by Sekarang ini sudah banyak yang menyadari pentingnya procurement sebagai bagian dari proses bisnis utama.
Awalnya, procurement cuma dianggap sebagai sarana untuk mengintegrasikan pembelian ke dalam supply chain management selama perusahaan berjuang untuk mengelola biaya operasional mereka.
Fakta menarik terkait procurement, pada bulan Oktober 1983, Peter Kraljic mengidentifikasi kalau pembelian itu haruslah menjadi implementasi strategis suatu organisasi, bukan sekedar taktik sederhana dalam proses supply chain management. Mulai saat itulah procurement mendapatkan perhatian lebih dalam sebuah bisnis.
Sebelum perubahan tersebut, organisasi cuma menganggap procurement sebagai sub-disiplin dari proses supply chain.
Dan seiring waktu, sekarang ini berkembang dua disiplin ilmu yang tumpang tindih dalam bidang procurement, yaitu direct dan indirect procurement.
Pertanyaannya sekarang, apa bedanya? Apa perbedaan antara direct dan indirect procurement?
Itulah yang akan kita bahas kali ini.
Tapi, sebelum itu, saya mau mengajak Anda juga untuk bergabung dengan scmguide telegram channel karena bakal banyak lagi hal-hal seputar procurement yang akan saya bagikan di sana. Jadi, pastikan Anda juga bergabung ya.
Table of Contents
Direct procurement
Pertama, kita harus perjelas dulu apa peran dari direct dan indirect procurement dalam sebuah organisasi.
Direct procurement adalah aktivitas untuk memperoleh bahan baku dan barang untuk produksi.
Pembelian ini umumnya dilakukan dalam jumlah besar yang didapat dari supplier dengan biaya, kualitas, dan layanan terbaik.
Pembelian ini dilakukan untuk jalannya bisnis utama, misalnya pembuat roti yang membeli tepung untuk memproduksi roti.
Kalau direct procurement ini berhenti berfungsi, atau bermasalah, perusahaan ngga lagi bisa memproduksi produk mereka. Yang pada akhirnya akan membuat pendapatan mereka terhenti.
Secara historis, direct procurement ini berasal dari industri manufaktur.
Indirect procurement
Indirect procurement beda lagi.
Indirect procurement adalah aktivitas pembelian layanan, atau inventory, yang diperlukan untuk menjaga bisnis sehari-hari tetap berjalan.
Cara gampang untuk mengklasifikasikan indirect procurement adalah kalau pembelian itu ngga menambah keuntungan bisnis Anda secara langsung. Yang termasuk dalam pembelian ini adalah perbaikan peralatan atau pembelian perlengkapan kantor.
Tanpa adanya fungsi indirect procurement, bisnis Anda ngga bisa beroperasi secara efektif. Biasanya, indirect procurement ini mencakup sekitar 15%-27% dari total pendapatan sebuah perusahaan.
Anda juga pasti suka:
Apa perbedaan direct dan indirect procurement?
Direct procurement adalah pengeluaran yang Anda lakukan untuk pengadaan jasa, barang, dan bahan yang mendorong profit, kinerja, dan keunggulan kompetitif bisnis Anda.
Sedangkan indirect procurement adalah pengeluaran yang Anda lakukan untuk pemeliharaan, barang, dan jasa yang Anda butuhkan untuk operasional sehari-hari, yang ngga berkontribusi secara langsung pada bisnis utama Anda.
Kedua fungsi ini memang mengikuti siklus procure-to-pay, tapi ada perbedaan mendasar antara direct dan indirect procurement terkait dengan cara pengelolaannya secara internal.
Ayo kita lihat.
Pengelolaan hubungan supplier
Untuk mendorong kualitas dan meningkatkan efisiensi dari waktu ke waktu, tim direct procurement cenderung membangun hubungan kolaboratif jangka panjang dengan supplier mereka.
Karena itu, jadi lebih banyak waktu yang dihabiskan untuk mengembangkan dan mengelola hubungan supplier.
Sedangkan tim indirect procurement, sebagian besar berfokus pada pengelolaan uang yang dikeluarkan perusahaan. Sehingga, mereka cenderung lebih banyak punya hubungan yang sifatnya transaksional dengan supplier dibandingkan dengan apa yang dipunya rekan direct procurement mereka.
Fokus mereka lebih kepada pengelolaan dan pengurangan pengeluaran perusahaan.
Tapi, tetapi penting untuk dicatat kalau manajemen supplier masih bisa menguntungkan perusahaan terkait dengan indirect procurement.
Misalnya, hotel dan perusahaan dengan banyak lokasi, seringkali bisa menegosiasikan penawaran dan mendapatkan diskon yang lebih baik pada saat mereka fokus pada hubungan mereka dengan supplier. Jadi, itu bisa mengurangi pengeluaran mereka secara keseluruhan.
Pun begitu dengan perusahaan yang bergerak di bidang software. Mereka memerlukan sedikit sekali, bahkan mungkin ngga memerlukan, direct procurement (seperti pembelian bahan baku atau transportasi, misalnya). Sehingga, mereka bisa mengurangi biaya overhead mereka dengan manajemen supplier strategis yang mendukung kegiatan indirect procurement.
Pengelolaan inventory
Supaya Anda bisa menghindari keterlambatan, Anda perlu manajemen inventory yang efektif. Dan itu penting untuk direct procurement.
Kalau sampai supplier Anda kehabisan stok, itu akan membuat masalah di seluruh supply chain Anda yang tentunya akan berpengaruh negatif terhadap profit Anda.
Sedangkan untuk tim indirect procurement, manajemen inventory relatif kurang menjadi prioritas. Tapi, tentu ini semua kembali pada kebutuhan dan karakter spesifik setiap perusahaan.
Anda juga pasti suka:
- Tips Mengatasi Permintaan Kenaikan Harga dari Supplier
- Apa Perbedaan RFI dan RFP? Apa Itu RFQ? Mana yang Harus Anda Gunakan?
Struktur organisasi
Karena direct procurement punya dampak “menghasilkan atau menghancurkan” profit perusahaan, maka pengeluaran langsung biasanya dikelola tim procurement yang didedikasikan dan terpusat.
Sedangkan pengeluaran ngga langsung, biasanya perusahaan akan mengambil pendekatan yang berbeda. Yang membuatnya cenderung menjadi fungsi terdesentralisasi yang didelegasikan ke berbagai pemangku kepentingan di berbagai departemen.
Contoh direct procurement vs indirect procurement
Sekarang, ayo kita lihat beberapa contoh dari direct dan indirect procurement.
Contoh direct procurement
- Produk untuk dijual kembali.
- Bahan baku.
- Mesin.
- Bagian mekanis untuk barang-barang manufaktur.
- Bahan untuk produk makanan.
- Tenaga kerja subkontrak untuk jasa konstruksi.
Contoh indirect procurement
- Biaya perjalanan.
- Perabotan kantor.
- Komputer dan perangkat keras kantor (printer, telepon, dll).
- Biaya perawatan.
- Utilitas (gas, listrik, air).
- Manajemen tempat kerja dan fasilitas (kertas toilet, perlengkapan kebersihan).
- Biaya pengelolaan dan pengembangan karyawan (sesi pelatihan, biaya sumber daya manusia).
- Konsultan dan layanan profesional (pembicara, penasihat, pelatih, konsultan).
- Software yang digunakan oleh organisasi.
- Pengeluaran periklanan dan pemasaran (periklanan, hubungan masyarakat, agensi kreatif, kontraktor).
Model bisnis, layanan, dan produk yang setiap perusahaan jual akan menentukan apakah sebuah barang termasuk ke dalam direct atau indirect procurement. Dan masih banyak lagi contoh selain yang ada di daftar tersebut.
Direct dan indirect procurement mengikuti siklus procure-to-pay
Terlepas dari apakah sebuah pembelian itu termasuk direct atau indirect procurement, setiap pembelian barang tersebut tetaplah mengikuti siklus procure-to-pay.
Siklus procure-to-pay adalah sistem yang memecah seluruh siklus procurement, mulai dari mengidentifikasi supplier, sampai pembayaran invoice. Instilah ini dibuat oleh pengembang software sebagai cara mengidentifikasi prosedur yang perlu dioptimalkan.
Dan penggunaan e-procurement software yang tepat, bisa membantu Anda mendigitalkan proses procurement sampai pembayaran, sehingga akan menghemat waktu dan uang Anda, sekaligus memudahkan organisasi dan karyawan Anda mendapatkan barang atau jasa yang mereka butuhkan dalam mengoperasikan bisnis Anda.
Semoga bermanfaat!
”Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”
