by Bagaimana cara membuat rencana produksi yang efektif? Itulah yang akan kita bahas pada postingan kali ini. Membuat rencana produksi itu ngga lepas dari beberapa faktor yang Anda harus perhitungkan dengan baik untuk membuatnya efektif. Faktor apa saja? Simak di sini sampai habis.
Perencanaan produksi adalah proses yang sangat penting untuk menjalankan produksi dengan efisien. Ayo kita eksplor semua hal tentang perencanaan produksi dan melihat bagaimana Anda bisa melakukan itu dengan efektif.
Perencanaan produksi sangat penting karena itu bisa membantu Anda untuk memenuhi pesanan customer Anda tepat waktu.
Kalau Anda ngga tahu berapa banyak stok yang Anda punya, ketersediaan workstation, atau jadwal pekerjaan yang harus Anda selesaikan, Anda ngga akan pernah bisa membuat customer Anda puas.
Baik Anda pabrikan yang baru memulai operasi Anda untuk pertama kalinya atau pabrikan berpengalaman yang sudah mengirimkan ribuan item, perencanaan produksi adalah suatu keharusan. Mirip dengan bagaimana rencana bulanan membantu Anda menjalankan operasi dengan lancar, rencana produksi akan memastikan kalau Anda menggunakan sumber daya Anda dengan optimal.
Pada postingan kali ini, ayo kita pahami istilah dasar seputar perencanaan produksi, melihat bagaimana cara melakukannya, melihat kesalahan umum yang harus Anda hindari, melihat jenis perencanaan produksi, beberapa topik seputar perencanaan produksi, dan terakhir tentu saja contoh penanganan perencanaan produksi di ERP.
Tapi sebelum kita masuk ke bahasan menarik ini, saya mau mengajak Anda juga untuk bergabung dengan channel telegram scmguide karena bakal banyak lagi tips-tips dan postingan bermanfaat seputar supply chain management di channel tersebut. Pastikan Anda bergabung juga ya.
Table of Contents
Dasar-dasar perencanaan produksi
Apa itu perencanaan produksi?
Perencanaan produksi adalah perencanaan dan alokasi bahan baku, pekerja, dan stasiun kerja (workstation) untuk memenuhi pesanan manufaktur secara tepat waktu.
Dalam lingkungan make to order, pesanan manufaktur atau perintah kerja (work orders) itu sendiri dibuat sesudah Anda menerima pesanan customer.
Kalau Anda mengikuti konsep manufaktur make to stock, Anda akan membuat pesanan kerja secara terjadwal, tergantung pada permintaan atau perkiraan permintaan yang Anda punya.
Rencana produksi biasanya ditetapkan oleh manajer produksi yang mengawasi shop floor atau fasilitas produksi.
Rencana produksi yang baik akan memanfaatkan sumber daya yang tersedia sebaik mungkin untuk mengirimkan pesanan secara tepat waktu.
Mengapa Anda harus melakukan perencanaan produksi?
Bisa saja sih Anda menangani beberapa pesanan produksi menggunakan spreadsheet. Tapi, untuk organisasi manufaktur besar, tingkat kerumitannya akan jauh lebih tinggi. Anda akan membutuhkan lebih dari sekedar spreadsheet.
Perencanaan produksi membantu merencanakan pengadaan bahan baku berdasarkan jumlah produk jadi yang akan diproduksi. Ini juga berpengaruh pada inventory, cash flow, penjualan, dan distribusi.
Bagaimana melakukan perencanaan produksi?
Lima tips untuk meningkatkan proses perencanaan produksi
Tips berikut ini bisa Anda terapkan untuk menjaga rencana produksi Anda tetap pada jalurnya dan meningkatkan efisiensi.
Peramalan permintaan (demand forecasting)
Sebelum membuat perencanaan produksi, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memperkirakan banyaknya permintaan produk Anda.
Betul, Anda ngga mungkin mendapatkan perkiraan yang akurat hingga digit terakhir, tapi mendapatkan perkiraan kasar yang di-update secara rutin (rolling forecast), penting untuk dilakukan supaya Anda bisa mengalokasikan sumber daya yang Anda punya dengan efektif dan efisien.
Demand forecasting ini bisa Anda lakukan dengan memperhitungkan faktor-faktor seperti data pesanan historis dan tren/permintaan pasar. Kalau Anda bisa menggambarkan perkiraan denga “tepat”, itu akan membantu Anda melakukan perencanaan jenis dan jumlah bahan yang akan diproduksi, dan juga perencanaan pembelian bahan baku.
Mengontrol inventory
Kekurangan dan surplus inventory adalah keadaan yang ngga Anda inginkan.
Anda ngga akan bisa melanjutkan proses produksi kalau ada bahan baku yang kurang. Sebaliknya, Anda membuang-buang area gudang Anda, juga uang, ketika ada punya inventory yang berlebih.
Mengontrol inventory secara efisien itu mencakup proses pemesanan ulang (reorder) ketika inventory yang Anda punya berada di bawah batas tertentu, menghitung lead time untuk memesan barang dengan lead time yang lama lebih awal, dan memperhitungkan kondisi area penyimpanan (warehouse) Anda.
Persediaan bahan baku yang terkontrol dengan baik akan membantu kelancaran lini produksi Anda, sekaligus menghasilkan stok barang jadi dengan tepat waktu.
Anda juga pasti suka:
- Apa Perbedaan Supply Chain dan Logistik
- Kupas Tuntas Cara Menghitung Material Requirements Planning (MRP)
Rencanakan segalanya dan untuk semua orang
Seringkali, ketika membuat rencana produksi, beberapa mesin atau beberapa orang ngga masuk dalam perhitungan.
Masalahnya di sini adalah mesin itu mungkin mati atau pekerjanya mungkin sedang cuti, atau lebih buruk lagi, sedang mengerjakan sesuatu yang lain.
Oleh karena itu, buatlah rencana untuk setiap mesin, bahan baku, stasiun kerja (work station), gudang, dan karyawan Anda.
Monitor
Sesudah rencana produksi final dan perintah kerja dibagikan, proses manufaktur dimulai.
Pada titik ini, mungkin saja akan ada sesuatu yang salah, seperti mesin berhenti sebentar, atau item mungkin salah tempat, misalnya. Memantau lantai pabrik secara terus-menerus dengan bantuan supervisor atau perangkat IoT akan memastikan kalau semua bagian beroperasi sesuai dengan rencana Anda.
Beradaptasi
Terlepas dari perencanaan terbaik Anda, tetap akan ada sesuatu yang salah terjadi di lantai pabrik.
Apa pun bisa terjadi, mulai dari supplier yang telambat melakukan pengiriman, pekerja yang sakit, sampai mesin yang rusak.
Sangat penting untuk Anda bisa fleksibel dan beradaptasi dengan perubahan tersebut secara cepat. Jadi, jumlah produksi yang Anda rencanakan sebelumnya, tetap bisa Anda selesaikan tepat waktu. Idealnya tentu saja Anda juga harus merencanakan risiko seperti itu sebelumnya.
KPI untuk perencanaan produksi
Beberapa KPI yang harus Anda monitor dalam perencanaan produksi adalah:
- Biaya produksi: Ini pada dasarnya adalah biaya moneter yang terlibat untuk memproduksi suatu produk. Biaya ini termasuk bahan baku, listrik, bahan bakar, gaji pekerja, sewa, dll.
- Tingkat pemanfaatan kapasitas (capacity utilization rate): Ini adalah persentase output manufaktur aktual terhadap total output manufaktur yang mungkin. Kalau banyak mesin dan pekerja menganggur, berarti penggunaan kapasitas Anda rendah. Idealnya, Anda menginginkan kapasitas Anda tinggi, tapi ngga sampai penuh.
- Proyeksi versus jam aktual: Saat merencanakan, Anda bisa mengalokasikan sejumlah jam tertentu untuk menyelesaikan rencana produksi. Tapi, mungkin butuh waktu lebih lama karena ada penundaan dari pekerja atau tugas yang ngga terduga. KPI ini memberi Anda gambaran tentang berapa banyak waktu yang diperkirakan Anda butuhkan dan berapa banyak waktu yang sebenarnya dibutuhkan.
- Utilisasi karyawan (produktivitas): Anda ingin pekerja bekerja dengan baik selama jam masuk dan jam keluar. Betul, ngga ada yang bisa menjadi mesin dengan bekerja sampai 100%. Tapi, bekerja 4 jam dari 8 jam yang tersedia juga bukan sesuatu yang bisa Anda terima kan?
- Takt time: Takt time adalah konsep lean manufacturing. Ini adalah waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi satu unit barang.
Jebakan perencanaan produksi dan cara menghindarinya
Pertama, ayo kita pahami perangkap atau hal-hal yang bisa salah selama perencanaan produksi. Ini terjadi di area mulai dari penyimpanan inventory yang menganggur sampai pekerja aktif.
Kehabisan stok
Kekurangan bahan baku bisa saja terjadi setelah Anda memenuhi pesanan dalam jumlah besar atau karena adanya faktor kelalaian saat proses pembelian barang.
Bagaimana cara menghindarinya?
Anda bisa menghindari kesalahan seperti itu dengan melakukan pemeriksaan laporan inventory secara teratur atau lebih baik lagi, menyiapkan proses pemesanan ulang secara otomatis.
Menugaskan pekerjaan ke stasiun kerja (work station) pada saat downtime
Kesalahan ini terjadi kalau Anda mengalokasikan operasi ke workstation yang seharusnya dijadwalkan untuk downtime. Ini akan menyebabkan kebingungan dan pekerjaan ngga selesai karena ngga tersedianya mesin yang dibutuhkan.
Bagaimana cara menghindarinya?
Anda harus mendapatkan informasi workstation mana yang sedang downtime dan jadwalkan produksi cuma untuk mesin yang tersedia.
Bagaimana cara melakukannya?
Analisa downtime tiap mesin yang berbeda dan jadwalkan pekerjaan berdasarkan hasil analisa tersebut.
Bottlenecks
Bottlenecks adalah hambatan di jalur produksi yang menghentikan pemrosesan bahan di tengah jalan.
Misalnya, kalau item menunggu di stasiun pengecatan untuk dicat, maka stasiun pengecatan menjadi hambatan (bottlenecks) karena menghentikan item tersebut untuk maju ke proses berikutnya.
Bagaimana cara menghindarinya?
Bottlenecks bisa terjadi di mana saja di lini produksi Anda. Amati semua mesin dan periksa apakah ada cukup pekerja untuk melakukan tugas yang sudah dijadwalkan.
Adanya perencanaan dan memastikan ketersediaan mesin dan sumber daya adalah cara yang baik untuk menghindari bottlenecks.
Bagaimana melakukannya?
Siapkan rencana pemeliharaan rutin. Itu bisa membantu menjaga mesin tetap berjalan. Menghilangkan bottlenecks dalam produksi sangat bergantung pada ketersediaan mesin yang cukup, tenaga kerja, dan supply bahan baku yang teratur.
Anda juga pasti suka:
- Kupas Habis Apa Itu Inventory Turnover dan Manfaatnya Untuk Bisnis Anda
- 6 Cara Mengatasi Gangguan Supply Chain di Bisnis Anda
Pelatihan pekerja yang ngga memadai
Beberapa mesin khusus membutuhkan pekerja terlatih untuk pengoperasiannya. Mempekerjakan pekerja pemula yang menjalankan mesin khusus bisa mengakibatkan pekerjaan Anda ngga selesai.
Bagaimana cara menghindarinya?
Wawancara kandidat pekerja untuk keterampilan dan pengalaman mereka dalam mengoperasikan mesin serupa. Bahkan sesudah Anda wawancara pekerja tersebut, pelatihan menyeluruh tetap harus dilakukan untuk memastikan kalau mereka siap menggunakan mesin tersebut dalam produksi.
Bagaimana melakukannya?
Menggunakan modul sumber daya manusia, uji kemampuan keterampilan karyawan lebih dahulu. Kemudian, atur kegiatan pelatihan untuk meningkatkan keterampilan mereka berdasarkan hasil pengujian yang Anda peroleh.
Anda bisa membuat peta keterampilan (skills map) karyawan yang terus diperbarui. Itu akan membantu supervisor di lapangan untuk mengalokasikan pekerjaan dengan lebih baik kepada orang yang tepat dan membantu mereka yang tertinggal.
Jenis perencanaan produksi
Berbagai tipe perencanaan produksi didasarkan pada proses manufaktur yang diikuti di pabrik. Sebuah organisasi bisa menjalankan berbagai tipe manufaktur, tergantung pada apa barang yang mereka produksi.
Batch
Adalah ketika item diproduksi dalam batch dengan nomor batch unik untuk setiap batch-nya.
Perencanaan produksi dalam batch bisa membantu Anda menjalankan mesin dengan cara yang terencana dengan baik.
Kenapa?
Karena dengan tipe perencanaan produksi ini, langkah selanjutnya sudah direncanakan, dan mesin dialokasikan sesuai dengan rencana tersebut.
Job
Tipe perencanaan produksi ini umum digunakan di workshop di mana dibutukan pemrosesan bahan secara yang dilakukan secara custom.
Setiap rencana produksi yang dibuat kemungkinan besar akan berbeda untuk setiap item-nya dengan penggunaan bahan, mesin, dan cara pengolahan bahan yang berbeda pula.
Flow
Pada tipe flow, bahan diproses dengan smooth dari satu mesin ke mesin berikutnya dengan sedikit saja campur tangan manusia.
Setiap lead time atau bottlenecks dihilangkan, jadi bahan “mengalir” terus menerus sampai menjadi barang jadi.
Standarisasi pekerjaan dan kontrol kualitas sangat penting untuk memastikan kualitas yang konsisten saat memproduksi barang dengan metode ini.
Topik seputar perencanaan produksi
Perencanaan dan pengendalian produksi (production planning and control)
Perencanaan produksi adalah tentang perencanaan sumber daya (resources) untuk mengirimkan produk. Sedangkan pengendalian produksi adalah tentang mengendalikan sistem produksi untuk mencapai target secara optimal.
Pengendalian produksi lebih berkaitan dengan pemantauan lini produksi dan mengambil tindakan korektif untuk hal-hal yang ngga berjalan seperti yang direncanakan.
Perencanaan dan pengendalian produksi cuma menerapkan dua konsep tersebut untuk mendapatkan jalur produksi yang efisien.
Ayo kita lihat apa manfaat menggunakan kedua metode ini secara bersama-sama:
- Organisasi yang lebih baik untuk pengiriman tepat waktu ke customer.
- Pemanfaatan sumber daya yang optimal.
- Lebih sedikit investasi dalam inventory.
- Menghindari pemborosan sumber daya.
- Peningkatan efisiensi, jadi mengurangi biaya.
- Peningkatan kualitas dengan menangkap dan mengurangi cacat produk atau proses.
Sekarang, ayo kita lihat topik-topik ini satu per satu supaya kita bisa membedakannya lebih jauh.
Perencanaan produksi
Langkah-langkah yang terlibat dalam perencanaan produksi adalah:
- Perencanaan: Ini melibatkan perencanaan sumber daya shopfloor untuk mengirimkan barang jadi (finish goods) tepat waktu.
- Routing: Rute/jalur yang tepat atau rangkaian operasi yang dilalui material dikenal sebagai routing. Menemukan rute optimal yang mengurangi pemborosan dan mendorong aliran berkelanjutan adalah bagian dari perencanaan produksi. Menemukan rute yang lebih baik adalah tentang menggunakan stasiun kerja (work station), mesin, dan pekerja dalam pesanan yang berbeda tanpa mempengaruhi produk untuk mengirimkan produk lebih cepat.
- Penjadwalan: Mesin, aktivitas, dan pekerja dijadwalkan untuk melakukan tugas yang merupakan bagian dari rencana produksi. Penjadwalan yang baik membantu dalam memberikan produk jadi (finish goods) tepat waktu.
- Loading: Loading di sini mengacu pada memberi beban kerja pada jalur produksi untuk melihat seberapa banyak yang bisa ditanganinya. Dengan memberi beban kerja di setiap titik, efisiensi bisa ditingkatkan sampai peluang terkecil sekali pun untuk mendapatkan nilai maksimum.
Pengendalian produksi
Langkah-langkah yang terlibat dalam pengendalian produksi adalah:
- Dispatching: Sesudah rencana produksi siap, saatnya untuk mengimplementasikannya dengan mengirimkan barang masuk dan keluar dari lini produksi. Operasi yang berbeda dan stasiun kerja yang sesuai dikelola untuk mengirimkan item kepada stasiun kerja tersebut. Anda harus mencatat waktu untuk menyelesaikan setiap aktivitas atau pekerjaan.
- Tindak lanjut: Sesudah mengeluarkan rencana produksi, bottlenecks dan masalah lain mungkin muncul. Tindak lanjut dilakukan oleh supervisor untuk menghilangkan bottlenecks dan memastikan kalau semuanya berjalan sesuai rencana.
- Inspeksi: Inspeksi rutin dilakukan selama produksi untuk memverifikasi kalau bahan diproses dengan benar. Anda harus catat kalau inspeksi ini berbeda dari pemeriksaan kualitas yang dilakukan sesudah produk selesai.
- Koreksi: Hasil dari langkah-langkah lain dalam pengendalian produksi ditinjau dan koreksi dibuat kalau diperlukan. Ini termasuk routing, penjadwalan kerja, dan bahkan percakapan dengan pekerja yang mengambil istirahat melebihi waktu yang ditentukan.
Anda juga pasti suka:
Perencanaan produksi dan pengendalian persediaan (production planning and inventory control)
Bagian ngga terpisahkan dari manufaktur adalah mengelola inventory Anda.
Mengontrol inventory adalah bagian penting dari perencanaan produksi.
Kontrol inventory yang tepat mencakup memastikan pasokan bahan baku yang memadai untuk menghasilkan pengiriman produk tepat waktu. Ini juga meminimalkan kelebihan stok produk jadi.
Mempertahankan keduanya, yaitu tingkat inventory yang tepat dan data yang akurat, membantu Anda dalam perencanaan produksi yang baik.
Perencanaan produksi vs penjadwalan produksi
Perencanaan produksi (production planning) adalah tentang merencanakan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan beberapa pesanan manufaktur.
Penjadwalan produksi (production scheduling) adalah tentang pengaturan waktu aktivitas, mesin, dan pekerja yang tepat untuk menjalankan proses produksi.
Pekerjaan dan beban kerja dioptimalkan dalam penjadwalan produksi. Ada dua cara penjadwalan produksi yang bisa Anda lakukan:
- Penjadwalan maju (forward scheduling): katakanlah, sumber daya Anda tersedia hari ini, maka Anda akan membuat rencana mulai dari hari ini sampai tanggal jatuh tempo pesanan.
- Penjadwalan mundur (backward scheduling): Kalau tanggal ketersediaan sumber daya Anda ngga pasti, Anda bisa merencanakan mulai dari tanggal jatuh tempo, kemudian ditarik mundur ke belakang beberapa hari atau waktu.
Penjadwalan produksi akan membantu Anda meratakan inventory, tenaga kerja, dan membantu dalam memperkirakan tanggal pengiriman secara akurat.
Perencanaan produksi dalam software ERP
Rencana produksi bisa dibuat dan dikelola dengan gampang menggunakan software ERP.
Anda memerlukan item, BOM, rute, pesanan customer, dan permintaan bahan yang sudah siap sebelum membuat rencana produksi.
Membuat rencana produksi
Sesudah Anda menyiapkan semua data, saatnya membuat rencana produksi.
Kalau barang yang akan diproduksi sudah diminta melalui pesanan customer atau permintaan bahan, barang tersebut bisa disertakan ke dalam rencana produksi.
Sebaiknya simpan inventory ekstra untuk barang-barang yang membutuhkan waktu sangat lama untuk diproduksi, tapi punya permintaan yang cepat dan bisa diprediksi.
Sesudah Anda tahu item apa yang harus Anda produksi, saatnya merencanakan kebutuhan bahan mentah berdasarkan Bill of Materials (BOM).
Beberapa opsi yang perlu diperhatikan di sini adalah:
- Termasuk item non-stok kalau Anda ingin memperhitungkan beberapa item eksternal yang ngga Anda simpan di inventory, tapi akan Anda gunakan dalam produksi.
- Beberapa sub-rakitan mungkin disubkontrakkan, Anda bisa memilih untuk menyertakan atau mengecualikannya dalam rencana Anda. Pilihan di sini tergantung pada apakah subkontrak itu untuk operasi atau perakitan di antara faktor-faktor lainnya.
- Kuantitas yang diproyeksikan akan menunjukkan tingkat persediaan yang harus diproduksi berdasarkan permintaan.
- Akhirnya, Anda bisa mulai dengan rencana produksi. Kemudian, dari rencana produksi, work order bisa dibuat.
Dalam perintah kerja, jumlah yang akan diproduksi bisa diubah tergantung pada apakah Anda ingin memproduksi beberapa quantity nanti. Perintah kerja digunakan oleh supervisor shopfloor.
Dari perintah kerja, kartu kerja (job cards) dibuat untuk mencatat operasi pada bahan baku. Pekerjaan/operasi dilakukan di stasiun kerja/mesin yang berbeda.
Sesudah ‘pekerjaan’ selesai pada bahan dan barang diproses, perintah kerja selesai.
Menjadwalkan produksi
Membuat rencana produksi adalah salah satu bagian dari proses perencanaan, yang lainnya adalah menjadwalkan sumber daya yang berbeda dengan rencana produksi.
Faktor-faktor seperti waktu henti (downtime) mesin, kapasitas stasiun kerja, dan ketersediaan bahan baku dipertimbangkan saat penjadwalan.
Peran project management dalam perencanaan produksi
Di organisasi yang lebih besar dengan banyak pesanan atau ketika Anda mendapatkan proyek besar dari klien untuk menghasilkan ratusan item yang berbeda, project management sangat berguna.
Anda bisa membuat beberapa perintah kerja dan melacak semua progress-nya dari satu tempat.
Kesimpulan
Perencanaan produksi bisa Anda lakukan dengan gampang menggunakan dukungan tools yang tepat.
Dengan mengalokasikan sumber daya (resources) dengan hati-hati, merencanakan inventory, dan menghindari kesalahan, Anda bisa mengirimkan pesanan customer tepat waktu.
Perencanaan produksi dan penjadwalan produksi adalah dua hal yang berbeda. Perencanaan produksi berkaitan dengan sumber daya yang Anda perlukan untuk memproduksi suatu produk. Sedangkan penjadwalan produksi adalah tentang mengatur waktu untuk memproduksi produk tersebut dengan memperhitungkan faktor-faktor terkait.
Semoga bermanfaat!
”Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”
