Production Planning dan Cara Efektif Menggunakannya

Manajemen production planning Anda perlukan untuk memastikan kegiatan produksi berjalan dengan lancar.

Anda tentu tahu, sistem produksi perusahaan akan mempengaruhi kelancaran proses produksi. Dan production planning adalah cara yang bagus untuk mengetahui pola produksi terbaik untuk Anda gunakan.

Biasanya, sistem produksi diatur sebelum perusahaan memulai proses produksi dan proses produksi perusahaan akan tergantung pada seberapa baik sistem produksi tersebut bekerja.

Kalau Anda punya sistem produksi yang baik, Anda juga akan punya proses produksi yang baik. Di sisi lain, sistem produksi yang buruk bisa menyebabkan proses produksi menjadi ngga sebaik yang Anda harapkan.

Tapi, sistem produksi yang baik ngga selalu berarti proses produksi akan berjalan dengan baik kalau ngga Anda barengi dengan perencanaan dan pengendalian produksi yang baik juga.

Supaya proses produksi berjalan dengan lancar, Anda perlu sistem produksi dan production planning yang baik. Sistem produksi, production planning, dan pengendalian produksi adalah cara untuk memastikan kalau proses produksi Anda berjalan dengan lancar.

Production planning yang baik harus sejalan dengan bagaimana perusahaan mengontrol proses produksinya. Merencanakan, mencari tahu perintah kerja, mencari tahu berapa lama pekerjaan akan berlangsung, memberikan perintah kerja, dan mengawasi bagaimana pekerjaan dilakukan adalah bagian dari fungsi kontrol proses produksi yang dimaksud.

Kontrol produksi harus dilakukan dengan menggunakan aturan dan metode untuk memastikan kalau sistem perusahaan dirancang dan digunakan sebaik mungkin.

Ide atau metode ini akan membantu untuk mengatur bagian-bagian dari sistem kerja yang ada hubungannya dengan pekerjaan, seperti orang, bahan baku, mesin, dan sebagainya.

Sebelum kita melanjutkan bahasan penting ini, pastikan Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel karena ada banyak lagi tips seputar supply chain management yang saya bagikan di sana.

Apa arti production planning?

Production planning adalah membuat rencana bagaimana membuat suatu produk, berapa banyak yang akan dibuat, berapa biayanya, dan bagaimana cara mendapatkannya. Production planning biasanya dibuat untuk satu periode, jadi itu  merupakan bagian dari perencanaan operasional di perusahaan.

Saat membuat rencana produksi, perusahaan perlu memikirkan optimalisasi produksi supaya bisa mendapatkan hasil maksimal dari proses produksinya dengan biaya seminimal mungkin.

Production planning juga merupakan cara untuk mengatur sumber daya supaya barang bisa dibuat dalam jumlah waktu tertentu berdasarkan apa yang telah direncanakan atau diprediksi. Misalnya, hal-hal seperti tenaga kerja, bahan baku, mesin, dan alat-alat lain yang dibutuhkan untuk membuat produk.

Dalam production planning, perusahaan harus bisa “menebak” atau memperkirakan berapa banyak permintaan akan produk yang mereka rencanakan untuk dibuat di masa depan. Jadi, peramalan adalah bagian penting dari production planning, yang harus mengarah pada gambaran nyata tentang bagaimana produksi pada akhirnya.

Production planning penting bagi sebuah perusahaan untuk bertahan dalam bisnis karena tanpa itu, perusahaan ngga akan bisa mencapai tujuannya secara efektif dan efisien. Tanpa perencanaan, akan banyak terjadi hal-hal yang sia-sia selama produksi.

Mengapa penting untuk merencanakan produksi?

Perencanaan untuk produksi penting karena menetapkan cara yang efisien untuk membuat sesuatu berdasarkan apa yang dibutuhkan pelanggan dan bisnis. Ini meningkatkan kedua proses yang bergantung pada pelanggan, seperti pengiriman tepat waktu, dan proses yang ngga bergantung pada pelanggan, seperti waktu yang dibutuhkan untuk membuat sesuatu.

Rencana produksi yang baik mengurangi lead time.

Lead time adalah jumlah waktu antara saat pesanan ditempatkan dan saat selesai dan dikirim. Lead time bisa berarti hal yang berbeda tergantung pada perusahaan dan jenis production planning yang perlu dilakukan.

Dalam supply chain management, misalnya, lead time adalah jumlah waktu yang dibutuhkan suku cadang untuk dikirim dari supplier. Ini termasuk karena bisnis yang membuat sesuatu perlu mengetahui kapan suku cadang akan tiba supaya bisa melakukan perencanaan kebutuhan material (MRP) dengan benar. Ini sangat penting ketika ada batasan ketat pada produksi atau produksi Just-In-Time (JIT).

Kegiatan dalam Production planning

Production planning adalah bagian dari tugas pengendalian yang perlu dilakukan perusahaan untuk memastikan kalau produksi berjalan dengan lancar.

Production planning perlu memperhitungkan segala keterbatasan perusahaan terutama yang berkaitan dengan persediaan bahan dan kapasitas yang dibutuhkan, supaya perusahaan tetap bisa menghasilkan uang dengan menghasilkan produk yang diinginkan konsumen.

Dengan production planning, produk yang dihasilkan akan berkualitas baik dan siap pada waktu yang tepat. Beberapa hal yang perlu dilakukan dalam production planning adalah:

• Buat rencana produksi yang dimulai dengan gambaran besar.
• Rencanakan penjualan dan coba “tebak” apa yang diinginkan pasar.
• Buat rencana berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap produk.
• Merencanakan cara mendapatkan suku cadang dari luar perusahaan dan cara mendapatkan bahan baku.
• Buat jadwal bagaimana setiap pesanan akan dikerjakan di stasiun kerjanya sendiri.
• Beri pelanggan yang telah memesan produk jadwal kapan produk itu akan siap.

Jenis production planning

Sebuah perusahaan punya production planning jangka pendek dan jangka panjang. Production planning jangka pendek merupakan rencana operasional karena kegiatan produksi direncanakan akan dilakukan pada tahun depan atau bahkan mungkin kurang dari satu tahun.

Production planning jangka pendek membantu perusahaan melacak bagaimana pekerja, bahan baku, dan fasilitas produksinya digunakan. Jadi, production planning jangka pendek selalu tentang memastikan operasi produksi berjalan lancar. Perencanaan semacam ini juga disebut “perencanaan operasional”.

Production planning jangka panjang, di sisi lain, melibatkan pengukuran tingkat kegiatan produksi selama lebih dari satu tahun. Biasanya, lima atau sepuluh tahun ke depan. Production planning jangka panjang mencoba untuk melacak bagaimana kapasitas mesin atau peralatan tumbuh, bagaimana pabrik tumbuh, dan bagaimana produk baru dibuat.

Anda juga pasti suka:

• 4 Hal Penting yang Harus Masuk ke dalam Budget Logistik Anda
• 8 Cara Efektif Mendapatkan Hasil Maksimal dari Sistem ERP Anda

Bagaimana production planning bekerja?

Pada kenyataannya, hal terpenting yang dilakukan production planning adalah membantu merencanakan dan mengendalikan aliran bahan jadi perusahaan bisa mencapai tujuannya untuk menghasilkan uang sebanyak mungkin. Tapi production planning melakukan lebih dari sekadar tugas-tugas utama ini:

• Pastikan kalau rencana strategis perusahaan dan rencana penjualan selalu sejalan satu sama lain.
• Sebagai cara untuk mengukur kinerja sebagai bagian dari proses production planning.
• Pastikan kemampuan produksi selalu sesuai dengan rencana yang telah dibuat untuk produksi.
• Membandingkan hasil produksi aktual dengan rencana produksi
• Sebagai penunjuk jalan untuk melakukan perubahan.
• Mengurus persediaan, baik bahan baku maupun barang jadi, supaya tujuan produksi dan rencana strategis bisa tercapai.
• Bertanggung jawab atas bagaimana jadwal induk produksi perusahaan dibuat dan digunakan.
• Mencari tahu jenis apa, berapa banyak, dan kapan orang akan menginginkan suatu produk.
• Sebagai bagian yang ekonomis dan terintegrasi untuk mengetahui berapa banyak bahan baku yang dipesan, jagalah keseimbangan antara kebutuhan produksi dan teknik pengisian pesanan.
• Bandingkan rencana stok dan buat perubahan rencana produksi pada waktu-waktu tertentu.
• Membuat detail jadwal produksi, penugasan, pemuatan mesin, dan rencana sumber daya manusia (SDM) berdasarkan berapa banyak kapasitas yang tersedia dan bagaimana permintaan berubah dalam satu periode produksi.

Menggunakan production planning untuk membuat strategi yang baik

Production planning adalah proses mencari tahu, membeli, dan menyiapkan semua fasilitas yang diperlukan untuk membuat suatu produk.

Beberapa hal yang dilakukan dalam production planning bisa membantu mengetahui seberapa besar permintaan terhadap barang yang sedang dibuat.

Dengan production planning, perusahaan juga bisa membuat jadwal untuk semua kebutuhan produksinya jadi bisa memenuhi tujuan yang telah ditetapkan untuk dirinya sendiri.

Kalau Anda ingin proses produksi berjalan lancar, Anda benar-benar perlu merencanakannya secara sistematis.

Perusahaan perlu membuat perencanaan yang baik untuk menggunakan production planning supaya proses produksi berjalan sesuai dengan yang direncanakan.

Berikut adalah beberapa cara untuk merencanakan produksi dengan cara yang bekerja dengan baik.

Membuat forecast yang akurat

Peramalan yang tepat adalah hal pertama yang perlu dilakukan untuk mendapatkan hasil maksimal dari production planning. Perusahaan harus memutuskan berapa banyak produk yang ingin mereka buat. Anda bisa melakukan ini dengan “menebak” apa yang diinginkan orang.

Peramalan ngga cuma akan membantu perusahaan membuat jumlah barang yang tepat, tapi juga membantu mereka mengontrol berapa banyak barang yang mereka beli dan menghindari kehabisan stok.

Peramalan bisa berarti membuat prediksi tentang sesuatu yang belum terjadi. Jadi, supaya forecasting berhasil, perusahaan harus bisa memprediksi sesuatu yang akan tepat pada waktu yang tepat berdasarkan data yang dianalisis secara ilmiah dari masa lalu.

Sebagian besar informasi yang digunakan oleh perusahaan berupa statistik. Peramalan harus digunakan oleh perusahaan dalam menganalisis production planning untuk mengetahui apa yang bisa terjadi dalam proses produksi di masa depan. Misalnya, jumlah produk yang bisa dibuat atau jumlah pemborosan yang bisa terjadi. Dengan perkiraan yang berbeda ini, perusahaan bisa memutuskan apakah akan membantu atau menghindarinya.

Untuk production planning, peramalan perlu dilakukan dengan cara yang tepat, sistematis, dan akuntabel. Jadi, peramalan merupakan bagian yang sangat penting dalam pengambilan keputusan karena menggunakan informasi dari masa lalu.

Data yang digunakan juga harus dalam bentuk yang bisa dianalisis dengan cara tertentu. Dalam hal ini, perusahaan perlu melakukan beberapa hal sebelum bisa melakukan peramalan, seperti mengumpulkan, menggunakan, dan menganalisis data historis dan mencoba mencari tahu apa yang akan terjadi di masa depan. Juga, perusahaan harus mampu membuat prediksi yang baik.

Setiap bisnis ingin bisa membuat prediksi yang mengurangi dampak ketidakpastian pada bisnis. Dengan kata lain, perusahaan melakukan peramalan untuk mendapatkan hasil yang bisa meminimalkan mean square error, mean absolute error, dan sebagainya.

Peramalan adalah proses mencari tahu apa yang diinginkan orang dengan melihat data penjualan dan persediaan masa lalu.

Ada banyak sistem atau aplikasi penjualan yang bisa Anda gunakan untuk memudahkan hal ini sekarang. Jadi, prediksi bisa mendekati benar karena data yang tersedia adalah data yang bagus.

Memahami kapasitas produksi

Salah satu bagian penting dari sistem produksi perusahaan adalah berapa banyak yang bisa dihasilkannya. Jadi, dalam production planning, penting bagi perusahaan untuk mengetahui berapa banyak yang bisa dibuat.

Kalau ngga ada kapasitas yang cukup, akan sulit untuk memenuhi kebutuhan dan membuang banyak waktu dan energi. Pada akhirnya, pelanggan akan kurang senang dan peluang perusahaan untuk menghasilkan uang akan turun.

Anda bisa mengetahui berapa banyak yang bisa Anda hasilkan berdasarkan seberapa produktif pekerja Anda, berapa banyak hal yang Anda hasilkan, dan seberapa baik mesin Anda bekerja. Perusahaan sekarang bisa menggunakan aplikasi otomatis untuk mengetahui berapa banyak yang bisa mereka hasilkan.

Perencanaan sumber daya

Untuk membuat rencana produksi yang baik, Anda perlu mengetahui bagaimana merencanakan sumber daya dalam proses manufaktur.

Catat jumlah minimum orang dan bahan baku yang dibutuhkan untuk membuat produk atau menyediakan layanan.

Anda juga perlu memikirkan mesin dan sistem apa yang Anda perlukan untuk membuat rencana produksi Anda berhasil.

Anda juga pasti suka:

• 8 Cara Efektif Menurunkan Tingkat Inventory untuk Bisnis Anda
• Apa itu Sales & Operation Planning (S&OP) dan Akibat dari Gagal Melakukannya

Mengontrol persediaan

Ketika orang membuat sesuatu, mereka sering membuat berbagai jenis pemborosan. Jadi, production planning perlu melakukan upaya untuk mengurangi pemborosan dalam proses produksi.

Caranya adalah dengan melacak stok (inventory).

Perusahaan perlu memastikan sebelumnya kalau mereka ngga membuat lebih banyak produk daripada yang diinginkan orang.

Inventory control akan membantu perusahaan memanfaatkan ruang penyimpanan mereka yang terbatas dan menghemat uang pada saat yang bersamaan. Perusahaan ngga perlu terlalu lama menyimpan stoknya di gudang.

Di sisi lain, bisnis perlu memastikan kalau supplier mereka selalu bisa mengirim bahan baku yang mereka butuhkan tepat waktu. Hal ini sangat penting dilakukan supaya perusahaan ngga kehabisan bahan baku untuk membuat sesuatu.

Oleh karena itu, perusahaan harus punya sistem manajemen persediaan yang sangat penting untuk production planning.

Kemampuan perusahaan untuk merencanakan persediaan bisa dibantu oleh sistem manajemen persediaan yang mengirimkan peringatan ketika persediaan hampir habis. Dan sekarang banyak tersedia sejumlah sistem manajemen persediaan yang bisa digunakan untuk memesan persediaan dari supplier secara otomatis.

Otomatisasi sistem production planning

Cara penggunaan production planning selanjutnya adalah dengan menggunakan teknologi yang merupakan faktor kuat yang membantu kelancaran proses produksi.

Perusahaan sebaiknya menggunakan berbagai macam teknologi, terutama yang sudah bisa dilakukan secara otomatis. Misalnya, Anda bisa menggunakan aplikasi untuk sistem production planning yang bisa mengotomatiskan penjadwalan dan membuat production planning.

Dengan sistem ini, perusahaan bisa mengetahui tahapan proses produksi, melacak informasi tentang bahan baku, dan membagikan informasi ini.

Perusahaan juga bisa mengetahui berapa banyak pekerja yang mereka butuhkan dan apa lagi yang mereka perlukan sebelum mereka bisa mulai membuat sesuatu.

Lakukan perawatan rutin pada mesin dan peralatan Anda

Saat merencanakan produksi, setiap perusahaan ingin menghindari downtime atau penghentian produksi yang disebabkan oleh hal yang berbeda. Tapi, sebagian besar waktu, kerusakan pada mesinlah yang menghentikan produksi. Kalau mesin rusak, bisa dipastikan produksi akan berhenti dan perusahaan akan merugi.

Saat membuat rencana produksi, perusahaan perlu menyertakan langkah-langkah untuk menghindari keterlambatan.

Supaya proses produksi tetap berjalan, perusahaan perlu memperhatikan kondisi mesin dan peralatannya dengan melakukan perawatan secara berkala. Supaya mesin ngga mogok selama produksi, perusahaan juga harus bersedia mengganti peralatan dan mesin lama.

Awasi produksi

Saat produksi berjalan, perhatikan bagaimana hasilnya dibandingkan dengan jadwal produksi dan proyeksi manajemen sumber daya.

Selama proses produksi, ini harus terjadi sepanjang waktu dan ditulis. Pada langkah ini, sangat penting untuk memperhatikan bagaimana keadaan berjalan.

Ubah rencana supaya produksi di masa mendatang lebih efisien

Langkah terakhir dalam merencanakan produksi adalah memikirkan apa yang Anda pelajari di langkah sebelumnya dan mencari tahu apa yang bisa dilakukan untuk membuat rencana tersebut berjalan lebih baik di masa depan.

Ya, production planning adalah tentang membuat produk atau layanan, tapi juga harus Anda gunakan untuk belajar bagaimana membuat rencana yang lebih baik untuk waktu berikutnya.

Kesalahan umum dalam production planning

Selama proses production planning, Anda perlu memperhatikan beberapa kesalahan umum.

Berikut adalah tiga kesalahan yang sering terjadi saat membuat rencana produksi. Tapi, ini bisa Anda hindari.

Ngga siap untuk hal yang ngga terduga

Ini berarti punya rencana tentang bagaimana menangani risiko kalau terjadi kesalahan.

Tujuannya adalah untuk ngga pernah menggunakannya, tapi lebih baik untuk punya bahkan kalau Anda ngga membutuhkannya.

Production planning ngga dilakukan dengan benar kalau ngga memperhitungkan risiko, masalah, dan perubahan.

Kalau Anda merencanakannya, Anda akan siap untuk memecahkan masalah kalau dan ketika masalah itu muncul.

Terjebak di balik meja

Anda harus menggunakan alat pintar untuk merencanakan produksi, tapi itu ngga berarti Anda cuma boleh menggunakan perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan untuk merencanakan produksi dan ngga memeriksa sumber daya dan operasi secara langsung.

Ketika production planning dilakukan cuma dari belakang layar, hasil akhirnya ngga akan sebaik yang diharapkan. Production planning terbaik dilakukan oleh sekelompok orang yang bekerja sama.

Anda juga pasti suka:

• Cara Menerapkan Daily closing, Sebuah Aktifitas Penting dalam Supply Chain Anda
• Cara Menghitung Overall Equipment Effectiveness (OEE)

Mengabaikan peralatan

Ngga peduli apa yang Anda buat atau jual, Anda harus menggunakan teknologi.

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari alat Anda, Anda harus merawatnya. Ini berarti melacak bagaimana digunakan dan melakukan perawatan rutin.

Tergantung pada industri dan produk atau layanannya, ini terlihat berbeda, tapi idenya sama: selalu rawat peralatan Anda sebelum menjadi masalah yang memperlambat produksi.

Kesimpulan

Manajemen production planning adalah cara yang bagus untuk mengetahui cara terbaik untuk membuat sesuatu.

Seberapa baik proses produksi di perusahaan tergantung pada seberapa baik itu direncanakan.

Perusahaan menjalankan proses produksinya dengan bantuan sistem produksi, production planning, dan pengendalian produksi.

Kalau Anda ngga merencanakan, Anda akan membuang banyak waktu dan uang selama produksi.

Rencana produksi yang baik mengurangi lead time, yaitu waktu antara saat pemesanan dilakukan dan saat selesai, dikemas, dan dikirimkan.

Dengan production planning, barang yang dibuat akan berkualitas baik dan siap pada waktu yang tepat.

Production planning jangka pendek memungkinkan perusahaan melacak bagaimana pekerja, bahan mentah, dan fasilitas produksinya digunakan. Production planning jangka panjang adalah cara untuk mengetahui berapa banyak produksi yang akan terjadi selama lebih dari satu tahun.

Production planning adalah proses mencari tahu fasilitas apa yang dibutuhkan untuk membuat suatu produk, membelinya, dan menyiapkannya.

Dengan production planning, perusahaan juga bisa membuat jadwal untuk semua kebutuhan produksinya jadi bisa mencapai tujuannya.

Peramalan adalah mencari tahu apa yang diinginkan orang dengan melihat data penjualan dan inventaris dari masa lalu. Production planning perlu berusaha untuk mengurangi pemborosan dalam proses pembuatannya.

Perusahaan bisa mengetahui berapa banyak yang bisa mereka hasilkan dengan bantuan aplikasi otomatis. Perusahaan akan bisa memanfaatkan ruang penyimpanan mereka yang terbatas kalau mereka melacak inventaris mereka.

Bisnis perlu memastikan kalau supplier mereka selalu mengirimkan bahan baku yang mereka butuhkan tepat waktu ketika mereka merencanakan produksi mereka. Inilah sebabnya mengapa perusahaan membutuhkan sistem manajemen persediaan yang sangat penting untuk production planning.

Langkah selanjutnya adalah menggunakan sistem perencanaan dan penjadwalan produksi yang bisa dilakukan secara otomatis.

Production planning adalah tentang membuat produk atau layanan, tapi juga harus digunakan untuk mempelajari cara membuat rencana yang lebih baik untuk waktu berikutnya. Production planning ngga dilakukan dengan benar kalau risiko, masalah, dan perubahan ngga diperhitungkan.

Semoga bermanfaat!

Bagikan juga artikel ini pada rekan Anda yang lain dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk lebih banyak insight seputar supply chain management. Anda bebas menggunakan semua artikel di blog ini untuk tujuan apa pun, termasuk komersil, tanpa perlu memberikan atribusi.