by Di satu kesempatan, terjadi overstock dari Finished Goods di sebuah perusahaan. Stock yang mereka punya jauh melebihi apa yang sales butuhkan pada saat itu.
Muncul diskusi di antara berbagai fungsi supply chain, seperti PPIC, Warehouse, Logistics, dan Sales. Mereka berdiskusi mengenai apa yang menjadi penyebab excess stock tersebut.
Sampai akhirnya mereka menyimpulkan excess stock tersebut terjadi karena sales volume yang menurun dibandingkan bulan sebelumnya.
Apakah kesimpulan ini benar?
Sebelum kita menjawab pertanyaan itu, pastikan Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel untuk tetap mendapatkan update terbaru dari blog ini dan banyak lagi insight seputar supply chain management.
Table of Contents
Supply dan demand yang ngga balance
Kembali ke kasus di atas. Setelah data sales dianalisa lebih jauh, ternyata ditemukan bahwa angka sales bulan tersebut masih berada di dalam standar fluktuasi per bulannya. Betul, angka sales bulan tersebut memang lebih rendah dibandingkan bulan sebelumnya. Tapi, dibandingkan dengan angka penjualan rata-rata tiap bulannya, angka tersebut hanya selisih 15% dari angka penjualan rata-rata tiap bulan. Sedangkan selama satu tahun tersebut, fluktuasi penjualan per bulan adalah plus minus 30%. Artinya, selisih 15% tersebut masih berada di dalam standar fluktuasi.
Lalu kenapa bisa terjadi excess stock?
Ternyata, fungsi PPIC ngga melihat fluktuasi tersebut sehingga mereka luput untuk mempertimbangkan faktor tersebut ke dalam rencana produksi mereka. Yang lebih menarik lagi, PPIC terkesan mengabaikan angka dari sales forecast yang sudah dibagikan oleh tim Sales perusahaan tersebut.
Dan itu diperparah dengan mereka ngga punya target atau standar inventory level yang ingin mereka jaga. Sehingga rencana produksi dibuat tanpa mempertimbangkan faktor-faktor tersebut.
Akibatnya, terjadi excess stock dan biaya penyimpanan tambahan di gudang mereka. Belum lagi ada risiko terkait keselamatan operasional mereka karena stock finished goods tersebut sudah mengisi aisle yang ada di gudang.
Melihat dari kondisi tersebut, yang terjadi sebenarnya bukanlah excess stock karena penurunan sales volume, tapi karena over supply dari produksi.
Karena ngga menganalisa dan mempertimbangkan kondisi yang sebenarnya, mereka jadi membuat keputusan supply chain yang salah dan berdampak negatif langsung pada profit perusahaan.
Anda juga pasti suka:
- 6 Alasan Pentingnya People Development dalam Supply Chain Management
- Semua yang Perlu Anda Tahu Mengenai Palet Plastik: Tipe, Penggunaan, dan Kelebihannya
Pentingnya untuk melihat kondisi supply chain secara keseluruhan
Berkaca dari kasus di atas, menganalisa dan mempertimbangkan keseluruhan kondisi supply chain sebelum mengambil keputusan sangatlah penting.
Kalau kita lihat kenyataannya, antara sales volume dan jumlah yang akan diproduksi, maka yang lebih controllable adalah menentukan berapa jumlah yang akan diproduksi.
Terkait dengan sales forecast, sangat sulit, bahkan ngga mungkin, untuk mendapatkan akurasi 100%. Jadi, begitu ada fluktuasi dalam volume penjualan, maka yang paling bisa dilakukan adalah mengatur supply-nya, dalam hal ini volume produksi, untuk menghindari excess stock seperti kasus di atas.
Fungsi supply chain management harus mampu menyeimbangkan antara supply dan demand sebisa mungkin. Jadi, begitu terjadi penurunan sales volume, production volume pun harus mengikuti, dan begitu juga kalau terjadi kenaikan.
Dan salah satu hal yang harus diubah dalam hal ini adalah mindset dari fungsi-fungsi supply chain. Excess stock ngga melulu terjadi karena sales forecast yang ngga akurat. Seringkali juga terjadi karena over supply.
Penyebab over supply dari produksi
Pertanyaaan menarik lainnya adalah apa yang menyebabkan over supply dari produksi? Kenapa terjadi produksi ngga mau mengurangi volume mereka padahal sudah jelas kalau sales sedang menurun?
Kekhawatiran dan ketakutan. Itu salah satu sebabnya.
Ketika rencana produksi ditentukan berdasarkan feeling, bukan berdasarkan data, maka yang terjadi adalah pengambilan keputusan berdasarkan kekhawatiran orang-orang yang memutuskannya.
Ketika mereka punya ketakutan berlebih, maka mereka akan cenderung bermain aman dan membuat stock lebih banyak daripada yang diperlukan. Sayangnya, mereka lupa kalau keputusan tersebut akan berdampak negatif pada fungsi supply chain yang lain.
Di sinilah pentingnya data dan keharusan untuk mampu mengolah data tersebut menjadi informasi untuk digunakan dalam pengambilan keputusan supply chain yang tepat.
Bagaimana dari sisi decision maker?
Para pengambil keputusan harus tahu kalau selalu akan ada risiko untuk setiap keputusan yang diambil. Di sinilah pentingnya untuk mengelola risiko tersebut sehingga risiko yang ditanggung menjadi lebih kecil, kalau ngga bisa dihindari 100%.
Tapi, selama potensi keuntungan yang bisa di dapat, atau setidaknya besarnya potensi kerugian yang bisa dihindari, jauh lebih besar dari risiko yang harus ditanggung, saya pikir keputusan tersebut tetap harus diambil.
Risiko yang terukur dan rencana mitigasinya adalah yang terpenting di sini.
Dan seorang pengambil keputusan harus berani mengambil risiko tersebut. Karena kalau ngga, proposal sebaik apapun akan percuma kalau si pengambil keputusan tetap memutuskan berdasarkan ketakutan mereka saja, bukan berdasarkan data yang ada, dan mengambil keputusan yang sebaliknya.
Anda juga pasti suka:
- 6 Langkah Efektif Melakukan Stocktaking Untuk Hasil yang Lebih Akurat
- Kenapa Anda Ngga Perlu Selalu Melihat On Hand Stock
Kesimpulan
Excess stock seringkali sulit untuk dihindari. Tapi, yang terpenting di sini adalah bagaimana Anda menganalisa dan menemumkan akar masalah yang sebenarnya. Apakah memang karena sales volume yang terlampau menurun atau justru karena over supply.
Dukungan data yang kuat sangat diperlukan di sini karena data-data tersebut akan diolah menjadi informasi yang digunakan sebagai dasar setiap pengambilkan keputusan supply chain.
Dan dari sisi Top Management, atau para pengambil keputusan, dukungan dan keberanian mereka untuk mengambil risiko yang terukur sangat mempengaruhi arah organisasi ke depannya.
Semoga bermanfaat!
Kalau Anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan kerja Anda yang lain dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk tetap mendapatkan update dari blog ini. Plus, ada lebih banyak lagi insight seputar supply chain management yang saya bagikan di sana. Anda bebas menggunakan semua artikel dalam blog ini untuk apa pun keperluan Anda, termasuk komersil, tanpa harus memberikan atribusi.
