by Menerapkan sistem Enterprise Resources Planning (ERP) di organisasi Anda bisa jadi tugas yang sulit yang akan memengaruhi banyak bagian bisnis yang berbeda. Seperti halnya saat Anda ingin melakukan implementasi hal besar lainnya, penting untuk punya rencana yang matang tentang bagaimana Anda akan melaksanakan proyek tersebut. Punya tujuan yang jelas untuk setiap fase implementasi bisa membantu Anda lebih sukses dalam melakukannya.
Di sisi lain, kalau Anda mulai mengimplementasikan ERP tanpa terlebih dahulu mencari tahu arah, ruang lingkup, dan struktur proyek tersebut, kemungkinan besar Anda akan mengalami masalah besar selama proses implementasinya.
Lalu apa yang harus dilakukan untuk berhasil menerapkan sistem ERP tanpa banyak masalah?
Itulah yang akan kita bahas di postingan kali ini.
Tapi sebelum itu, pastikan Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel untuk terus mendapatkan notifikasi postingan terbaru dari blog ini sekaligus mendapatkan lebih banyak insight seputar supply chain management lainnya yang pastinya bermanfaat untuk Anda.
Table of Contents
Apa itu implementasi ERP?
Sistem ERP menyatukan banyak bagian bisnis, seperti manajemen keuangan, sumber daya manusia, penjualan, dan manufaktur, untuk membuat bisnis lebih produktif dan efisien.
Proses perencanaan, pengaturan, dan pemasangan ERP disebut implementasi ERP. Biasanya, prosesnya memakan waktu beberapa bulan dan rumit karena sistem ERP mendukung dan mengotomatiskan banyak tugas yang berbeda dalam organisasi.
Untuk memastikan implementasi berjalan dengan baik, Anda perlu mendefinisikan kebutuhan Anda dengan hati-hati, memikirkan cara mengubah proses untuk memanfaatkan sistem secara maksimal, menyiapkan sistem ERP supaya bisa mendukung kebutuhan tersebut, dan mengujinya secara menyeluruh sebelum Anda mengizinkan penggunaannya.
Untuk menyelesaikan semua langkah ini tepat waktu, Anda perlu merencanakan dengan hati-hati dan menggunakan pendekatan implementasi demi langkah yang terstruktur.
6 langkah menerapkan sistem ERP
Rencana implementasi ERP secara umum bisa dipecah menjadi enam fase, yang masing-masing punya tujuannya sendiri.
Karena setiap bisnis berbeda satu sama lain, tahapannya mungkin akan sedikit berbeda untuk setiap perusahaan dan mungkin juga tumpang tindih.
Tapi, secara umum, enam langkah menerapkan sistem ERP mencakup identifikasi dan perencanaan, desain, pengembangan, pengujian, penerapan, dan dukungan.
Mencari tahu dan membuat rencana
Apa langkah pertama dalam menerapkan sistem ERP?
Itu adalah tentang melakukan riset dan memilih sistem, menyusun tim proyek, dan menentukan kebutuhan sistem secara mendetail.
Tim proyek akan bertanggung jawab atas berbagai tugas yang terkait dengan implementasi, seperti menetapkan rencana proyek dan tenggat waktu, memastikan tersedianya sumber daya yang cukup, membuat keputusan tentang produk dan desain, dan menjalankan proyek sehari-hari.
Biasanya, para eksekutif, manajer proyek, dan orang-orang dari departemen yang akan menggunakan sistem tersebutah yang akan menjadi anggota tim proyek ERP.
Manajemen senior perlu dilibatkan untuk memastikan proyek penerapan sistem ERP tersebut mendapatkan uang dan dukungan yang diperlukan supaya berhasil diterapkan di seluruh organisasi.
Tim juga bisa membawa konsultan luar atau mitra implementasi ERP untuk membantu merancang dan menyiapkan sistem. Dan itu juga harus termasuk pakar internal yang akan membantu menyiapkan sistem, seperti perwakilan dari TI dan penulis laporan yang akan membuat laporan yang disesuaikan untuk pengguna di seluruh organisasi.
Salah satu tujuan pertama tim adalah untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang masalah saat ini, seperti proses yang ngga efisien dan kebutuhan sistem ERP.
Kalau Anda sudah membuat proses bisnis ERP, Anda mungkin sudah tahu masalah besar dan tujuan dari penerapan sistem tersebut, seperti penutupan keuangan yang lebih cepat atau wawasan operasi yang lebih baik, misalnya. Itu bisa Anda gunakan sebagai referensi untuk analisis yang lebih detail, seperti menuliskan alur kerja yang sudah ada, dan untuk menjaga pengembangan sistem supaya tetap pada jalurnya.
Selama fase ini, saat Anda mendapatkan ide yang lebih baik tentang apa yang apa yang Anda butuhkan, Anda bisa memilih dan membeli sistem ERP yang sesuai.
Pilihan apakah akan menggunakan sistem ERP yang berjalan di server lokal atau di cloud adalah pilihan yang besar.
Untuk sistem lokal, Anda harus membeli hardware dan software untuk data center perusahaan Anda dan menginstalnya di sana.
ERP berbasis cloud, di sisi lain, biasanya ditawarkan sebagai layanan berlangganan yang bisa diakses melalui internet. Ini berarti bisa diatur lebih cepat dan ngga perlu terlalu banyak keterampilan TI di tempat Anda.
Anda juga pasti suka:
- 6 Tantangan Penerapan Sistem ERP yang Harus Anda Atasi
- 5 Tantangan Supply Chain di Hadapan Anda dan Bagaimana Mengatasinya
Desain
Selama fase desain, desain terperinci untuk sistem ERP yang baru, dibuat berdasarkan kebutuhan detil dan pemahaman tentang bagaimana hal-hal dilakukan sekarang ini.
Ini termasuk membuat alur kerja baru dan proses bisnis lain yang menggunakan sistem dan lebih efisien.
Penting untuk menyertakan pengguna dalam proses desain karena mereka yang paling tahu tentang bagaimana bisnis dilakukan sekarang ini.
Memasukkan mereka ke dalam proses desain juga membuat mereka lebih menyukai sistem baru tersebut dan lebih memungkinkan mereka ingin menggunakannya secara maksimal.
Variance analysis bisa Anda gunakan untuk menemukan bagian rumit atau unik dari suatu proses yang mungkin perlu diubah dalam perangkat lunak ERP atau dalam alur kerja atau proses supaya bisa bekerja lebih baik dengan sistem ERP.
Anda bisa memberi tahu mitra implementasi atau vendor Anda tentang variance tersebut dan meminta mereka untuk memberikan solusi yang memungkinkan.
Pengembangan
Fase pengembangan bisa dimulai sesudah kebutuhan desain jelas.
Ini berarti menyiapkan dan, kalau perlu, menyesuaikan software untuk mendukung cara baru dalam melakukan sesuatu.
Ini juga bisa mencakup pengembangan integrasi dengan aplikasi bisnis organisasi lainnya yang ngga akan digantikan oleh sistem ERP. Kalau Anda menggunakan sistem ERP lokal (bukan cloud), Anda perlu menyiapkan hardware dan software yang Anda perlukan.
Seiring dengan pengembangan software, Anda harus membuat materi pelatihan untuk membantu orang belajar bagaimana menggunakan sistem baru tersebut.
Anda juga perlu mulai membuat rencana untuk migrasi data, yang mungkin akan sulit karena seringkali melibatkan pengambilan data dari banyak sistem, mengubahnya, dan memuatnya ke dalam sistem baru. Setiap sistem tersebut bisa saja menggunakan format yang berbeda dan punya duplikasi data, atau ngga konsisten.
Pada fase ini, Anda (tim proyek) harus memutuskan data mana yang akan dipindahkan. Anda seharusnya ngga perlu memindahkan semua data historis, karena banyak di antaranya yang mungkin ngga relevan.
Mencoba
Pengujian dan pengembangan sistem ERP bisa terjadi pada saat yang bersamaan.
Misalnya, tim proyek mungkin menguji modul dan fitur tertentu, membuat perbaikan atau perubahan berdasarkan hasil pengujian, lalu mengujinya lagi.
Atau, itu bisa menguji satu modul ERP sementara yang lain sedang dikembangkan.
Sesudah fungsi dasar sistem tersebut diuji, sistem harus diuji lagi secara menyeluruh untuk melihat apa lagi yang bisa dilakukannya.
Ini harus mencakup membiarkan beberapa karyawan menggunakan sistem ERP tersebut untuk semua tugas sehari-hari mereka.
Fase ini juga harus mencakup pengujian data yang dipindahkan dan pelatihan untuk pengguna baru.
Sebagian besar vendor bisa memberi Anda tools sebelum dan sesudah penerapan untuk memulai pelatihan pengguna. tapi Anda juga harus memanfaatkan dengan baik materi pelatihan yang sudah Anda buat selama fase pengembangan. Ada banyak manfaat punya sumber daya yang disesuaikan dengan tugas sehari-hari pengguna sistem Anda.
Penerapan sistem ERP
Saat sistem dijalankan, itu adalah apa yang sudah Anda upayakan selama fase-fase sebelumnya.
Bersiaplah untuk menghadapi masalah, karena mungkin ada banyak hal yang terjadi dan beberapa karyawan bingung, bahkan kalau Anda sudah melakukan semua yang Anda bisa untuk mempersiapkan mereka menghadapi perubahan tersebut.
Tim proyek harus siap menjawab pertanyaan, menjelaskan sistem kepada pengguna, dan mencoba memperbaiki masalah apa pun yang timbul.
Mitra implementasi Anda harus bisa membantu Anda mengetahui cara memperbaiki masalah kalau Anda mengalaminya.
Pengguna mungkin memerlukan waktu untuk membiasakan diri dengan sistem dan melihat peningkatan produktivitas yang diharapkan.
Beberapa data bisa dipindahkan sebelum penerapan, tetapi data lain, seperti transaksi saat ini, harus dipindahkan tepat sebelum sistem aktif.
Beberapa organisasi ingin menggunakan semua modul sistem ERP pada saat yang sama, sementara yang lain memulai dengan modul atau proses yang paling penting dan menambahkan sisanya nanti. Beberapa organisasi juga tetap menjalankan sistem lama bersamaan dengan implementasi ERP yang baru untuk sementara waktu guna mengurangi risiko. Ini bisa menambah biaya keseluruhan proyek dan membuat pengguna kurang produktif.
Anda juga pasti suka:
- Apa itu Strategi Supply Chain dan Bagaimana Mengembangkannya dengan Efektif
- 4 Alasan Untuk Ngga Bekerja Terlalu Rajin dalam Supply Chain Management
Dukungan dan pembaruan
Menjaga implementasi ERP Anda sesudah disiapkan, akan membantu membuat pengguna senang dan memastikan bisnis Anda mendapatkan manfaat yang Anda inginkan.
Selama fase ini, tim proyek mungkin masih bertanggung jawab atas sistem ERP tersebut, tetapi tujuan utamanya adalah mendengar dari pengguna dan membuat perubahan pada sistem berdasarkan apa yang mereka katakan.
Karena fitur baru ditambahkan ke sistem, mungkin perlu lebih banyak pengembangan dan pengaturan.
Sistem ini juga perlu diajarkan kepada karyawan baru.
Kalau Anda punya sistem ERP yang diinstal secara lokal, Anda perlu menginstal pembaruan software secara rutin dan bahkan mungkin perlu meningkatkan hardware Anda dari waktu ke waktu.
Kalau Anda menggunakan sistem ERP berbasis cloud, penyedia Anda bisa memperbarui software secara otomatis.
Best practice implementasi ERP
Membuat rencana implementasi bertahap ngga akan menjamin kesuksesan dengan sendirinya.
Best practice untuk implementasi ERP sama pentingnya di setiap fase seperti di awal.
Secara umum, best practice-nya adalah jangan lupa betapa pentingnya perencanaan.
Meskipun mungkin Anda tergoda untuk terjun langsung ke desain dan pengembangan, penting untuk ngga terburu-buru dalam tahap pertama perencanaan dan pembelajaran. Fase ini harus bisa meletakkan dasar yang kuat untuk keseluruhan proyek dengan memastikan kalau proyek tersebut punya implementasi tingkat tinggi, bekerja sesuai dengan rencana yang jelas, dan punya cukup uang dan orang untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Jangan lupa tentang dukungan dan pelatihan.
Beberapa orang di tim proyek mungkin berpikir kalau tanggal penerapan adalah akhir dari proses implementasi dan ngga cukup memperhatikan apa yang terjadi sesudah itu.
Tapi, bagi orang yang akan menggunakan sistem tersebut, tanggal penerapan adalah permulaan.
Apa yang terjadi sesudah itu adalah apa yang akan membuat atau menghancurkan proyek dalam jangka panjang.
Penting untuk merencanakan ke depan dan memberikan dukungan teknis, perbaikan masalah, dan memperbarui sumber daya yang cukup.
Pelatihan untuk pengguna akhir juga merupakan bagian besar dari ini. Karyawan perlu mengetahui cara menggunakan sistem dan alur kerja baru apa pun, terutama kalau konsultan luar ngga lagi tersedia untuk membantu mereka.
Dengan kerja hati-hati di area ini, Anda akan bisa memanfaatkan sistem secara maksimal.
Rencanakan perpindahan data dengan hati-hati.
Terkadang, organisasi membuat kesalahan dengan memindahkan semua data lama mereka ke sistem baru. Pada kenyataannya, beberapa informasi dalam sistem lama mungkin ngga berguna atau ketinggalan zaman.
Apakah sangat membantu untuk mengetahui tentang pesanan dari 10 tahun yang lalu? Apakah setiap supplier dalam daftar Anda masih berbisnis saat ini?
Ketika Anda beralih ke sistem ERP, ini adalah kesempatan untuk membersihkan dan mengatur data Anda, jadi penting untuk membuat rencana yang jelas tentang bagaimana cara Anda melakukannya.
Masuk akal untuk memeriksa data lama dengan hati-hati, menghapus akun pelanggan lama, dan mencari kesalahan yang belum diselesaikan.
Menyampaikan. Ini penting pada setiap tahap implementasi.
Tim harus memprioritaskan untuk memberi tahu semua orang di organisasi secara teratur mengapa mereka menerapkan ERP, apa tujuan dan manfaatnya, dan apa yang diharapkan dari setiap implementasi. Penting untuk berbicara lagi dan lagi, sebelum dan sesudah penerapan. Tim proyek harus memperhatikan masalah yang dihadapi pengguna sistem tersebut.
Menerapkan sistem ERP bisa menjadi salah satu hal yang paling banyak menyita waktu, uang, dan sumber daya yang bisa dilakukan sebuah perusahaan. Dan itu cuma akan bekerja sebaik Anda menerapkannya untuk bekerja.
Sesudah tanggal go-live awal ERP Anda, Anda harus punya rencana yang kuat dan terus meninjau dan meningkatkan proses bisnis Anda.
Ini, bersama dengan menambahkan fitur dan fungsi secara perlahan, akan membantu Anda menerapkan produk ERP yang bekerja dengan baik dalam jangka panjang.
Semoga bermanfaat!
Kalau Anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan Anda yang lain. Gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan notifikasi postingan terbaru dari blog ini dan mendapatkan lebih banyak lagi insight seputar supply chain management yang bermanfaat lainnya. Semua artikel dalam blog ini bebas Anda gunakan untuk apapun tujuan Anda, termasuk komersil, tanpa perlu memberikan atribusi.
