by Stocktaking, atau penghitungan stock adalah aktivitas rutin dalam supply chain untuk memastikan kalau inventory yang Anda simpan secara fisik sama dengan yang tercatat di sistem Anda. Proses penghitungan stock ini bisa butuh waktu yang cukup lama, mungkin bisa satu hari penuh, apalagi kalau inventory yang Anda simpan cukup banyak.
Selain memakan waktu yang lebih lama, menghitung inventory yang cukup banyak juga akan butuh lebih banyak orang untuk melakukannya. Dan itu berarti biaya yang diperlukan juga semakin tinggi, apalagi kalau dilakukan pada saat hari libur, yang berarti Anda harus membayar overtime cost tim Anda.
Akan beda lagi ceritanya kalau Anda melakukan penghitungan stock (stocktaking) di hari kerja normal. Anda harus menghentikan operasi Anda beberapa saat. Dan semakin lama proses penghitungan barang Anda, semakin lama pula operasi Anda harus berhenti. Yang itu artinya semakin banyak juga downtime atau waktu operasi Anda yang terbuang.
Lebih jauh lagi, akurasi hasil penghitungan inventory pun lebih sulit didapatkan pada saat Anda punya begitu banyak stock tersimpan di gudang Anda. Apalagi kalau overstock dan Anda terpaksa harus menyimpan barang-barang Anda di luar lokasi yang seharusnya dan menghalangi akses ke barang lain. Ini akan butuh waktu lebih lama lagi untuk menyelesaikan proses penghitunga stock karena Anda terpaksa harus memindah-mindahkan barang yang menghalangi supaya bisa menghitung barang yang terhalang di belakangnya.
Sekarang, coba bayangkan kondisi yang sebaliknya. Anda ngga punya stock pada saat stocktaking. Zero inventory. Maka proses penghitungan barang pun akan jauh lebih cepat karena memang ngga ada barang untuk dihitung kan?
Apakah mungkin?
Tentu saja. Asal Anda tahu caranya.
Itulah yang akan kita bahas pada postingan kali ini.
Tapi sebelum kita bahas lebih jauh, pastikan kalau Anda juga sudah bergabung dengan scmguide telegram channel supaya ngga ketinggalan update terbaru dari blog ini sekaligus mendapatkan lebih banyak insight seputar supply chain management lainnya.
Table of Contents
Apakah mungkin untuk punya zero inventory pada saat stocktaking?
Sekarang, ayo kita lihat bagaimana cara punya zero inventory pada saat stocktaking.
Pilih dan pilah item berdasarkan kategori
Yang harus Anda catat, ngga semua item bisa zero inventory pada saat stocktaking. Hanya item yang memenuhi kriteria tertentu saja yang bisa.
Dari pengalaman, Anda cuma bisa zero inventory untuk material dari supplier lokal yang punya quality ratio dan delivery ratio performance yang selalu OK. Ngga ada keterlambatan pengiriman atau kualitas yang buruk. Material lokal punya lead time yang singkat. Jadi, Anda juga ngga perlu punya safety stock yang tinggi untuk material tersebut.
Setelah Anda mengidentifikasi material yang masuk ke kategori tersebut, maka Anda harus mengatur kapan supplier terakhir kirim sebelum tanggal stocktaking dan kapan mereka harus mulai kembali mengirimkan barang setelah stocktaking. Tentukan cut-off waktunya.
Kalkulasi kebutuhan Anda sampai tanggal stocktaking dan buka PO cuma sebanyak kebutuhan tersebut ke supplier Anda. Di sinilah kenapa penting untuk memilih material dengan supplier yang punya kinerja bagus karena Anda cuma akan punya stock benar-benar sebanyak yang Anda butuhkan saja menjelang tanggal stocktaking.
Anda juga pasti suka:
- 7 Cara Efektif untuk Mendapatkan Akurasi Inventory 100%
- 6 Langkah untuk Mulai Mengelola Kinerja 3PL Anda dengan Efektif
Gunakan supplier lokal
Material impor butuh lead time yang panjang dan Anda butuh waktu yang lebih panjang juga kalau ada masalah. Dan itu membuat Anda harus punya safety stock yang cukup untuk material kategori ini.
Kalau Anda ingin stock Anda lebih sedikit, gunakan supplier lokal. Cari supplier lokal yang bisa menyediakan barang dengan kualitas yang sama. Biasanya, harganya juga akan lebih murah.
Dengan material dari supplier lokal yang bisa diandalkan, Anda bisa lebih mudah mengatur stock Anda, terutama menjelang tanggal stocktaking sehingga Anda bisa punya zero inventory saat penghitungan stock dilakukan.
Tingkatkan kinerja supplier
Faktor lain yang mempengaruhi berapa tingkat stock yang harus Anda simpan adalah kinerja supplier Anda. Kalau supplier Anda masih bermasalah dengan kinerja pengiriman dan kualitas, maka tugas Anda adalah untuk meng-improve kinerja mereka lebih dulu.
Anda tentu ngga bisa mengandalkan 100% supplier yang sering terlambat mengirim barang atau kualitasnya buruk kan?
Konsistensi itu penting
Menjaga tingkat inventory tetap rendah itu bukan pekerjaan sehari dua hari. Anda harus secara konsisten berusaha mencapai kondisi tersebut dengan melakukan beberapa poin di atas dengan konsisten. Dan hal itu sangat mungkin untuk Anda lakukan.
Keuntungan zero inventory pada saat stocktaking
Seperti yang sudah saya sampaikan di atas, ketika stock Anda nol, maka proses penghitungan pun akan lebih cepat selesai. Malah bisa dibilang, ngga akan ada proses penghitungan karena memang ngga ada barang yang harus dihitung kan?
Proses penghitungan barang yang lebih cepat, artinya biaya yang perlu Anda keluarkan pun lebih sedikit. Dan kalau Anda menggunakan waktu kerja untuk proses stocktaking, maka down time Anda juga semakin sedikit dan Anda bisa kembali lagi memulai operasi Anda.
Lebih jauh lagi, akurasi hasil penghitungan pun akan lebih tinggi pula. Siapa yang bisa membuat kesalahan hitung pada saat zero inventory kan? Data hasil penghitungan pun jadi lebih reliable untuk Anda gunakan membuat keputusan supply chain yang lebih baik.
Anda juga pasti suka:
- Saat Gudang Penuh, Apakah Harus Menambah Kapasitas atau Ada Opsi Lain?
- Excess Stock, karena Sales Turun atau Over Supply? Jangan Salah Menyimpulkan
Poin penting
Punya zero inventory pada saat stocktaking memang sangat memudahkan prosesnya. Tapi, bukan itu tujuan utamanya.
Poin yang lebih penting adalah Anda harus memastikan kalau barang yang Anda simpan memang benar-benar Anda butuhkan. Menjaga inventory level Anda tetap berada di tingkat yang sehat, itu adalah poin utamanya. Cash flow Anda akan lebih lancar, ngga ada risiko barang usang, expired, atau rusak. Masalah di operasional pun ngga lagi tertutupi, karena inventory yang banyak cuma akan menutupi masalah yang ada. Misalnya, tim Anda selalu bisa memenuhi permintaan pelanggan secara on time terlepas dari begitu banyak masalah di lantai produksi. Kenapa? Karena Anda punya begitu banyak inventory. Jadi, masalah di lantai produksi tertutup dengan banyaknya inventory yang Anda simpan. Seolah-olah ngga ada masalah di sana.
Kesimpulan
Memang menyenangkan ketika punya zero inventory pada saat stocktaking. Proses penghitungan jadi cepat, proses analisa selisih hasil penghitungan dengan sistem jadi lebih cepat, waktu ngga banyak terbuang, dan bisa kembali beroperasi dengan cepat.
Tapi, Anda ngga boleh membuat semua material menjadi zero inventory. Anda harus benar-benar memilih cuma material yang memenuhi kriteria yang saya sampaikan di atas. Kalau ngga, operasi Anda jelas akan terganggu.
Dan punya zero inventory pada saat stocktaking bukanlah tujuan utamanya. Itu hanyalah keuntungan dari apa yang Anda harus selalu usahakan setiap harinya, yaitu menjaga tingkat stock Anda tetap rendah dengan menyimpan cuma apa yang Anda butuhkan. Ngga lebih dan ngga kurang. Dengan begitu, operational cost Anda tetap rendah, risiko barang rusak, expired, dan usang, bisa Anda minimalisir.
Semoga bermanfaat!
Kalau Anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan kerja Anda yang lain supaya mereka juga bisa mendapatkan manfaatnya. Gabung juga dengan scmguide telegram channel untuk tetap mendapatkan update terbaru dari blog ini dan lebih banyak insight seputar supply chain management lainnya. Semua artikel dalam blog ini bebas Anda gunakan untuk apa pun tujuan Anda, termasuk komersil, tanpa harus memberikan atribusi.
