Bagaimana Cara Membuat Perencanaan Overtime yang Efektif

Dalam supply chain, terkadang beberapa pekerjaan ngga bisa diselesaikan dalam waktu kerja normal. Perlu waktu tambahan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Yang itu berarti akan ada biaya tambahan untuk membayar overtime karyawan. Tapi, walaupun terkadang overtime dibutuhkan, bukan berarti pelaksanaannya bisa dilepas begitu saja tanpa kendali. Di sinilah dibutuhkan perencanaan overtime supaya biaya yang Anda keluarkan ngga menjadi begitu besar dan output dari kerja di waktu tambahan tersebut tetap efektif.

Penyebab overtime

Ada beberapa kondisi yang membuat Anda harus bekerja overtime. Diantaranya seperti di bawah ini.

1. Adanya masalah operasi supply chain. Masalah yang timbul seperti kerusakan mesin atau keterlambatan kedatangan material misalnya, kadang kala terjadi. Akibatnya, operasi supply chain Anda terhenti dan output operasi Anda semakin tertinggal jauh dari target yang sudah Anda tetapkan. Untuk mengejar target tersebut, maka Anda harus bekerja overtime karena waktu kerja normal yang tersisa ngga lagi mencukupi untuk melakukan itu.
2. Workload yang melebihi kapasitas kerja. Terkadang, kenaikan volume penjualan atau produksi melebihi kapasitas produksi itu sendiri. Dan workload tersebut cuma akan bisa terpenuhi dengan overtime.
3. Seasonality. Dalam beberapa industri, ada periode yang disebut peak season. Pada periode tersebut, permintaan pasar akan meningkat. Begitu pula workload Anda untuk memenuhi permintaan tersebut. Untuk menambah kapasitas produksi, bukan jalan keluar karena peak season ini sifatnya cuma sementara. Dalam kondisi seperti itu, bekerja overtime menjadi pilihan yang logis. Memang akan ada biaya tambahan, tapi itu ngga akan sebesar dibandingkan kalau Anda menambah kapasitas produksi tapi kemudian menjadi idle karena peak season Anda sudah lewat.

Apakah bekerja overtime baik untuk bisnis Anda?

Pertanyaan selanjutnya adalah apakah melakukan overtime itu baik untuk bisnis atau malah merugikan?

Jawabannya, tergantung dari apa yang melatarbelakangi overtime tersebut. Kalau Anda seringkali bekerja overtime karena banyak masalah yang membuat operasi supply chain Anda terhenti, tentu itu merupakan indikator yang jelas kalau cara bekerja Anda ngga efektif. Dalam kasus ini, Anda harus melakukan sesuatu untuk menekan biaya overtime Anda. Dan seringnya, biaya overtime dalam kasus seperti ini adalah unbudgeted sehingga itu akan berdampak langsung secara negatif pada keuangan perusahaan.

Contoh kasus kedua, kalau Anda harus bekerja overtime karena kapasitas operasi Anda kurang, maka Anda harus lihat seberapa sering Anda harus bekerja overtime?

Kalau cuma sesekali, itu ngga masalah. Tapi kalau sampai setiap hari harus bekerja overtime, itu yang akan menjadi masalah. Fisik manusia punya keterbatasan. Pun begitu dengan pikiran. Bekerja overtime setiap hari, tanpa menyisakan banyak waktu untuk beristirahat, cuma akan membuat tim Anda lelah secara fisik dan mental. Hasil kerja pun jadi ngga maksimal. Dan itu malah akan merugikan perusahaan lebih banyak lagi.

Dalam kasus ini, Anda harus menambah kapasitas operasi Anda. Kalau pun Anda ngga bisa sampai menghilangkan overtime sama sekali, setidaknya Anda bisa menekannya sampai batas yang wajar sehingga tim Anda tetap punya cukup waktu untuk beristirahat memulihkan kelelahan fisik dan mental mereka.

Bagaimana dengan bekerja overtime karena seasonality?

Dalam kasus seasonality, bekerja overtime ngga jadi masalah karena periode tersebut cuma terjadi sementara saja sehingga lebih bisa dikelola. Tapi, kalau sudah tahu peak season Anda setiap tahunnya, menyimpan stock di awal bisa jadi salah satu opsi terbaik untuk mengurangi overtime pada saat permintaan menjadi tinggi pada periode tersebut. Atau, Anda juga punya opsi untuk menambah pekerja sementara untuk membantu memenuhi tingginya permintaan pada periode tersebut.

Anda juga pasti suka:

• 5 Tantangan Supply Chain di Hadapan Anda dan Bagaimana Mengatasinya
• Apa itu Strategi Supply Chain dan Bagaimana Mengembangkannya dengan Efektif

Bagaimana membuat perencanaan overtime (lembur)

Kalau pada akhirnya bekerja overtime adalah solusi terbaik, maka pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana melakukan perencanaan overtime?

Sebelum kita lanjut bahasan penting ini, pastikan Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel untuk tetap mendapatkan update artikel terbaru dari blog ini sekaligus mendapatkan lebih banyak insight seputar supply chain management lainnya.

Sekarang, ayo kita lihat satu per satu.

Budget-kan

Kalau Anda tahu di awal bahwa Anda perlu bekerja overtime untuk memenuhi target permintaan, maka Anda harus budget-kan biaya overtime itu.

Anda bisa masukkan biaya overtime tersebut ke harga jual Anda, atau Anda bisa cek seberapa besar dampak dari biaya overtime tersebut terhadap profit Anda dan putuskan dari situ.

Anda juga bisa mencari cost reduction dari operasi yang lain untuk menutupi biaya overtime tersebut kalau memungkinkan. Poin pentingnya, Anda harus benar-benar memastikan dulu kalau overtime tersebut memang dibutuhkan, baik itu overtime yang terencana, atau pun yang Anda budget-kan untuk mengantisipasi kalau terjadi masalah di operasi Anda. Tapi tetap, dalam kasus kedua, Anda harus membuat batasan berapa banyak Anda akan menyerap biaya overtime tersebut. Dan pastinya, itu harus semakin kecil dari waktu ke waktu seiring dengan improvement yang Anda lakukan.

Kalau Anda punya rencana penjualan atau produksi beberapa bulan ke depan, itu akan sangat membantu Anda dalam menghitung berapa banyak uang yang harus Anda lakukan untuk membayar overtime tersebut. Anda bisa kalkulasi berapa jam Anda butuh overtime selama periode tersebut dan mengalikannya dengan biaya overtime per jamnya. Dengan membuat budget overtime, Anda akan lebih mudah untuk membuat strategi supply chain dan melakukan penyesuaian kalau memang dibutuhkan.

Kalkulasi kebutuhan waktu kerja yang dibutuhkan

Anda harus menghitung berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan pasar. Bandingkan kebutuhan tersebut dengan kapasitas yang Anda miliki saat ini. Dari selisih tersebut, Anda bisa memutuskan apakah Anda harus menambah kapasitas atau cukup dengan bekerja overtime selama beberapa waktu.

Kalau menambah kapasitas operasi cuma akan menjadi idle nantinya, maka overtime bisa jadi solusi yang tepat.

Jadwalkan overtime

Langkah selanjutnya adalah menjadwalkan overtime Anda, apakah Anda akan melakukannya di hari kerja atau weekend. Anda harus menghitung dan membandingkan biayanya mana yang lebih rendah di antara kedua opsi tersebut. Apakah beberapa jam overtime di hari kerja lebih rendah biayanya dibandingkan satu kali overtime di weekend atau ngga, misalnya.

Putuskan jadwal overtime Anda berdasarkan pertimbangan tersebut. Dan sekali lagi, pastikan tim Anda tetap punya cukup waktu istirahat untuk memulihkan kebugaran fisik dan mental mereka.

Anda juga pasti suka:

• 4 Elemen untuk Supply Chain Management yang Lebih Efektif
• Kenapa Sangat Penting untuk Punya Target Supply Chain KPI yang Realistis dan Menantang

Tentukan siapa saja yang harus masuk

Langkah berikutnya, putuskan siapa saja yang harus bekerja overtime? Sampai level apa? Apakah cukup sampai level staff, supervisor, atau mungkin manager, misalnya.

Tentu setiap level akan berbeda biaya overtime-nya. Itulah yang harus Anda perhitungkan. Termasuk jenis pekerjaan yang akan dilakukan. Apakah itu merupakan pekerjaan rutin yang bisa berjalan dengan sedikit pengawasan atau pekerjaan yang memang membutuhkan pengawasan dari level yang lebih tinggi, seperti pekerjaan yang membutuhkan pengambilan keputusan, misalnya?

Tentukan target

Apa yang ingin Anda capai dalam pekerjaan overtime tersebut? Tentukan itu. Anda ngga bisa begitu saja menugaskan tim Anda untuk bekerja overtime tanpa target yang jelas. Dengan adanya target, Anda bisa mengukur seberapa efektif waktu yang Anda bayar lebih tersebut.

Cara mengurangi overtime

Seperti yang sudah saya sampaikan di atas, beberapa pekerjaan overtime mungkin ngga bisa dihindari. Tapi, Anda tetapi bisa mengurangi overtime karena downtime, misalnya.

Tugas Anda adalah menaikkan efisiensi kerja Anda di waktu normal, baik itu dari sisi equipments ataupu skill pekerja. Penambahan tools sebagai alat bantu untuk mempercepat proses bekerja juga jadi salah satu opsi untuk memastikan pekerjaan bisa diselesaikan di waktu normal tanpa perlu overtime.

Outsource pekerjaan yang memakan waktu

Opsi ini juga bisa Anda lakukan. Anda bisa mengurangi beban kerja tim Anda dengan meng-outsource-kan pekerjaan yang ngga terlalu menambah nilai tapi butuh waktu banyak untuk menyelesaikannya. Tentu saja Anda tetap harus mengkalkulasi dengan cermat mana yang lebih cost-effective untuk dilakukan. Kemudian, putuskan dari situ.

Anda bisa juga menambah beberapa orang karyawan sementara dalam opsi ini. Kadang, beberapa jenis pekerjaan memang lebih baik dikerjakan oleh orang luar sehingga Anda bisa fokus mengurusi pekerjaan utama Anda yang butuh skill lebih tinggi dan berdampak besar.

Kesimpulan

Bekerja overtime dalam beberapa kondisi memang ngga bisa dihindari. Itu adalah bagian dari pekerjaan. Tapi, kalau ngga di manage, bisa sangat besar dampaknya karena tentu biaya per jamnya akan lebih tinggi dibandingkan dengan waktu kerja normal.

Kelola overtime Anda. Budgetkan dan jadwalkan. Jadi, Anda lebih bisa membuat dan menyesuaikan strategi Anda untuk tetap mendapatkan profit.

Dan yang ngga kalah penting, perhatikan juga kondisi fisik dan mental pekerja Anda. Jangan sampai itu terganggu karena mereka harus bekerja overtime karena kalau sampai itu terjadi, biaya yang harus Anda keluarkan malah akan lebih besar.

Semoga bermanfaat!

Kalau Anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan kerja Anda yang lain. Gabung dengan scmguide telegram channel untuk tetap mendapatkan update terbaru dari blog ini dan mendapatkan lebih banyak insight seputar supply chain management lainnya. Semua artikel dalam blog ini bebas Anda gunakan untuk apapun tujuan Anda, termasuk komersil, tanpa perlu memberikan atribusi.