by Anda yang berkecimpung di bidang supply chain tentu sering kali harus terlibat dalam menegosiasikan permintaan kenaikan harga dengan supplier.
Kenaikan harga terjadi dalam berbagai bentuk dan besaran dari supplier dan mungkin dengan cara yang ngga Anda duga sebelumnya.
Ayo kita ambil contoh.
Katakanlah ada sebuah perusahaan yang merancang komponen strategis untuk sebuah produk customer.
Selama bertahun-tahun, produsen yang sudah terikat kontrak tersebut diharuskan untuk menggunakan komponen ini. Harga perakitan akhir pun sudah memperhitungkan komponen khusus tersebut.
Pada awal tahun, tanpa pemberitahuan sebelumnya, supplier bersangkutan mengirimkan invoice senilai lebih dari dua kali nilai pembelian komponen strategis ini selama dua tahun ke belakang ke departemen akuntansi produsen, tanpa melewati tim supply chain, berharap invoice tersebut akan diproses dan dibayar.
Perubahan tersebut diketahui pada saat tahap proses persetujuan dan supplier bersangkutan pun dikonfrontasi.
Mencoba menekan balik, supplier tersebut mengubah taktik. Mereka mengklaim karena adanya kenaikan harga bahan baku (yang bahkan ngga terkait dengan komponen dimaksud), maka diperlukan kenaikan harga untuk keseluruhan perakitan.
Contoh di atas adalah salah satu cara yang menunjukkan cara-cara “kreatif” yang bisa dilakukan supplier untuk mengemas kenaikan harga untuk customer mereka.
Tentu Anda familiar dengan permintaan kenaikan harga di seluruh aspek bisnis. Hampir setiap supplier, di semua industri, berjuang untuk tetap mendapatkan margin.
Alasan harga material, nilai tukar, masalah kapasitas pengiriman, biasanya dikedepankan untuk kenaikan harga yang diajukan.
Banyak juga supplier yang menunggu sampai menjelang event tertentu untuk memberitahukan kenaikan tersebut.
Itu menempatkan banyak customer di posisi yang sulit.
Mereka yang menolak kenaikan tersebut, berisiko mendapatkan prioritas paling belakang terkait dengan kapasitas yang disediakan supplier. Tentu saja itu akan membuat mereka kehilangan tanggal pengiriman yang dibutuhkan juga.
Mereka yang menerima kenaikan, harus bersiap terlibat dalam diskusi yang sulit dengan customer akhir, yang perkiraannya (dan kontrak tetapnya) ngga memperhitungkan adanya perubahan harga mendadak.
Ketegangan dalam hubungan supplier–customer seperti itu bisa berlangsung selama bertahun-tahun. Dan itu menempatkan semua bisnis dalam risiko.
Lalu apa yang bisa dilakukan kalau Anda berada dalam situasi seperti contoh di atas?
Ngga ada satu metode baku yang bisa dipakai untuk semua situasi.
Anda harus menangani setiap situasi secara berbeda.
Besarnya nilai kesepakatan total, kapasitas total supplier yang Anda gunakan, adanya rencana cadangan, hubungan Anda dengan supplier, persaingan, semuanya bisa mempengaruhi adanya situasi-situasi yang ngga bisa diprediksi.
Kalau Anda berada dalam situasi dimana supplier datang kepada Anda dan mengajukan kenaikan harga seperti contoh di atas, Anda bisa melakukan beberapa hal ini.
Tapi, sebelum itu, saya mau mengajak Anda juga untuk bergabung dengan channel telegram scmguide karena bakal banyak lagi postingan-postingan bermanfaat seputar procurements dan supply chain yang saya bagikan di channel tersebut. Jadi, pastikan Anda juga bergabung ya.
Table of Contents
Bagaimana cara mengatasi permintaan kenaikan harga dari supplier
Dengarkan
Ini adalah hal pertama yang harus Anda lakukan. Dengarkan supplier Anda.
Kalau negosiasi mulai berjalan dengan tegang, biarkan supplier Anda melampiaskannya.
Dengan melakukan itu, Anda mendapatkan keuntungan khusus karena sudah menunjukkan empati Anda pada mereka.
Dengan mengizinkan supplier mengekspresikan emosi mereka, pada akhirnya mereka akan mencapai keadaan rasional untuk sebuah diskusi bisnis.
Kemudian kedua belah pihak akan bisa mendengarkan dengan lebih baik satu sama lain. Dan Anda bisa mengalihkan pembicaraan tersebut dari perasaan (emosi) menjadi fakta.
Anda harus menjadi otentik. Dengan begitu, supplier Anda akan merasa kalau Anda masuk akal dan ngga sedang mencoba mengambil keuntungan dari mereka atau menyalahkan sudut pandang mereka.
Anda juga pasti suka:
- Tips Mengatasi Permintaan Kenaikan Harga dari Supplier
- Apa Perbedaan RFI dan RFP? Apa Itu RFQ? Mana yang Harus Anda Gunakan?
Buka BOM
Lihat tren harga komoditas dan bagi setiap Bill of Material (BOM) berdasarkan jenis-jenis materialnya.
Misalkan baru-baru ini harga komoditas sedang berada pada titik tertingginya dalam sejarah untuk kategori logam dan plastik. Kalau perakitan Anda sebagian besar menggunakan logam, logam apa?
Kenaikan harga ngga boleh melebihi pergerakan historis untuk logam tertentu dalam kategori tertentu. Plus, ngga boleh berlaku untuk bagian perakitan di mana ngga ada pergerakan harga selama berbulan-bulan.
Fakta harus menjadi “teman” Anda dalam hal ini.
Urutkan SKU Anda
Urutkan lini produk Anda.
Salah satu pendekatan yang bisa Anda lakukan adalah dengan memisahkan kenaikan ke produk dengan volume penjualan lebih rendah di mana mungkin ada lebih banyak margin untuk disesuaikan.
Anda harus mencoba melindungi produk bervolume lebih tinggi di mana margin Anda mungkin lebih tipis di sana.
Kunci harga yang disepakati, secara tertulis, selama mungkin.
Jadikan sementara
Seperti fuel surcharge di industri transportasi, buat perubahan harga tersebut sebagai item terpisah dan pertahankan harga kontrak Anda tetap sama.
Pastikan supplier Anda tahu kalau Anda akan mendiskusikan topik ini secara berkala untuk memahami kenapa kenaikan harga item tersebut harus dipertahankan lebih lama atau dihapus.
Jadikan diskusi Anda berdasarkan data.
Dan sebelum pertemuan tersebut berakhir, tetapkan tanggal untuk peninjauan harga berikutnya.
Tentukan waktu
Sering kali Anda juga akan mengalami situasi di mana supplier akan berpendapat kalau perubahan harga tersebut berlaku untuk PO yang dikirim beberapa minggu yang lalu.
Sepakati harga mana yang berlaku dan kapan.
Anda harus bisa berargumen kalau peningkatan tersebut harus diterapkan cuma untuk pesanan yang dilakukan sesudah tanggal tertentu. Itu akan memberi Anda cukup waktu untuk bekerja dan berdiskusi ulang dengan customer akhir Anda.
Jadilah “sejarawan”
Beberapa supplier Anda mungkin ngga tertarik dengan perencanaan jangka panjang.
Jadi ketika ada perubahan tarif, kenaikan bahan baku, dan sebagainya, mereka mungkin ngga punya rencana bagaimana menangani gangguan tersebut.
Mereka sering kali lupa apa yang sudah menjadi komitmen mereka dalam kontrak.
Maka, jadilah “sejarawan.”
Kembalikan ke kontrak.
Kalau dan ketika diskusi menjadi emosional, bawa kembali diskusi tersebut ke fakta dan kontrak yang sudah disepakati.
Bersikaplah adil, tapi tetap berdasarkan fakta.
Kalau memungkinkan, ingatkan supplier tentang situasi ketika Anda menerima kenaikan harga dan ngga meminta untuk berbagi beban dengan mereka.
Kalau Anda pernah menanggung kenaikan harga untuk bahan baku tertentu beberapa waktu yang lalu, Anda mungkin akan berhasil meminta supplier Anda untuk menyerap kenaikan yang terjadi baru-baru ini.
Dalam hubungan kemitraan, setiap pihak harus berbagi beban kan?
Anda juga pasti suka:
- 5 Faktor Utama yang Perlu Anda Pertimbangkan Saat Melakukan Evaluasi Supplier
- Procurement Budget: Definisi, Cara Membuat, dan Bagaimana Menjaganya
Jelaskan biaya Anda
Supplier mungkin sering mengabaikan biaya logistik, pergudangan, fulfillment, pemasaran, penjualan, dan banyak biaya lain terkait dengan membawa produk ke pasar.
Misalkan saat ini, waktu dan biaya transportasi sedang berada pada titik tertinggi dalam sejarah dan sebagian besar transaksi dinyatakan secara FOB di pelabuhan terdekat dengan supplier.
Anda, sebagai pemilik merek, bertanggung jawab atas semua biaya transportasi dan modal kerja selama waktu transit, di mana keduanya dalam beberapa bulan terakhir meningkat lebih dari dua kali lipat.
Nah, pastikan supplier Anda memahami kalau Anda menanggung biaya yang lebih tinggi ini dan Anda mencari mitra untuk berbagi beban.
Buka mata supplier Anda terhadap biaya yang ngga mereka lihat tersebut.
Berkomunikasi
Buat customer akhir Anda menyadari juga tekanan yang Anda alami.
Kalau Anda meminta bantuan seorang diri, Anda mungkin bisa kehilangan bisnis karena kenaikan harga produk Anda. Tapi, akan berbeda kalau semua pemain di industri Anda melakukan hal yang sama. Itu akan membuat customer akhir Anda mengerti akan tekanan pasar global yang sedang terjadi.
Pastikan Anda mengkomunikasikan hal tersebut.
Kesimpulan
Anda mungkin akan memerlukan beberapa kali diskusi sebelum Anda mencapai kesepakatan akhir dengan supplier Anda.
Bahkan, seperti yang diilustrasikan di awal, keputusan tersebut pun sering kali ngga final.
Jadi, pastikan perjanjian tersebut tertulis dengan instruksi yang jelas.
Komunikasikan perubahan harga ini dengan tim AP Anda. Dan begitu invoice berikutnya tiba, pastikan Anda meninjaunya dengan cermat untuk mengonfirmasi kalau keputusan yang disepakati sudah tercermin dalam invoice tersebut.
Kalau supplier berpikir mereka bisa mendapatkan celah, mereka akan mencobanya. Kedengarannya sinis ya, tapi kita ngga bisa pungkiri kalau ini memang terjadi.
Anda mungkin tergoda untuk “mengancam” supplier dengan mengatakan kalau Anda akan mengambil bisnis dari supplier lain. Tapi, perubahan supply chain seringkali ngga realistis karena berbagai alasan, dan supplier tahu itu.
Jadi, pikirkan baik-baik tentang apa arti supplier bagi bisnis dan keuntungan Anda saat Anda akan menghadiri setiap diskusi terkait dengan kenaikan harga. Lakukan dengan perhatian penuh.
Bagaimana dengan Anda? Bagaimana cara Anda menangani kenaikan harga semacam ini? Saya akan sangat dengan senang hati mengetahuinya lewat komentar-komentar Anda di bawah ini.
Semoga bermanfaat!
”Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”
