Apa itu Sourcing? Bagaimana Melakukan Sourcing yang Efektif?

Bagaimana memulai sourcing

Sourcing dalam procurement adalah proses menemukan, mengevaluasi, dan bekerja dengan supplier berdasarkan kriteria yang ditetapkan untuk menghemat uang dan mendapatkan nilai terbaik untuk barang dan jasa pada titik harga dan ketentuan yang memberi perusahaan margin yang perlu ditingkatkan.

Proses sourcing dilakukan melalui proses bidding, yang digunakan baik pada level taktis maupun strategis. Tujuannya adalah untuk mendapatkan keunggulan kompetitif dengan menemukan supplier terbaik dengan harga terbaik.

Di sebagian besar organisasi, langkah pertama dalam proses supply chain adalah menemukan produk atau layanan.

Menemukan keseimbangan yang tepat antara kualitas produk dan bahan baku yang dibutuhkan dan berapa biayanya adalah bagian dari sourcing.

Sebagian besar tim procurement ingin membelanjakan lebih sedikit dan menghasilkan lebih banyak uang pada akhirnya.

Tapi bagaimana Anda bisa memastikan bahwa Anda memiliki rencana dan metode yang tepat untuk membuat sourcing menguntungkan?

Pada postingan kali ini, kita akan bahas semua hal yang terkait dengan sourcing, mulai dari menemukan produk hingga menemukan supplier terbaik untuk membelinya sampai berbagai jenis pengiriman dari supplier ke pelanggan. Jadi, ayo kita bahas.

Tapi sebelum itu, pastikan kalau Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel supaya ngga ketinggalan update artikel terbaru dari blog ini.

Apa itu sourcing?

Kita akan mulai bahasan ini dengan penjelasan lengkap tentang apa yang dimaksud dengan “sourcing”.

Sebagian besar waktu, sourcing berarti menemukan supplier terbaik yang bisa memberikan pemilik bisnis barang atau jasa yang mereka butuhkan dengan harga yang memberi mereka margin keuntungan yang mereka butuhkan.

Sourcing dan manajemen procurement berjalan beriringan.

Tapi, sebelum Anda bisa membeli sesuatu, Anda perlu:

• Menemukan supplier yang prospektif.
• Menerapkan proses assessment yang ketat.

Ini memastikan kalau ngga ada kesalahan selama proses sourcing, yang bisa mahal untuk diperbaiki.

Sebagian besar pemimpin bisnis berfokus pada manfaat penghematan biaya dari sourcing strategis.

Tapi, di pasar yang kompetitif saat ini, perusahaan terkemuka sudah mulai melihat penciptaan nilai tanpa mengabaikan pengurangan biaya dan pemborosan.

Proses sourcing didasarkan pada tiga hal utama, yaitu:

• Cost structure
• Profit margins
• Competitiveness

Ketiga faktor tersebut mempengaruhi bisnis dalam segala ukuran.

Proses sourcing melibatkan:

• Mengumpulkan data tentang sourcing barang dan jasa yang berkualitas baik
• Negosiasi kontrak
• Riset pasar
• Pengujian produk untuk kualitas
• Mempertimbangkan outsourcing untuk barang-barang.
• Menentukan standar yang akan digunakan perusahaan.

Anda harus ingat kalau tujuan sourcing adalah untuk mendapatkan sesuatu. Di antara langkah-langkah dalam proses purchasing adalah:

• Logistik
• Komunikasi
• Negosiasi

Jenis-jenis sourcing

Untuk melakukan sourcing yang sukses, Anda perlu tahu seluruh strategi bisnis Anda luar dalam.

Anda perlu tahu sumber daya apa yang dibutuhkan untuk menjalankan strategi itu, serta kekuatan pasar dan risiko spesifik yang datang dengan menerapkan pendekatan tertentu ke dalam tindakan.

Satu-satunya tujuan sourcing seharusnya bukan untuk menemukan barang dan jasa murah.

Sebaliknya, tim yang bertanggung jawab atas sourcing harus fokus membangun hubungan yang baik untuk kedua belah pihak.

Anda bisa memilih bekerja langsung dengan grosir, produsen, atau distributor, tergantung kebutuhan dan barang yang ingin Anda dapatkan.

Jadi, sourcing seperti apa yang bisa Anda pertimbangkan?

Outsourcing

Contoh paling sederhana dan paling umum adalah ketika sebuah perusahaan mempekerjakan seseorang di luar perusahaan untuk melakukan pekerjaan atau membuat hal-hal yang dulu dilakukan di dalam perusahaan.

Ini juga bisa dilakukan dengan memindahkan operasi ke luar negeri atau membentuk kemitraan dengan supplier di negara yang sama.

Tugas back office dan front office bisa dilakukan oleh orang lain.

Insourcing

Dalam jenis sourcing ini, Anda memberikan pekerjaan kepada seorang karyawan atau sekelompok karyawan di dalam perusahaan.

Sebagian besar pemimpin perusahaan memilih opsi ini jika tersedia, karena ini adalah cara terbaik untuk menghemat uang dan mengawasi kualitas barang dan layanan di lapangan.

Near-sourcing

Untuk melakukan ini, Anda perlu memindahkan beberapa operasi Anda ke dekat tempat Anda menjual barang jadi.

Low-cost Country Sourcing (LCCS)

LCCS berarti mendapatkan bahan dari tempat di mana tenaga kerja dan biaya produksi lebih rendah.

Jenis sumber ini ditujukan untuk menurunkan biaya operasi organisasi secara keseluruhan.

Sebagian besar perusahaan di seluruh dunia sekarang pergi ke China untuk metode sourcing ini.

Global sourcing

Dunia telah menjadi satu pasar besar.

Sekarang mudah untuk membeli barang dan jasa dari pasar internasional yang berada di sisi lain perbatasan geopolitik.

Cara ini punya banyak manfaat dan membuka bisnis Anda ke pasar baru. Anda juga belajar bagaimana bisnis dilakukan di bagian lain dunia.

Anda juga bisa mendapatkan akses ke keterampilan dan sumber daya yang mungkin ngga mudah Anda akses di negara Anda sendiri.

Perjanjian prime/subcontracting

Kontrak dibuat antara kontraktor dan subkontraktor sehingga subkontraktor bisa melakukan sebagian pekerjaan pada proyek yang lebih besar.

Karena kontrak adalah antara dua entitas lepas pantai, maka diatur oleh hukum lepas pantai.

Harus berurusan dengan pembatasan impor atau ekspor bisa dipermudah oleh tim procurement.

Captive service operations

Beberapa organisasi bahkan melangkah lebih jauh dengan mendirikan dan menjalankan entitas yang dimiliki sebagian atau seluruhnya di luar negeri.

Metode ini memberi Anda lebih banyak kontrol dan memungkinkan Anda menangani masalah privasi dan keamanan. Skala ekonomi Anda, di sisi lain, akan dirugikan.

Professional service

Anda bisa mempekerjakan orang dengan keterampilan profesional di sektor jasa yang sudah menjalani pelatihan khusus.

Manufacturing

Proses pembuatan produk baru dari bahan baku atau suku cadang.

Vertical integration

Menyatukan dua atau lebih perusahaan dalam industri yang sama yang berada pada tahap produksi atau distribusi yang berbeda.

Jadi, ketika sebuah perusahaan membeli sebuah perusahaan dalam supply chain-nya, itu disebut integrasi ke belakang.

Ketika membeli perusahaan dalam rantai distribusinya, itu disebut integrasi ke depan.

Sedikit atau banyak supplier

Sering kali, strategi multi-supplier digunakan untuk membeli komoditas, dan harga biasanya menjadi faktor utama.

Di sisi lain, pembelian satu sourcing berarti membeli cuma dari satu supplier, meskipun supplier lain menawarkan produk yang serupa.

Ketika cuma ada satu supplier, ini disebut “procurement sourcing tunggal”.

Joint Ventures

Ini adalah bisnis yang dibuat oleh setidaknya dua orang.

Secara umum ditandai dengan kepemilikan bersama, pengembalian dan risiko, serta manajemen yang baik.

Virtual enterprise

Ini adalah saat jaringan perusahaan independen (supplier, pelanggan, dan kompetitor) dihubungkan oleh teknologi informasi sehingga mereka bisa berbagi keahlian, biaya, dan akses ke pasar satu sama lain.

Seperti yang Anda lihat, ada banyak cara berbeda untuk mendapatkan informasi. Karena ada begitu banyak pilihan, mengelola hubungan ini sangat berbeda.

Anda juga pasti suka:

• Bagaimana Memperlakukan KPI dengan Cara yang Benar untuk Meningkatkan Kinerja Supply Chain Anda
• Mengapa Pemahaman tentang Supply Chain Management Saja Ngga Cukup Untuk Membuat Operasi Supply Chain yang Lebih Baik

Responsible sourcing

Di pasar supply chain global saat ini, sourcing yang bertanggung jawab sudah menjadi topik yang sangat hangat.

Jenis sourcing ini terjadi ketika perusahaan secara sukarela setuju untuk memikirkan masalah sosial dan lingkungan saat berurusan dengan supplier-nya.

Konsumen dan investor modern semakin peduli tentang bagaimana suatu produk dibuat dan berapa lama akan bertahan.

Mereka lebih mungkin untuk memasukkan uang mereka ke dalam barang dan jasa yang baik untuk masyarakat.

Tim supplier dan pemimpin perusahaan yang ingin tetap kompetitif dan melindungi merek mereka harus menggunakan praktik bisnis sosial, lingkungan, dan etis.

Ini berarti mengambil tanggung jawab atas seluruh siklus hidup produk dan melindungi hak-hak pekerja saat produk tersebut dibuat.

Tapi lebih mudah untuk mengatakan daripada melakukan. Karena supply chain global sangat rumit, mungkin sulit bagi perusahaan untuk mengetahui atau memahami kemungkinan risiko yang dapat memengaruhi bisnis dan pemasok mereka.

Ada jalan keluar, syukurlah.

Bisnis Anda harus bisa melacak produk atau layanan melalui setiap langkah supply chain dan bekerja dengan perusahaan dan supplier mereka untuk memastikan kondisi kerja adil dan praktik lingkungan berkelanjutan.

Apa itu impact sourcing?

Impact sourcing adalah tren baru lainnya dalam proses sourcing.

Jenis sourcing ini adalah bagian yang bertanggung jawab secara sosial dari industri Business Process Outsourcing (BPO) dan Pengalihdayaan Teknologi Informasi.

Tujuannya adalah untuk mempekerjakan orang yang ngga punya banyak kesempatan untuk pekerjaan yang stabil.

Pekerja dari masyarakat miskin dan rentan dipekerjakan oleh industri impact sourcing untuk melakukan tugas-tugas yang membutuhkan tingkat keterampilan rendah hingga sedang.

Tugas ini meliputi pemindaian dokumen, entri data, verifikasi dan pembersihan data, penandaan video, dan pekerjaan mikro.

Model Sourcing

Model bisnis sourcing menggabungkan model hubungan perusahaan dengan bagaimana Anda secara formal akan mengontrol sumber pasokan dan model ekonomi Anda.

Dari sana, Anda bisa memutuskan bagaimana menangani uang dalam hubungan tersebut.

Ini adalah tujuh Model Bisnis Sourcing:

Basic Provider Model

Digunakan ketika tujuan utamanya adalah membeli barang dan jasa dengan uang sesedikit mungkin.

Approved Provider Model

Digunakan saat ingin mendapatkan potongan harga untuk pemesanan dalam jumlah besar dari supplier yang memiliki track record yang baik.

Preferred Provider Model

Menawarkan fitur bernilai tambah atau diskon volume dari supplier tunggal. Ini biasanya karena kontraknya lebih panjang.

Performance-Based/ Managed Services Model

Hal ini tergantung pada supplier yang harus efisien dan memenuhi tingkat layanan yang telah ditetapkan.

Model ini membiarkan kontrak menjadi lebih lama karena supplier biasanya diuntungkan selama kualitas barang atau jasa mereka tetap tinggi.

Vested Business Model

Adalah model kerja sama yang mengharuskan kedua belah pihak untuk memastikan bahwa setiap orang berkomitmen untuk kesuksesan pihak lain.

Sering kali, hubungan ini berlangsung selama lebih dari 10 tahun dan meningkatkan inovasi dan manajemen risiko.

Shared Services Model

Adalah model berbasis investasi yang dibuat oleh perusahaan yang ingin membuat supplier internal mereka sendiri.

Equity Partnerships

Memiliki struktur formal yang membuatnya mengikat secara hukum.

Dalam model ini, organisasi membangun keahliannya dengan memasukkan uang langsung ke perusahaan lain.

Kenapa sourcing penting?

Mendapatkan produk dan layanan adalah langkah pertama untuk memperbaiki supply chain.

Seseorang juga perlu menemukan keseimbangan yang baik antara kualitas produk dan jumlah bahan baku yang dibutuhkan.

Dalam hal sourcing, penting juga untuk memikirkan seberapa terjangkau produk tersebut, karena hal itu berdampak langsung pada keuntungan.

Jika proses sourcing perusahaan Anda bekerja dengan baik, itu bisa mengatur supply chain yang andal dan konsisten. Ini membuat rak penuh, yang membuat pelanggan senang.

Ketika sourcing dilakukan dengan benar, itu bisa membantu brand image Anda dan membuat orang setia pada merek Anda.

Sourcing strategis juga membantu menekan biaya dengan memberikan manfaat bagi pembeli dan penjual.

Biaya barang turun ketika harga satuan yang lebih rendah dinegosiasikan untuk pembelian besar.

Ini memungkinkan bisnis menjaga harganya cukup rendah untuk bersaing.

Di sisi lain, supplier diuntungkan karena mereka selalu punya tempat untuk menjual barangnya, jadi lebih mudah merencanakan dan melacak uang.

Keuntungan sourcing

Empat keuntungan sourcing adalah:

Cost-Saving

Manfaat pertama dan paling terkenal dari sourcing strategis adalah membantu organisasi menghemat uang dengan memilih supplier yang menawarkan nilai terbaik dengan harga terbaik.

Ini akan menyebabkan reaksi berantai yang akan baik untuk keuntungan Anda.

Mendapatkan supplier yang ideal

Kualitas supplier yang terlibat adalah inti dari seberapa baik proses procurement dilakukan.

Tim yang bertugas membeli barang harus punya profil supplier mereka dan mengetahui keterampilan utama mereka.

Ini memungkinkan Anda mencocokkan tujuan organisasi Anda dengan supplier terbaik Anda, sehingga Anda bisa mendapatkan nilai terbaik dengan jumlah uang paling sedikit.

Membentuk hubungan jangka panjang dengan supplier

Ketika supplier merasa dihargai dan diperhitungkan dalam keputusan sourcing yang berbeda, mereka akan termotivasi untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka untuk membantu organisasi Anda mencapai tujuannya.

Keanekaragaman dan Inklusi dalam Procurement dan Sourcing

Diversifikasi supply chain Anda bisa sangat membantu bisnis Anda.

Selain menghasilkan lebih banyak uang, supply chain yang beragam dan melibatkan semua orang lebih kompetitif, mendorong inovasi, membuka pasar baru, dan membantu ekonomi lokal.

Jadi, bagaimana Anda bisa mempercepat keragaman supply chain perusahaan Anda?

Cari tahu ke mana perginya uang Anda saat Anda membeli barang

Untuk supply chain yang lebih beragam dan inklusif, penting untuk punya pemahaman dasar tentang berapa biaya untuk membeli barang dari luar perusahaan.

Temukan supplier berbeda yang sesuai dengan kategori pengeluaran penting

Setelah Anda tahu ke mana sebagian besar uang Anda pergi, Anda bisa mulai mencari lebih banyak supplier potensial di setiap kategori.

Cari platform yang bisa menghubungkan Anda dengan banyak supplier berbeda.

Organisasi yang bekerja untuk advokasi dan sertifikasi keragaman adalah tempat yang bagus untuk memulai.

Siapkan kebijakan procurement yang inklusif

Dalam proses pemilihan supplier/RFP yang kompetitif, pastikan Anda memilih setidaknya satu supplier dari latar belakang yang berbeda.

Procurement vs. Sourcing: apa bedanya?

Ketika sampai pada kata-kata seperti procurement, purchasing, dan sourcing, seringkali ada sedikit kebingungan.

Kata-kata tersebut terkait dan terkadang digunakan secara bergantian, tapi masing-masing punya arti yang berbeda.

Sebagai penanggung jawab procurement atau menjalankan bisnis, Anda perlu memahami sepenuhnya perbedaan antara istilah-istilah ini.

Ini akan membantu Anda memahami proses sourcing dengan lebih baik.

Jadi, ayo kita langsung membahasnya dan membicarakan perbedaannya.

Sebagian besar waktu, procurement adalah tentang mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan organisasi.

Tugas procurement adalah mendapatkan barang yang tepat pada waktu yang tepat untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Dengan merampingkan siklus procurement sampai pembayaran, proses procurement membantu Anda memahami dan mengendalikan cara perusahaan Anda membelanjakan uang, mengurangi kesalahan dan pengeluaran curang, serta meningkatkan efisiensi.

Membeli barang melibatkan banyak proses dan langkah, seperti:

• Mengidentifikasi kebutuhan
• Meminta barang dan jasa
• Me-review dan menyetujui
• Sourcing
• Purchase order
• Menerima barang dan jasa
• Menerima invoice
• Membayar invoice

Di sisi lain, sourcing berfokus pada menemukan supplier barang dan jasa terbaik dan menegosiasikan persyaratan kontrak yang paling menguntungkan.

Sourcing melibatkan:

• Mendefinisikan kebutuhan
• Riset pasar
• Menjalankan event sourcing
• Mengevaluasi suppliers

Anda juga pasti suka:

• Bagaimana Keputusan Supply Chain yang Salah Bisa Menghancurkan Sebuah Bisnis
• Cara Menentukan Target Cost Reduction Berdasarkan Supply Chain Cost Drivers

Perbedaan Sourcing vs. Procurement

Komponen proses

Sourcing adalah bagian dari proses procurement yang terjadi sebelum sesuatu dibeli.

Sourcing memastikan bahwa harga pembelian terendah ditemukan dan saluran supply diatur yang memberikan nilai paling banyak.

Singkatnya, sourcing menambah nilai pada siklus procurement dengan membangun hubungan yang kuat dengan supplier yang membantu memastikan produk atau layanan selalu berkualitas baik dan selalu tersedia.

Ada lebih sedikit bagian yang bergerak dan lebih sedikit kerumitan dalam mencari sourcing.

Ini melibatkan mencari tahu apa yang dibutuhkan perusahaan, mencari vendor, menyiapkan proses sourcing, dan mengevaluasi vendor.

Sementara proses sourcing adalah bagian dari procurement, begitu pula purchasing, analisis data, kontrak, dan pengelolaan hubungan dengan supplier.

Waktu

Kedua proses terjadi pada waktu yang berbeda karena sourcing terjadi sebelum pembelian atau jika ada masalah selama pembelian.

Di sisi lain, sourcing adalah proses lengkap yang mencakup semua yang terjadi sebelum, selama, dan setelah membeli sesuatu.

Tujuan dan fokus

Baik procurement dan sourcing ditujukan untuk hal yang berbeda dan punya tujuan yang berbeda.

Sourcing adalah tentang membangun hubungan dengan supplier terbaik dan menyusun serta mempertahankan supply chain yang andal.

Di sisi lain, ada bagian strategis dan taktis dalam proses procurement.

Tujuan utama procurement adalah untuk mendapatkan barang dan jasa berkualitas tinggi dengan harga serendah mungkin sambil memenuhi kebutuhan internal.

Secara keseluruhan, sourcing adalah tentang menemukan supplier, sedangkan procurement adalah tentang mendapatkan barang dan jasa.

Fungsi

Sourcing dimaksudkan untuk membantu procurement dengan membangun supply chain dan sistem yang bisa digunakan oleh profesional procurement.

Tim sourcing berfokus pada membangun hubungan dengan vendor, sementara tim procurement menggunakan hubungan yang mereka punya dengan vendor untuk membeli barang.

Sourcing memungkinkan supply mengalir, sementara procurement mencoba merampingkan dan meningkatkan aliran ini.

Tim sourcing berbicara dengan supplier tentang harga dan jumlah produk dan barang.

Tim procurement kemudian menggunakan informasi ini untuk memperkirakan berapa banyak uang yang akan dikeluarkan dan berapa banyak yang bisa disisihkan.

Apa itu strategic sourcing?

Globalisasi sudah membuat bisnis lebih kompetitif daripada sebelumnya.

Karena itu, organisasi ngga punya pilihan selain menggunakan kekuatan globalisasi untuk meningkatkan kinerja mereka.

Jadi, ngga mungkin lagi menghindari pekerjaan mendapatkan barang dan jasa dari supplier.

Volatilitas pasar global sudah membuat semakin penting bagi organisasi untuk punya proses sourcing strategis yang meningkatkan kinerja dan efisiensi mereka.

Jadi, pada akhirnya, sourcing strategis adalah proses mencari tahu berapa banyak yang Anda belanjakan dan siapa supplier Anda sehingga kebutuhan bisnis Anda dan kemampuan supplier sesuai.

Ini adalah tinjauan dan evaluasi ulang yang proaktif, mencakup semua, dan berkelanjutan dari aktivitas sourcing organisasi Anda.

Sourcing procurement strategis mencoba menurunkan risiko supply chain dengan membuat tim procurement membangun hubungan yang kuat dan positif dengan perusahaan tempat mereka membeli.

Supplier dipandang sebagai mitra nilai penting yang bekerja dengan bisnis.

Terakhir, sourcing strategis berarti lingkaran customer-supplier diawasi dengan ketat di setiap tahap siklus hidupnya.

Ini berarti yang berikut ini harus benar:

• Analisa pembelanjaan
• Evaluasi supplier
• Supplier relationship management
• Riset pasar yang mendetil

Ini berarti bahwa sourcing strategis adalah proses jangka panjang yang membutuhkan pekerja terampil dan platform serta alat teknologi yang tepat.

Keuntungan strategic sourcing

• Meningkatkan jumlah uang yang dihemat dengan menemukan dan memilih supplier yang menawarkan nilai terbaik dengan harga terbaik.
• Memungkinkan pembeli menegosiasikan harga per unit yang lebih rendah untuk pesanan besar, yang menurunkan harga pokok penjualan.
• Ini membantu perusahaan Anda tetap kompetitif dalam hal harga dan menghemat uang perusahaan Anda dalam jangka panjang.
• Sourcing strategis membantu supplier dan perusahaan yang menggunakannya. Ini membantu supplier karena mereka bisa merencanakan pesanan dan melihat bagaimana arus kas mereka dalam jangka panjang. Ini juga memberi perusahaan lebih banyak waktu untuk fokus pada aktivitas bisnis inti mereka.
• Sourcing procurement strategis membantu membangun hubungan supplier yang stabil, yang khususnya penting bagi bisnis yang bergantung pada barang dan jasa yang sering terputus.

Langkah-langkah Strategic Sourcing

Ada tujuh langkah penting yang perlu Anda ambil supaya sourcing strategis berfungsi dengan baik di organisasi Anda.

• Membuat rencana sourcing
• Menganalisa pasar supplier
• Meminta informasi dari supplier dan membuat kriteria pemilihan.
• Memilih supplier dan melaksanakan proses kontrak.
• Mengukur kinerja supplier dan memonitornya secara teratur.
• Menerapkan supplier relationship management

Buat profil kategori

Langkah pertama adalah mengidentifikasi kategori sourcing atau komoditas, seperti jumlah, jenis, dan ukuran produk, serta berapa banyak yang dibelanjakan untuk produk dan layanan, harga saat ini, supplier, dan spesifikasi.

Selama langkah ini, profil user juga dibuat. Misalnya, siapa mereka, di mana mereka berada, dan departemen mana saja yang terlibat dalam supply chain.

Analisa pasar supply

Selanjutnya, Anda perlu tahu seberapa kuat pembeli Anda dan di kategori apa mereka berada, jadi Anda bisa mengatur strategi sourcing Anda.

Untuk melakukannya, Anda perlu melakukan analisis pasar untuk tahu strategi mana yang paling cocok dengan jenis layanan yang Anda cari.

Matriks Kraljic adalah cara yang baik untuk mengurutkan vendor Anda ke dalam grup.

Matriks dua-dua ini dipetakan terhadap dua dimensi utama: risiko dan profitabilitas.

Risiko menunjukkan seberapa besar kemungkinan sesuatu yang ngga terduga akan terjadi yang bisa mengganggu operasi, dan profitabilitas menunjukkan seberapa besar kemungkinan sesuatu bisa memengaruhi bisnis organisasi.

Saat Anda membagi produk atau layanan ke dalam beberapa grup, Anda akan tahu lebih banyak tentang pengaruhnya terhadap bisnis Anda.

Bangun sebuah sourcing strategy

Pada langkah ini, Anda perlu memutuskan di mana dan bagaimana membeli, jadi Anda bisa mengurangi risiko dan biaya sebanyak mungkin.

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari kumpulan supplier Anda, Anda harus memikirkan supplier yang sudah Anda punya dan supplier yang bisa Anda punya.

Pastikan Anda menetapkan tujuan bisnis Anda dan persyaratan minimum untuk supplier Anda.

Setelah itu, Anda harus menentukan kriteria seleksi berdasarkan supplier yang memenuhi kebutuhan Anda, punya keahlian yang tepat, dan punya sumber daya yang Anda butuhkan.

Pilih proses sourcing Anda

Sekarang saatnya untuk meminta penawaran.

Request for Proposal (RFP) biasanya digunakan oleh banyak bisnis.

Dokumen ini meminta proposal, yang sering dilakukan dalam proses penawaran.

Ini ditulis oleh tim Anda yang bertugas membeli barang.

Ini masuk ke detail tentang persyaratan produk atau layanan, spesifikasi, harga, syarat dan ketentuan hukum dan keuangan, dan kriteria untuk evaluasi.

Negosiasi dan pemilihan supplier

Sebagian besar waktu, banyak supplier berbeda akan menanggapi RFP Anda.

Jadi, Anda perlu memastikan kalau Anda punya supplier sebanyak mungkin dalam daftar Anda.

Kalau Anda perlu informasi atau klarifikasi lebih lanjut, Anda bisa mewawancarai mereka.

Semakin baik pilihan Anda, semakin banyak informasi yang Anda dapatkan dari setiap supplier.

Selain itu, jika diperlukan, mudah untuk mendapatkan semua informasi, yang mengurangi atau menghilangkan rantai email yang panjang dan conference call yang panjang.

Anda juga pasti suka:

• 4 Alasan Kenapa Menggunakan Supplier Lokal Lebih Menguntungkan
• Mana yang Harus Anda Pilih, Satu atau Banyak Supplier?

Implementasi dan integrasi

Sesudah Anda bernegosiasi, pilih supplier yang ingin Anda ajak bekerja sama.

Biarkan supplier yang akan terlibat dalam tahap implementasi tahu.

Selama tahap implementasi, penting untuk menyertakan supplier Anda dalam rapat atau pembicaraan agar mereka tetap terhubung.

Benchmarking

Penting untuk melacak kinerja supplier dari waktu ke waktu.

Mulailah dengan membandingkan status produk saat ini, kemudian awasi hasilnya dan pastikan tujuannya tercapai.

Dengan melakukan ini, Anda bisa dengan cepat menemukan masalah apa pun selama implementasi dan memberi tahu supplier Anda sehingga mereka bisa memperbaiki masalah tersebut dengan cara yang memiliki efek paling kecil pada bisnis Anda.

Bagaimana cara melakukan sourcing?

Reputasi bisnis Anda bisa dibantu atau dirusak oleh supplier yang Anda pilih, jadi pikirkan supplier Anda sebagai mitra bisnis.

Anda perlu mempercayai dan bergantung pada supplier itu karena mereka berpengaruh besar pada bisnis Anda.

Tapi, ada beberapa hal yang harus Anda cari, dan itu adalah:

• Berapa lama perusahaan dalam bisnis dan berapa banyak pengalaman yang mereka punya;
• Kemampuan supplier untuk menegosiasikan harga.
• Fleksibilitas supplier ketika jumlah pesanan dan waktu pengiriman berubah.
• Waktu pengiriman
• Ragam produk dan/atau layanan yang ditawarkan
• Ulasan pelanggan yang dapat dilacak
• Layanan pelanggan yang membantu
• Stabilitas keuangan

Setelah memilih supplier, langkah selanjutnya adalah melakukan riset dan membuat kesepakatan.

Ini berarti bertemu langsung dengan supplier untuk membicarakan harga.

Dengan sourcing strategis, penting untuk membuat kesepakatan yang menguntungkan untuk kedua belah pihak.

Sangat penting untuk berbicara tentang waktu penyelesaian, ketentuan pembayaran, kebijakan pembatalan, dan jumlah pesanan minimum.

Selanjutnya, kontrak Anda dengan vendor harus mencakup hal-hal berikut:

• Uraian tentang barang atau layanan yang disetujui supplier untuk disediakan.
• Standar kualitas barang atau jasa.
• Berapa lama kontrak akan berlangsung.
• Ketentuan pembayaran
• Ganti rugi jika terjadi kerugian karena kelalaian
• Konsekuensi jika kontrak dilanggar

Menetapkan ketentuan pembayaran penting karena bisa memengaruhi jumlah uang tunai yang dipunya setiap bisnis.

Anda akan mendapatkan poin kesepakatan kalau Anda bisa menjamin pembayaran dalam waktu yang lebih singkat.

Selain itu, waktu dan tempat pengiriman harus disepakati sebelumnya, karena miskomunikasi dan keterlambatan bisa menyebabkan masalah yang mahal.

Jangan lupa untuk memilih supplier yang metode pengirimannya paling sesuai untuk Anda.

Anda bisa memilih Continuous Replenishment Model, dimana supplier melakukan pengiriman berdasarkan kesepakatan dan jadwal yang sudah ditetapkan.

Anda juga bisa memilih Model Pengiriman Just In Time, di mana perusahaan mendapatkan supply sesuai kebutuhan.

Terakhir, dalam Model Pengiriman Sesuai Permintaan, supplier mengirimkan barang saat pelanggan memintanya.

Apa itu sourcing taktis dan strategis? Apa bedanya?

Strategic sourcing berbeda dengan tactical sourcing karena tactical sourcing berusaha mendapatkan harga serendah mungkin tanpa memperhitungkan hal-hal lain, seperti:

• Supplier relationship management
• Supply chain risk mitigation
• Persepsi public tentang supplier
• Material yang digunakan dalam produk
• Penggunaan pribadi untuk layanan

Sourcing strategis sebagian besar tentang memastikan bahwa sistem sourcing komprehensif dan akan bertahan lama. Ini digunakan untuk membantu bisnis mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjangnya.

Seperti yang telah kita bicarakan, tujuan utama sourcing strategis adalah:

• Pemotongan biaya dan pengurangan risiko
• Riset pasar
• Supplier relationship management

Di sisi lain, sourcing taktis difokuskan pada jangka pendek dan melibatkan banyak pekerjaan langsung.  Karakteristiknya adalah requisition, quotations, dan proses pemesanan yang cepat untuk memastikan perputaran cepat, kualitas tinggi, dan harga serendah mungkin.

Bisnis kecil, perusahaan manufaktur, dan bisnis yang lebih tua, suka menggunakan sourcing taktis.

Sourcing strategis lebih rumit daripada sumber taktis, yang merupakan manfaat utamanya. Tapi satu masalah adalah tidak banyak riset pasar dan tidak ada hubungan dengan vendor. Bisnis Anda mungkin kehilangan peluang untuk membuat kesepakatan, menjalin kemitraan, atau meningkatkan cara kerjanya.

Bagaimana mengembangkan strategi sourcing?

Jadi, bagaimana Anda mencari supplier yang baik? Langkah pertama adalah selalu menghasilkan rencana sourcing yang baik.

Sering kali, tim procurement butuh strategi procurement jangka panjang yang menjelaskan bagaimana bisnis akan menyiapkan dan mempertahankan aliran barang dan jasa yang stabil yang dibutuhkan perusahaan Anda.

Selain itu, strategi perlu berbicara tentang bagaimana Anda akan mengalahkan orang lain yang menginginkan barang dan jasa yang sama.

Tapi apakah Anda benar-benar membutuhkan rencana untuk mendapatkan sesuatu? Ya, itu jawabannya.

Jadi darimana Anda bisa mulai?

Inilah yang perlu Anda lakukan untuk mengembangkan strategi sourcing:

Buat katalog dan tentukan apa yang perlu di-supply

Strategi sourcing Anda harus mencakup daftar semua sumber daya, barang, jasa, bahan mentah, dan fungsi.

Daftar ini harus dibuat oleh tim sourcing Anda. Pastikan untuk memikirkan kebutuhan Anda sekarang dan di masa depan.

Dokumentasikan model sourcing Anda saat ini

Pada langkah ini, Anda perlu mencermati siapa yang memberi Anda barang atau jasa saat ini.

Catat apakah supplier melakukan pekerjaan dengan baik dan bagaimana hubungan Anda dengan mereka. Lihat berapa banyak yang Anda belanjakan sekarang dan berapa banyak nilai yang Anda dapatkan dari supplier tersebut.

Pilih model sourcing

Dari daftar yang Anda buat pada langkah 1, gunakan skala 1 sampai 10 untuk mengetahui seberapa penting barang dan jasa yang Anda inginkan bagi bisnis Anda.

Sortir mereka ke dalam kategori “kritis” atau “tidak kritis” dan putuskan apakah mereka mendukung produk utama Anda atau produk lain. Ini akan membantu Anda memilih model sourcing yang sesuai untuk bisnis Anda.

Menganalisis kinerja sourcing saat ini vs. sourcing yang diinginkan

Bandingkan seberapa baik model sourcing Anda saat ini bekerja dengan seberapa baik Anda ingin itu bekerja. Sekarang Anda perlu melihat seberapa baik metode sourcing Anda saat ini membantu Anda mencapai tujuan Anda dan apakah itu membantu Anda mencapai tujuan sourcing jangka pendek dan jangka panjang Anda.

Evaluasi

Langkah ini adalah tentang mencari tahu supplier mana yang paling cocok antara cara sourcing Anda saat ini dan cara sourcing yang Anda inginkan, berdasarkan strategi Anda.

Mengembangkan rencana eksekusi

Setelah mengetahui perubahan apa yang perlu Anda lakukan pada proses sourcing agar sesuai dengan strategi yang Anda inginkan, Anda perlu membuat rencana tindakan dan roadmap untuk menerapkan perubahan tersebut.

Anda bisa melakukan langkah-langkah berikut di roadmap Anda:

• Mempekerjakan orang dengan keterampilan dan pengetahuan yang tepat
• Mencari vendor baru dan menilai mereka
• Pikirkan tentang bagaimana Anda bekerja dengan vendor
• Bangun tim Anda di area di mana Anda ingin berinvestasi atau mencoba sesuatu yang baru
• Menyingkirkan produk dan layanan yang tidak menambah nilai lagi
• Mengerjakan atau menjadi lebih baik dalam keunggulan kompetitif organisasi Anda di bidangnya

Tinjau, perbaiki, dan revisi

Pada tahap ini, Anda terus menganalisis data untuk memastikan bahwa proses sourcing Anda seefektif mungkin. Analisis data ini bisa membantu Anda mengetahui apakah ada bagian supply chain Anda yang perlu lebih banyak pekerjaan untuk memastikannya menguntungkan, kompetitif, dan kuat.

Meningkatkan efektivitas sourcing

Sekarang, mari kita lihat bagaimana organisasi bisa membuat proses procurement mereka lebih efektif.

Secara umum, ada 10 hal utama yang harus Anda pikirkan jika ingin meningkatkan hubungan dengan supplier dan memastikan semua orang sukses dalam jangka panjang.

Inilah hal-hal tersebut:

• Pikirkan sourcing sebagai proses yang berkelanjutan, bukan tempat Anda akan di mana
• Buat kontrak yang baik untuk kedua belah pihak
• Cari tahu semua biaya dan bagaimana pengaruhnya terhadap risiko dan harga
• Pahami bahwa semakin tergantung kedua pihak satu sama lain, semakin penting untuk menjaga hal-hal yang sama
• Pastikan kontrak adalah kerangka kerja yang bisa diubah dan bukan senjata hokum
• Buat perlindungan untuk mencegah orang pergi
• Visi bersama dan keselarasan yang diharapkan bisa membantu menjaga biaya transaksi seminimal mungkin
• Jujur
• Jadikan segalanya mudah dan dapat dipercaya

Trend sourcing dan procurement

Untuk melakukan bisnis di ruang digital saat ini, sourcing dan procurement perlu didasarkan pada data.

Berikut ini adalah beberapa tren saat ini dalam mencari dan membeli:

Penekanan pada Manajemen Risiko dan Fleksibilitas

Pandemi menunjukkan betapa pentingnya bagi bisnis dan supply chain untuk menjadi fleksibel. Karena itu, organisasi menjadikannya salah satu prioritas utama mereka untuk memastikan supply chain mereka kuat dan fleksibel.

Tujuan dari spesialis procurement adalah untuk mengevaluasi dan mengelola risiko dalam supply chain dengan hati-hati dan menghasilkan rencana cadangan yang lebih baik, seperti membangun hubungan dengan supplier cadangan dan memaksimalkan inventory.

Selain itu, transformasi digital dan beralih ke solusi software di cloud akan membantu organisasi meningkatkan supply chain management, menjadi lebih fleksibel, dan menangani risiko dengan lebih efektif.

Procurement yang sustainable

Efek polusi dan pemanasan global kini terlalu besar untuk diabaikan, jadi organisasi cenderung mulai membeli barang-barang yang baik untuk lingkungan.

Procurement yang sustainable berarti mempertimbangkan sourcing lokal, memilih supplier yang nilainya sesuai dengan nilai Anda, dan beralih dari supply chain linier ke sirkular untuk mengurangi pemborosan dan menghemat uang.

Jadi, apa yang akan terjadi pada sourcing sekarang setelah Covid tidak ada lagi?

Selama sepuluh tahun ke depan, sebagian besar bisnis cenderung menghabiskan banyak waktu untuk mencari sourcing dan procurement. Para ahli berharap ini akan membuat perusahaan lebih terbuka, membantu mereka menghindari risiko dengan lebih baik, dan membantu mereka mengatasi beberapa masalah terbesar mereka.

Ayo kita lihat beberapa masalah ini dan bagaimana masalah tersebut bisa mengubah cara kerja kedua proses ini di masa mendatang.

Penghindaran Risiko

Harapannya adalah procurement akan berhenti terlalu fokus pada kepatuhan dan mulai melihat sesuatu dari sudut pandang yang lebih luas.

Pendekatan luas seperti ini akan memaksa organisasi untuk melihat paparan risiko total mereka, harga transfer risiko, dan seberapa banyak mereka berinvestasi dalam mitigasi risiko yang terbukti berhasil.

Untuk mencapai tujuan ini, perusahaan harus memikirkan kembali rencana mereka untuk mengelola risiko supplier. Faktanya, metrik baru harus digunakan jika keputusan besar tentang sourcing dan supply ingin dibuat lebih cepat.

Pada akhirnya, ini akan membantu mengurangi pemborosan dan mendapatkan nilai maksimal dari pembelian. 

Sustainability

Jangan remehkan efek pasar yang berubah dengan cepat. Dalam dunia bisnis saat ini, kaum milenial adalah kekuatan pembelian yang sangat besar. Jadi, fungsi procurement harus mengatur supply chain yang memenuhi kebutuhan basis pelanggan ini.

Proses ini kemungkinan akan melibatkan lebih dari sekadar cara sederhana untuk memotong biaya, karena pembeli yang lebih muda kurang fokus pada harga daripada pembeli yang lebih tua dan lebih cenderung menempatkan keberlanjutan dan tanggung jawab sosial perusahaan di atas penawaran murah.

Globalisasi

Dalam beberapa tahun ke depan, pasar negara berkembang akan mengubah pola penawaran dan permintaan yang selama ini kita andalkan.

Cina dan Amerika Selatan sama-sama tempat yang harus diwaspadai karena mereka tumbuh dengan cepat.

Para ahli berpendapat bahwa perusahaan besar akan mulai membangun pengetahuan mereka tentang wilayah ini dan negara-negara seperti Rusia dan India.

Mungkin ada kebutuhan untuk mempekerjakan manajer yang bekerja “di lokasi” di berbagai negara berkembang.

Semoga bermanfaat!

Kalau Anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan kerja Anda yang lain. Gabung dengan scmguide telegram channel supaya Anda ngga ketinggalan notifikasi artikel terbaru lainnya dari blog ini. Semua artikel dalam blog ini bebas Anda gunakan untuk apa pun tujuan Anda, termasuk komersil, tanpa perlu memberikan atribusi.