by Kalau anda membutuhkan gudang baru, selamat! Itu bisa jadi tanda kalau bisnis anda sedang booming saat ini.
Tapi, kebutuhan akan lebih banyak gudang juga bisa memunculkan banyak kekhawatiran dan pertanyaan.
Bagaimana kalau gudang baru tersebut jadi sumber masalah baru dalam jalannya operasional fulfillment saya yang sudah berjalan sempurna sekarang ini?
Bagaimana kalau saya ternyata ngga cukup tahu tentang best practice manajemen gudang dan lebih banyak gudang jadi terlalu banyak yang harus saya tangani?
Kira-kira itu pertanyaan yang mungkin muncul di benak anda.
Atau, pertanyaan lainnya, bagaimana kalau anda ngga memulai perubahan yang anda perlukan dan bisnis anda kesulitan untuk memenuhi permintaan customer? Paling bisnis anda akan tetap kecil. Dan paling buruk, anda mempertaruhkan reputasi perusahaan anda dan mulai kehilangan uang.
Kalau anda masih bingung mengenai bagaimana mengelola banyak gudang (multi-warehouse), anda tepat berada di sini karena itulah yang akan kita bahas kali ini.
Kita akan membahas semua hal yang perlu anda ketahui untuk mengelola banyak gudang (multi-warehouse) yang ngga hanya akan membuat anda bertahan, tapi juga berkembang, terlebih kalau anda sedang mengembangkan e-commerce atau perusahaan 3PL.
Tapi, sebelum kita masuk ke bahasan penting ini, saya mau ajak anda bergabung dengan scmguide telegram channel karena bakal lebih banyak lagi topik-topik bermanfaat seputar pergudangan yang akan dibahas di blog ini yang akan saya share lewat channel tersebut. Jadi, pastikan anda bergabung supaya ngga ketinggalan update.
Table of Contents
Mengelola inventory di beberapa gudang (multi-warehouse)
Anda pasti sepakat kalau saya bilang inventory management adalah tugas yang penting. Betul ya?
Biarpun tugas ini memang bukan pekerjaan yang paling menyenangkan dalam ranah supply chain management.
Nah, di dalam lingkungan multi-gudang (multi-warehouse), inventory management menjadi lebih rumit. Bahkan juga menjadi lebih penting dari sebelumnya.
Anda ngga lagi cukup cuma mengetahui kalau anda punya stok produk, anda juga perlu tahu di gudang mana lokasi produk tersebut berada. Terutama kalau gudang anda lokasinya berjauhan.
Berikut adalah beberapa tips yang bisa membuat anda lebih mudah dalam mengelola inventory di beberapa gudang anda.
Berinvestasi dalam Warehouse Management System (WMS) yang mampu menjalankan fungsi inventory management di multi-gudang (multi-warehouse)
Kita akan bahas lebih detail tentang warehouse management software (WMS) nanti.
Yang anda perlu tahu saat ini adalah sangat sulit, atau bisa dibilang ngga mungkin, untuk menjalankan banyak gudang dengan efektif tanpa bantuan inventory management software (IMS).
Perkuat praktek inventory management anda untuk mencegah terjadinya kehabisan stok
Kuasai bagaimana mengelola inventory. Anda ngga bisa mengharapkan hasil yang baik kalau anda berpikir mengelola inventory itu ngga memerlukan skill dan pengalaman yang cukup. Apalagi kalau anda harus mengelola banyak gudang (multi-warehouse). Kemungkinan anda berhasil akan sangat kecil.
Kalau anda punya IMS terkait dengan saluran sales channel online dan points-of-sale (POS) ritel anda, maka anda akan punya data mengenai inventory yang anda simpan. Dan tentunya penting juga untuk memverifikasi angka-angka tersebut dengan jumlah fisik inventory yang sebenarnya.
Tapi, melakukan penghitungan fisik inventory seminggu sekali itu adalah sesuatu yang ngga praktis dan ngga menguntungkan.
Lagu bagaimana cara mengkonfirmasi data inventory tersebut kalau anda cuma melakukan penghitungan fisik setahun sekali?
Anda bisa melakukannya dengan menerapkan strategi inventory management yang disebut cycle count untuk sepanjang tahunnya.
Cycle count
Cycle count adalah metode penghitungan inventory di mana anda cuma menghitung sebagian dari inventory anda untuk kemudian membuat kesimpulan tentang akurasi stok barang anda yang lainnya.
Untuk lebih lengkapnya, saya sudah bahas detail di artikel ini.
Secara khusus, cycle count dengan ABC analysis adalah metode yang efektif untuk menghitung inventory di beberapa gudang yang anda kelola.
Menerapkan cycle count dengan ABC analysis, anda akan mengelompokkan inventory anda ke salah satu dari tiga kategori, yaitu item A, item B, dan item C, di mana item A akan dihitung paling sering, item B dihitung paling sering kedua, dan item C lebih jarang dihitung.
Bagaimana menentukan peringkat item akan tergantung pada metode yang anda pilih dan paling sesuai dengan bisnis anda. Setidaknya, ada dua pendekatan paling populer untuk menentukan pengelompokkan ini:
- Analisis ABC berbasis prinsip pareto.
- Analisis ABC berbasis pemakaian.
Yang melatarbelakangi analisis ABC berbasis prinsip pareto adalah kalau 80% penjualan anda berasal dari 20% produk anda.
Ini adalah tentang mengidentifikasi produk mana yang menghasilkan uang paling banyak untuk anda. Mereka mungkin bukan barang yang bergerak paling cepat, tapi mereka adalah barang dengan nilai paling tinggi.
Di sisi lain, analisis ABC berbasis pemakaian berfokus pada item anda yang paling cepat bergerak.
Item ini ngga perlu punya label harga paling tinggi, tapi mereka cukup sering berpindah sehingga kemungkinan terjadinya ketidakakuratan inventory akan lebih tinggi. Nah, ketidakakuratan inventory inilah yang mengakibatkan kehabisan stok dan hilangnya peluang penjualan yang mendatangkan income untuk anda.
Untuk sebagian besar operasional multi-gudang, pendekatan berbasis pemakaian adalah yang paling praktis. Pendekatan ini membantu anda menjaga akurasi inventory dan menghindari kehabisan stok. Juga, bisa membantu anda mengidentifikasi item mana yang menjadi best sellers, medium sellers, dan low sellers, sehingga anda bisa mengalokasikan produk anda dengan efektif di dalam gudang.
Anda juga pasti suka:
- Kupas Habis Apa Itu Inventory Turnover dan Manfaatnya Untuk Bisnis Anda
- Cara Menghitung Luas, Kapasitas, dan Utilisasi Warehouse
Kelola transportasi antar gudang dengan alokasi inventory yang cerdas
Saat anda menambahkan gudang baru, itu berarti anda juga menambahkan biaya transportasi non-customer, yaitu biaya pengiriman barang antar gudang.
Ini adalah biaya transportasi yang ngga bisa langsung anda ganti melalui biaya pengiriman ke customer. Jadi, anda tentu ingin menekannya serendah mungkin.
Pertanyaannya, bagaimana melakukan itu?
Salah satu yang bisa anda lakukan adalah melakukan alokasi inventory strategis. Itu akan bisa mengurangi biaya terkait dengan transportasi antar gudang anda.
Anda ngga perlu menyimpan semua produk anda di setiap gudang.
Sesudah anda menerapkan strategi ABC berbasis pemakaian untuk mengkategorikan barang anda sebagai best sellers, medium sellers, dan low sellers, anda bisa menggunakan klasifikasi yang sama untuk menentukan di mana anda akan menyimpan barang-barang tersebut.
Misal, anda bisa menyimpan barang best sellers anda di dua gudang sambil menyimpan barang medium sellers anda secara eksklusif di satu gudang dan barang low sellers anda secara eksklusif di gudang lain.
Demikian pula, analisa data anda untuk menentukan barang mana yang sering dibeli bersama oleh customer.
Misalnya, warehouse 1 berisi 50% dari barang best sellers anda dan 100% dari barang low sellers anda. Sedangkan warehouse 2 berisi 50% lainnya dari barang best sellers anda dan 100% dari barang medium sellers anda.
Kalau customer memesan barang dari kategori medium sellers dan barang dari kategori low sellers, anda harus mengeluarkan uang untuk mengirimkan kedua barang tersebut ke gudang yang sama, mengemasnya, dan kemudian mengirimkannya ke customer.
Tapi, kalau anda bisa mengidentifikasi barang mana yang sering dipesan customer bersamaan, anda bisa menyimpannya di gudang yang sama untuk mengurangi biaya transportasi antar gudang dan keterlambatan pengiriman ke customer. Anda mengerti maksud saya kan?
Anda mungkin juga bisa menjual barang-barang populer sebagai tambahan atau bonus. Dengan begitu, secara otomatis akan menghasilkan peluang cross-selling dan meningkatkan efisiensi pada operasional gudang anda.
Lakukan penghitungan fisik Inventory di setiap gudang anda
Dengan inventory management system, sangat mudah untuk mendapatkan informasi singkat mengenai inventory di seluruh operasional e-commerce anda. Dan betul, teknologi ini sangat berguna dan bisa menghemat jam kerja anda secara signifikan. Tapi, bagaimanapun juga, tetap penting untuk melakukan penghitungan fisik di semua gudang anda untuk memastikan apa yang anda lihat di dasbor sistem tersebut sama dengan apa yang ada di lantai gudang.
Sesudah penghitungan fisik selesai dan akurasi datanya bisa dipercaya, maka WMS akan mampu memberikan anda akses real-time ke data inventory yang bisa anda segmentasikan berdasarkan sales channel dan gudang.
Terkait dengan bagaimana cara menghitung fisik inventory, sudah saya bahas di sini.
Tingkatkan kinerja operasional anda
Ibarat mesin, anda mungkin punya gudang yang berjalan lancar seperti mesin yang dilumasi dengan baik.
Tapi, seiring pertumbuhan operasional anda, anda perlu proses yang berjalan lebih dari sekedar lancar.
Anda bisa menggunakan kesempatan ketika anda mengakuisisi gudang baru anda untuk “bersih-bersih rumah” dan mengatasi ketidakefisiensian yang bisa mengganggu bisnis anda.
Anda bisa fokus pada tiga area utama:
- Warehouse layout.
- Proses Picking dan putaway.
- Otomatisasi proses.
Optimalkan layout gudang anda
Membuka gudang baru memberikan anda peluang untuk mengkonfigurasi ulang layout gudang anda saat ini. Anda juga mendapat kesempatan untuk mendedikasikan energi anda untuk menciptakan flow terbaik di gudang baru anda.
Tapi, sebelum anda melakukan itu, anda harus mengidentifikasi lebih dulu masalah terkait layout gudang anda secara spesifik. Dengan begitu, anda bisa mendesain ulang secara terfokus.
Biasanya, masalah layout gudang meliputi:
- Penempatan peralatan yang ngga efisien. Apakah ada dua peralatan yang selalu digunakan bergantian dalam suatu proses? Kalau ada, peralatan tersebut harus ditempatkan bersebelahan. Di beberapa gudang, peralatan seperti ini ditempatkan berjauhan. Akibatnya, akan berkontribusi pada pemborosan gerak yang terjadi ketika para pekerja mengambil langkah lebih banyak daripada yang sebenarnya mereka perlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Saat anda menjalankan operasional sehari-hari, anda tentu ngga mau bisnis anda terganggu cuma untuk memindahkan peralatan. Dengan adanya gudang baru yang segera dibuka, anda punya kesempatan yang sempurna untuk menyelesaikan masalah tersebut.
- Penempatan barang yang buruk. Ini mengacu pada bagaimana barang anda disimpan di gudang anda. Yang bisa menjadi masalah adalah kalau barang dengan penjualan tinggi diletakkan di belakang barang dengan tingkat penjualan menengah. Pekerja akan harus terus-menerus memindahkan barang untuk mendapatkan barang yang tepat. Tentunya ini adalah aktivitas yang ngga efisien. Anda bisa menghilangkan masalah ini kalau barang anda disortir dengan benar.
- Flow orang dan peralatan yang ngga efisien. Apakah anda sering mengalami kemacetan di dalam gudang anda? Layout yang buruk bisa mengakibatkan kemacetan lalu lintas baik pekerja atau pun peralatan seperti forklift. Dengan volume pesanan yang lebih tinggi, anda pasti ingin menghilangkan ketidakefisienan ini.
Anda juga pasti suka:
Tingkatkan kinerja proses kerja anda
Untuk mengurangi gangguan dan keterlambatan saat ada penambahan gudang, anda harus memastikan proses gudang anda disederhanakan.
Secara khusus, lihat proses picking dan putaway anda karena proses tersebut adalah yang paling memakan tenaga dan biaya.
Dua metode yang bisa anda gunakan untuk banyak gudang (multi-warehouse) adalah:
- Wave picking.
- Cross-docking.
Wave picking adalah pendekatan berbasis jadwal untuk memerintahkan proses picking dengan cara menentukan urutan pengambilan barang.
Daripada anda melakukan proses picking untuk barang sebanyak mungkin setiap hari, wave picking berfokus untuk mencapai tujuan seperti memastikan semua last-minute order ada di dalam truk yang keluar terakhir pada hari ini.
Order dikelompokkan menjadi beberapa batches dan diambil (picking) pada waktu tertentu dalam sehari untuk memenuhi target yang ditentukan.
Cross-docking, di sisi lain, adalah ketika barang-barang yang masuk langsung diangkut ke truk-truk ke luar, tanpa melalui proses putaway lebih dulu.
Gampangnya, metode ini menghilangkan banyak proses putaway dan picking. Untuk lengkapnya, anda bisa simak di sini.
Memilih salah satu dari metode di atas, atau mengkombinasikan keduanya, bisa menjadi pembeda antara bisnis multi-gudang (multi-warehouse) yang dikelola dengan efektif dan ngga.
Terapkan otomatisasi untuk merampingkan proses kerja yang lambat
Otomatisasi adalah salah satu cara yang bisa membantu membuat bisnis multi-gudang (multi-warehouse) anda berjalan lebih lancar.
Ada sejumlah alat modern yang bisa digunakan untuk mengotomatiskan gudang anda.
Misalnya, warehouse management system (WMS), warehouse control system, dan warehouse execution system yang bisa memberikan picking order untuk anda.
Atau, ada juga software yang bisa memudahkan pekerja anda untuk mengemas pesanan, order routing systems, dan banyak lagi.
Manfaat warehouse management system untuk multi-warehouse
Warehouse management system untuk multi-warehouse memungkinkan anda mengawasi semua gudang anda secara real-time. Kalau anda menggunakan solusi berbasis cloud, anda bahkan bisa melakukan itu dari perangkat apa pun.
WMS untuk multi-warehouse memungkinkan anda untuk:
- Melihat data inventory dan operasional yang tersegmentasi dengan membuat beberapa gudang di dalam sistem.
- Dengan cepat dan gampang melakukan transfer barang antar gudang. Kalau anda melakukan transfer antar gudang melalui WMS anda, lokasi fisik barang anda juga akan sesuai dengan lokasi virtualnya.
- Akses data inventory secara real-time berdasarkan berbagai sales channel (misal, eCommerce market dan lokasi ritel fisik).
- Melakukan order routing yang efektif sehingga pesanan secara otomatis dikirim ke gudang di mana produk tersedia.
Beberapa sistem juga mendukung pengoptimalan picking route. Ini membantu anda menemukan jalur terbaik untuk pekerja saat mereka menyimpan atau mengemas produk.
Selain itu, anda juga bisa memanfaatkan software 3D untuk pengemasan produk.
Pekerja bisa saja menghabiskan banyak waktu untuk merotasi barang dan kotak, mencoba menemukan yang paling cocok, untuk mengirimkan beberapa barang dalam satu paket.
Software pengemasan 3D memperhitungkan item dalam pesanan, ukuran kemasan, dan secara visual mengarahkan pekerja tentang cara mengemas item tersebut dalam satu paket sehingga menghilangkan waktu ekstra yang dihabiskan untuk coba-coba.
Selanjutnya, bergantung dari ukuran produk anda, anda juga bisa memperkenalkan sistem kontrol gudang yang memungkinkan anda mendapatkan keuntungan dari sistem penyimpanan dan pengambilan otomatis atau automated storage and retrieval system (ASRS).
Dan, kalau masih masuk budget anda, infrastruktur tambahan seperti sistem konveyor juga bisa memberikan tambahan kecepatan dan otomatisasi lebih lanjut untuk operasional anda.
Menambahkan gudang baru adalah tonggak sejarah bisnis yang menyenangkan
Menyewa atau membeli gudang baru adalah pencapaian yang menarik bagi bisnis e-commerce atau 3PL.
Itu bisa jadi tanda kalau permintaan sudah melebihi sumber daya yang ada saat ini. Dan kalau customer membutuhkan apa yang anda tawarkan.
Karena itu, membuat gudang baru beroperasi, dan mengintegrasikannya dengan efektif ke dalam gudang yang ada, bisa menjadi sebuah upaya yang penuh tekanan dan menantang.
Manfaatkan kesempatan tersebut untuk mengubah praktik bisnis anda saat ini dan menertibkan gudang baru anda.
”Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”
