8 Kesalahan yang Umum Terjadi di Gudang dan Cara Menghindarinya

Kali ini kita akan membahas kesalahan-kesalahan umum yang terjadi di sebuah gudang dan cara menghindarinya.

Ngga ada yang namanya cuma ada satu cara untuk mengelola semua jenis gudang.

Kenapa?

Karena mengelola gudang itu sangat bergantung pada supply chain perusahaan masing-masing dan gudang itu sendiri.

Tapi, tentu saja ada prinsip-prinsip umum yang bisa dan harus Anda terapkan.

Tapi, hati-hati. Itu juga berarti ada kemungkinan Anda menerapkan cara yang salah untuk gudang Anda.

Nah, untuk membantu Anda tetap bisa mengelola gudang Anda dengan baik dan memastikan fasilitas penyimpanan Anda ngga menghabiskan biaya supply chain lebih dari yang seharusnya, Anda harus memperhatikan delapan kesalahan yang umum terjadi di pergudangan berikut ini.

Kalau Anda menemukan tanda-tanda kalau salah satu dari masalah ini ada di gudang Anda, segera prioritaskan untuk melakukan tindakan perbaikan sebelum masalahnya menjadi lebih besar.

Di sisi lain, kalau gudang Anda sudah bebas dari masalah ini, ada baiknya Anda tetap berhati-hati dan waspada. Terkadang beberapa hal bisa tergelincir menjadi salah, terutama saat-saat jam sibuk.

Sebelum kita masuk ke kesalahan yang umum terjadi di pengelolaan gudang, saya mau ajak Anda juga untuk bergabung dengan channel telegram scmguide karena bakal banyak lagi tips-tips bermanfaat seputar pergudangan yang saya bagikan di sana. Jadi, pastikan Anda juga bergabung ya.

8 kesalahan yang umum terjadi di gudang

Menyimpan kelebihan inventory

Anda tentu sudah tahu dan sering mendengar selama bertahun-tahun untuk mendorong praktik lean dan mengurangi inventory. Tapi, menyimpan terlalu banyak inventory tetap saja masih merupakan salah satu kesalahan pergudangan paling umum dilakukan oleh banyak organisasi supply chain di seluruh dunia.

Pedagang grosir (wholesaler) khususnya. Kelihatannya mereka lebih mudah terjebak ke dalam perangkap ini karena seringkali melakukan pembelian besar-besaran atas satu produk untuk mendapatkan keuntungan dari diskon pembelian jumlah besar.

Mengurangi tingkat inventory sejauh mungkin, bisa membuat supply chain Anda lebih ramping dan membuat Anda akan punya lebih sedikit uang yang terikat dalam bentuk inventory.

Jadi, ketika Anda ditawari diskon yang terlalu bagus untuk ditolak itu, sebaiknya Anda coba mengatur dengan supplier Anda supaya pesanan besar tersebut dikirim dalam batch yang lebih kecil, tepat saat Anda membutuhkannya.

Gagal mengoptimalkan jalur picking

Kesalahan pergudangan lainnya yang paling umum terjadi adalah mengabaikan kebutuhan untuk merencanakan jalur picking yang efisien di gudang Anda. Hal ini akan menghambat tingkat pengambilan item Anda.

Pada gilirannya, kondisi ini akan bisa mempengaruhi supply chain cycle time Anda, dan berujung pada biaya tenaga kerja yang berlebihan karena kurang optimalnya produktivitas gudang Anda.

Idealnya, operator gudang Anda harus bisa menyelesaikan setiap proses pengambilan barang di lokasi yang dekat dengan area pengiriman di gudang Anda.

Memang ngga selalu mudah untuk membuat rute pengambilan barang yang optimal. Tapi, tentu saja Anda harus meluangkan waktu dan upaya untuk memastikan rute tersebut seefisien mungkin.

Anda juga pasti suka:

• Cara Merencanakan, Menentukan, dan Membuat Tata Letak Gudang
• Bagaimana Cara Efektif Mengelola Banyak Gudang (Multi-Warehouse)?

Berpegang teguh pada penggunaan dokumen kertas

Gagal memanfaatkan teknologi dan berpegang teguh pada alur kerja berbasis kertas yang ngga efisien adalah kesalahan pergudangan yang umum terjadi pada banyak organisasi kecil.

Anda mungkin berpikir kalau logistik kecil atau operasi pergudangan Anda lebih baik tetap sederhana. Tapi, Anda harus tahu kalau dokumen, sebenarnya punya efek sebaliknya. Itu akan menghambat jalannya proses Anda dan membuat Anda harus bertanggung jawab atas keterlambatan yang terjadi akibat dokumen yang hilang atau salah tempat.

Anda benar-benar akan bisa menghasilkan lebih banyak efisiensi dengan beralih ke penyimpanan dan transmisi informasi digital.

Ini ngga berarti Anda harus berinvestasi dalam sistem manajemen gudang (Warehouse Management System – WMS) yang mahal dan kompleks.

Ada banyak aplikasi software alur kerja yang sederhana tapi efektif yang bisa Anda gunakan, yang semuanya akan melayani Anda lebih baik hari ini daripada menggunakan dokumen kertas.

Dengan menghilangkan alur proses berbasis kertas, Anda bisa menghemat uang untuk membeli bahan consumable ini sekaligus membantu lingkungan.

Kurangnya perhatian pada housekeeping

Loading dock yang berantakan, lorong-lorong yang penuh dengan plastic-wrap, palet yang terlalu penuh, itu semua adalah beberapa tanda gudang yang ngga mendapatkan cukup perhatian.

Terlepas dari dampaknya terhadap keselamatan kerja, gudang tanpa housekeeping atau pemeliharaan kerapihan yang baik adalah gudang tanpa efisiensi. Kekacauan yang ada di gudang seperti itu akan menghalangi aliran orang dan barang yang melaluinya, mengurangi produktivitas gudang Anda.

Untuk menghilangkan bertumpuknya kekacauan seperti itu, terapkan aturan pemeliharaan kerapihan gudang yang ketat. Alokasikan waktu untuk membersihkan dan merapikan gudang di akhir setiap shift-nya.

Itu adalah waktu terbaik untuk merapikan gudang karena akan memungkinkan shift berikutnya untuk memulai pekerjaan dengan produktif, tanpa tertunda oleh aktivitas pembersihan.

Manajemen kesehatan dan keselamatan yang ngga memadai

Gudang yang rapi, belum tentu juga merupakan gudang yang aman.

Manajemen kesehatan dan keselamatan yang baik di gudang adalah tentang mencari potensi bahaya, baik yang tersembunyi maupun yang jelas terlihat.

Tapi, seringkali kesehatan dan keselamatan di gudang ini terabaikan dalam jalannya operasi pergudangan yang sibuk.

Masalahnya adalah, selama ngga ada pekerja yang mengalami kecelakaan, sangat mudah untuk terbuai dengan rasa aman yang palsu.

Ini adalah kesalahan umum yang sering terjadi dan disesali dalam operasional pergudangan. Karena begitu ada seseorang menjadi korban kecelakaan kerja, konsekuensinya bisa sangat fatal.

Gudang pada dasarnya adalah lingkungan kerja yang berbahaya. Jadi biasakan diri dan tim Anda untuk melaporkan adanya kecelakaan dan kejadian nyaris celaka. Analisa penyebabnya dan lakukan tindakan untuk menghilangkannya. Itu akan bisa menyelamatkan pekerja Anda dari cedera serius. Dan, tentu saja bisa menghemat biaya yang ngga perlu.

Anda juga pasti suka:

• Kupas Habis Apa Itu Inventory Turnover dan Manfaatnya Untuk Bisnis Anda
• 13 Best Practice Dalam Inventory Cycle Count dan Physical Stocktaking

Mengabaikan proses barang masuk

Ketika ada tekanan untuk membuat pesanan customer bergerak dengan cepat melalui gudang dan dikirim tepat waktu, sisi operasional yang menangani barang masuk kadang menjadi kurang diperhatikan.

Kenyataannya, peran penerimaan barang di gudang itu sangat penting untuk menciptakan operasi pergudangan yang efektif. Dan karenanya, itu sama sekali ngga boleh diabaikan.

Untuk memastikan proses barang masuk Anda tetap efisien, gunakan staff yang berdedikasi dan berikan kompensasi yang baik atas upaya mereka.

Prosedur penerimaan barang bisa menjadi sangat spesifik. Jadi, ini bukan area untuk menugaskan staf secara sembarangan.

Tapi pastikan juga kalau Anda punya beberapa operator gudang lain yang terlatih dalam penerimaan barang, untuk berjaga-jaga kalau Anda perlu pekerja cadangan untuk menutupi staff Anda yang sakit atau sedang cuti.

Mengabaikan pengembangan staff

Budget yang ketat kadang membuat kegiatan pelatihan dan pengembangan ngga mendapatkan prioritas yang layak mereka dapatkan.

Karyawan Anda, bagaimanapun, adalah aset Anda yang paling penting.

Kalau Anda lalai mengidentifikasi kebutuhan pengembangan dan memberikan peluang untuk pertumbuhan individu, Anda mungkin akan menghadapi turnover pekerja yang lebih tinggi.

Biaya yang harus Anda keluarkan akan jauh lebih murah untuk membuat karyawan tetap termotivasi dan produktif, daripada mengisi kembali posisi kosong yang ditinggalkan pekerja terlatih Anda.

Jadi, ingatlah untuk mengalokasikan waktu dan sumber daya untuk pelatihan dan pengembangan staff, bahkan kalau itu berarti Anda harus mempekerjakan staff sementara sesekali, untuk mem-backup karyawan tetap Anda selama proses pelatihan.

Gagal mengukur hal yang tepat

Sebagian besar perusahaan saat ini, mengukur kinerja gudang mereka sampai tingkat tertentu. Tapi ngga selalu demikian. Dan meskipun kesadaran akan perlunya KPI (Key Peformance Indicator) meningkat, banyak juga organisasi yang gagal mengukur kinerja operasi gudang mereka dengan benar.

Kalau Anda bisa menghindari kesalahan seperti ini dalam operasi gudang Anda, itu akan sangat membantu Anda untuk menghindari beberapa kesalahan lainnya.

Ayo kita ambil contoh terkait kesalahan dalam penerimaan barang masuk seperti yang sudah saya sampaikan sebelumnya.

Memanfaatkan staf dengan keterampilan yang tepat tentu akan membantu Anda menjalankan proses yang benar dalam hal penerimaan barang. Tapi, tanpa menerapkan beberapa KPI, sangat mudah untuk Anda mengabaikan proses yang ngga efisien.

Seperti yang sudah disebutkan, penerimaan barang kadang mengalami beberapa kendala. Tapi, dengan KPI yang tepat, kinerja pada proses ini akan tetap bejalan efisien bersamaan dengan proses lain yang biasanya mendapatkan perhatian lebih, seperti pengambilan dan pengiriman barang.

Beberapa metrik yang bisa anda terapkan pada proses penerimaan barang, seperti waktu bongkar muat setiap truk, misalnya. Atau, waktu dari penerimaan barang sampai putaway.

Dengan kedua KPI tersebut, Anda akan bisa menemukan cara untuk mengoptimalkan proses penerimaan barang Anda dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memindahkan inventory dari proses penerimaan ke proses putaway.

Kesimpulan

Seperti yang Anda lihat, dari delapan kesalahan yang umum terjadi di gudang yang saya sampaikan di atas, ada sejumlah elemen yang harus menjadi perhatian Anda untuk bisa mengelola operasional gudang secara efektif.

Perhatian tersebut harus Anda berikan pada orang, proses, dan lingkungan gudang itu sendiri.

Kalau Anda bisa menghindari atau mencegah delapan kesalahan ini, Anda akan memiliki dasar yang kuat untuk terus melakukan perbaikan terkait pengelolaan gudang Anda tanpa menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menyelesaikan masalah yang sangat bisa Anda hindari dari awal.

”Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”