by Anda pasti setuju kalau saya bilang supply chain yang kuat adalah tulang punggung bisnis yang sukses. Dan itu termasuk bagaimana anda menjalin hubungan kerja dengan supplier anda. Apapun industri anda, hubungan kerja yang baik dengan supplier anda, bisa memperlancar realisasi jadwal produksi, meminimalkan biaya operasional, dan menjaga kualitas produk anda. Dan untuk menopang supply chain serta semakin menguatkan hubungan anda dengan supplier, anda bisa melakukan evaluasi supplier anda secara rutin.
Untuk apa?
Supaya anda bisa menemukan area yang masih berjalan ngga efisien. Dan tentu saja, juga untuk mencari peluang pertumbuhan lebih lanjut.
Evaluasi supplier ini berupa penilaian menyeluruh yang harus anda dasarkan pada, baik metrik kuantitatif yang bisa diverifikasi, maupun pengamatan kualitatif.
Dengan mengevaluasi kapasitas supplier, sumber daya teknologi, strategi pengiriman, dan praktik bisnis secara umum, anda bisa memastikan bagaimana supplier anda memberikan prioritas untuk anda. Anda juga bisa memastikan bagaimana mereka beroperasi dan bagaimana hal itu bisa memberikan keuntungan kompetitif untuk perusahaan anda.
Dalam prosesnya, anda akan bisa mengurangi risiko yang anda hadapi secara signifikan, meningkatkan visibilitas di setiap tahap operasi, dan menciptakan nilai yang lebih besar untuk produk dan layanan anda.
Table of Contents
Apa yang harus dinilai dalam evaluasi supplier
Yang pasti, evaluasi supplier sebagian besar haruslah didasarkan pada data.
Karena itu, evaluasi supplier harus menjadi sebuah proses yang terstruktur dengan hati-hati. Sebuah proses evaluasi yang berpusat pada indikator kinerja yang bisa anda ukur, misalnya ketepatan waktu pengiriman, biaya produksi, dan tingkat inventory.
Anda harus membuat satu set standar kriteria evaluasi supplier yang menyediakan kerangka acuan yang anda perlukan untuk menilai kemampuan supplier dan membandingkannya dengan kompetitor mereka.
Tapi, sebelum mengevaluasi supplier anda saat ini, atau calon supplier yang potensial, anda harus menetapkan dulu apa ekspektasi anda terkait hubungan anda dengan supplier anda.
Anda harus menjelaskan tujuan anda dengan jelas di awal sehingga supplier anda paham sepenuhnya kewajiban mereka dan membuat penyesuaian kalau diperlukan.
Terlepas dari industri anda, ada beberapa faktor yang harus anda perhatikan terkait dengan evaluasi supplier ini.
Tapi, sebelum kita lanjut lebih jauh, pastikan anda bergabung dengan scmguide telegram channel supaya ngga ketinggalan update terbaru dari blog ini.
5 faktor utama yang harus anda perhatikan saat melakukan evaluasi supplier
Kapasitas produksi
Hal pertama yang harus anda perhatikan adalah kapasitas produksi supplier anda.
Semua evaluasi supplier harus benar-benar menilai kemampuan dan keterbatasan supplier.
Supplier yang ngga bisa mengukur kapasitas produksi mereka sebagai respons terhadap permintaan produksi anda, ngga akan bisa bekerjasama dengan baik dari sisi mana pun.
Yang anda harapkan tentunya adalah supplier yang punya kapasitas produksi yang cukup untuk mendukung bisnis anda.
Anda juga pasti suka:
- Procurement Budget: Definisi, Cara Membuat, dan Bagaimana Menjaganya
- 5 Cara Meningkatkan Procurement Profitability
Kualitas
Tentu saja kualitas harus selalu menjadi komponen utama dari evaluasi supplier anda.
Anda tentu menginginkan supplier yang punya standar yang bisa menunjukkan kalau merekaunggul dalam hal tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, serta pengukuran, analisis, dan peningkatan kinerja mereka. Akan lebih baik lagi kalau mereka sudah tersertifikasi.
Kinerja
Anda harus mengajukan pertanyaan sebanyak yang anda perlukan untuk menentukan apakah supplier anda bisa menangani permintaan spesifik anda atau ngga.
Anda bisa mendiskusikan pengalaman mereka sebelumnya dengan perusahaan yang serupa dengan anda, proyek terbaru yang relevan, atau kemungkinan peningkatan pada produk atau proses yang saat ini sedang mereka kerjakan.
Risiko
Setiap bisnis akan selalu menghadapi satu atau beberapa risiko. Anda dan supplier anda harus secara aktif bekerja untuk meminimalkan risiko di keseluruhan supply chain anda.
Anda bisa melakukan itu dengan meninjau metrik kinerja (KPI), seperti keterlambatan secara keseluruhan, waktu respons rata-rata, dan tindakan korektif yang sudah atau pernah diambil oleh supplier tersebut. Itu bisa membantu anda menilai secara kuantitatif kemungkinan risiko yang bisa ditimbulkan oleh supplier tersebut.
Dampak lingkungan
Sustainability adalah salah satu elemen penting dari bisnis yang sukses, baik itu untuk alasan keuangan maupun etika.
Evaluasi supplier anda haruslah mencakup bagaimana strategi pengelolaan limbah supplier, praktik pengurangan limbah, dan prosedur pengadaan bahan. Serta apa upaya mereka untuk mencapai efisiensi energi dan juga prosedur yang digunakan untuk menangani bahan berbahaya.
Cara memastikan evaluasi supplier anda sukses
Mungkin gampang bagi anda untuk mengidentifikasi kriteria apa saja yang diperlukan dalam evaluasi supplier anda. Tapi, menjalankannya untuk menjamin keberhasilan evaluasi tersebut, bisa lain ceritanya.
Untuk itu, anda bisa mengikuti panduan berikut untuk membantu anda mempertahankan fokus selama mengevaluasi supplier.
Buat garis besar jadwal
Ini langkah yang penting.
Anda harus dengan jelas mendefinisikan tugas-tugas yang harus mereka lakukan. Tetapkan juga deadline waktu untuk mereka sehingga anda bisa memastikan kalau setiap orang paham tanggung jawab mereka masing-masing dan mampu bekerja untuk menyelesaikan evaluasi tersebut dengan baik dan tepat waktu.
Berikan kuesioner singkat tapi terperinci di awal proses kepada supplier anda
Kuesioner harus meminta tanggapan faktual dan subjektif. Kuesioner tersebut cuma meminta informasi yang diperlukan dan ngga boleh berisi pertanyaan apa pun yang ngga bisa dijawab oleh responden.
Anda juga pasti suka:
Kunjungi fasilitas supplier anda
Lakukan kunjungan ke fasilitas supplier anda.
Kunjungan ke supplier anda akan membuat anda bisa mengonfirmasi data yang anda peroleh dari kuesioner. Selain itu, juga bisa memberi anda wawasan tentang aspek tak terlihat dari operasi supplier anda, seperti budaya kerja mereka, misalnya.
Kunjungan semacam ini juga akan memberikan anda kesempatan untuk meninjau langsung strategi quality control dari supplier, keadaan equipments mereka saat ini, dan juga kompetensi teknis tenaga kerja mereka.
Pastikan staf yang tepat berpartisipasi dalam evaluasi supplier
Anda harus tahu siapa yang layak dan mampu anda libatkan dalam evaluasi supplier.
Kalau anda perlu mengevaluasi kinerja supplier Level 1, misalnya, anda mungkin harus melibatkan kepala keuangan atau kepala procurement, serta anggota senior dari departemen procurement anda.
Pastikan anda menugaskan orang yang tepat untuk setiap supplier.
Bersikaplah sopan kepada supplier anda
Hubungan kerja yang kuat dengan supplier anda akan bisa meningkatkan produktivitas.
Ucapkan selamat kepada supplier yang berkinerja baik. Berikan peringatan dan panduan kepada supplier yang kurang berhasil sehingga mereka bisa membuat perbaikan dan mencoba menyelesaikan masalah sebelum anda mengakhiri kemitraan anda dengan mereka.
Keuntungan dari evaluasi supplier yang efektif
Evaluasi supplier berfungsi sebagai alat yang sangat berharga untuk bisnis anda.
Dengan melakukannya secara teratur, anda bisa mendapatkan wawasan yang lebih luas tentang operasi supplier anda.
Itu juga berarti anda secara proaktif mengidentifikasi peluang untuk pertumbuhan bisnis anda, mencari risiko yang lebih rendah, merampingkan jadwal produksi, menghilangkan biaya yang ngga perlu, dan meningkatkan kinerja supplier anda. Manfaat kompetitif itulah yang akan anda dapatkan tanpa dilebih-lebihkan.
Evaluasi supplier tentu harus dilakukan secara komprehensif. Tapi, bukan berarti anda harus melakukannya dengan cara yang sulit juga.
Kembangkan dan ikuti prosedur yang sesuai. Buatlah sesederhana mungkin. Itu akan memungkinkan anda dan supplier anda lebih memahami kekuatan dan kekurangan masing-masing yang pada akhirnya akan mendorong kerja sama membangun kemitraan yang lebih kuat dan lebih efektif.
”Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”
