by Apa saja KPI untuk perusahaan distribusi yang bisa Anda gunakan untuk mengukur kinerjanya? Mungkin Anda punya pertanyaan yang sama. Kalau seperti itu, Anda tepat berada di sini karena itulah yang akan kita bahas kali ini.
Table of Contents
Apa itu KPI Distribusi?
Key Performance Indicator (KPI) atau metrik distribusi adalah ukuran yang bisa Anda gunakan, sebagai perusahaan di sektor distribusi, untuk memantau kinerja dan efisiensi Anda.
Metrik ini membantu Anda mengidentifikasi area keberhasilan dan kegagalan operasional melalui pengukuran aspek spesifik yang bisa diukur dari bisnis Anda.
Metrik distribusi menganalisis manajemen inventory, tingkat utilisasi, manajemen armada, pengambilan dan pengiriman pesanan, dan keuangan.
Bagaimana KPI Distribusi bisa membantu perusahaan Anda
Distribusi itu ibarat “adik” dari proses manufaktur yang seringkali dilupakan.
Kebanyakan orang tertarik untuk menggunakan KPI untuk meningkatkan efisiensi manufaktur mereka.
Tapi, membawa pabrik Anda dari efisiensi 90% jadi 95% akan menghabiskan biaya yang jauh lebih besar daripada biaya yang harus Anda habiskan untuk meningkatkan proses distribusi yang sangat ngga efisien.
Karena itulah, pada postingan kali ini, kita akan membahas tentang contoh KPI distribusi yang bisa Anda gunakan yang mencakup kinerja operasional, lean, dan keuangan.
Tapi, sebelum kita masuk ke bahasan menarik ini, saya mau mengajak Anda juga untuk bergabung dengan channel telegram scmguide karena bakal banyak lagi bahasan-bahasan menarik yang pastinya juga bermanfaat seputar proses distribusi. Jadi, pastikan Anda juga bergabung ya.
KPI Operasional untuk Industri Distribusi
Operasi dasar sehari-hari adalah tulang punggung industri distribusi.
Kalau sisi fundamental bisnis Anda menderita, Anda akan perlu berjuang sangat keras untuk mempertahankan pangsa pasar Anda dalam industri yang sangat kompetitif ini.
Pada bagian ini, kita akan bahas 12 metrik kinerja distribusi operasional yang bisa membantu bisnis Anda mempertahankan keunggulan kompetitifnya.
Order Lead Time
KPI distribusi ini adalah salah satu metrik fundamental yang bisa Anda gunakan. Malah, harus Anda gunakan.
KPI ini mengukur jumlah rata-rata waktu yang dibutuhkan pesanan untuk mencapai customer sesudah pesanan itu dibuat.
Informasi ini sangat penting bagi customer karena akan membantu mereka membuat perencanaan.
Perfect Order Rate
Kalau boleh jujur, memang ngga ada ya dalam hidup yang pernah sempurna.
Tapi, itu ngga seharusnya menghentikan Anda, sebagai pusat distribusi, untuk mengejar kesempurnaan.
KPI perfect order rate mengukur jumlah pesanan yang dikirim dari pusat distribusi yang berjalan tanpa ada kesalahan apa pun.
Dengan munculnya gudang otonom, metrik distribusi ini sudah meningkat di seluruh industri.
Perfect order rate = (% Pesanan Terkirim Tepat Waktu) x (% Pesanan Selesai) x (% Pesanan Bebas Kerusakan) x (% Pesanan dengan Dokumentasi Akurat) x 100
Back Order Rate
Ini adalah metrik distribusi yang mengukur tingkat di mana pesanan dibuat untuk item yang kehabisan stok. Jadi, Anda ngga bisa memenuhi pesanan tersebut dengan segera.
Idealnya, KPI ini harus dijaga tetap rendah.
Lonjakan sesekali mungkin masih bisa diterima kalau muncul dari situasi permintaan yang ngga Anda duga sebelumnya.
Tapi, angka yang tinggi untuk KPI ini secara konsisten, menunjukkan forecasting yang buruk dan/atau manajemen inventory Anda yang buruk.
Back order rate = (Pesanan Tidak Terkirim / Total Pesanan) x 100
Lost sales
Sering kali, calon customer akan meminta penawaran dari Anda, tapi akhirnya mereka memutuskan untuk ngga menggunakan layanan distribusi Anda.
Ini adalah salah satu metrik distribusi yang layak Anda lacak.
Menentukan persentase penawaran yang ngga menghasilkan bisnis apa pun, bisa membantu Anda mendapatkan wawasan tentang perubahan yang mungkin perlu dilakukan, seperti harga, tingkat layanan customer, dan waktu pengiriman, misalnya.
Lost sales = (1 – (Jumlah Penjualan / Total Jumlah Penawaran)) x 100
Picking accuracy
Mirip dengan perfect order rate yang disebutkan sebelumnya, KPI distribusi ini digunakan dengan tujuan untuk mengurangi kesalahan.
Tapi, KPI ini berfokus pada proses tertentu.
KPI ini mengukur persentase pesanan yang diambil (pick) dan dikemas (pack) tanpa kesalahan.
Picking accuracy = (Jumlah Pesanan yang Diambil Secara Akurat / Total Jumlah Pesanan) x 100
Biaya Picking dan Packing
Segala sesuatu dalam bisnis punya biaya terkait.
Sebagian besar bisnis akan mengambil pendekatan tingkat tinggi dan komponen breakout seperti tenaga kerja, aset, biaya tetap, dll.
Tapi, dalam industri distribusi, biaya pengambilan dan pengemasan adalah biaya variabel yang bisa Anda coba untuk kendalikan.
KPI distribusi ini mengukur berapa banyak biaya yang Anda habiskan pada satu pesanan untuk tugas-tugas seperti handling, pelabelan, dan pengepakan.
Order cycle time
Metrik order cycle time mengukur jumlah waktu antar pesanan.
Secara khusus, ini adalah periode waktu rata-rata antara penempatan satu pesanan dan berikutnya.
Kedengarannya memang cukup sederhana. Tapi, akan sangat bergantung pada proses internal perusahaan Anda.
Sistem pemrosesan pesanan yang efisien akan bisa menurunkan metrik distribusi ini, meningkatkan efisiensi, dan pada akhirnya, profitabilitas Anda.
Anda juga pasti suka:
Vendor performance
Kelihatannya KPI distribusi yang satu ini memang agak ngga konvensional. Tapi, ini termasuk KPI yang sangat penting.
Metrik kinerja ini mengukur kinerja vendor untuk memastikan kalau operasional mereka ngga memengaruhi bisnis Anda secara negatif.
KPI yang paling umum digunakan adalah vendor shipping time.
Utilisasi Tenaga Kerja dan Peralatan
KPI ini adalah KPI produktivitas untuk industri distribusi.
KPI ini mengukur tingkat penggunaan tenaga kerja dan peralatan Anda di gudang/pusat distribusi untuk memenuhi pesanan customer.
Kelebihan pekerja yang menganggur dan peralatan yang ngga digunakan bisa menjadi beban keuangan utama pada bisnis distribusi Anda.
Tingkat utilisasi = (Output Aktual / Output Maksimum yang Mungkin) x 100
Pengembalian karena Pengiriman yang Ngga Tepat
Ini adalah salah satu metrik distribusi yang Anda harus tekan serendah mungkin.
Malah, kalau bisa sampai 0%.
KPI ini melacak jumlah pengembalian karena barang yang dikirim ngga sesuai sebagai persentase dari total barang yang dikirim.
Receiving cycle time
Operasi distribusi dimulai dengan penerimaan barang.
Karena itu, penting untuk menentukan efisiensi pada proses tersebut.
Setiap ketidakefisienan yang berasal dari penerimaan akan menjadi bola salju untuk proses selanjutnya.
Metrik distribusi receiving cycle time mengukur jumlah waktu yang diperlukan untuk memproses penerimaan.
Put Away Cycle Time
Proses put away dilakukan sesudah menerima kiriman barang.
KPI produktivitas ini melacak jumlah waktu rata-rata yang diperlukan untuk menyimpan barang di pusat distribusi.
Proses ini bisa Anda tingkatkan melalui penataan ulang gudang supaya lebih efisien, pelatihan karyawan yang lebih baik, atau otomatisasi.
Berapa Banyak Key Performance Indicator (KPI) Distribusi yang Dibutuhkan Perusahaan Anda?
Kita sudah lihat 12 contoh KPI distribusi operasional di bagian sebelumnya. Tapi, itu belum semua.
Ada banyak metrik KPI distribusi yang bisa Anda gunakan untuk mengukur kinerja fulfillment center atau gudang Anda.
Dan pertanyaannya adalah “Berapa banyak KPI yang Anda butuhkan?”
Sebagian besar perusahaan punya terlalu banyak KPI. Mereka punya KPI untuk mengukur segalanya.
Ini karena manajemen harus bisa melaporkan kepada pemegang saham, dan pemegang saham menginginkan gambaran tentang segala sesuatu yang dilakukan perusahaan.
Proses ini bisa jadi sangat mahal bagi perusahaan kalau semua KPI tersebut Anda proses secara manual (mulai dari pengumpulan data, pemrosesan, sampai pelaporan).
Munculnya berbagai jenis teknologi bisa membantu Anda merampingkan proses ini.
Tapi, itu ngga mengubah fakta kalau tetap harus ada seseorang yang perlu meninjau KPI ini untuk menafsirkannya dan membuat keputusan bisnis yang tepat.
Dan pengambilan keputusan KPI ngga harus dilakukan oleh satu orang saja.
Misalnya, apakah masuk akal bagi seorang CFO perusahaan meninjau KPI distribusi yang berkaitan dengan inventory dan produktivitas staf gudang?
Saya pikir ngga.
Tugas itu harus ada di tangan manajer gudang karena merekalah yang lebih akrab dengan berjalannya operasi gudang.
Karena itu, akan lebih baik untuk memecah KPI menjadi hierarki dan mengaitkan setiap levelnya dengan karyawan perusahaan masing-masing.
KPI tingkat tinggi yang berhubungan dengan kinerja perusahaan secara keseluruhan harus dilaporkan kepada eksekutif. Sedangkan KPI tingkat fungsional, harus dilaporkan kepada manajemen tingkat menengah.
Dengan pemikiran itu, kita bisa simpulkan kalau ternyata ngga ada salahnya mengumpulkan data dalam jumlah besar untuk menganalisis bisnis, asalkan ngga sampai menghambat operasi bisnis sehari-hari.
KPI distribusi ramping (lean) yang akan kita lihat di bawah ini adalah beberapa contoh tentang apa yang harus disaring oleh manajer gudang untuk dilaporkan secara ringkas, juga singkat, kepada eksekutif perusahaan.
Lean distribution KPIs
Dengan asal-usul yang berasal dari praktik lean manufacturing yang dikembangkan Toyota, distribusi lean juga bertujuan untuk mengurangi jumlah “pemborosan” dalam jaringan distribusi perusahaan.
“Pemborosan” ini mewakili aktivitas apa pun yang ngga menambah nilai bagi customer akhir.
Dengan begitu, distribusi lean bisa kita lihat sebagai masalah optimasi. Dan cara apa yang lebih baik untuk mengukur efisiensi selain KPI kan?
Nah, berikut ini adalah beberapa KPI distribusi lean yang bisa Anda gunakan.
Inventory turnover ratio
Metrik distribusi ini mengukur berapa kali seluruh inventory Anda bergerak melalui gudang selama periode waktu tertentu.
Ini adalah metrik yang ideal untuk dilacak oleh manajer gudang/pembelian karena bisa membantu memastikan kalau selalu ada tingkat inventory yang sesuai.
Inventory turnover ratio = Harga Pokok Penjualan / Inventory Rata-rata
Anda bisa memahami selengkapnya di sini.
Biaya Penyimpanan Inventory
Biaya penyimpanan yang terkait dengan inventory seringkali diabaikan oleh manajer gudang karena terdiri dari banyak komponen biaya yang lebih kecil.
Total biaya penyimpanan inventory dihitung dengan menjumlahkan biaya sewa, utilitas, gaji, opportunity cost, biaya inventory, dan asuransi.
Anda juga pasti suka:
- 5 Langkah Sukses Strategi Distribution Management di Bisnis Retail
- 7 Cara Efektif Mencapai 100% On Time Delivery
Days sales of inventory
KPI distribusi ini mengukur jumlah rata-rata hari yang diperlukan untuk mengubah inventory jadi penjualan sepenuhnya.
Ini akan membantu manajer gudang menentukan likuiditas item tertentu dalam inventory mereka.
Penting untuk diingat kalau metrik ini akan sangat bervariasi, tergantung pada barang yang Anda jual.
Days sales of inventory = (Inventory Rata-Rata / HPP) x 365 Hari
Anda bisa memahaminya lebih lengkap di sini.
Sales order fill rate
Apakah Anda bisa memenuhi pesanan klien segera dengan inventory yang Anda punya saat ini?
Sales order fill rate melacak persentase pesanan yang bisa Anda penuhi berdasarkan stok saat ini.
Idealnya, dasbor software distribusi Anda bisa melacak inventory dan pesanan Anda, menjadikannya KPI sederhana untuk dilaporkan setiap hari.
Sales order fill rate = (Inventory / Kuantitas Pesanan) x 100
On-time delivery
Ini adalah KPI distribusi langsung.
KPI ini melacak jumlah pengiriman yang dilakukan tepat waktu sebagai fungsi dari total pengiriman.
Meskipun KPI ini sangat mendasar, tapi bisa memberikan pandangan menyeluruh tentang bagaimana kinerja jaringan distribusi Anda.
Ini adalah jenis KPI yang ingin dilihat oleh para manajemen senior.
On-time delivery rate = (Jumlah Pesanan Terkirim Tepat Waktu / Total Jumlah Pesanan Terkirim) x 100
Dock door utilization rate
Metrik distribusi ini menganalisis seberapa efisien pintu dock Anda digunakan.
Sebelumnya, kita berbicara tentang biaya penyimpanan inventory.
Nah, kalau pusat distribusi Anda punya pintu dock yang ngga digunakan, itu sama saja menaikkan biaya pengangkutan karena berarti Anda mungkin membayar sewa untuk area yang lebih besar daripada yang Anda butuhkan.
Atau, kalau Anda mengalami fluktuasi penggunaannya, ini mungkin menunjukkan perlunya manajemen armada yang lebih baik.
Dock door utilization rate = (Waktu Penggunaan Pintu Dock / Total Waktu Pintu Dock Tersedia) x 100
Produktivitas Penyimpanan
Nama KPI distribusi ini mungkin sedikit menyesatkan.
Metrik produktivitas penyimpanan sebenarnya mewakili volume inventory yang disimpan per area (berapa meter kubik penyimpanan per meter persegi area gudang).
Penggunaan rak/penyimpanan yang lebih tinggi, bisa menghasilkan tingkat produktivitas yang lebih tinggi.
Produktivitas Penyimpanan = Volume Inventory / Luas Lantai
Utilisasi Ruang
KPI distribusi ini melacak jumlah ruang yang ditempati oleh inventory dibandingkan dengan jumlah total ruang yang tersedia.
Tingkat utilisasi yang rendah bisa menunjukkan kalau gudang Anda lebih besar dari yang dibutuhkan.
Utilisasi Ruang = (Volume Inventory / Total Volume Penyimpanan) x 100
Receiving cycle time
Metrik KPI distribusi ini mengukur jumlah waktu rata-rata yang diperlukan untuk memproses pengiriman ke gudang.
Penghematan Bahan Bakar Per Kendaraan
Ada dorongan besar bagi armada distribusi untuk beralih dari kendaraan berbahan bakar gas/diesel dan beralih ke listrik/hidrogen.
Tapi, itu ngga mengubah fakta kalau penghematan bahan bakar tetap penting.
Pelatihan pengemudi untuk menghindari perilaku seperti ngebut dan idle berlebihan, bisa menghemat banyak uang perusahaan distribusi Anda terkait biaya bahan bakar, serta perawatan dan perbaikan.
Ekonomi Bahan Bakar = Penggunaan Bahan Bakar / Jarak
Utilisasi Aset Armada
KPI distribusi ini adalah sesuatu yang harus diperiksa oleh manajer armada secara teratur, terutama sebelum memesan kendaraan pengganti atau menambah armada.
Meningkatkan utilisasi aset bisa sangat mengurangi biaya modal perusahaan.
Utilisasi Aset Armada = Jumlah Kendaraan yang Digunakan / Total Jumlah Kendaraan yang Tersedia
KPI distribusi lean adalah langkah selanjutnya dari KPI operasional yang pertama kali kita bahas di atas.
Contoh KPI lean distributions ini cuma boleh Anda terapkan pada jalur distribusi yang sudah mapan yang Anda ingin maksimalkan asetnya.
Tapi, mengelola semua KPI ini mungkin akan memerlukan penggunaan software distribusi khusus.
Bagaimana Software Distribusi Bisa Menyederhanakan Pelaporan Anda
Jaringan distribusi punya banyak data yang perlu Anda kumpulkan untuk melacak inventory, pengiriman, dan keuangannya, apalagi KPI.
Sebagian besar perusahaan menggunakan software ERP khusus untuk menangani ini.
Berikut adalah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan kalau Anda didukung oleh software manajemen distribusi yang powerful.
- Pengumpulan data otomatis.
- Data terpusat.
- Laporan berada di ujung jari Anda.
KPI Keuangan untuk Perusahaan Distribusi
Berikutnya, kita akan bahas KPI keuangan untuk industri distribusi yang harus Anda lacak untuk memantau kesehatan keuangan perusahaan Anda.
Betul, sangat penting untuk punya KPI yang bisa melacak kinerja gudang/pusat distribusi Anda. Tapi, sama pentingnya untuk punya KPI yang juga melacak kesehatan keuangan perusahaan Anda.
Berikut ini adalah beberapa contoh KPI keuangan dalam distribusi yang harus dilacak oleh departemen keuangan Anda.
Anda juga pasti suka:
Account receivable turnover
KPI distribusi keuangan ini digunakan untuk menentukan seberapa efektif perusahaan Anda mengumpulkan piutang (uang) dari customer.
Secara umum dianggap kalau rasio piutang yang tinggi diciptakan dengan memiliki proses penagihan yang baik, serta customer yang berkualitas tinggi.
Rasio yang rendah menyiratkan kebalikannya, proses penagihan yang buruk dan customer yang ngga stabil secara finansial.
Accout receivable turnover = net credit sales / average account receivable
Days Sales Outstanding (DSO)
Metrik DSO adalah perpanjangan dari account receivable turnover yang saya sebutkan di atas.
Metrik akuntansi distribusi ini menghitung rata-rata jumlah hari yang dibutuhkan perusahaan Anda untuk menerima pembayaran sesudah penjualan.
Ini juga merupakan salah satu dari komponen kunci dari cash conversion cycle yang akan saya sampaikan nanti.
DSO = Account Relievable x number of days / Total credit sales
Operation cash flow
Setiap bisnis perlu punya arus kas, atau mereka ngga akan bisa bertahan lama dalam bisnis.
Metrik kinerja distribusi ini mengukur jumlah arus kas yang dihasilkan dari operasi bisnis normal.
Operation cash flow = EBIT + depreciation – taxes – change in working capital
Unlevered Free Cash Flow (UFCF) atau Free Cash Flow (FCF)
Metrik FCF membawa metrik operational cash flow selangkah lebih maju dengan mengurangi biaya operasi dan investasi.
Ini kemudian bisa Anda gunakan untuk memeriksa apakah perusahaan Anda menghasilkan pendapatan yang cukup untuk menutupi pembayaran bunga atau dividen mereka, atau ngga.
Unlevered Free Cash Flow = operating cash flow – capital expenditures
Working capital
Berapa banyak uang tunai yang Anda simpan di dompet untuk dibelanjakan?
Anda bisa menganalogikan KPI ini dengan working capital pribadi itu.
Modal kerja (working capital) adalah sejumlah uang yang dipunya perusahaan Anda, siap digunakan saat dibutuhkan.
Working capital = current assets – current liabilities
Quick ratio
Quick ratio adalah rasio keuangan umum yang akan digunakan oleh perusahaan distribusi mana pun untuk memperkirakan kesehatan keuangan dengan cepat dengan menentukan kemampuannya untuk segera menutupi kewajiban jangka pendeknya.
Quick ratio = (cash + marketable securities + account receivable) / current liabilities
Current ratio
KPI distribusi ini mirip dengan quick ratio, tapi sedikit lebih ke depan.
Sama-sama masih mengukur kemampuan untuk memenuhi kewajiban jangka pendek, KPI ini memperhitungkan selama periode satu tahun, bukan segera.
Current ratio = current assets / current liabilities
Accounts payable turnover
Apakah Anda suka ketika ada seseorang berutang uang kepada Anda, dan Anda menunggu untuk dibayar?
Saya pikir ngga.
Itu juga berarti kalau orang ngga suka ketika Anda menunda-nunda untuk membayar mereka.
Metrik kinerja distribusi ini mengukur seberapa efektif perusahaan Anda membayar supplier.
Accounts payable turnover (AP) = Total supply purchases / ((beginning AP – ending AP) / 2)
Cash Conversion Cycle (CCC)
CCC adalah metrik keuangan yang mengukur jumlah waktu yang dibutuhkan perusahaan Anda untuk mengubah seluruh inventory-nya kembali menjadi uang tunai.
Komponen utama dari KPI ini adalah inventory outstanding, days sales outstanding, dan days payable outstanding.
Ini adalah metrik KPI distribusi yang harus langsung dilaporkan ke CFO perusahaan.
CCC = days of inventory outstanding + Days sales outstanding – days payable outstanding
Total-Debt-to-Asset Ratio
Ini adalah metrik KPI distribusi yang straight forward.
Seperti yang tersirat dari namanya, KPI ini membandingkan total beban utang perusahaan dengan total aset perusahaan.
Ini adalah KPI distribusi yang berguna untuk dilacak oleh CFO karena bisa digunakan sebagai indikator untuk persetujuan pinjaman.
Total-Debt-to-Asset Ratio= (short term debt + long term debt) / Total Assets
Gross profit margin
KPI keuangan ini penting untuk sektor distribusi.
Ini menghitung jumlah uang yang tersisa sesudah mengurangi harga pokok penjualan dari pendapatan sebagai persentase dari pendapatan.
Ini menetapkan dasar profitabilitas bagi perusahaan.
Gross profit margin = (net sales – cost of goods sold) / net sales
Operating profit margin
Operating profit margin didasarkan pada perhitungan marjin laba kotor (gross profit margin).
KPI ini mengurangi baik harga pokok penjualan, serta biaya operasional perusahaan dari pendapatan.
Kalau angka ini negatif, berarti barang tersebut ngga dijual dengan harga yang cukup tinggi, atau biaya operasional perlu dikurangi.
Operating profit margin = operating income / net sales
Net profit margin
Pernahkah Anda menyebut istilah “the bottom line”?
Hal ini sebenarnya mengacu pada bagian bawah pada laporan laba rugi, yaitu laba bersih (income).
KPI distribusi keuangan ini membandingkan pendapatan bersih perusahaan dengan pendapatannya.
Net profit margin = net income / net sales
Average Annual Growth Rate (AAGR)
Misal, bisnis Anda sudah tumbuh 50% selama lima tahun terakhir.
Kedengarannya luar biasa, tapi apa betul begitu?
Anda bisa menggunakan metrik keuangan AAGR untuk menentukan seperti apa pertumbuhan itu setiap tahun (yang dalam contoh ini adalah 10%).
Compound Average Growth Rate (CAGR)
Melanjutkan contoh terakhir di atas, melihat AAGR 10% mungkin membuat Anda merasa cukup baik.
Tapi, itu adalah ukuran linier yang ngga memperhitungkan penggabungan.
Cara yang lebih akurat untuk menentukan pertumbuhan atau pengembalian (return) adalah dengan menggunakan CAGR.
***
Itu tadi 38 KPI untuk perusahaan distribusi yang bisa Anda gunakan.
Yang harus Anda punya sekarang adalah pemahaman dasar tentang berbagai jenis KPI distribusi yang ada dan cara melaporkannya secara efisien.
Kita semua tahu kalau KPI dan pelaporan itu bisa jadi topik yang sulit untuk dipahami. Mungkin akan perlu waktu untuk bisa dicerna dengan baik.
Tapi, apa pun itu, Anda bisa memulainya sekarang untuk melacak bagaimana kinerja perusahan distribusi Anda sebenarnya.
Semoga bermanfaat!
”Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”
