by Distribution management mengacu pada efisiensi dan efektifitas pergerakan barang dari titik produksi ke titik penjualan.
Konsep ini mencakup aktifitas yang luas, seperti:
- Inventory management.
- Warehouse management.
- Supplier and vendor relationship management.
- Logistics management, dan banyak lagi.
Dan kalau kita berbicara tentang retailer, anda tentu tahu kalau retailer akan berkembang saat mereka mampu memproduksi dan menjual produk mereka dengan cepat.
Semakin lama mereka menyimpan produk, semakin tinggi pula resiko barang tersebut akan rusak, dicuri, atau usang.
Betul, inventory itu ibarat darah dalam sebuah bisnis anda. Tapi, itu juga bisa jadi penyakit anda ngga mengelolanya dengan baik.
Kembali ke distribution management.
Strategi distribution management yang baik adalah yang memberikan nilai tambah di sepanjang supply chain anda.
Dengan memonitor proses distribusi anda, itu berarti anda sedang mengumpulkan data tentang seberapa baik produk anda bergerak dari manufacturing plant, ke gudang, dan akhirnya ke end customer.
Nah, saat anda berhasil mengidentifikasi bottleneck dan proses yang ngga efisien, anda jadi bisa mengambil langkah untuk menyelesaikannya sekaligus menyelamatkan uang anda dari terbuang percuma.
Table of Contents
Kenapa distribution management itu penting?
Yang jelas, distribution management yang efektif akan membantu bisnis anda untuk tumbuh.
Misalnya begini. Kalau anda ngga punya setidaknya sebuah jaringan distribution center atau gudang, itu berarti anda harus menyimpan semua inventory anda di cabang retail anda yang kecil.
Akibatnya, anda akan kesulitan untuk mengelola produk-produk tersebut dengan baik. Dan saat anda kehabisan stock, akan sulit untuk merespon kondisi tersebut.
Anda harus memesan langsung ke manufacturer produk tersebut yang tentunya akan memakan proses yang lebih rumit dibandingkan kalau anda memesannya ke gudang anda.
Akan beda halnya kalau anda sudah punya jaringan distribusi. Dan strategi distribution management akan semakin meningkatkan efisiensi dan efektifitasnya.
Bayangkan potensi ketidakefisiensian berikut ini.
- Anda ngga punya Inventory Management System (IMS) yang canggih. Sebagai konsekuensinya, anda jadi punya banyak sumber data. Bukan hanya satu sumber yang bisa anda andalkan. Ini tentunya akan mempersulit anda menjawab pertanyaan dari customer atau menentukan reorder point anda secara akurat.
- Anda ngga punya Warehouse Management System (WMS) yang bisa diandalkan. Konsekuensinya, pekerja gudang anda akan memakan waktu lebih banyak untuk proses putaway, picking, dan pack pesanan customer dari yang seharusnya anda perlukan jika anda punya WMS.
- Anda ngga mengoptimalkan layout gudang anda. Konsekuensinya, gerakan pekerja gudang yang ngga efisien meningkat. Pengiriman pengiriman produk ke customer lambat dan labor cost semakin tinggi.
- Anda ngga punya Transportation Management System (TMS). Konsekuensinya, anda jadi ngga bisa mengakses informasi tentang carrier rates secara real-time atau memilih rute yang paling optimal untuk mengefektifkan shipping costs anda tanpa keterlambatan pengiriman produk ke customer anda.
- TMS dan WMS anda ngga terintegrasi. Konsekuensinya, jadual inbound dan outbound anda, juga jadual picking gudang anda, jadi ngga selaras.
- Produk yang harus dikirimkan di akhir shift jadi ngga bisa dikirimkan dalam truk terakhir hari itu karena pekerja gudang menghabiskan waktu mereka hari itu untuk picking produk yang ngga bakal dikirimkan sampai minggu depan.
- Anda ngga menegosiasikan shipping rates anda. Meskipun anda mengirimkan produk dalam jumlah yang besar dan frekuensi yang sering, anda ngga memanfaatkan bargaining power anda untuk mendapatkan diskon volume dari carriers anda.
Saya yakin anda ngga menginginkan ketidakefisiensian seperti yang saya sebutkan di atas kan?
Strategi distribution management akan mengevaluasi keseluruhan supply chain anda dan mengidentifikasi area-area mana yang punya peluang cost savings dan value creation.
Kalau anda punya jaringan distribusi yang mampu menjaga biaya tetap rendah, anda akan bisa menawarkan produk anda dengan harga lebih kompetitif sambil tetap mendapatkan profit.
Anatomi dari jaringan distribusi
Jaringan distribusi setiap perusahaan tentu akan berbeda-beda. Tapi, umumnya akan memiliki bagian-bagian dasar ini:
- Retailers/stores.
- Warehouses/distribution centers (DCs).
- Manufacturing plants.
- Carriers/transportation providers.
Beberapa retailers ada yang punya sebagian atau seluruh jaringan distribusi. Artinya, perusahaan tersebut akan punya gudang atau armada truk sendiri untuk mendukung bisnis mereka.
Perusahaan lainnya menyewa area pergudangan, atau menggunakan jasa pengiriman untuk mengirimkan produk-produk mereka. Atau, mereka meng-outsource sebagian atau seluruh jaringan distribusinya pada third-party logistics atau 3PL.
Dalam hal ini, perusahaan (atau 3PL mereka) akan punya tujuan distribution management yang sama, yaitu:
- Sukses memenuhi pesanan customer. Artinya, pengiriman produk yang tepat, untuk customer yang tepat, pada waktu yang tepat.
- Secara konsisten memberikan customer value. Artinya, anda memberikan customer anda apa yang mereka butuhkan. Dan itu akan berbeda untuk masing-masing perusahaan. Misalnya, kalau customer utama anda adalah perusahaan food and beverage, maka supply chain anda harus baik dalam pengiriman just in time (JIT).
- Cepat beradaptasi dengan perubahan market. Artinya, anda membangun supply chain yang bisa cepat merespon setiap perubahan market, seperti adanya teknologi baru atau produk baru dari kompetitor.
- Merespon dengan cepat potensi gangguan. Artinya, memahami potensi resiko dan membuat rencana antisipasi untuk semua hal yang mungkin bisa berjalan buruk dalam supply chain anda. Hal ini mencakup banyak aspek, mulai dari bencana alam, cyber attacks, sampai demo karyawan.
- Perkuat bisnis inti anda. Artinya, ngga cuma mengejar cost savings saja, tapi juga mencari cara untuk menghasilkan value dengan meningkatkan sales atau masuk ke market baru melalui strategi distribusi yang inovatif.
Sekarang, ayo kita lihat lebih detail dari masing-masing poin dan kita lihat contoh bagaimana membuat strategi untuk setiap objectives.
Anda juga pasti suka:
Strategi untuk sukses memenuhi customer orders
Sukses memenuhi permintaan customers tentu saja merupakan tujuan supply chain yang paling jelas.
Gagal memenuhinya, maka akan sulit untuk mempertahankan customers.
Bayangkan, customers anda menggunakan waktu mereka untuk memilih produk yang mereka mau secara online. Mereka melihat gambar produknya, memilih warna dengan hati-hati, memilih ukuran, dan banyak lagi.
Kemudian mereka menunggu produk tersebut tiba. Kalau sampai produk yang anda kirimkan salah, kebayang kan bagaimana kecewanya mereka?
Oke, mungkin anda membuat kesalahan yang ngga disengaja. Tapi tetap saja hal itu akan menghancurkan pengalaman belanja customer anda kan?
Terlebih lagi di era e-commerce saat ini. Customers ingin apa yang disebut instant gratification. Semua ingin serba cepat dan instan.
E-retailers mencoba mengakomodasi kebutuhan ini dengan mempersingkat durasi pengiriman lagi dan lagi. Itu bagus. Tapi, pengiriman di hari yang sama pun jadi ngga ada gunanya kalau mereka menerima produk yang salah kan?
Nah, langkah pertama untuk mengembangkan strategi yang efektif adalah dengan menentukan apa tujuan yang ingin anda capai.
Jadi, bagaimana anda akan menentukan tujuan order fulfillment anda?
Pertama, anda harus memilih metriks on time delivery mana yang ingin anda ukur lebih dulu:
- Number of units ordered.
- Date of delivery.
- Number of line items per order.
Setelah anda menentukan metriks tersebut, anda harus membuat definisinya karena setiap business owners bisa jadi punya pengertiannya masing-masing.
Kita ambil contoh.
Misalnya, anda mengirimkan 9 dari 10 unit produk yang dipesan ke customer. Mereka setuju untuk menerima kekurangan sisanya di lain hari. Nah, apakah kondisi itu akan anda anggap sebagai on time delivery atau ngga?
Setelah anda sepakat dengan definisi dari metriks yang anda tentukan, waktunya menentukan target anda. Anda harus melihat data yang anda punya pada periode waktu sebelumnya untuk itu.
Misalnya, anda menargetkan untuk mencapai on time delivery accuracy sebesar 98% di akhir Q2 tahun 2021. Untuk bisa dianggap sebagai on time delivery, pengiriman harus tepat quantity, tepat quality, dan tepat produk.
Strategi untuk memberikan customer value secara konsisten
Kalau anda memahami customer anda, anda punya kemungkinan lebih besar untuk mempertahankan mereka dalam jangka waktu lama.
Sebagai retailer, memahami customer adalah tentang bagaimana anda bisa memberikan nilai pada mereka.
Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan memberikan mereka pengalalaman retail omni-channel. Mereka berbelanja melalui mobile apps, media sosial, atau toko online anda.
Biarpun anda punya tools paling mutakhir sekali pun untuk memberi mereka pengalaman belanja tersebut, tetap saja anda harus punya operasional distribution management yang baik untuk memastikan produk sampai ke tangan mereka tepat waktu.
Mengembangkan strategi distribution management yang tepat untuk sebuah pengalaman retail omni-channel akan membutuhkan dua bagian, yaitu memperkuat teknologi dan meningkatkan operasional.
Di sisi teknikal, anda mungkin harus punya Inventory Management System (IMS) yang canggih.
IMS anda harus terkoneksi dengan sistem penjualan di toko retail dan juga eCommerce channel anda, termasuk juga situs berbasis browser dan mobile apps anda.
Intinya, akan ada banyak cara pembelian, tapi hanya ada satu data inventory. Jadi anda dan customer anda sama-sama punya akses akurat ke database yang sama.
Di sisi operasional, anda akan perlu mengubah bagaimana anda memenuhi pesanan. Setelah anda mengintegrasikan IMS anda, anda akan punya satu sumber yang bisa dipercaya untuk membantu memenuhi order dari lokasi stok mana pun.
Kalau ada customer membeli tas yang tersedia di toko retail dan gudang anda, tapi gudang anda lebih dekat dengan alamat si customer, maka anda bisa mengirimkan tas tersebut dari gudang, bukan dari toko anda, misalnya.
Sistem yang terintegrasi akan mencatat stok yang tersisa di semua lokasi.
Target anda untuk memberi nilai tambah untuk customer mungkin akan seperti di bawah ini.
Di akhir Q2 2021, anda akan memilih vendor inventory management system. Di akhir Q3 2021, anda akan selesai mengimplementasikan inventory management system tersebut dan meningkatkan operasional order fulfillments untuk membuat toko retail anda memainkan peran yang lebih besar dalam keseluruhan jaringan distribusi anda.
Anda juga pasti suka:
- 4 Cara Efektif Membangun Supply Chain yang Responsif
- 6 Tantangan Supply Chain yang Harus Anda Antisipasi
Strategi untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan market
Market selalu berubah. Perusahaan yang merespon dengan cepat akan bertahan, sedangkan yang mengabaikannya akan gagal.
Sebagai retailer, supply chain anda akan sangat rentan terhadap perubahan, termasuk:
- Globalisasi.
- Meningkatnya ekspektasi customer.
- Pemain baru di market.
- Biaya pekerja yang meningkat.
Bagaimana cara membangun supply chain yang adaptif?
- Buat model operasional yang adaptif di mana berbagai fungsinya bisa diperbesar atau diperkecil mengikuti kebutuhan market.
- Kembangkan struktur cost variabel untuk memberi organisasi anda ruang untuk bergerak.
- Buat proses dan sistem standar untuk memudahkan anda memperluas atau menutup services anda kalau diperlukan.
Sasaran anda mungkin akan terlihat seperti ini.
Di akhir Q2 2021, mengidentifikasi fungsi supply chain yang mewakili biaya paling tinggi di tengah market yang menurun. Pada Q3 2021, menerapkan standard operating procedures dan model yang tepat untuk menurunkan biaya fungsi tersebut sebesar 20% – 40%.
Strategi untuk merespon dengan cepat potensi gangguan
Hampir sama seperti menciptakan supply chain yang fleksibel, ini adalah salah satu hal yang anda ngga bisa ukur sampai sesuatu yang buruk terjadi.
Tapi, anda tahu kan yang orang bilang? Gagal mempersiapkan sama dengan mempersiapkan kegagalan.
Hal terbaik yang bisa anda lakukan adalah dengan membuat rencana mitigasi resiko.
Sebagai retailer, anda bergantung pada supply chain anda untuk bisa tetap bertahan dalam bisnis.
Konsekuensinya, anda perlu membuat sebuah business continuity plan sebagai bagian dari usaha distribution management anda.
Business continuity plan mengidentifikasi fungsi-fungsi bisnis yang penting, mengkomunikasikan dimana backup harus ditempatkan, siapa kontak utama saat kondisi darurat, dan bagaimana bisnis akan beroperasi dalam kondisi darurat.
Membuat business continuity plan, mensimulasikan, dan meng-update-nya akan membantu organisasi anda menghidari kebingungan dan kepanikan saat terjadi cyber attack atau bencana alam yang sesungguhnya.
Dalam hal ini, sasaran dari distribution management anda mungkin akan seperti ini.
Mengidentifikasi area-area kritikal dalam bisnis dan membuat business continuity plan secara detail dengan menunjuk kontak utama di akhir Q1 2021.
Strategi untuk meningkatkan bisnis inti anda
Supply chain anda bisa mencapai sasaran lebih dari sekedar menjaga cost tetap rendah, walaupun cost yang rendah juga penting tentunya.
Rencana distribution management yang inovatif akan membuat anda mampu menawarkan value yang lebih besar untuk customer anda sekaligus meningkatkan conversion rate anda.
Supply chain yang inovatif punya potensi untuk merevolusi bisnis anda, bahkan memberikan anda aliran revenue yang baru.
Sasaran distribution management anda dalam hal ini mungkin akan seperti ini.
Mengasilkan Rp. XXX sebagai pendapatan tambahan melalui strategi distribution management yang inovatif di akhir Q4 2021.
Memahami bahwa strategi distribution management layak untuk dilakukan
Strategi distribution management yang dikelola dengan baik bisa menghemat waktu dan uang anda sebagai retailer.
Itu akan memberikan framework untuk anda, sebagai retailer, untuk mengevaluasi jaringan distribusi dan supply chain sekaligus membantu menemukan peluang untuk menghasilkan efisiensi dan value.
Dengan memastikan pergerakan yang baik dan cost-effectiveness dari produk anda, mulai dari titik produksi sampai ke titik penjualan, anda bisa menjaga dan menumbuhkan bisnis retail anda.
”Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”
