by Seberapa penting sih untuk meningkatkan inventory accuracy?
Jawabannya, sangat penting.
Kalau anda tahu bagaimana cara meningkatkan inventory accuracy, anda bisa dapat banyak manfaat dari hal itu.
Beberapa perusahaan mungkin belum mampu mengukur inventory accuracy mereka dengan benar. Bahkan mungkin malah belum punya sistem pengukuran yang efektif untuk itu.
Kalau anda bukan salah satu dari mereka, anda beruntung.
Kembali ke kenapa meningkatkan inventory accuracy itu begitu penting? Karena dengan melakukan itu, anda akan mendapatkan banyak keuntungan, seperti:
- Bisa memenuhi permintaan customers dengan baik.
- Mampu mengirimkan produk ke customers tepat waktu.
- Mengurangi biaya operasional.
- Mempunyai data laporan keuangan yang akurat.
- Bisa menghitung pembelian barang yang dibutuhkan secara akurat.
- Dalam hal manufaktur, anda bisa menentukan prioritas barang yang harus diproduksi.
Teknologi semakin berkembang saat ini. Bahkan beberapa di antaranya berkembang sangat pesat. Dan itu sebenarnya bisa anda manfaatkan.
Sayangnya, jika berkaitan dengan inventory accuracy, masih ada produsen dan distributor yang mengambil langkah reaktif untuk menanganinya.
Mereka ngga bertindak sampai masalah benar-benar muncul.
Penyebab masalahnya?
Seringkali karena manajemen inventory yang buruk. Pencatatan keluar masuk barang yang ngga disiplin, ngga adanya prosedur yang jelas dalam mengelola inventory, dan sebagainya.
Table of Contents
Apa yang dimaksud dengan inventory accuracy?
Inventory accuracy adalah salah satu Key Performance Indicator (KPI) paling penting dalam sebuah gudang atau distribution center. KPI yang satu ini harus selalu dijaga kinerjanya.
Kalau anda punya jumlah inventory yang tepat, ngga banyak tapi cukup untuk memenuhi kebutuhan anda, itu bisa jadi salah satu faktor kunci keberhasilan bisnis anda.
Dan untuk mencapai itu, anda harus punya proses pengelolaan inventory yang benar serta manajemen yang andal.
Faktanya, sebagian besar masalah inventory itu muncul karena kurangnya pengelolaan inventory yang baik. Entah itu berupa pelaporan dan pencatatan pergerakan barang yang ngga akurat atau karena ngga adanya sistem yang mendukung transaksi secara real-time.
Dan sayangnya, seperti yang saya bilang sebelumnya, ketika masalah inventory mulai muncul, barulah perusahaan merespons secara reaktif. Mereka ngga berusaha untuk mencegahnya dari awal.
Padahal, masalah inventory tersebut bisa dicegah kalau saja anda memastikan prosedur pengelolaannya sudah tepat dan benar-benar dijalankan dengan baik.
Operasional di gudang pun akan berjalan lebih efisien dan stok yang tersimpan benar-benar sesuai dengan kebutuhan pelanggan anda.
Apa keuntungan dari inventory management yang baik?
Tentu saja akan sangat menguntungkan pada saat anda mempunyai inventory management yang baik.
Beberapa di antaranya adalah:
- Anda akan punya order management yang lebih baik.
- Pekerjaan yang harus anda lakukan relatif akan lebih sedikit.
- Pengiriman barang anda ke customer akan lebih tepat waktu.
- Pemanfaatan area dan fasilitas yang optimal.
Siapa yang ngga menginginkan keuntungan-keuntungan itu?
Perusahaan yang berhasil dalam inventory management mereka, akan lebih unggul dibandingkan pesaing mereka.
Bagaimana cara meningkatkan inventory accuracy? Apa yang bisa dilakukan?
Anda bisa melakukan enam ide berikut untuk membantu anda meningkatkan inventory accuracy anda dan menjalankan operasional gudang anda secara efektif juga efisien.
Pastikan inventory anda terorganisir dengan baik
Ini adalah hal pertama yang perlu anda lakukan untuk meningkatkan inventory accuracy.
Anda harus memastikan kalau gudang anda selalu teratur, sistematis, dan tertib setiap saat.
Apa maksudnya?
Hal itu berarti anda bisa dengan mudah mengidentifikasi barang apa saja yang harus dikirimkan ke pelanggan anda dan tahu dimana barang tersebut disimpan.
Selain itu, anda juga harus bisa dengan mudah mengidentifikasi lokasi penyimpanan barang yang baru saja anda terima.
Anda hanya membuang-buang waktu tim anda yang berharga kalau mereka ngga bisa dengan mudah dan cepat menemukan barang yang mereka butuhkan. Dan tentunya hal itu juga akan mempengaruhi penilaian anda di mata customer.
Apalagi kalau sampai hal itu terjadi berulang kali. Itu sama saja dengan menambah jumlah biaya operasional yang anda buang percuma.
Oke, jadi bagaimana supaya bisa punya gudang yang terorganisir?
Kuncinya adalah anda harus punya pemetaan gudang yang jelas dan mudah dibaca di area yang mudah terlihat.
Plus, berikan identitas yang jelas untuk setiap lokasi barang, lengkap dengan keterangannya.
Bahkan area kosong pun harus diberi identitas atau label. Jadi semua orang bisa tahu barang apa yang akan ditempatkan di sana nanti.
Bolehkah mengubah lokasi stok?
Tentu saja boleh.
Anda bisa mengubahnya kalau memang diperlukan.
Tapi pastikan semua orang tahu perubahan tersebut untuk menghindari kesalahan tempat penyimpanan.
Berikan label dan penamaan inventory yang baik
Setiap barang yang disimpan di gudang harus mempunyai label identitas yang mudah dibaca.
Jenis huruf yang digunakan juga harus bisa menghindari kesalahan pembacaan.
Gunakan ukuran dan jenis huruf yang mudah dibaca.
Label haruslah berukuran cukup besar untuk bisa dibaca dengan mudah dan cepat.
Selain itu, gunakan label dengan barcode untuk setiap lokasi inventory. Ini akan membantu anda menghindari kesalahan input secara manual.
Pastikan juga semua informasi yang penting tertulis di label inventory. Nomor barang, nama barang, jumlah, atau kalau perlu, tanggal kadaluwarsa barang.
Anda juga pasti suka:
- Bagaimana Membangun Supply Chain yang Efektif dan Efisien
- 9 Hal Ini Bisa Membuat Anda Selalu Punya Excess Stock
Bagaimana dengan barang yang dikirim dari supplier?
Supplier anda juga harus mengikuti praktek inventory yang sama baiknya dengan anda pada saat mereka mengirimkan pesanan ke gudang anda.
Idealnya, supplier anda harus menggunakan sistem pelabelan yang sama seperti anda. Karena dengan begitu, anda bisa semakin menghindari kesalahan pada saat pencatatan barang yang diterima.
Penamaan inventory
Selain label yang jelas, konsep penamaan inventory yang digunakan untuk mengidentifikasi barang juga sama pentingnya.
Identitas setiap barang harus unik. Panjang dan kejelasan penomoran barang juga menjadi salah satu hal yang harus diperhitungkan.
Penomoran barang sebisa mungkin harus pendek dan jelas.
Anda bisa menggunakan kombinasi angka dan huruf untuk mengidentifikasi setiap barang yang anda simpan.
Pertimbangkan juga:
- Pengelompokan barang berdasarkan hierarki.
- Hindari karakter atau simbol khusus yang sulit dibaca.
Idealnya, nama barang harus cukup jelas sehingga mempunyai fungsi deskriptif.
Bagaimana dengan penomoran barang?
Urutan karakter dan/atau angka yang anda gunakan sebagai identitas barang harus mempunyai arti.
Setiap nomor atau karakter harus mewakili kategori tertentu dalam sistem organisasi inventory anda.
Jadi, anda bisa melacak inventory anda dengan mengikuti konsep penomoran ini.
Buat kebijakan yang mengacu pada proses yang paling efisien untuk penerimaan dan penyimpanan barang
Anda perlu mendokumentasikan setiap kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan inventory management di tempat anda.
Sangat penting untuk mengidentifikasi semua proses terkait dengan inventory management dan operasional gudang kemudian mendokumentasikannya. Itu akan menjadi acuan anda untuk melakukan pengelolaan inventory yang efisien dan pencatatan yang akurat.
Bagaimana melakukannya?
Dokumentasikan setiap proses yang mencakup prosedur material handling, panduan keselamatan, dan pelaporan kualitas.
Prosedur tersebut juga harus mencakup proses penerimaan dan penyimpanan inventory langkah demi langkah.
Lebih jauh lagi, prosedur tersebut harus bisa menjelaskan bagaimana anda harus mengelola, memeriksa, dan menyimpan inventory anda.
Dan jangan lupa, prosedur tersebut juga harus mencakup bagaimana cara menangani inventory yang rusak. Apakah harus dikerjakan ulang, dikembalikan, atau dibuang?
Apa yang perlu dilakukan sebelum prosedur dirilis?
Ini yang perlu anda lakukan.
Pilih beberapa orang yang terlibat langsung dalam operasional gudang anda.
Minta penilaian mereka apakah prosedur tersebut akan membuat pekerjaan mereka menjadi lebih mudah atau malah lebih sulit?
Cara ini akan memastikan kalau semua langkah yang ada di prosedur tersebut bisa meningkatkan inventory accuracy dan membuat operasional gudang menjadi lebih efisien.
Setelah selesai di-review, anda bisa merilis prosedur tersebut untuk seluruh tim gudang.
Sertakan juga pelatihan formal untuk memastikan tim anda memahami dan menjalankan prosedur tersebut.
Idealnya, tim gudang anda harus mampu menjelaskan setiap fungsi dalam prosedur itu dan mampu melaksanakannya sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan.
Pastikan anda mengaudit proses tersebut secara rutin. Ini untuk memastikan kalau prosedur tersebut benar-benar dijalankan.
Bagaimana kalau ada yang melanggar prosedur?
Akan selalu ada masalah pelanggaran prosedur.
Kalau itu terjadi, pastikan anda mengambil tindakan korektif.
Anda harus melihat lebih dulu, pelanggaran macam apa yang sudah dilakukan.
Kalau mereka terlihat terus menerus menyimpang dari prosedur yang sudah ditetapkan, coba tinjau ulang prosedurnya. Jangan-jangan anda perlu melakukan perubahan prosedur.
Tapi kalau kasusnya ngga seperti itu, anda harus menjelaskan kalau penyimpangan dari proses standar adalah sesuatu yang ngga bisa dibenarkan.
Cycle count
Cara lain untuk meningkatkan inventory accuracy adalah melalui cycle counting.
Kalaupun anda sudah punya proses yang efektif untuk memastikan inventory accuracy, itu ngga menghilangkan kebutuhan atau manfaat dari cycle counting.
Apa itu cycle counting?
Cycle counting adalah proses penghitungan sebagian inventory dalam periode tertentu dan dilakukan berulang-ulang.
Apa bedanya dengan stocktaking secara tradisional?
Bedanya adalah dengan cycle counting, anda ngga perlu menghentikan operasional anda pada saat penghitungan dilakukan.
Cycle counting ngga mengganggu operasional sehari-hari.
Cycle counting juga merupakan feedback berkelanjutan terhadap inventory accuracy.
Bagaimana menentukan barang apa yang harus dihitung?
Anda bisa fokus pada barang-barang yang bernilai tinggi, volume pergerakan yang tinggi, atau barang-barang yang penting untuk proses bisnis anda.
Cycle counting adalah tentang memastikan inventory accuracy anda.
Itu bisa membantu anda mengidentifikasi akar penyebab masalah inventory.
Batasi akses ke inventory
Cara paling mudah untuk memastikan inventory accuracy adalah dengan memberikan akses terbatas ke dalam inventory management system anda.
Pastikan anda hanya memberikan akses tersebut ke orang-orang yang memang kompeten dan perlu.
Anda perlu tahu persis siapa saja yang memang harus mempunyai akses ke inventory yang anda simpan.
Pastikan anda melatih sekelompok kecil orang ini dengan benar terkait dengan sistem kontrol inventory serta prosedur organisasi anda.
Dengan melakukan hal itu, akan memudahkan anda untuk mengelola sistem anda, mengurangi potensi terjadinya kesalahan, dan membuat perubahan kalau memang diperlukan.
Pastikan anda selalu meng-update daftar orang-orang yang punya akses ini secara rutin.
Anda juga pasti suka:
- 10 Cara Ini Bisa Mengurangi Biaya Supply Chain Anda Secara Signifikan
- 7 Alasan Mengapa 3PL Bisa Mengurangi Biaya Logistik Anda
Manfaatkan teknologi
Cara selanjutnya untuk meningkatkan inventory accuracy adalah dengan memanfaatkan teknologi.
Anda pasti setuju kalau saya bilang teknologi saat ini memegang peranan yang sangat penting dalam setiap proses bisnis.
Kalau anda saat ini masih mengelola data inventory anda dengan pulpen dan kertas, atau dengan spreadsheet sederhana, bersiaplah untuk kalah.
Anda ngga mungkin bisa mengalahkan kemampuan inventory management software untuk membuat kontrol dan manajemen inventory yang lengkap dan akurat.
Seberapa pentingkah teknologi inventory management?
Jawabannya tergantung dari kebutuhan perusahaan anda.
Anda mungkin membutuhkan sistem yang sederhana atau sistem yang bisa melakukan hal-hal yang lebih kompleks.
Barang-barang manufaktur yang terdiri dari komponen-komponen sub-assy dan beberapa komponen lainnya memerlukan sistem manajemen inventory yang lebih kompleks.
Dalam hal ini, kebutuhan untuk melacak inventory secara real time menjadi penting.
Tapi, betapa pun kompleksnya kebutuhan inventory management anda, inventory management software akan bisa memudahkan anda untuk melakukannya.
Teknologi apa yang bisa digunakan?
Teknologi barcode, ditambah dengan inventory management solution, bisa berperan sangat penting dalam pengelolaan inventory anda.
Barcode printer dan barcode reader relatif murah untuk diterapkan dan bisa dengan mudah diintegrasikan ke dalam operasional gudang anda.
Dan, seperti yang saya bilang sebelumnya, penggunaan barcode bisa mengurangi kesalahan manual data entry di gudang secara signifikan.
Anda juga bisa menggunakan teknologi lain seperti RFID (Radio Frequency Identification), misalnya.
Biayanya relatif rendah. Anda bisa terapkan teknologi ini untuk inventory yang bernilai lebih tinggi.
Kemunculan Internet of Things (IoT) saat ini membawa perubahan yang cukup besar pada keseluruhan supply chain. Tentu saja itu termasuk juga perubahan dalam bagaimana pengelolaan gudang dan inventory.
Gunakan inventory management system yang tepat
Sebelum memilih sistem apa yang harus anda gunakan, pastikan anda memetakan kebutuhan bisnis anda terlebih dahulu.
Petakan juga bagaimana sistem tersebut bisa mendukung kebutuhan bisnis anda supaya lebih kompetitif.
Barulah anda pilih inventory management system yang paling sesuai dengan kebutuhan anda.
Penting untuk diingat, hindari membeli sistem yang ngga mempunyai fitur yang anda butuhkan.
Atau sebaliknya, hindari membayar terlalu banyak untuk sistem yang punya banyak fungsi tapi ngga anda butuhkan. Itu sama saja dengan membuang-buang uang anda.
Pilih sistem yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan anda.
Memangnya akan menguntungkan kalau mempunyai Inventory Management System yang tepat?
Tentu saja. Pengelolaan inventory anda akan menjadi lebih efisien. Dan itu berarti akan menghasilkan penghematan waktu dan biaya yang signifikan.
Ingat juga kalau setiap vendor perangkat lunak cenderung menyediakan banyak sekali fitur dan fungsi. Tapi dalam kenyataannya, cuma ada sejumlah fitur dan fungsi yang benar-benar bisa anda gunakan untuk memenuhi kebutuhan inventory management anda.
Kuncinya, proses bisnislah yang menentukan sistem apa yang anda butuhkan. Bukan sebaliknya.
Satu lagi yang harus menjadi catatan anda, selalu ingat kalau sebuah inventory management system akan berjalan baik sebatas kualitas data yang anda masukkan.
GIGO. Garbage In, Garbage Out.
Anda ngga bisa menyalahkan “sistem” atas kesalahan yang anda buat. Sistem akan menghasilkan kesalahan kalau data yang anda masukkan ke dalamnya juga salah.
Jadi, sangat penting untuk menerapkan praktik inventory management yang baik secara fisik dalam hubungannya dengan inventory management system. Hal itu akan memastikan kalau hanya data yang akurat saja yang masuk ke dalam sistem.
Kesimpulan
Kesalahan terbesar yang banyak dilakukan perusahaan berkaitan dengan inventory management adalah mereka bertindak secara reaktif, bukan proaktif.
Memecahkan masalah yang terlanjur muncul hanyalah solusi sementara. Masalah tersebut akan muncul kembali selama akar masalahnya sendiri belum dipecahkan.
Jadi, penting untuk anda mengidentifikasi dan memperbaiki masalah tepat di sumbernya.
Memang butuh waktu lebih lama. Tapi, menyelesaikan masalah inventory melalui tindakan proaktif akan jauh lebih hemat biaya untuk jangka panjang.
“Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”
