Cara Membangun Cost-effective Procurement

Memilih supplier yang tepat bisa menghemat biaya dalam proses procurement

Tahu ngga apa kesalahpahaman terbesar mengenai cost management dalam procurement?

Itu adalah anggapan kalau price reduction atau pengurangan harga itu sama dengan penghematan biaya (cost reduction).

Saya akan menunjukkan bahayanya terlalu mementingkan unit costs dan apa manfaatnya bekerja sama dengan supplier yang benar-benar paham semua faktor yang mempengaruhi efektivitas dan efisiensi supply chain. Jadi, anda akan bisa membuat sourcing decision yang lebih baik.

Perbedaan antara penghematan biaya dan pengurangan harga

Kita semua tahu kalau di dalam pasar yang sangat kompetitif ini, procurement akan punya kecenderungan alami untuk memilih supplier yang paling murah. Dan mereka memang melakukan itu.

Tapi, apakah itu adalah cara terbaik untuk menghemat uang perusahaan?

Belum tentu.

Pengurangan harga memang membuat unit costs-nya jadi lebih murah. Tapi belum tentu bisa dibilang cost reduction kalau kita bicara tentang biaya-biaya tersembunyi yang terkait dengan inventory management, pengiriman yang dipercepat, desain ulang produk, kegagalan produk, atau downtime yang ngga terjadual sebelumnya.

Padahal di sisi lain, setiap Chief Financial Officer akan memberi tahu anda kalau cost reduction yang nyata adalah yang tercermin dalam laba perusahaan.

Jadi, kalau ternyata laba perusahaan ngga mencerminkan hal itu, artinya ngga ada satu pun penghematan biaya yang terjadi. Biarpun anda mendapatkan harga yang lebih murah.

Lebih parah lagi kalau sampai pengurangan harga tersebut malah punya dampak sebaliknya.

Gara-gara mencari supplier yang memberikan harga murah, pengiriman barang jadi ngga pernah on time. Baik terlalu cepat atau terlalu lambat.

Pengiriman terlalu cepat, stok menumpuk di gudang, berakibat pada meningkatnya biaya penyimpanan.

Pengiriman terlalu lambat, bisa loss sales, atau berhentinya produksi.

Itu semua akan merugikan laba perusahaan.

Pertanyaannya, bagaimana procurement bisa menghindari situasi seperti itu?

Well, semua harus diawali dengan pemahaman yang lebih mendalam tentang bagaimana supply chain yang efektif itu bisa berdampak pada profit perusahaan.

Memahami efektivitas supply chain

Bicara tentang Supply Chain Management (SCM), umumnya didefinisikan sebagai proses yang mencakup semua pergerakan dan penyimpanan bahan mentah, WIP inventory, dan barang jadi dari titik asal ke titik konsumsi.

Jadi, kalau mau meningkatkan keefektifan supply chain, procurement harus mempertimbangkan bagaimana sourcing decision yang dibuat berdampak pada:

• Kualitas dan desain produk.
• Jadual produksi.
• Product lead time.
• Inventory costs.
• Shipping costs.
• Cash flow.

Ayo kita lihat satu per satu detailnya.

Dampak procurement pada kualitas dan desain produk

Kualitas produk yang buruk akan mempengaruhi segala sesuatu di hilir, seperti tingginya tingkat pengembalian oleh customer yang ngga puas, tingginya inventory costs (untuk produk cacat yang ngga bisa dijual), dan berkurangnya margin keuntungan (ketika produk perlu dijual dengan harga diskon atau dibuang). Belum lagi itu juga akan mempengaruhi reputasi bisnis anda.

Yang biasa terjadi, low-cost supplier selalu menjanjikan produk dengan kualitas yang sama atau bahkan superior dibandingkan produk lain yang ada di pasaran.

Akibatnya, procurement mungkin harus melakukan trial and error.

Tapi, seiring waktu, procurement akan sadar kalau ada beberapa supplier yang menonjol karena produk-produknya yang memang berkualitas. Supplier seperti inilah yang harus menjadi partner anda.

Kenyataan juga mengatakan kalau ngga semua supplier punya kemampuan yang sama ketika harus menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan desain.

Beberapa supplier mungkin memang ngga punya kemampuan, atau malah ngga mempunyai minat, untuk membantu bisnis anda mengatasi cacat desain.

Tapi tenang saja. Akan ada supplier lain yang akan dan mau berusaha untuk itu.

Mereka akan bekerja untuk membantu anda meningkatkan desain produk anda dengan menyarankan bahan yang berbeda atau beberapa penyesuaian desain yang bisa dilakukan.

Kerjasama anda dan supplier anda untuk memodifikasi desain produk tersebut bisa meningkatkan kualitas produk akhir anda secara signifikan atau bahkan menurunkan biaya perakitan dan produksinya.

Masalahnya, penghematan biaya terkait dengan desain yang baik seringkali diabaikan. Mungkin karena sulit untuk mengukurnya.

Tapi, tetap saja hal itu signifikan karena pada saat produk telah selesai dirancang, biasanya 80% biaya produksinya bisa dibilang sudah bisa dipastikan.

Jadi, pastikan anda ngga melewatkan peluang cost reduction yang satu ini.

Anda juga pasti suka:

• 8 Cara Paling Efektif untuk Mengurangi Supply Chain Lead Time Anda
• 4 Supply Chain Cost Drivers yang Penting Anda Ketahui

Dampak procurement pada jadual produksi

Organisasi yang efisien umumnya punya jadual produksi yang ketat dan akurat untuk setiap mesinnya. Bahkan sampai hitungan menitnya.

Apa resiko procurement-nya?

Ketika supplier gagal mengirimkan produk mereka tepat waktu, itu akan mengakibatkan berhentinya produksi. Dan berhentinya produksi tersebut sama sekali ngga dijadualkan sebelumnya. Kerugiannya akan selalu besar.

Apa hubungannya dengan procurement?

Begini. Ketika tim procurement berhasil mengurangi harga secara signifikan, itu berarti sekarang supplier tersebut berbisnis dengan margin yang tipis. Dan itu akan membuat anda ngga masuk dalam daftar customer VIP mereka. Kondisi seperti ini membuat kemungkinan keterlambatan pengiriman menjadi semakin besar. Karena anda bukanlah prioritas utama mereka.

Belum lagi kalau supplier tersebut mundur dari berbisnis dengan anda sedangkan mereka adalah supplier yang men-supply barang yang unik, khusus untuk anda. Saya yakin anda ngga ingin mengambil resiko itu kan?

Di sisi lain, kalau supplier tersebut menurunkan harga hanya untuk mendapatkan bisnis dengan anda, seiring waktu mereka akan menaikkan harga tersebut. Dan kalau anda terlanjur bergantung pada mereka, itu bisa jadi masalah untuk anda karena tujuan anda untuk mendapatkan cost reduction jadi ngga tercapai.

Dampak procurement pada product lead time

Product lead time adalah waktu yang dibutuhkan customer untuk menerima barang (atau jasa) setelah mereka memesannya.

Seperti yang saya sampaikan di atas, keterlambatan pengiriman bisa menyebabkan gangguan yang signifikan pada jadual produksi perusahaan.

Jadi, anda punya beberapa pilihan di sini.

Apakah anda akan mengejar keterlambatan, yang mungkin berarti membayar staf anda untuk lembur?

Atau, membayar dengan biaya lebih untuk pengiriman yang lebih cepat ke customer?

Atau, membiarkan produk tersebut dikirimkan terlambat?

Opsi pertama dan ke dua akan menurunkan margin laba bersih yang akan anda dapatkan. Sedangkan opsi terakhir akan merugikan kepuasan customer.

Pilihannya ada di tangan anda.

Dampak pada inventory costs

Pada saat supplier mengirimkan barang ngga tepat waktu, baik terlalu cepat atau terlalu lambat, keduanya akan berdampak negatif pada bisnis anda.

Ketika supplier mengirim pesanan anda terlalu cepat, stok anda akan berlebih. Dan biaya penyimpanannya akan sangat mahal.

Kalau supplier terlambat mengirim? Anda mungkin akan kehabisan stok. Dan itu berarti customer anda akan mencari tempat lain untuk membeli produk yang sama. Apalagi jaman sekarang ini dimana internet semakin memudahkan pencarian itu.

Apa yang procurement bisa lakukan?

Procurement bisa menghindari kedua kasus tersebut dengan menegosiasikan perjanjian Blanket Order/Kanban dengan supplier.

Dengan jenis perjanjian itu, supplier akan menyimpan persediaan finish goods mereka yang telah disepakati untuk anda.

Itu akan berupa produk siap kirim.

Supplier pun bisa menyimpan produk setengah jadi yang siap untuk mengisi kembali persediaan produk jadi mereka yang sudah dikirimkan ke tempat anda.

Biasanya, konsep ini akan membutuhkan biaya tambahan. Tapi akan bisa mengimbangi biaya dan resiko dari kelebihan atau kehabisan stok.

Anda juga pasti suka:

• 6 Tantangan Supply Chain yang Harus Anda Hadapi
• 10 Cara Ini Bisa Mengurangi Biaya Supply Chain Anda Secara Signifikan

Dampak pada biaya pengiriman

Ketika procurement memilih supplier yang ngga bisa diandalkan atau ngga bisa beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan demand forecast, itu pasti akan berdampak pada biaya pengiriman yang lebih tinggi karena harus mengirimkan pesanan customer dengan waktu pengiriman yang lebih singkat.

Selain itu, kalau anda menggunakan supplier dari negara berbiaya rendah, anda harus pastikan kalau lead time, yang berpotensi lebih lama, ngga menghilangkan perkiraan cost reduction yang anda incar dari awal.

Dampak procurement pada cashflow

Semua faktor yang saya sebutkan di atas punya efek negatif pada cashflow.

Kenapa?

Karena semua itu umumnya akan dikategorikan sebagai pengeluaran yang ngga terduga.

Selain itu, ketika anda harus mengeluarkan biaya untuk menyimpan kelebihan stok, itu berarti uang anda akan terikat dalam bentuk stok barang. Padahal kalau anda investasikan di tempat lain, akan lebih menguntungkan.

Belum lagi bisa dibilang seribu rupiah yang dihemat dalam biaya total sama dengan sepuluh ribu rupiah dari penjualan baru.

Kesimpulan

Memang gampang untuk mengasumsikan unit costs paling rendah adalah pilihan yang paling ekonomis. Tapi kenyataannya, efektivitas supply chain jauh lebih kompleks.

Sering terjadi kalau biaya tersembunyi berkaitan dengan resiko gangguan supply chain itu lebih besar daripada uang yang semula diasumsikan dihemat.

Belum lagi kalau anda memberikan kompensasi procurement, khususnya bonus, apabila bisa melakukan penghematan unit costs.

Kalau yang terjadi seperti itu, berarti departemen procurement dan finance/accounting bekerja dengan KPI yang bertentangan tanpa disadari.

Itulah kenapa standar pelaporan cost reduction itu menjadi penting dan perlu disetujui oleh manajemen.

Procurement perlu melihat supply chain secara keseluruhan dan melakukan pendekatan yang lebih kolaboratif dengan supplier untuk menentukan perpaduan optimal antara unit costs, kinerja, keandalan, dan supplier responsiveness.

Dan juga yang ngga kalah pentingnya adalah kecepatan atau time-to-market.

Faktor-faktor itulah yang pada akhirnya akan mendorong profitabilitas perusahaan.

Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”