by Supply chain adalah urat nadi bisnis Anda. Ini adalah sistem yang menghubungkan berbagai proses, mulai dari pengadaan bahan baku, produksi, distribusi, hingga akhirnya produk sampai di tangan pelanggan. Saat supply chain berjalan dengan lancar, bisnis Anda bisa beroperasi secara efisien.
Tapi, seberapa sering Anda benar-benar mengukur apakah supply chain Anda sudah berfungsi optimal? Banyak perusahaan menganggap kinerja supply chain mereka baik-baik saja, padahal kenyataannya bisa sebaliknya.
Tidak semua aspek kinerja supply chain terlihat dengan jelas. Beberapa kinerja mungkin kasat mata, seperti kecepatan produksi atau jumlah barang yang dikirim, tapi ada juga banyak hal lain yang bersifat intangible—tidak terlihat secara fisik tapi sangat berpengaruh. Di sinilah Key Performance Indicator (KPI) berperan penting.
Sebelum kita lanjutkan bahasan menarik ini, jangan lupa untuk follow juga akun LinkedIn saya. Anda akan mendapatkan lebih banyak insight bermanfaat tentang supply chain management di sana. Dapatkan juga ebook dari scmguide.com di sini untuk semakin menambah wawasan supply chain management Anda.
Table of Contents
Mengapa Anda Butuh KPI dalam Supply Chain?
KPI adalah alat yang membantu Anda memantau dan mengukur kinerja supply chain secara objektif. Tanpa KPI yang tepat, sulit untuk menentukan apakah strategi supply chain yang Anda terapkan sudah efektif atau perlu ditingkatkan.
Mengapa begitu?
Karena tidak semua indikator kinerja bisa dilihat secara langsung. Ada banyak faktor yang memengaruhi kinerja supply chain yang memerlukan pemantauan khusus.
Kita ambil contoh kepuasan pelanggan. Bagaimana Anda mengukur ini? Apakah cukup dengan melihat jumlah pesanan yang dikirim? Tentu tidak.
Kepuasan pelanggan sering kali lebih kompleks. Waktu pengiriman, kondisi barang saat tiba, dan kecepatan respon customer service juga berperan besar. Semua ini adalah bagian dari kinerja supply chain yang mungkin tidak langsung terlihat tapi sangat menentukan keberhasilan bisnis Anda.
Apa Saja KPI Supply Chain yang Perlu Anda Pantau?
Mengidentifikasi KPI yang tepat untuk supply chain adalah langkah awal yang penting. Setiap bisnis punya kebutuhan yang berbeda, jadi KPI yang relevan untuk bisnis Anda mungkin berbeda dari bisnis lain.
Tapi, ada beberapa KPI umum yang bisa dijadikan patokan untuk mengukur kinerja supply chain Anda.
On-Time Delivery (Pengiriman Tepat Waktu)
Ini adalah salah satu KPI yang paling umum dan penting. Pengiriman tepat waktu sangat berpengaruh pada kepuasan pelanggan. Anda bisa mengukur persentase pesanan yang dikirim sesuai dengan jadwal yang dijanjikan kepada pelanggan. Kalau persentase pengiriman tepat waktu Anda rendah, mungkin ada masalah di proses logistik atau pergudangan yang perlu diperbaiki.
Order Accuracy (Akurasi Pesanan)
Akurasi pesanan mengukur seberapa tepat produk yang dikirim sesuai dengan pesanan pelanggan. Ini juga termasuk kondisi barang saat diterima pelanggan. Kalau akurasi pesanan rendah, pelanggan akan merasa tidak puas, dan ini bisa mempengaruhi reputasi bisnis Anda. Untuk mengurangi kesalahan, Anda bisa melihat proses pengemasan dan penanganan barang yang mungkin perlu ditingkatkan.
Cycle Time (Waktu Siklus)
Waktu siklus adalah waktu yang dibutuhkan dari saat pesanan diterima hingga produk dikirim ke pelanggan. Semakin singkat waktu siklus, semakin efisien supply chain Anda. Tapi, jangan cuma fokus pada kecepatan. Perhatikan juga kualitas produk dan kepuasan pelanggan. Waktu siklus yang cepat tapi kualitas barang menurun akan berdampak negatif dalam jangka panjang.
Inventory Turnover (Perputaran Persediaan)
Perputaran persediaan mengukur seberapa cepat stok barang terjual atau digunakan dalam periode tertentu. Tingkat perputaran yang tinggi menunjukkan manajemen persediaan yang baik, sementara perputaran yang rendah bisa menandakan overstocking atau masalah permintaan pasar. Mengontrol perputaran persediaan membantu Anda mengurangi biaya penyimpanan dan menjaga arus kas tetap sehat.
Anda juga pasti suka:
- Cara Menyajikan Data dalam Supply Chain Itu Penting: Jangan Sampai Menambah Kompleksitas
- PPIC: Si Musuh Bersama dalam Dunia Manufaktur
Order Lead Time (Waktu Tunggu Pesanan)
Waktu tunggu pesanan adalah waktu yang dibutuhkan dari saat pelanggan memesan hingga pesanan tersebut diterima. Ini bisa mencakup waktu produksi, pengemasan, dan pengiriman. Kalau waktu tunggu pesanan terlalu lama, pelanggan mungkin akan berpindah ke kompetitor yang menawarkan layanan lebih cepat. Oleh karena itu, memantau waktu tunggu pesanan adalah langkah penting untuk menjaga kepuasan pelanggan.
Cost to Serve (Biaya Pelayanan)
Biaya pelayanan mengacu pada semua biaya yang dikeluarkan untuk melayani pelanggan, mulai dari pengadaan bahan baku, produksi, hingga distribusi. Dengan mengukur KPI ini, Anda bisa mengetahui seberapa efisien biaya yang Anda keluarkan dalam proses supply chain. Kalau biaya pelayanan terlalu tinggi, Anda perlu mencari cara untuk menguranginya tanpa mengorbankan kualitas layanan.
Bagaimana Cara Memilih KPI yang Tepat untuk Supply Chain Anda?
Menentukan KPI yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda memerlukan analisis mendalam. Anda perlu mempertimbangkan beberapa faktor, seperti jenis produk yang Anda tawarkan, lokasi pelanggan, metode distribusi, dan strategi bisnis secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa langkah yang bisa membantu Anda memilih KPI yang tepat.
Tentukan Tujuan Supply Chain Anda
Setiap KPI harus berhubungan langsung dengan tujuan supply chain Anda. Kalau tujuan Anda adalah meningkatkan kepuasan pelanggan, maka KPI seperti On-Time Delivery dan Order Accuracy sangat relevan. Kalau fokus Anda lebih kepada efisiensi biaya, KPI seperti Cost to Serve atau Inventory Turnover lebih tepat dipantau.
Analisis Kinerja Supply Chain yang Ada
Sebelum menentukan KPI baru, lakukan analisis mendalam terhadap kinerja supply chain saat ini. Identifikasi masalah utama yang dihadapi. Apakah pengiriman sering terlambat? Apakah stok barang menumpuk di gudang? Dengan mengetahui masalah yang ada, Anda bisa memilih KPI yang akan membantu mengukur perbaikan di area tersebut.
Sesuaikan dengan Sumber Daya yang Anda Punya
Memilih KPI yang tepat juga harus mempertimbangkan sumber daya yang Anda punya. Tidak semua bisnis punya kapasitas untuk memantau berbagai KPI secara bersamaan. Mulailah dengan beberapa KPI kunci yang paling relevan, kemudian perluas saat bisnis dan sumber daya Anda berkembang.
Gunakan Data yang Akurat dan Terupdate
KPI cuma berguna kalau Anda menggunakan data yang akurat dan up-to-date. Pastikan sistem yang Anda gunakan untuk memantau supply chain punya kemampuan untuk mengumpulkan dan menganalisis data secara real-time. Data yang tidak akurat bisa menyesatkan Anda dalam mengambil keputusan strategis.
Tantangan dalam Mengelola KPI Supply Chain
Walaupun KPI sangat penting untuk mengukur kinerja supply chain, implementasinya tidak selalu mudah. Ada beberapa tantangan yang sering dihadapi oleh perusahaan dalam mengelola KPI supply chain.
Kurangnya Data yang Komprehensif
Untuk mendapatkan gambaran kinerja supply chain yang akurat, Anda memerlukan data dari berbagai sumber, mulai dari supplier, proses produksi, hingga distribusi. Tapi, banyak perusahaan yang kesulitan mengintegrasikan data dari berbagai departemen. Ini bisa menyebabkan data yang diperoleh tidak mencerminkan situasi sebenarnya.
Perubahan Permintaan Pasar
Permintaan pasar yang fluktuatif bisa membuat KPI yang sudah Anda tetapkan menjadi kurang relevan. Misalnya, dalam kondisi permintaan yang melonjak, On-Time Delivery mungkin sulit dicapai tanpa penambahan sumber daya. Oleh karena itu, Anda perlu fleksibel dalam menyesuaikan KPI supaya tetap relevan dengan situasi terkini.
Anda juga pasti suka:
- Pentingnya Melibatkan Semua Pihak dari Awal dalam Proyek Supply Chain
- Cara Hitung Minimum dan Maximum Inventory Supaya Stok Selalu Pas!
Kurangnya Pemahaman di Tingkat Operasional
KPI cuma akan efektif kalau semua anggota tim memahami tujuan dan cara kerjanya. Kalau tidak, bisa jadi karyawan di lapangan cuma fokus menyelesaikan tugas tanpa benar-benar memperhatikan KPI yang sudah ditetapkan. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengomunikasikan KPI kepada seluruh tim supaya mereka memahami peran masing-masing dalam pencapaian target.
Kesulitan dalam Mengukur Aspek Intangible
Seperti yang disebutkan sebelumnya, beberapa aspek kinerja supply chain bersifat intangible. Misalnya, hubungan baik dengan supplier atau kepuasan pelanggan tidak bisa diukur cuma dengan angka. Tapi, Anda bisa menggunakan metode survey atau feedback pelanggan untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang aspek-aspek tersebut.
Langkah-Langkah Memantau dan Meningkatkan Kinerja Supply Chain dengan KPI
Sesudah Anda menentukan KPI yang tepat, langkah berikutnya adalah memantau kinerja secara rutin dan mengambil tindakan untuk meningkatkan efisiensi supply chain. Berikut beberapa langkah yang bisa Anda lakukan.
Lakukan Evaluasi Berkala
Pantau kinerja supply chain secara berkala, misalnya setiap bulan atau kuartal. Dengan evaluasi rutin, Anda bisa segera mengetahui kalau ada masalah dan mengambil tindakan perbaikan sebelum masalah tersebut semakin besar.
Gunakan Teknologi untuk Mengotomatisasi Pemantauan KPI
Saat ini banyak tersedia software yang bisa membantu Anda mengotomatisasi pemantauan KPI. Dengan teknologi ini, Anda bisa mendapatkan laporan kinerja secara real-time dan lebih mudah dalam menganalisis data. Ini juga memudahkan Anda dalam membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat.
Lakukan Penyesuaian Terhadap Proses Supply Chain
Kalau hasil pemantauan menunjukkan ada KPI yang tidak tercapai, segera lakukan penyesuaian terhadap proses supply chain. Misalnya, kalau waktu pengiriman terlalu lama, Anda bisa mencari alternatif rute distribusi atau mengganti metode pengiriman. Ingat, tujuan utama dari KPI adalah untuk membantu Anda meningkatkan efisiensi supply chain, jadi jangan ragu untuk melakukan perubahan kalau diperlukan.
Komunikasikan Hasil Pemantauan kepada Seluruh Tim
KPI bukan cuma untuk manajemen, tapi juga untuk seluruh tim yang terlibat dalam proses supply chain. Pastikan Anda mengomunikasikan hasil pemantauan kepada semua pihak terkait, supaya mereka memahami kinerja supply chain secara keseluruhan dan apa yang bisa mereka lakukan untuk mencapai target.
Kesimpulan
Supply chain adalah salah satu bagian paling krusial dalam bisnis, dan mengukur kinerjanya tidak bisa cuma berdasarkan asumsi. Anda perlu KPI yang tepat untuk memantau setiap aspek, baik yang terlihat maupun yang tidak terlihat secara fisik.
Dengan memilih dan memantau KPI yang relevan, Anda bisa memastikan kalau supply chain Anda berjalan efisien, biaya operasional terkendali, dan pelanggan tetap puas.
Semoga bermanfaat!
Bagikan artikel ini ke rekan Anda yang lain supaya mereka juga mendapatkan manfaatnya. Untuk lebih banyak insight bermanfaat tentang supply chain management, follow akun LinkedIn saya. Dapatkan juga ebook dari scmguide.com di sini untuk semakin menambah wawasan supply chain management Anda. Anda bebas menggunakan semua artikel di blog ini untuk tujuan apapun, termasuk komersil, tanpa perlu memberikan atribusi.
