by Perusahaan A sudah memasuki kuartal akhir dari tahun fiskal mereka dan mereka harus mulai bersiap-siap untuk membuat budget logistik untuk tahun fiskal berikutnya.
Berkaca dari pengalaman tahun ini, di mana pengeluaran mereka sampai saat ini over budget karena ada beberapa hal yang luput dari perhitungan, mereka bertekad untuk membuat budget yang lebih akurat untuk tahun depan.
Dan budget logistik memang salah satu yang mendapat perhatian khusus dari Top Management karena di area inilah persentase terbesar dari over budget itu berasal.
Membuat budget memang bisa dibilang gampang-gampang susah.
Budget yang terlalu besar, akan membuat Anda terlena dan ngga melakukan apa-apa untuk membuat operasional Anda semakin efektif.
Sedangkan budget yang terlalu kecil, akan membuat operasional sehari-hari Anda tersendat.
Karena itulah, kali ini saya akan berbagi tentang apa saja yang harus Anda perhitungkan dalam budget logistik Anda.
Membuat budget yang akurat itu penting dalam sebuah operasi logistik.
Kenapa?
Dengan budget yang akurat, Anda akan bisa mengukur kinerja operasi logistik Anda. Termasuk memantau seberapa efektif aktifitas cost reduction yang sudah Anda rencanakan berjalan.
Nah, lalu apa saja yang harus diperhitungkan dalam sebuah budget logistik?
Sebelum menjawab pertanyaan itu, pastikan Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel karena ada banyak lagi tips seputar supply chain management yang saya bagikan di sana.
Table of Contents
Biaya logistik yang harus Anda budget-kan
Apa saja sih item yang harus di-budget-kan untuk sebuah operasi logistik?
Ada beberapa yang harus Anda perhitungkan. Tentu saja setiap perusahaan punya keunikannya sendiri-sendiri. Tapi, secara umum berikut adalah items yang harus Anda budget-kan untuk menjalankan operasi logistik Anda.
Biaya transportasi
Kalau Anda menggunakan transportasi jalan raya, menggunakan truk untuk mengirimkan barang ke customer, atau mendatangkan barang dari supplier, tentu saja Anda harus mem-budget-kan biaya transportasi truk.
Skemanya sendiri bisa macam-macam.
Anda bisa saja menyewa truk secara bulanan, atau membayar per trip, atau malah Anda punya armada truk Anda sendiri.
Tentu kalkulasinya akan sedikit berbeda untuk skema-skema di atas.
Pun begitu dengan biaya penyimpanan Anda. Apakah Anda pakai gudang 3PL, atau Anda punya gudang penyimpanan sendiri.
Biaya sewa truk
Kembali ke biaya truk, apa saja yang harus masuk ke dalam budget truk Anda?
Kalau Anda menyewa truk secara bulanan, maka biaya yang harus Anda anggarkan adalah jumlah unit yang Anda disewa dikalikan dengan biaya sewa per bulannya.
Pertanyaannya, berapa unit truk yang Anda butuhkan?
Itu akan tergantung pada berapa besar volume pengiriman Anda. Berapa m3 yang akan Anda kirimkan pada periode waktu tertentu, setahun misalnya.
Anda perlu menghitung berapa trip kebutuhan Anda dengan membagi kubikasi pengiriman tersebut dengan kapasitas m3 untuk satu truknya.
Dari jumlah trip dalam satu tahun tersebut, Anda bagi dengan kapasitas trip truk dalam satu tahun. Maka Anda akan dapatkan jumlah truk yang harus Anda sewa.
Jumlah truk itulah yang Anda kalikan dengan biaya sewa per bulan tadi untuk mendapatkan biaya yang harus Anda keluarkan untuk menyewa sejumlah unit truk dalam satu tahun.
Beda lagi perhitungannya kalau rencana Anda adalah membayar berdasarkan jumlah trip yang berjalan. Anda tinggal mengalikan jumlah kebutuhan trip dalam satu tahun tadi dengan biaya pengiriman per trip-nya. Anda akan langsung mendapatkan berapa banyak biaya yang harus Anda keluarkan dalam satu tahun tersebut.
Tapi ingat, setiap tujuan pengiriman tentunyan punya jarak yang berbeda-beda. Biaya per trip-nya pun akan berbeda-beda.
Anda harus hitung berapa banyak estimasi pengiriman ke tiap tujuannya dan mengalikan dengan harga per trip ke setiap tujuan tersebut untuk mendapatkan budget logistik, dalam hal ini trucking, yang lebih akurat.
Anda juga pasti suka:
- Bagaimana Penjadwalan Logistik Menjaga Semua Tetap Pada Jalurnya (dan Bagaimana Membuatnya Sederhana)
- Apa itu Inbound dan Outbound Logistics: Proses, Perbedaan, dan Cara Mengoptimalkannya
Biaya mengelola truk sendiri
Akan beda lagi ceritanya kalau Anda memutuskan untuk punya armada truk sendiri.
Anda harus memperhitungkan investasi awal Anda, depresiasi truk tersebut, biaya maintenance, gaji supir, dan biaya lainnya.
Pertanyaannya sekarang, mana yang lebih baik antara menyewa truk bulanan, membayar per trip, atau membeli armada sendiri.
Jawabannya, tergantung pada kebutuhan dan strategi Anda masing-masing.
Kalau Anda memutuskan untuk membeli truk, initial cost Anda akan lebih besar. Akan ada fix cost untuk membayar gaji supir. Plus, Anda harus mengelola armada Anda sendiri, termasuk menjadualkan maintenance-nya.
Sedangkan kalau sewa, semua cost tersebut bisa menjadi variable cost. Biaya yang harus Anda keluarkan akan bergantung pada seberapa banyak volume pengiriman Anda. Kalau volume pengiriman Anda tinggi, biaya Anda tinggi. Tapi, kalau volume pengiriman Anda rendah, biaya yang harus Anda keluarkan pun akan ikut menjadi sedikit.
Yang harus Anda antisipasi pada saat Anda memutuskan untuk menggunakan skema pembayaran per trip adalah ketersediaan armada itu sendiri. Anda harus memastikan armada truk tersebut tersedia pada saat Anda membutuhkannya. Tapi Anda ngga akan dipusingkan dengan pengaturan maintenance-nya.
Untuk perbandingan lebih detail, akan saya bahas di artikel terpisah.
Apa lagi biaya transportasi yang harus diperhitungkan?
Selain biaya truk, Anda juga mungkin perlu untuk mem-budget-kan biaya ocean freight atau air freight kalau memang Anda perlu untuk melakuan ekspor/impor barang.
Selain kedua biaya tersebut, Anda juga perlu untuk mem-budget-kan biaya-biaya seperti biaya customs clearance, PPJK, termasuk Total Handling Cost (THC), dan asuransi, tergantung pada incoterm yang Anda pakai.
Berapa yang harus Anda anggarkan?
Kalikan biaya-biaya tersebut dengan volume ekspor/impor Anda untuk mendapatkannya.
Bagaimana dengan biaya penyimpanan barang? Apa yang harus dianggarkan?
Untuk biaya gudang pun sama. Kita bisa membaginya menjadi dua skema.
Sewa gudang 3PL
Skema pertama adalah kalau Anda menggunakan gudang 3PL untuk menyimpan barang-barang Anda.
Kalau anda menyewa gudang 3PL, maka Anda harus membayar sewa gudang tersebut.
Anda bisa membayarnya berdasarkan harga per m2/bulan, atau per palet/hari, atau malah Anda bisa menyewa satu gudang utuh untuk Anda gunakan. Semua kembali tergantung pada kebutuhan dan strategi Anda masing-masing.
Anda harus menghitung luasan kebutuhan gudang Anda, lalu putuskan berdasarkan skema mana yang paling menguntungkan untuk Anda.
Selain biaya sewa gudang, Anda juga harus menghitung biaya handling barang-barang Anda.
Anda bisa membayarnya secara fix cost/bulan, dengan memperhitungkan jumlah man power dan material handling equipments yang Anda butuhkan, atau Anda juga bisa membayarnya berdasarkan biaya/m3 atau biaya/palet/hari.
Lagi-lagi, hitung volume kebutuhan material handling Anda, dan pilih skema pembayaran yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Yang juga perlu Anda catat, biasanya gudang 3PL ini akan berada di lokasi yang terpisah dari fasilitas Anda. Artinya, Anda juga perlu menganggarkan biaya transportasi Anda dari dan ke gudang 3PL tersebut.
Hitung berapa banyak trip yang Anda butuhkan untuk setiap periodenya. Kalikan kebutuhan tersebut dengan biaya per trip-nya untuk mendapatkan total biaya yang harus Anda keluarkan selama periode tersebut. Itulah yang akan menjadi budget Anda.
Anda juga tentunya harus mengasumsikan seberapa penuh truk Anda untuk setiap pengirimannya karena itu akan mempengaruhi seberapa banyak jumlah trip yang Anda butuhkan.
Bagaimana kalau gudangnya punya Anda sendiri?
Ayo kita lihat.
Anda juga pasti suka:
- Apa itu Route Planning? – Panduan Lengkap
- 11 Cara Efektif untuk Meningkatkan Kinerja Proses Manajemen Logistik Anda
Gudang milik sendiri
Kalau Anda belum punya gudang, tentu Anda harus memperhitungkan biaya investasi bangunan dan segala macam fasilitas gudang yang Anda butuhkan. Yang nantinya itu akan terdepresiasi setiap periodenya. Jangan lupa juga untuk memperhitungkan biaya instalasi Warehouse Management System (WMS) kalau memang Anda membutuhkannya.
Untuk biaya operasionalnya sendiri, Anda harus menghitung biaya untuk kebutuhan listrik, air, dan keamanan.
Sedangkan untuk biaya material handling, Anda harus menghitung berapa banyak man power yang Anda butuhkan, apa saja tugas mereka, dan berapa gaji untuk masing-masing posisi tersebut.
Kalau gudang Anda terletak di lokasi yang sama dengan fasilitas produksi Anda, misalnya, Anda ngga perlu memperhitungkan biaya transportasi dari dan ke gudang tersebut.
Tapi kalau terpisah, Anda bisa menghitungnya dengan cara yang sama seperti yang saya sudah sampaikan di atas.
Jangan lupa untuk juga menganggarkan biaya untuk maintenance, baik itu untuk bangunan, atau fasilitas gudang lainnya, termasuk material handling equipments.
Kalau Anda bertanya mana yang lebih baik antara membuat gudang sendiri atau menyewa dari 3PL, topik itu sudah saya bahas di artikel sebelumnya.
Oiya, Anda juga bisa memberikan allowance beberapa persen untuk mengantisipasi hal-hal yang ngga terduga.
Tapi, di sisi lain, Anda juga harus memasukkan berapa besar cost reduction yang Anda perkirakan akan dapatkan berdasarkan action plan Anda. Ini penting untuk memastikan kalau Anda akan benar-benar menjalankan rencana tersebut.
Kesimpulan
Untuk bisa membuat budget logistik Anda ke depan, akan sangat membantu kalau Anda punya forecast volume penjualan ke depan. Jadi Anda ngga semata-mata cuma mengandalkan riwayat pembelanjaan Anda.
Anda juga harus tahu apa saja cost items yang harus Anda budget-kan sekaligus cost per unitnya.
Kasih allowance dalam budget Anda untuk mengantisipasi hal-hal yang ngga terduga. Tapi tetap harus sewajarnya dengan asumsi yang berdasar.
Kalau budget yang Anda buat sudah lintas tahun, Anda juga bisa memasukkan faktor inflasi untuk mengantisipasi kenaikan harga di tahun berikutnya.
Pun begitu dengan asumsi forex, atau nilai tukar mata uang. Ini harus Anda asumsikan kalau bisnis Anda terkait dengan impor/ekspor barang.
Yang juga ngga kalah pentingnya, Anda harus punya rencana aktifitas cost reduction yang akan Anda lakukan untuk membuat cost logistik Anda semakin efektif.
Kalkulasi budget Anda dengan mengalikan cost/unit untuk setiap item dengan asumsi volume di periode yang sedang diperhitungkan sambil tetap memperhitungkan faktor-faktor yang saya sebutkan di atas untuk mendapatkan hasil perhitungan yang lebih akurat.
Monitor realisasi budget Anda. Apakah sudah over budget, atau malah under budget. Lakukan penyesuaian kalau memang diperlukan.
Dan teruslah mencari cara untuk membuat biaya logistik Anda semakin efektif. Beberapa cara untuk memangkas biaya logistik sudah saya bahas di artikel sebelumnya.
Semoga bermanfaat!
Kalau Anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga pada kolega Anda yang lain dan bergabunglah dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan lebih banyak tips seputar supply chain management. Anda boleh menggunakan semua artikel di blog ini untuk keperluan Anda, termasuk untuk tujuan komersial, tanpa perlu memberikan atribusi.
