hal seperti ini, dampak yang akan timbul nantinya malah akan lebih besar. Dan salah satu dampak paling buruk dari situasi ini, selain jadi kacaunya proses perencanaan karena didasarkan pada data yang ngga akurat, adalah hilangnya transparansi dari departemen terkait. Apalagi kalau ngga ada solusi yang ditawarkan sebagai jalan keluar.
Kesimpulan
Selisih hasil stocktaking ngga jarang merupakan hal yang sulit dihindari. Harus disepakati batas selisih hasil stocktaking yang butuh analisa lebih lanjut dan yang bisa langsung dilakukan inventory adjustment.
Selama selisih hasil stocktaking masih di bawah batas yang disepakati, itu bisa dianggap sebagai operasional loss. Yang tentu saja akan lebih baik kalau bisa berkurang dari waktu ke waktu.
Sampai level selisih tertentu, oke untuk tegas dan kaku sebelum dilakukan inventory adjustment. Tapi, harus dimengerti juga realita operasi di lapangan. Apalagi kalau jalannya operasi di gudang masih dalam tahap berkembang, jadi masih banyak kekurangan di sana sini. Yang paling penting adalah untuk terus improve dari waktu ke waktu.
Menjaga semua fungsi tetap transparan, juga merupakan hal yang sangat penting.
Itu adalah modal utama dari operasi supply chain yang efektif dan efisien. Sehingga, sedikit melonggarkan batas selisih hasil stocktaking diijinkan, terkadang merupakan keputusan yang lebih baik.
Semoga bermanfaat!
Kalau Anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan Anda yang lain supaya mereka mendapatkan manfaat yang sama. Gabung dengan scmguide telegram channel untuk tetap mendapatkan notifikasi artikel terbaru dari blog ini sekaligus lebih banyak insight seputar supply chain management lainnya. Semua artikel dalam blog ini bebas Anda gunakan untuk apa pun tujuan Anda, termasuk komersil, tanpa perlu memberikan atribusi.
