Apa itu Inventory Management? Manfaat, Jenis, & Tekniknya

Apa itu inventory management?

Cara bisnis memesan, menyimpan, menggunakan, dan menjual barangnya disebut inventory management. Ini termasuk penyimpanan dan pemrosesan bahan mentah, suku cadang, dan barang jadi, serta pengelolaan bahan-bahan atau komponen-komponen tersebut.

Yang harus Anda tahu tentang inventory management

Apa yang dipunya oleh suatu perusahaan, adalah aset yang berharga untuk mereka.

Dalam industri yang punya banyak inventory, seperti retail, manufaktur, food service, dan lain-lain, bisnis utama sebuah perusahaan terkait erat dengan bahan baku dan barang jadi mereka. Ngga punya cukup stok kapan dan di mana dibutuhkan, bisa sangat buruk bagi sebuah bisnis.

Ketika Anda punya banyak stok, ada kemungkinan sebagian stok tersebut akan rusak, dicuri, atau permintaannya sudah berubah. Inventory harus diasuransikan, dan kalau itu ngga terjual tepat waktu, mungkin Anda harus menjualnya dengan harga diskon, atau bahkan dimusnahkan.

Inventory management itu penting untuk bisnis apa pun, ngga peduli seberapa besar atau kecil bisnis tersebut.

Mungkin sulit untuk menentukan kapan Anda harus mengisi kembali inventory Anda, berapa banyak yang harus Anda beli atau buat, berapa banyak yang harus Anda bayar, dan kapan dan berapa harga jualnya.

Sebagian besar usaha kecil menggunakan pulpen dan kertas untuk melacak stok mereka. Atau, menggunakan rumus Excel untuk mencari tahu kapan harus mengisi ulang inventory mereka dan berapa banyak yang harus mereka beli.

Bisnis yang lebih besar menggunakan software yang disebut Enterprise Resources Planning (ERP). Perusahaan yang lebih besar lagi menggunakan aplikasi yang disebut Software as a Service (SaaS).

Strategi inventory management yang paling baik untuk berbagai bisnis yang berbeda, akan berbeda-beda pula.

Sebuah depot bahan bakar misalnya, bisa menyimpan banyak bahan bakar dalam waktu yang lama, jadi mereka bisa menunggu sampai permintaan naik sebelum menjualnya. Meskipun mahal dan berbahaya untuk menyimpan bahan bakar tersebut, ngga ada kemungkinan produk tersebut akan rusak atau menjadi ngga berguna.

Saat Anda menjual barang yang cepat rusak atau cuma populer untuk waktu yang singkat, Anda ngga bisa menyimpan inventory terlalu lama. Dan kesalahan dalam waktu atau jumlah pemesanan, bisa sangat besar harganya untuk Anda tanggung.

Mengelola risiko punya terlalu banyak, atau terlalu sedikit, inventory sangat sulit bagi perusahaan dengan supply chain dan proses manufaktur yang rumit.

Berbagai perusahaan telah menemukan dan mencoba berbagai cara untuk mengelola inventory mereka dengan efektif, seperti Just-in-Time (JIT) dan Material Requirement Planning (MRP), untuk memastikan mereka punya jumlah stok yang tepat.

Sebelum kita lanjutkan bahasan penting ini, pastikan Anda juga sudah bergabung di scmguide telegram channel supaya ngga ketinggalan postingan blog terbaru.

Apa yang membuat inventory management begitu penting?

Inventory management penting untuk kesehatan bisnis karena membantu memastikan ngga pernah ada terlalu banyak atau terlalu sedikit stok di tangan. Ini mengurangi kemungkinan Anda kehabisan stok atau melakukan pencatatan stok yang salah.

Manfaat inventory management

Inventory management punya dua manfaat utama: memastikan Anda bisa memenuhi pesanan yang masuk dan membantu Anda menghasilkan lebih banyak uang.

Inventory management juga:

• Menghemat uang: Saat Anda memahami tren inventory, Anda bisa melihat berapa banyak dan di mana Anda punya stok. Ini memungkinkan Anda memanfaatkan stok yang Anda punya dengan lebih baik. Ini juga memungkinkan Anda menyimpan lebih sedikit stok di setiap lokasi (toko, gudang) karena Anda bisa menggunakan inventory dari mana saja untuk memenuhi pesanan. Semua ini mengurangi biaya inventory dan jumlah stok yang ngga terjual sebelum kadaluarsa.
• Arus kas yang lebih baik: Ketika Anda melacak inventory Anda dengan baik, Anda membelanjakan uang cuma untuk barang-barang yang akan Anda jual, jadi uang tunai selalu mengalir melalui bisnis Anda.
• Berikan customer apa yang mereka inginkan. Salah satu cara untuk membuat customer datang kembali adalah dengan memberikan apa yang mereka inginkan segera.

Anda juga pasti suka:

• 8 Cara Efektif Menurunkan Tingkat Inventory untuk Bisnis Anda
• 7 Tips Penting Pemenuhan Pesanan untuk Mengelola Penjualan Peak Season

Masalah inventory management

Masalah terbesar dengan inventory management adalah punya terlalu banyak stok dan ngga bisa menjualnya, ngga punya cukup stok untuk memenuhi pesanan, dan ngga mengetahui apa yang Anda punya dan di mana letaknya. Beberapa masalah lain termasuk:

• Mendapatkan informasi akurat tentang inventory Anda. Kalau Anda ngga punya informasi yang akurat tentang inventory Anda, Anda ngga akan tahu kapan harus melakukan pengisian kembali atau item mana yang laris dan ngga.
• Proses yang kedaluwarsa atau yang dilakukan dengan pulpen dan kertas bisa menyebabkan kesalahan dan memperlambat keseluruhan operasi.
• Perubahan permintaan: Selera dan kebutuhan customer selalu berubah. Kalau sistem Anda ngga bisa melacak tren, Anda ngga akan tahu kapan dan mengapa selera mereka berubah.
• Menempatkan barang di gudang: Ketika sulit menemukan barang yang dibutuhkan, staf cuma akan membuang-buang waktu. Menguasai inventory management bisa membantu memecahkan masalah ini.

Langkah-langkah inventory management

Kalau Anda membuat barang sesuai pesanan, inventory management dimulai saat customer memesan dan berlanjut sampai pesanan dikirim.

Kalau ngga, prosesnya dimulai ketika Anda memperkirakan berapa banyak yang Anda butuhkan dan kemudian membuat pesanan pembelian untuk bahan baku atau suku cadang yang Anda butuhkan.

Bagian lain dari proses ini termasuk mencari tahu cara menyimpan produk di gudang dan melihat tren penjualan.

Bagaimana inventory management dilakukan

Inventory management digunakan untuk mengetahui berapa banyak barang yang ada di gudang dan di mana letaknya.

Dengan perangkat lunak inventory management, Anda bisa melacak bagaimana produk berpindah dari supplier ke customer. Inventory management melacak berapa banyak stok yang masuk, diambil, dikemas, dan dikirim.

Proses inventory management: 5 langkah utama

Inventory management adalah proses melacak dan mengendalikan stok Anda saat bergerak dari supplier Anda ke gudang Anda ke customer Anda.

Ada lima langkah yang penting:

• Membeli: Ini bisa berarti membeli bahan mentah untuk membuat sesuatu atau membeli barang untuk dijual kembali.
• Produksi adalah proses menyatukan bagian-bagian yang membentuk produk jadi Anda. Ngga setiap bisnis akan membuat semuanya sendiri. Pedagang grosir, misalnya, bisa melewati langkah ini.
• Menyimpan stok berarti menyimpan bahan mentah Anda sebelum Anda membuatnya (kalau perlu) dan barang jadi Anda sebelum Anda menjualnya.
• Penjualan: Bawa produk Anda ke tangan orang-orang dan mendapatkan bayaran untuk itu.
• Bisnis perlu mengetahui berapa banyak uang yang mereka hasilkan dari setiap penjualan dan berapa banyak yang mereka jual.

Metode dan ketentuan untuk inventory management

Beberapa metode inventory management menggunakan rumus dan analisis untuk merencanakan inventory. Semua metode berusaha mendekati kebenaran. Bagaimana bisnis berjalan tergantung pada apa yang dibutuhkan dan apa yang sudah dimilikinya.

Metode inventory management apa yang terbaik untuk bisnis Anda? Berikut ini ringkasannya:

• Analisis ABC: Metode ini mencari tahu jenis inventory mana yang paling dan paling ngga populer.
• Pelacakan batch: Metode ini mengelompokkan item yang sama jadi tanggal kedaluwarsa bisa dilacak dan item yang rusak bisa ditemukan.
• Pengiriman massal: Metode ini melihat barang yang ngga dalam paket dan meminta supplier memuat barang langsung ke truk atau kapal. Itu berarti Anda harus membeli, menyimpan, dan mengirimkan banyak barang sekaligus.
• Konsinyasi: Kalau bisnis Anda menggunakan inventory management konsinyasi, Anda ngga akan membayar supplier untuk suatu produk sampai produk tersebut terjual. Supplier ini akan punya stok sampai perusahaan Anda menjualnya.
• Cross-Docking: Ini adalah cara untuk memindahkan barang dari truk supplier ke truk yang akan mengantarkannya tanpa henti. Hampir semua proses penyimpanan dilewati.
• Peramalan permintaan adalah jenis analitik prediktif yang membantu memprediksi apa yang ingin dibeli customer.
• Dropshipping: Dalam metode ini, supplier mengirimkan barang langsung dari gudang ke customer.
• Economic Order Quantity (EOQ): Formula ini memberi tahu perusahaan dengan tepat berapa banyak stok yang harus dipesan untuk menghemat uang penyimpanan dan biaya lainnya.
• “First In, First Out” (FIFO) berarti memindahkan stok terlama terlebih dahulu. Last-In, First-Out, atau LIFO, berarti memindahkan stok terbaru terlebih dahulu. LIFO didasarkan pada gagasan kalau harga selalu naik, jadi barang yang paling baru dibeli harus dijual terlebih dahulu karena harganya paling mahal.
• Just-In-Time Inventory (JIT): Ini adalah cara bagi perusahaan untuk menyimpan barang sesedikit mungkin sampai perlu diisi kembali.
• Lean manufacturing: Metode ini berfokus pada membuang pemborosan dan hal-hal lain yang ngga menambah nilai bagi customer dalam sistem manufaktur.
• Material Requirement Planning (MRP): Sistem ini membantu produsen merencanakan, menjadwalkan, dan melacak stok mereka.
• Minimum Order Quantity: Sebuah perusahaan yang menggunakan kuantitas pesanan minimum akan memesan sejumlah inventory dari grosir dengan setiap pesanan untuk menekan biaya.
• Rumus Reorder Point: Bisnis menggunakan rumus ini untuk mengetahui berapa banyak stok yang harus mereka punya sebelum mereka perlu memesan ulang, dan kemudian mereka mengelola inventory mereka sesuai dengan itu.
• Perpetual inventory management: Metode ini melacak penjualan dan penggunaan stok secara real time.
• Safety stock: Strategi inventory management yang menekankan pada safety stock akan memastikan kalau inventory tambahan selalu ada kalau perusahaan ngga bisa memperoleh lebih banyak barang.
• Six Sigma adalah cara bisnis yang digerakkan oleh data untuk menghilangkan pemborosan inventory.
• Lean Six Sigma: Metode ini menggabungkan manajemen lean dan Six Sigma untuk menghilangkan pemborosan dan membuat segala sesuatunya berjalan lebih lancar.

Anda juga pasti suka:

• Bagaimana Cara Melakukan Manajemen Umur Simpan yang Efektif dan Lebih Baik
• Minimum Order Quantity: Cara Menghitung MOQ untuk Bisnis e-Commerce Anda & Tips Mengelolanya

Pantau stok

Sebagian besar perusahaan berencana untuk menjual barang jadi mereka dengan cepat, biasanya dalam waktu satu tahun, jadi inventory mereka adalah aset lancar.

Sebelum inventory bisa ditambahkan ke neraca, inventory harus dihitung atau diukur. Perusahaan biasanya punya sistem inventory management yang rumit yang bisa melacak tingkat stok secara real time.

Ada tiga cara untuk melacak inventory: First In, First Out (FIFO), Last In, First Out (LIFO), atau weighted average. Dalam kebanyakan kasus, akun inventory punya empat bagian yang berbeda:

• Bahan baku adalah semua hal berbeda yang dibeli perusahaan untuk digunakan dalam proses produksinya. Perusahaan harus melakukan banyak pekerjaan untuk mengubah bahan mentah ini menjadi barang jadi yang siap dijual.
• Bahan mentah yang sedang diubah menjadi barang jadi disebut “Work-in-Process” atau WIP.
• Barang jadi adalah produk yang siap dijual kepada customer oleh perusahaan.
• Merchandise adalah istilah untuk barang jadi yang dibeli perusahaan dari supplier untuk dijual kembali di kemudian hari.

Inventory Management System

Tergantung pada jenis bisnis atau produk yang dilihat, perusahaan akan menggunakan metode inventory management yang berbeda.

Beberapa metode tersebut adalah Just-in-Time Manufacturing (JIT), Material Requirement Planning (MRP), Economic Order Quantity (EOQ), dan Days Sales of Inventory (DSI).

• Just-in-Time (JIT): Dengan metode ini, perusahaan cuma menyimpan stok yang mereka butuhkan untuk membuat dan menjual produk. Ini menghemat banyak uang dan mengurangi pemborosan. Metode ini menghemat uang untuk biaya penyimpanan, asuransi, penjualan, atau penghapusan inventory tambahan. Menggunakan inventory management JIT bisa berisiko. Kalau ada peningkatan permintaan yang tiba-tiba, produsen mungkin ngga bisa menemukan stok yang cukup untuk memenuhi permintaan itu. Ini bisa merusak reputasi produsen di mata customer dan menguntungkan kompetitor. Bahkan keterlambatan kecil bisa menyebabkan masalah. Kalau barang yang dibutuhkan ngga datang “tepat waktu”, ini bisa memperlambat sistem secara keseluruhan.
• Material Requirement Planning (MRP) adalah cara untuk mengelola inventory berdasarkan proyeksi penjualan. Ini berarti kalau produsen harus menyimpan catatan penjualan yang akurat jadi mereka bisa merencanakan kebutuhan inventory mereka dan memberi tahu supplier mereka tepat waktu.
• Economic Order Quantity (EOQ): Model ini digunakan dalam inventory management untuk mengetahui berapa banyak unit yang harus ditambahkan perusahaan ke inventory-nya dengan setiap pesanan batch untuk menurunkan total biaya inventory sambil menjaga permintaan konsumen tetap konstan. Dalam model ini, menyimpan dan menyiapkan inventory membutuhkan biaya. Model EOQ mencoba memastikan kalau setiap batch pesanan punya jumlah stok yang tepat. Dengan cara ini, perusahaan ngga perlu menempatkan terlalu banyak pesanan dan ngga berakhir dengan terlalu banyak inventory. Diasumsikan kalau ada trade-off antara biaya penyimpanan inventory dan biaya pengelolaan inventory, dan kalau total biaya inventory terendah ketika kedua biaya tersebut terendah.
• Days sales of inventory (DSI) adalah rasio keuangan yang menunjukkan berapa hari rata-rata yang dibutuhkan perusahaan untuk menjual inventory-nya, termasuk barang yang masih dalam proses pembuatan. Jumlahnya adalah jumlah hari dimana stok perusahaan saat ini akan bertahan. Hal ini menunjukkan seberapa cepat stok tersebut bisa terjual. Secara umum, DSI yang lebih rendah lebih baik karena itu berarti inventory akan terjual lebih cepat. Tapi rata-rata DSI akan berbeda dari satu industri ke industri lainnya.

Ada berbagai cara untuk melihat inventory. Kalau sebuah perusahaan mengubah cara melacak inventory-nya tanpa alasan yang jelas, kemungkinan manajemen mencoba membuat bisnis terlihat lebih baik daripada yang sebenarnya.

Ketika sebuah perusahaan menghapus banyak inventory-nya, bisa jadi karena kesulitan menjual barang jadi atau karena inventory-nya sudah tua. Ini juga bisa mempersulit bisnis untuk tetap kompetitif dan terus membuat hal-hal yang diinginkan orang di masa depan.

Inventory control dan inventory management

Inventory control merupakan bagian penting dari inventory management, tapi keduanya bukanlah hal yang sama, meskipun terdengar mirip.

Apa yang dimaksud dengan “inventory control”?

Inventory control Anda adalah bagaimana Anda melacak barang-barang yang telah Anda simpan.

Ini berarti Anda perlu mengetahui segala sesuatu tentang stok Anda, seperti berapa banyak yang Anda punya, di mana mereka berada, dan seperti apa bentuknya.

Penting juga untuk menjaga stok dengan cara yang benar, menjaga biaya inventory tetap rendah, dan menghitung serta mengelola stok sesedikit mungkin.

Anda juga pasti suka:

• Menyewa VS Membeli Gudang: Pro dan Kontra
• 21 KPI Gudang Penting untuk Mengukur Kinerja dan Efisiensi

Inventory management atau inventory control berjalan lebih dulu?

Inventory management lebih dari sekedar pengendalian. Ini termasuk supply chain, produksi, pengiriman, penjualan, dan pelaporan Anda.

Hampir setiap bisnis perlu menyiapkan sistem inventory management sebelum mereka khawatir tentang kontrol. Kalau ngga, Anda ngga akan bisa melacak supplier, penjualan, atau produksi Anda.

Setelah itu, Anda bisa menyimpan dan menjual produk Anda dengan berbagai cara. Terserah Anda apakah Anda ingin membeli, mengontrol, membuat, atau menjual.

Misalnya, Anda mungkin ingin membuat rencana untuk perubahan berdasarkan cara kerja bisnis di masa lalu. Anda mungkin ingin mengubah cara penghitungan stok, misalnya. Atau, Anda mungkin perlu mengubah cara kerja untuk memperhitungkan customer baru atau yang hilang, perubahan permintaan, atau perubahan profil produk dan pesanan.

Kesimpulan

Cara bisnis menyimpan, menggunakan, dan menjual barangnya disebut inventory management.

Ini bisa sangat buruk untuk ngga punya cukup stok kapan dan di mana dibutuhkan. Inventory perlu diasuransikan, dan kalau ngga terjual tepat waktu, mungkin harus dijual dengan harga diskon atau bahkan dimusnahkan.

Inventory management penting untuk kesehatan bisnis karena membantu memastikan ngga pernah ada terlalu banyak atau terlalu sedikit stok di tangan.

Menguasai inventory management bisa membantu memecahkan masalah seperti punya terlalu banyak stok dan ngga bisa menjualnya, ngga punya stok yang cukup untuk memenuhi pesanan, dan ngga mengetahui di mana stok berada.

Inventory management adalah proses melacak dan mengelola stok Anda saat bergerak dari supplier Anda ke gudang Anda ke customer Anda. Bisnis perlu tahu berapa banyak uang yang mereka hasilkan untuk setiap penjualan dan berapa banyak yang mereka jual.

Dengan perangkat lunak inventory management, Anda bisa melacak bagaimana produk berpindah dari supplier ke customer.

Sebuah sistem yang melacak penjualan dan penggunaan stok secara real time disebut “perpetual inventory management.”

Lean Six Sigma adalah cara untuk menghilangkan pemborosan dan meningkatkan efisiensi yang menggabungkan manajemen lean dan Six Sigma.

Material Requirement Planning (MRP) adalah sistem yang mengelola inventory berdasarkan perkiraan penjualan.

Model Economic Order Quantity (EOQ) menghitung berapa banyak unit yang harus ditambahkan perusahaan ke stoknya dengan setiap pesanan batch.

Ketika sebuah perusahaan menghapus banyak inventory-nya, bisa jadi karena kesulitan menjual barang jadi atau karena inventory-nya sudah tua.

Days sales of inventory (DSI) adalah rasio keuangan yang menunjukkan berapa lama, rata-rata, yang dibutuhkan perusahaan untuk menjual inventory-nya. Inventory control merupakan bagian penting dari inventory management, tapi ngga sama dengan inventory management.

Semoga bermanfaat!

Anda juga harus mengirimkan artikel ini ke rekan kerja Anda yang lain supaya mereka juga bisa belajar darinya. Bergabunglah dengan scmguide telegram channel untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara mengelola supply chain. Anda bisa menggunakan salah satu artikel di blog ini untuk alasan apa pun, termasuk menghasilkan uang, tanpa harus memberikan atribusi.