by Apa perbedaan RFI dan RFP? Apa lagi itu yang dimaksud dengan RFQ? Apakah semua mengacu pada proses yang sama? Atau, masing-masing punya tujuan dan fungsi yang berbeda?
Itulah yang akan kita bahas kali ini.
Apa perbedaan antara RFI vs RFQ vs RFP? Kelihatannya memang sama, atau paling ngga, mirip lah. Request For Information (RFI), Request For Quotation (RFQ), dan Request For Proposal (RFP), semuanya punya definisi yang berbeda. Tujuannya pun berbeda-beda juga dalam sebuah proses procurement.
Jadi, bagaimana cara memutuskan dokumen RFx mana yang harus Anda gunakan? Semuanya akan bergantung pada tujuan apa yang ingin Anda capai.
Perbedaan antara RFI, RFQ dan RFP adalah pada informasi yang masing-masing proses berikan.
- RFI adalah tentang “mendidik”. RFI mengeksplorasi bagaimana vendor bisa memecahkan masalah atau memenuhi kebutuhan.
- Sebuah RFQ adalah tentang mengkuantifikasi. RFQ memberikan informasi biaya untuk memenuhi kebutuhan tertentu.
- Sebuah RFP adalah tentang membandingkan. RFP mengevaluasi keunggulan masing-masing vendor dibandingkan dengan yang lain.
Tapi itu baru permulaan saja.
Dalam artikel ini saya akan menjelaskan bagaimana RFI, RFQ, dan RFP terkait satu sama lain, cara memilih yang tepat, tujuan setiap dokumen, cara menulisnya, dan contoh masing-masing.
Tapi, sebelum itu, saya mau mengajak Anda juga bergabung dengan scmguide telegram channel karena bakal banyak lagi artikel seputar supply chain management yang akan kita bahas di situ. Jadi, pastikan Anda bergabung ya.
Table of Contents
Bagaimana RFI, RFQ, dan RFP terkait satu sama lain?
RFI, RFQ, dan RFP sering digunakan dalam kombinasi satu sama lain atau secara independen. Terkadang Anda harus memulai dengan permintaan informasi (RFI) untuk lebih memahami pasar Anda. Kemudian, dengan pengetahuan itu Anda bisa bergerak untuk mengeluarkan RFQ atau RFP. Masing-masing adalah tools yang berbeda, jadi mana yang harus Anda gunakan?
Menurut Kevin Iwamoto, konsultan senior di Goldspring Consulting, “Ketiganya sudah digunakan secara global selama beberapa dekade untuk mendapatkan informasi yang relevan dari supplier potensial dan dimaksudkan untuk menciptakan dan menetapkan proses berbobot yang adil dan setara di mana semua vendor, incumbent, dan potensial, punya kesempatan untuk menjadi supplier terpilih untuk sebuah perusahaan. Ketiganya sudah berperan penting dalam mitigasi risiko perusahaan, standarisasi proses, penghematan biaya, dan penghindaran biaya.”
Tujuan inti dari setiap jenis dokumen RFx adalah untuk membantu Anda memilih vendor yang sempurna. Untuk memilih vendor yang sempurna, Anda perlu jawaban atas pertanyaan kritis Anda, tapi bagaimana Anda memastikan kalau Anda mengajukan pertanyaan yang tepat?
Seringkali tergantung pada apakah Anda harus mengeluarkan Request For Information (RFI), Request For Quotation (RFQ), atau Request For Proposal (RFP).
Apa yang ingin Anda capai dengan permintaan Anda terhadap vendor?
RFP, RFI, dan RFQ punya tujuan yang sangat berbeda. Jadi, langkah pertama Anda adalah untuk menetapkan dengan jelas apa yang ingin Anda capai.
Anda bisa mulai dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini:
- Apakah Anda tahu pertanyaan apa yang harus diajukan kepada vendor?
- Apakah pertanyaan Anda sangat spesifik atau lebih umum?
- Apakah Anda sudah punya daftar vendor pilihan (shortlist)?
- Apakah Anda perlu menawar atau menegosiasi pekerjaan melalui proses RFP formal?
- Apakah Anda bekerja dengan vendor yang berulang atau pertama kali?
- Apakah Anda tahu persis apa yang Anda cari, atau apakah Anda ingin vendor memberi Anda saran?
Anda juga harus melakukan diskusi internal untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini. Anda bisa membuat pertanyaan RFP tambahan lainnya untuk Anda tanyakan kepada tim Anda. Itu bisa semakin membantu Anda menghindari hambatan di sepanjang prosesnya.
Perbandingan RFI vs RFQ vs RFP
Request For Information (RFI)
- Tujuan: Saat Anda mencari informasi atau ngga yakin solusi apa yang bisa menyelesaikan masalah Anda.
- Pertanyaan yang diajukan: Pertanyaan umum yang dirancang untuk mendidik dan menginformasikan.
- Style: Santai, meminta bantuan.
- Keuntungan: RFI prosesnya cepat dan membantu menginformasikan langkah selanjutnya untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda.
Anda juga pasti suka:
- 5 Faktor Utama yang Perlu Anda Pertimbangkan Saat Melakukan Evaluasi Supplier
- Procurement Budget: Definisi, Cara Membuat, dan Bagaimana Menjaganya
Request For Quotation (RFQ)
- Tujuan: Ketika Anda tahu persis apa yang Anda inginkan dan mengapa, tapi perlu menjelajahi semua detail terkait dengan keuangan.
- Pertanyaan yang diajukan: Pertanyaan tentang berapa biaya untuk memenuhi persyaratan yang Anda ajukan.
- Style: Terstruktur dan preskriptif.
- Keuntungan: Menghilangkan gangguan dan memungkinkan pembeli untuk fokus pada harga.
Request For Proposal (RFP)
- Tujuan: Saat Anda siap untuk berkeliling dan mengevaluasi banyak faktor sebelum membuat pilihan.
- Pertanyaan yang diajukan: Pertanyaan spesifik dan terperinci tentang layanan, produk, dan bisnis vendor.
- Style: Formal dan langsung.
- Keuntungan: Memberikan perbandingan yang jelas antara penawaran dan kemampuan vendor.
RFI (Request For Information)
Apa itu RFI?
RFI adalah sarana formal untuk mendapatkan informasi umum dari vendor. Menurut TechTarget, “Sebuah RFI biasanya merupakan rangkaian permintaan pertama dan paling luas yang dimaksudkan untuk mempersempit daftar kandidat vendor.”
Dasar-dasar RFI
- RFI adalah pengenalan kasual dalam manajemen vendor.
- Pertanyaan harus terbuka dan berupa pertanyaan tingkat tinggi atau umum.
- RFI sempurna untuk digunakan kalau Anda sedang berada di awal proses pembelian atau kalau Anda punya persyaratan proyek yang belum jelas.
- RFI memberi Anda gambaran umum tentang lanskap vendor.
- Keuntungan: RFI proses yang cepat. Anda bisa mengirim email pertanyaan awal Anda ke shortlist vendor, mendapatkan tanggapan dalam waktu seminggu, dan kemudian menggunakan tanggapan mereka untuk menyusun RFP yang efektif.
Cara menulis RFI
Mulai di tingkat yang sangat tinggi atau umum:
- Biarkan vendor mengkonfirmasi atau mempertanyakan riset yang sudah Anda lakukan.
- Anda ngga menjanjikan vendor untuk bekerja pada saat ini, tapi Anda mengukur minat dan ruang lingkup mereka.
- Anda mengumpulkan informasi dan testing the waters, jadi Anda bisa singkat.
- Carilah perspektif mereka, bukan kemampuan mereka (Anda akan menilai ini nanti).
- Lihat pertanyaan apa yang mereka punya meskipun mungkin tampak berlawanan dengan pandangan Anda. Ini bisa memberikan wawasan berharga tentang cara berpikir perusahaan dan tingkat keahlian mereka.
Mulailah dengan RFI dan jaring yang lebar. Tanyakan beberapa vendor untuk beberapa informasi. Faktanya, ngga semua supplier memposting semuanya di situs web mereka. Sedikit minat yang terarah bisa menghasilkan manfaat yang besar.
Contoh pertanyaan RFI
Mulailah dengan memberi vendor Anda beberapa konteks tujuan. Beri tahu mereka siapa Anda dan apa yang ingin Anda capai.
Misal, Anda adalah Perusahaan ABC, dan Anda ingin memperkuat hubungan Anda dengan customer melalui saluran media sosial. Saat ini Anda mengelola halaman Facebook, akun Twitter, dan aktif di LinkedIn.
Tantangan Anda adalah untuk melibatkan customer Anda saat ini dan menggunakan jaringan mereka untuk merujuk produk dan layanan Anda ke rekan-rekan mereka. Berdasarkan skenario tersebut, Anda bisa mengajukan beberapa pertanyaan RFI yang mungkin akan seperti ini:
- Saluran media sosial apa yang Anda anggap penting bagi Perusahaan ABC dan mengapa?
- Apa kesan awal Anda tentang kehadiran media sosial kami?
- Bagaimana Anda mengukur ROI untuk aktivitas media sosial?
- Untuk integrasi yang efisien antara pemasaran internal dan penyedia layanan eksternal kami, faktor orang, proses, dan teknologi apa yang menurut Anda penting untuk dipertimbangkan? Apakah ada batasan yang perlu Anda ketahui?
- Saat kami bersiap untuk menyiapkan RFP, pertanyaan apa yang Anda punya untuk kami?
RFI sangat membantu kalau Anda baru mengenal bidang yang Anda masuki (dalam contoh ini, media sosial).
Tanggapan vendor, atau calon vendor Anda, ngga cuma akan menunjukkan keahlian mereka, tapi juga menginformasikan dan “mendidik” Anda dengan sedikit waktu yang diinvestasikan oleh salah satu pihak. Jawaban mereka juga bisa membantu Anda menemukan lebih banyak pertanyaan konkret untuk RFP pada akhirnya.
Anda juga pasti suka:
RFQ (Request For Quotation)
Apa itu RFQ?
RFQ adalah permintaan untuk informasi harga dan pembayaran tentang solusi yang sangat spesifik. Menurut Investopedia, “Ketika perusahaan yang meminta mengetahui jumlah atau jenis produk atau layanan yang diinginkan, biasanya mereka menggunakan RFQ. Biasanya, perusahaan menggunakan RFQ ketika produk dan layanan distandarisasi, atau ngga tersedia.”
Dasar-dasar RFQ
- RFQ menyertakan daftar persyaratan.
- Ini berpusat di sekitar kemampuan vendor, biaya, dan persyaratan pembayaran.
- Digunakan ketika Anda sudah tahu persis apa yang Anda cari.
- RFQ memberi tahu Anda apakah vendor bisa memberikan solusi yang Anda inginkan dan berapa biayanya.
- Keuntungan: Ini sangat spesifik. Organisasi yang menerbitkan RFQ biasanya berkomitmen untuk melakukan pembelian dan sudah mengetahui jenis fitur dan fungsionalitas apa yang ingin mereka lihat. Dokumen ini memungkinkan mereka untuk mengevaluasi semua solusi yang memenuhi kebutuhan mereka berdasarkan harga.
Cara menulis RFQ
RFQ biasanya ngga berisi pertanyaan, seperti yang dilakukan RFI atau RFP. Sebagai gantinya, ini adalah daftar persyaratan, yang disampaikan sebagai item baris, yang harganya ditentukan oleh vendor. Anda perlu menyertakan:
- Daftar detail produk, fitur, dan fungsionalitas yang diperlukan.
- Kuantitas atau durasi yang dibutuhkan.
- Tanggal pengiriman yang diharapkan.
- Syarat pembayaran yang diharapkan.
Gunakan dokumen ini cuma kalau Anda sudah tahu dengan baik kondisi dan penawaran pasar.
Itu memungkinkan Anda untuk membandingkan solusi serupa berdasarkan harga, daripada mempelajari tentang penawaran solusi yang saat ini mungkin ngga Anda sadari.
RFP (Request For Proposal)
Apa itu RFP?
RFP adalah cara formal dan terstruktur untuk mendapatkan informasi vendor tertentu (termasuk harga).
Ini memungkinkan Anda untuk merinci masalah yang ingin Anda selesaikan dan mengundang vendor untuk menyarankan solusi. Menurut Hubspot, RFP “memberi Anda gambaran tentang berbagai strategi yang mungkin belum Anda pertimbangkan karena setiap vendor akan menyertakan rencana tindakan unik mereka bersama dengan tawaran mereka.”
Dasar-dasar RFP
- Pertanyaan RFP harus sangat spesifik.
- Anda harus membagikan informasi internal tentang proses dan kebutuhan Anda.
- Anda harus punya kebutuhan yang jelas dan siap untuk membeli.
- Anda harus siap untuk bergerak melampaui eksplorasi dan membuat komitmen.
- RFP membantu Anda membandingkan vendor berdasarkan prioritas Anda.
- Keuntungan: RFP sangat teliti dan menawarkan perbandingan kemampuan vendor berdasarkan fakta.
Cara menulis RFP
Buatlah spesifik. Berikan parameter untuk jenis layanan atau produk yang Anda cari.
- Mintalah contoh pekerjaan mereka. Kalau Anda mencari layanan khusus atau yang bisa dikustomisasi, mintalah untuk melihat contoh pekerjaan semacam itu yang mereka lakukan untuk klien mereka yang lain.
- Hindari kejutan dengan meminta paket harga yang komprehensif.
- Jadilah sedalam yang Anda butuhkan. Pada titik ini, Anda berdua berinvestasi, jadi pastikan pertanyaan prioritas Anda selengkap yang dibutuhkan.
- Kalau Anda ngga yakin dengan keahlian atau kompetensi penjual untuk kebutuhan Anda, atasi itu. Mintalah contoh, sertifikasi, atau referensi yang akan membuat Anda yakin.
Pertanyaan yang ngga jelas, pada titik ini, ngga membantu siapa pun.
Anda punya harapan tertentu, terlepas dari apakah Anda menyadarinya atau ngga. Jadi, kalau Anda mengalami masalah dalam menulis pertanyaan persyaratan yang tepat, berkolaborasilah dengan seseorang di luar situasi yang bisa membantu menantang asumsi Anda.
Contoh pertanyaan RFP
Selain mendapatkan detail harga dan pendekatan, RFP adalah proses yang tepat untuk mendapatkan info tentang bagaimana Anda akan bekerja sama.
Tanyakan bagaimana Anda bisa mengurangi risiko, menghemat waktu, dan menghemat uang. Di bawah ini adalah beberapa contoh pertanyaan yang bisa Anda ajukan.
- Bagaimana Anda akan mendekati implementasi X? (Cantumkan contoh yang secara khusus relevan dengan bisnis Anda).
- Langkah-langkah apa yang bisa kita lakukan untuk mengendalikan biaya dan membatasi pembengkakan biaya? (Anda tentu ingin bermitra dengan seseorang yang akan bekerja untuk memberikan Anda kesepakatan terbaik).
- Apa risiko terhadap timeline atau budget yang Anda lihat, berdasarkan pemahaman Anda tentang organisasi kami? (Pertanyaan tingkat tinggi seperti ini memberi Anda gambaran tentang seberapa banyak pemikiran atau upaya yang mereka lakukan untuk menanggapinya).
- Bagaimana Anda memantau dan mengikuti tren di industri kami? (Bekerja sebagai semacam tes untuk menguji wawasan mereka).
Apa yang harus Anda buat? RFI, RFQ atau RFP?
Intinya, yang mana yang Anda perlukan? RFI, RFQ, atau RFP?
Kalau Anda akan melakukan pembelian untuk layanan yang sangat spesifik dan tahu persis apa yang Anda inginkan, maka RFQ adalah yang terbaik.
Kalau Anda hampir membeli tapi terbuka untuk ide lainnya, RFP mungkin adalah cara yang tepat.
Dan kalau Anda cuma mencoba untuk mendapatkan gambaran umum tentang vendor Anda atau melihat apakah ada solusi untuk masalah Anda, maka RFI yang lebih sederhana mungkin merupakan pilihan yang lebih baik untuk Anda.
Kesimpulan RFI, RFQ, dan RFP
RFI adalah proses pengumpulan informasi untuk mengidentifikasi vendor potensial. Langkah selanjutnya adalah kandidat teratas akan masuk ke tahap RFP. Kalau Anda ingin melakukan riset, mencari gambaran solusi masalah Anda, pertimbangkan untuk memulai dengan RFI.
RFQ adalah permintaan quotation harga yang ditargetkan untuk solusi yang sangat spesifik. Langkah selanjutnya dari RFQ, pemenang akan diberikan PO dan pembelian selesai. Kalau Anda tahu persis jumlah atau jenis layanan yang Anda inginkan, pikirkan untuk mengeluarkan RFQ.
RFP adalah proses proposal yang strategis dan intensif. Langkah selanjutnya dari proses ini adalah pemenang diberikan penghargaan, atau fase/babak II dimulai. Kalau Anda punya kriteria tertentu dan siap berbelanja, RFP mungkin merupakan pilihan yang bagus.
Jadi, tentukan tujuan Anda, tentukan pilihan Anda. Apakah itu RFI, RFQ, atau RFP.
Semoga bermanfaat!
”Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”
