Apa Perbedaan Procurement dan Purchasing?

Apa perbedaan procurement dan purchasing? Itulah yang akan kita bahas kali ini. Kita akan melihat perbedaan utama antara kedua istilah tersebut sekaligus menghilangkan kebingungan yang terjadi karenanya.

Banyak orang yang menggunakan istilah procurement dan purchasing secara bergantian. Tapi, dibalik kesamaannya, keduanya punya makna yang berbeda. Yang satu berfokus pada fungsi transaksional, misalnya, sementara yang lain berfokus pada proses strategis sourcing produk.

Jadi, seperti yang saya sampaikan di atas, kali ini kita akan mengklarifikasi kebingungan tentang perbedaan antara procurement dan purchasing. Kita akan menyelami lebih dalam ke setiap area.

Sebelum kita mulai, saya mau mengajak Anda juga untuk bergabung dengan channel telegram scmguide karena bakal banyak lagi hal-hal menarik dan pastinya bermanfaat seputar procurement yang saya bagikan di sana. Jadi, pastikan Anda juga bergabung ya.

Apa itu procurement?

Procurement adalah proses sourcing dan pembelian barang atau jasa dari sumber eksternal, seperti vendor atau supplier pihak ketiga.

Seringkali, manajer procurement akan melakukan pengadaan barang dan jasa dengan sumber daya yang terbatas dan kemampuan yang berkurang.

Ini artinya mereka harus mampu membuat pilihan yang paling cerdas, untuk memastikan kalau mereka membeli barang dan jasa yang terbaik.

Manajer Procurement akan menangani hal-hal seperti:

• Aktivitas sourcing.
• Negosiasi dan manajemen vendor.
• Memilih barang dan jasa secara strategis.
• Menyetujui permintaan pembelian dari organisasi.
• Menerima barang dan jasa.

Singkatnya, procurement umumnya melibatkan pengambilan keputusan pembelian dalam kondisi kelangkaan.

Apa perbedaan antara procurement dan purchasing?

Purchasing, di sisi lain, mengidentifikasi bagaimana barang dan jasa dipesan.

Misalnya, dengan membuat dan memenuhi pesanan pembelian, serta mengatur pembayaran barang.

Purchasing adalah tindakan memperoleh barang atau jasa dan cara bagaimana manajer procurement melakukan pembayaran untuk sesuatu.

Proses ini melibatkan:

• Permintaan pembelanjaan dan persetujuan pembelian.
• Pembuatan pesanan pembelian.
• Menerima dan memeriksa barang dan jasa.
• Melampirkan packing slip pada sebuah pembelian.
• Menyerahkan pembelian yang sudah selesai ke tim accounts payable.

Sekarang, ayo kita lihat lebih detil perbedaan antara procurement dan purchasing, serta peran yang dimainkan kedua fungsi penting ini dalam sebuah bisnis.

Apa itu procurement?

Procurement adalah proses mencari (sourcing) dan memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk memenuhi tujuan bisnisnya.

Strategi procurement yang efektif bisa melakukan banyak hal. Misalnya, itu bisa membantu Anda menghemat uang perusahaan dengan menegosiasikan persyaratan dan harga yang menguntungkan untuk perusahaan.

Strategi ini juga bisa memastikan kualitas dari supplier, efisiensi, dan ketepatan waktu.

Anda juga pasti suka:

• 8 Tips Menegosiasikan Permintaan Kenaikan Harga Supplier
• Tips Mengatasi Permintaan Kenaikan Harga dari Supplier

Langkah-langkah dalam proses procurement

Procurement melibatkan lebih dari sekadar menyerahkan kartu kredit perusahaan dan membayar pembelian.

Misalnya, strategi procurement yang efektif, mencakup semua hal yang terlibat dalam proses pengadaan barang atau jasa, mulai dari mengidentifikasi barang dan jasa mana yang dibutuhkan organisasi untuk tumbuh, sampai memelihara dokumentasi dan pencatatan yang tepat.

Tapi, perlu Anda ingat, kalau bagaimana perusahaan membentuk proses procurement internalnya, dipengaruhi faktor-faktor seperti ukuran perusahaan, industri, sumber daya manusia yang tersedia, dan struktur organisasi.

Mengapa procurement penting dalam bisnis?

Procurement penting dalam bisnis karena berdampak secara langsung pada margin keuntungan perusahaan.

Supaya sebuah organisasi jadi menguntungkan, biaya procurement barang harus lebih kecil dari jumlah penjualan barang tersebut, dikurangi biaya apa pun yang terkait dengan pemrosesan dan penjualannya.

Menerapkan prosedur procurement terbaik, akan memastikan kalau pembeli (yaitu perusahaan Anda) mendapatkan barang dan jasa dengan harga terbaik setiap saat.

Selain itu, procurement terkait dengan beberapa fungsi bisnis inti dalam suatu organisasi. Yang karenanya, harus selalu dianggap sebagai bagian penting dari strategi organisasi perusahaan mana pun.

Procurement menyentuh keempat pilar dari strategi perusahaan, yaitu identitas perusahaan, market placement, company capabilities, dan management issues.

Misal, procurement dan identitas perusahaan saling terkait. Kalau bisnis Anda sedang membangun (atau sudah membangun) identitasnya di sekitar etika sadar lingkungan, misalnya, maka strategi procurement Anda harus mencerminkan keputusan ini.

Tapi, supaya ini berhasil, kebijakan tersebut harus diterapkan untuk memastikan Anda hanya mengambil produk dari perusahaan dengan etika yang sama, atau bahwa Anda mencari bahan yang ngga berbahaya bagi lingkungan.

Strategi procurement perusahaan juga harus dibentuk dengan mempertimbangkan penempatan pasar, kemampuan perusahaan, dan masalah manajemen seperti yang saya sampaikan sebelumnya.

Sangat penting untuk perusahaan memiliki orang yang tepat untuk menjalankan keyakinan dan filosofi yang Anda inginkan untuk mengatur bisnis Anda. Menangani hubungan dengan vendor, harus mencerminkan filosofi perusahaan.

Apa itu purchasing?

Purchasing adalah serangkaian tugas yang terlibat dalam pembelian barang dan jasa.

Purchasing melibatkan tugas-tugas seperti pemesanan, pembuatan purchase order, penerimaan, dan mengatur pembayaran.

Bagaimana langkah-langkah dalam proses purchasing?

Sebagai fungsi, purchasing adalah bagian dari procurement. Dan dengan begitu, proses purchasing berada di dalam proses procurement.

Tapi, ngga seperti tugas terkait procurement yang saya sampaikan di atas, Anda ngga boleh menyesuaikan langkah-langkah yang secara eksplisit terkait dengan purchasing supaya sesuai dengan ukuran dan cakupan masing-masing vendor tempat Anda membeli.

Ini adalah langkah mendasar dari purchasing yang baik dan membuat proses Anda lebih efisien.

Pada akhirnya, proses purchasing Anda harus menerapkan best practice rutin di semua vendor.

Anda juga pasti suka:

• Apa Perbedaan Supply Chain dan Logistik
• Apa Perbedaan RFI dan RFP? Apa Itu RFQ? Mana yang Harus Anda Gunakan?

Procurement VS purchasing: apa bedanya?

Ya, itu pertanyaannya. Pada dasarnya, Anda melakukan procurement dan purchasing saat perusahaan Anda perlu untuk memperoleh barang atau jasa.

Tapi, kedua fungsi tersebut punya fokus dan metode yang berbeda untuk mencapai tujuan akhir masing-masing fungsi.

Apa saja?

Procurement mengidentifikasi kebutuhan organisasi dan memenuhi pengadaan kebutuhan tersebut. Purchasing, mengatur pengeluaran dan membeli barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan.

Procurement lebih menitikberatkan pada nilai barang daripada berapa biayanya. Sedangkan purchasing, lebih berfokus pada harga daripada nilai barang tersebut.

Procurement terlibat dalam aktivitas menyeluruh, dari ujung ke ujung, yang diperlukan untuk mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan. Purchasing, terlibat pada saat proses pembelian barang atau jasa.

Procurement mencakup aktivitas mulai dari mengidentifikasi kebutuhan pengadaan barang atau jasa, contract closure, dan record keeping. Purchasing, hanya melibatkan ordering, expediting, dan pembayaran.

Procurement fokus pada mengembangkan hubungan jangka panjang dan win-win dengan supplier. Sedangkan purchasing, berfokus pada pembuatan transaksi yang efisien, ngga terlalu berfokus pada mengembangkan hubungan dengan supplier.

Mengotomatiskan strategi procurement dan purchasing dengan e-procurement

Procurement dan purchasing, keduanya termasuk dalam proses keseluruhan yang dikenal sebagai siklus procure-to-pay.

Siklus ini mencakup semua langkah yang harus diambil perusahaan untuk mengidentifikasi dan memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis. (Dengan kata lain, ini adalah gabungan procurement dan purchasing.)

Untuk membantu Anda memvisualisasikan bagaimana procurement dan purchasing saling mendukung sepanjang siklus ini, inilah saat kedua fungsi ini terlibat dalam siklus procure-to-pay.

Langkah-langkah procurement dalam siklus procure-to-pay

• Identifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan.
• Menyetujui permintaan pembelian.
• Procurement (pengadaan barang atau jasa).
• Identifikasi supplier.
• Mengirim pertanyaan (RFQ dan RFP).
• Penerimaan penawaran dari supplier.
• Nego harga dan persyaratan.
• Pilih vendor.

Langkah-langkah purchasing dalam siklus procure-to-pay

• Terima pesanan pembelian.
• Advance shipping notice.
• Terima barang.
• Inventory management.
• Pencatatan invoice.
• Three-way match.
• Pembayaran ke supplier.

Mengotomatiskan tugas procurement dan mengoptimalkan siklus procure-to-pay Anda menggunakan software e-procurement bisa berdampak signifikan pada laba perusahaan Anda.

Platform procurement and expense management bisa membantu tim Anda mengawasi dengan lebih baik semua aktivitas procurement dan purchasing dengan fitur-fitur seperti:

• Fungsi permintaan pembelian untuk semua orang di tim.
• Alur kerja purchasing dan procurement.
• Pembuatan, persetujuan, dan penyimpanan purchase order.
• Katalog vendor yang disetujui yang bisa diakses oleh setiap anggota tim secara online.
• Sistem persetujuan berdasarkan lokasi, departemen, dan ambang batas uang, yang mudah diikuti oleh karyawan dan manajer procurement.
• Aplikasi seluler yang membantu Anda meminta, menyetujui, dan menerima barang saat bepergian.
• Vendor management dan pelacakan kinerja vendor.
• Three-way matching.
• Mengekspor data ke sistem akuntansi Anda.

Efisiensi yang bisa dibawa oleh procurement and purchasing software ke strategi procurement perusahaan Anda, bisa menghilangkan pengeluaran berlebih dan menghasilkan penghematan besar (baik waktu dan uang), terlepas dari seberapa besar pun ukuran organisasi Anda.

Kesimpulan

Pada dasarnya, purchasing adalah proses dalam proses procurement yang menyeluruh.

Meskipun demikian, istilah procurement dan purchasing seringkali bisa dipertukarkan.

Dalam dunia bisnis, praktik penggunaan istilah serupa, baik dalam percakapan maupun tertulis merupakan hal yang rutin, meskipun seringkali membingungkan dan harus dihindari.

Procurement berkaitan dengan aktivitas sourcing, negosiasi, dan pemilihan strategis barang dan jasa yang biasanya penting bagi suatu organisasi.

Purchasing, bagaimanapun, menjelaskan proses pemesanan barang dan jasa tersebut.

Selain itu, purchasing juga menggambarkan fungsi transaksional pengadaan barang atau jasa.

Semoga bermanfaat!

”Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”