6 Langkah untuk Mulai Mengelola Kinerja 3PL Anda dengan Efektif

Betul, salah satu keuntungan untuk Anda menggunakan jasa 3PL adalah Anda jadi bisa lebih fokus pada core business Anda. Kalau Anda bergerak di industri manufaktur, Anda bisa fokus di sana tanpa perlu pusing mengurusi operasional logistik Anda.

Pertanyaannya, apakah dengan menyerahkan operasi logistik Anda ke 3PL berarti Anda bisa lepas kontrol Anda 100%? Jawabannya tentu saja ngga.

Anda tetap harus memastikan kalau 3PL yang Anda tunjuk bisa memenuhi service level yang Anda harapkan. Anda tetap harus memonitor bagaimana kinerja mereka dari waktu ke waktu.

Bagaimana cara untuk mulai memonitor dan me-manage kinerja 3PL?

Itulah bahasan kita kali ini.

Tapi, sebelum kita bahas lebih jauh, pastikan Anda juga sudah tergabung dengan scmguide telegram channelsupaya ngga ketinggalan update terbaru dari blog ini. Plus, ada lebih banyak lagi insight seputar supply chain management yang saya bagikan di sana.

6 langkah untuk mulai me-manage kinerja 3PL

Ngga perlu berpanjang-panjang lagi, di bawah ini adalah beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk mulai mengelola kinerja 3PL Anda.

Tentukan KPI yang akan dimonitor

Anda tentu punya ekspektasi apa yang ingin Anda dapatkan dari 3PL yang Anda pilih, betul kan?

Service seperti apa yang Anda harapkan dari 3PL? Apakah ketepatan waktu pengiriman? Akurasi inventory? Cost yang kompetitif? Atau ekspektasi-ekspektasi lainnya.

Dari berbagai macam ekspektasi tersebut, Anda harus punya KPI yang sesuai untuk bisa menggambarkan kondisi aktual dari layanan 3PL tersebut.

Misal, Anda ingin 3PL yang Anda tunjuk untuk memastikan barang Anda sampai di tangan customer tepat waktu. Maka KPI yang harus Anda monitor adalah On Time Delivery dari 3PL tersebut. Atau, Anda ingin mendapatkan cost reduction dari penggunaan layanan 3PL, maka Anda bisa menggunakan cost/km atau cost/m3 sebagai KPI yang harus dimonitor, misalnya.

Ada begitu banyak KPI yang tersedia untuk menggambarkan berbagai macam kinerja 3PL, tapi Anda ngga perlu menggunakan semua. Pilih yang benar-benar Anda butuhkan saja. Jangan sampai terlalu banyaknya KPI yang Anda monitor malah membebani pekerjaan 3PL hanya untuk menyediakan data, apalagi kalau kemudian data-data tersebut ngga Anda gunakan pada akhirnya.

Tentukan target yang ingin Anda capai

Setelah Anda selesai menentukan beberapa KPI yang tepat untuk Anda monitor, maka langkah selanjutnya adalah menentukan target yang ingin Anda capai untuk masing-masing KPI.

KPI tanpa target bukanlah KPI. KPI tanpa target ngga memberi Anda informasi apa pun mengenai apakah 3PL Anda saat ini sudah berkinerja baik, atau masih perlu ditingkatkan.

Buatlah target yang realistis dan cukup menantang untuk 3PL Anda.

Anda juga pasti suka:

• Saat Gudang Penuh, Apakah Harus Menambah Kapasitas atau Ada Opsi Lain?
• Excess Stock, karena Sales Turun atau Over Supply? Jangan Salah Menyimpulkan

Undang 3PL, buat kesepakatan

Setelah KPI dan target dibuat, maka Anda dan 3PL harus menyepakati hal yang sama bersama-sama.

Undang 3PL Anda untuk bertemu. Jelaskan ke mereka apa KPI yang akan Anda ukur, apa alasan dibaliknya, apa tujuannya, sampai bagaimana Anda akan menghitungnya. Sampaikan juga dengan jelas target yang ingin Anda capai untuk setiap KPI tersebut.

Yang perlu Anda tekankan adalah KPI-KPI tersebut bukan untuk membebani 3PL atau karena Anda ngga mempercayai mereka. Tapi, Anda perlu melakukan monitoring tersebut untuk sama-sama improve ke depannya. Sampaikan kalau Anda dan 3PL akan bekerja sama untuk mencapai target yang sudah disepakati bersama.

Start monitoring dan be fair

Setelah kesepakatan dibuat, langkah selanjutnya adalah memonitor pencapaian KPI tersebut dari waktu ke waktu. Poin penting di sini adalah Anda harus fair dengan penilaian Anda. Walaupun sebagian besar operasi dilakukan oleh 3PL, tapi tetap ada yang bersinggungan dengan operasional Anda.

Misal, Anda lupa untuk memberikan informasi penting ke 3PL atau Anda ada permintaan mendadak ke 3PL untuk mengirimkan barang yang Anda butuhkan. Dalam hal ini, keterlambatan pengiriman oleh 3PL bukanlah tanggung jawab mereka, melainkan Anda yang membuat perkiraan mendadak. Anda ngga bisa menyalahkan 3PL atas keterlambatan pengiriman yang terjadi.

Anda harus fair mana yang murni tanggung jawab 3PL dan mana yang terjadi akibat kesalahan Anda sendiri.

Lakukan laporan dan diskusi rutin

Dari operasional yang sudah berjalan, dari KPI yang sudah dimonitor, lakukan diskusi rutin antara Anda dan 3PL yang bersangkutan.

Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi apa good point yang sudah dilakukan untuk dipertahankan, dan apa yang masih perlu peningkatan. Dari hasil diskusi tersebut, sepakati action plan untuk dijalankan kedua belah pihak dan komitmen untuk menjalankannya.

Terus lakukan siklusnya

Terus lakukan siklus langkah-langkah di atas. Jangan biarkan pencapaian Anda diam di tempat. Buat target Anda semakin menantang dari waktu ke waktu untuk memastikan Anda dan 3PL terus tumbuh dari waktu ke waktu.

Anda juga pasti suka:

• 6 Alasan Pentingnya People Development dalam Supply Chain Management
• Semua yang Perlu Anda Tahu Mengenai Palet Plastik: Tipe, Penggunaan, dan Kelebihannya

Kesimpulan

Menggunakan jasa 3PL untuk menjalankan operasi logistik Anda bisa membantu Anda lebih fokus pada core business Anda. Tapi, itu bukan berarti Anda melepaskan tanggung jawab Anda 100%. Anda harus tetap memonitor kinerja 3PL yang Anda tunjuk. Luangkan waktu untuk berdiskusi untuk terus meningkatkan kinerja mereka dari waktu ke waktu.

Semoga bermanfaat!

Kalau Anda rasa artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan Anda yang lain supaya mereka mendapatkan manfaat yang sama. Gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan lebih banyak insight seputar supply chain management dan supaya Anda ngga ketinggalan postingan terbaru dari blog ini. Semua artikel dalam blog ini bebas Anda gunakan untuk apapun tujuan Anda, termasuk komersil, tanpa perlu memberikan atribusi.